Udbudsbetingelser Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser vedrørende deltagelse i et begrænset udbud om afholdelse af konferencen ENAV underway. Opgaven udbydes formelt af: Søfartsstyrelsen Fjordvænget 30 4220 Korsør via offentliggørelse i EU tidende og på Søfartsstyrelsens hjemmeside www.soefartsstyrelsen.dk. Søfartsstyrelsen er en styrelse under Erhvervsministeriet. Søfartsstyrelsen er en central aktør for vækst og udvikling af de maritime erhverv i Danmark. Søfartsstyrelsens arbejde er i høj grad rettet mod at fremme danske maritime interesser internationalt. Med udgangspunkt i kvalitetsskibsfart er Søfartsstyrelsens fokus at fastholde og udvikle Danmarks styrkeposition som en af de mest konkurrencedygtige søfