Fruering og Vitved Menighedsråd 1 Referat af fællesrådsmøde Torsdag den 23. maj 2013. Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværge i Fruering, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 13. marts 2013 3 Økonomi, herunder gennemgang af udkast til kvartalsregnskaber udkast til kvartalsregnskaber er vedlagt som bilag orientering om udarbejdelse af budgetter for 2014 information fra 1. budgetsamrådsmøde den 14. maj 2013 i Kirkecenter Højvangen 4 Orientering om status på projektet: Ny konfirmandstue, herunder svarskrivelse fra Århus Stift og provstiet, samt forslag til det videre arbejde 5 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 6 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 7 Orientering ved sognepræsten 8 Orientering ved kontaktpersonen 9 Orientering ved kirkeværger 10 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 11 Orientering ved medarbejderrepræsentant 12 Orientering ved folkevalgte kasserere 13 Orientering om Organistsamarbejde 14 Orientering og holdning til udsendte debatoplæg fra Udvalget om en mere sammenhængende og moderne styringsstruktur for folkekirken kan ses på Den digitale arbejdsplads 15 Eventuelt Mødet blev ledet af Arne Sørensen Referent: Niels Peter Skrubbeltrang Mødedeltagelse: Der var afbud fra Svend Hofgaard Møller, Legarth og Anne Marie Madsen. Magda Jensen skrev beslutningsreferat i Legarths fravær. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 306 i Højskolesangbogen: Det dufter lysegrønt af græs. Arne videre bragte en stor tak til menighedsrådene fra Marianne Schindel for en vingave til Mariannes 75 års fødselsdag, der faldt på Kristi himmelfartsdag. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger.
2 Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 13. marts 2013 Under pkt. 7, orientering fra sognepræsten står, at Inge Gerd og Gurli har gudstjenester på Kildegården. Det er alene Inge Gerd som har gudstjeneste. Med denne bemærkning blev referatet godkendt. Pkt. 3 Økonomi, herunder gennemgang af udkast til kvartalsregnskaber udkast til kvartalsregnskaber er vedlagt som bilag orientering om udarbejdelse af budgetter for 2014 information fra 1. budgetsamrådsmøde den 14. maj 2013 i Kirkecenter Højvangen Kvartalsregnskaber De udarbejdede kvartalsrapporter og de skriftlige kommentarer hertil blev godkendt uden bemærkninger og efterfølgende underskrevet af formænd og folkevalgte kasserer. Udarbejdelse af budgetter for 2014 Formænd og folkevalgt kasserer har haft et indledende møde med Anne Marie for at drøfte rammerne for budget 2014. Provstiet har meddelt, at ligningsbeløbet fra 2014 nedsættes med 200.000 kr. i Fruering (og ikke som tidligere oplyst med 150.000 kr.) og i Vitved nedsættes beløbet med 50.000 kr. Gurli oplyste, at den skønnede fordeling af hendes arbejdstid, svarer meget godt til hendes tids registrering. Da de endelige budgetter først skal indsendes 1. november, og da der er uklarhed omkring konfirmandstue og indvendig renovering af Fruering kirke, fremlægges budgetudkast først på august mødet. Indledende budgetsamråd På det indledende budgetsamråd 14. maj blev husholdningsregnskabet gennemgået. Antal folkekirkemedlemmer og det endelige udskrivningsgrundlag kendes først til det afsluttende budgetsamråd. Det blev besluttet, at fastholde kirkeskatteprocenten uændret på 0,86 %. Det giver plads til en del af anlægsønskerne fra de enkelte sogne. Provstiet er positiv over for ønskerne om indvendig renovering i Fruering, men der skal fremsendes projekt, så det kan tidligst gennemføres i 2015. Ny konfirmandstue vil blive finansieret med lån, hvor der er skitseret en ramme på 5 mio. kr. Der kommer fokus på kirkegårdsdrift i de kommende år, og der planlægges en gennemgang af kirkegårdsplanerne fra alle provstiets kirkegårde med deltagelse fra provsti og kirkegårdskonsulent. Gennemgangen i Vitved bliver i 2013 efter ønske fra Vitved. I Fruering i foråret 2014. Pkt. 4 Orientering om status på projektet: Ny konfirmandstue Der er modtaget svar fra Århus Stift den 13. maj. Efter udtalelser fra Kgl. bygningsinspektør Niels Vium kan Stiftet ikke godkende størrelsen og udformningen af det forelagte projekt. Bygningen skal reduceres med ca. 1,5 meter i bredden og samtidig kan højden reduceres. Endvidere skal kælder udelades og diverse andre ændringer. Ændringerne vil reducere bygningens størrelse fra ca. 240 m2 til ca. 180 m2. Der er grønt lys til den viste placering i forlængelse af graverbygningen.
For at komme videre, skal der indsendes et ændret projekt efter de anviste ændringer. Frost Larsen har givet overslag på et tilrettet projekt på ca. 16.000 kr. + moms. Da menighedsrådene fortsat ønsker en placering i tilknytning til præstegården, blev det besluttet at anmode om et møde med provsten, for at diskutere, om og i givet fald hvordan, vi kan komme videre. Niels Peter tager kontakt til provsten med henblik på et møde med Præstegårdsudvalget. Svarskrivelserne fra Stiftet og kgl. bygningsinspektør vedlægges referatet. Pkt. 5 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Provstiet har meddelt tilbage, at det er positiv indstillet over for en indvendig renovering af Fruering kirke, hvilket blev diskuteret allerede på provstesynet i 2011. Der skal laves en projektbeskrivelse, som skal sendes til godkendelse hos Stiftet og diverse konsulenter. Projekt skal udarbejdes i løbet af 2013/2014 og projektet kan først gennemføres i 2015. Af hensyn til koncertarrangementer, bryllupper mv. skal tidsperioden for gennemførelse meldes ud så tidlig som muligt, da det vil kræve lukning af kirken i en periode. Det blev besluttet at nedsætte et udvalg til at stå for projektet. Niels Peter tager initiativ hertil. Provstiet holder erfa møde for gravere og kirkeværger den 29. maj kl. 14.00 til 17.00 Der er modtaget ansøgning fra et udvalg om Indspilning af samtlige salmer i Den Danske Salmebog til gratis streaming fra internettet. 10 professionelle kirkemusikere er gået sammen for at gennemføre projektet, og der søges om tilskud på 1.000 kr. hos samtlige menighedsråd i landet. Desuden er der på nuværende tidspunkt bevilget tilskud fra blandt andet Ålborg og Viborg stift. Kommer der flere penge ind end projektet koster (budgetteret til ca. 670.000 kr.), vil det overskydende beløb blive brugt til drift af hjemmesiden. Gennemføres projektet ikke, bliver pengene tilbagebetalt. Det blev besluttet at bevilge 1.000 kr. fra hvert menighedsråd. Niels Peter følger op Brochure om vejkirker er udkommet og ligger i begge kirker. Ved næste udgave skal der rettes i åbningstiderne for begge kirker. Pkt. 6 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Fødselsdagsfonden (Fondet af 23. oktober 1986) har modtaget en ansøgning fra Virringkoret om tilskud til et besøg hos deres svenske venskabskor, Cantamore, i Gøteborg. Der blev givet et afslag på ansøgningen i brev af den 16. april 2013, da det vurderes, at denne ikke falder indenfor formålsparagraffen. Kirkegårdsdiget er under reparation. Efterfølgende kommer Skyum til Fruering og reparerer præstegårdsdiget. Tilsyn fra Brand & Redning. Ingen bemærkninger. Har aftalt opfølgning på synsopgaver. Modtaget rykker fra DSUK. Arne følger op. Pkt. 7 Orientering ved sognepræsten Konfirmationerne er godt overstået. Stor tak til personale og øvrige, som hjalp til. God tilslutning til babysalmesang. Starter op igen efter sommerferien. 6. juni kommer et nyt IT system til indberetning af dødsfald. Spændt på, hvordan det fungerer. Der rides ofte på Furden og det nyetablerede stisystem i skovområdet. Ved Furden står et skilt med ridning forbudt. Der burde opsættes skilt ved det øvrige stisystem. Præstegårdsudvalget følger op overfor kommunen. Ny printer er installeret. Udvalget vedrørende sommermøde (Inge Gerd, Arne og NP) skal aftale møde med henblik på at få fastsat dato og tage hul på planlægning af program. Er til provstikonvent 28. 30. maj. Pkt. 8 Orientering ved kontaktpersonen 3
Vibeke skal på AMU kursus ultimo maj. Der skal laves ferieplanlægning. 4 Pkt. 9 Orientering ved kirkeværger Ulla, Vitved. Thomasen er gået i gang, og diget er under reparation. Fået klage over dårlig vedligeholdelse af et gravsted. Udvalget vedrørende ajourføring af vedtægterne er ikke blevet færdigt. Tages op igen efter sommerferien. Intet fra Fruering. Pkt. 10 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Opfølgning fra synet: o De indvendige småting aftaler Inge Gerd med håndværkere. o Maling af kontor går i gang mandag 27. maj. I henhold til revideret tilbud. Efterfølgende besluttede Præstegårdsudvalget, at gulvtæppet udskiftes med et Wiking askegulv jævnfør tilbud fra Erik Simonsen. o Tilbud på pletkalkning på 11.500 kr. + moms. o Fjernelse af alger på tag, 1.400 kr. + moms o Der er kommet nyt grus på gårdspladsen og drænet i græsplænen. Kim har hjulpet til. Efter henvendelse fra naboer er der sket oprensning af grøfter i skoven, rensning af drænledninger og ny brønd. Også her har Kim medvirket. Der tages tilbud om asfaltering af vejen til præstegården og reparation af parkeringspladsen ved kirken Pkt. 11 Orientering ved medarbejderrepræsentant Spurgte til mulighed for sundhedsforsikring for medarbejderne. Aftalt at Holger tager det med til erfa mødet for graverne, da det er en opgave, som skal håndteres på provstiniveau. Mulighederne for etablering af 1. hjælps kursus tages også op på erfa mødet. Menighedsrådene er positivt indstillet over for at arbejde videre både med sundhedsforsikring og 1. hjælps kursus. Næste måned skal der fokus på lugning på kirkegårdene. Fruering hjælper i Vitved. Pkt. 12 Orientering ved folkevalgte kasserere Intet nyt Pkt. 13 Orientering om organistsamarbejde Der afløses pt. meget i Ousted, Tåning Hylke. Generelt er der opnået betydelige besparelser ved afløsninger i ferietiden, men samtidig bør der være mulighed for vikar, hvis behovet opstår. Organistafløsningen skulle evalueres efter et år, hvilket er nu. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at lave en evaluering om de langsigtede muligheder og konsekvenser på grund af usikkerhed om forholdene fremadrettet i Ousted, Tåning Hylke. Det bør være provstiet, som tager initiativ til evalueringen. Hvis ikke det sker, kan organisterne overveje en henvendelse til provstiet. Når forholdene er afklaret, skal der udarbejdes nye regulativer og ansættelsesbreve for organisterne, da de nuværende ikke tager hensyn til de ændrede forhold om afløsning. Det kan betyde efterbetaling til organisterne, at skulle følge de nye overenskomster.
Pkt. 14 Orientering og holdning til udsendte debatoplæg fra Udvalget om en mere sammenhængende og moderne styringsstruktur for folkekirken kan ses på Den digitale arbejdsplads Debatoplægget kan læses på Digitale arbejdsplads. Debatoplæg, Folkekirkens styringsstruktur Der holdes debatmøde 15. august på Diakonhøjskolen, som det opfordres til at deltage i. Derefter tages stilling til, om vi skal diskutere yderligere og evt. give høringssvar, som skal afleveres senest 31. oktober kl. 12.00. Endelig rapport skal afleveres fra udvalget marts 2014. Pkt. 15 Eventuelt Intet Mødet sluttede kl. 21.45 5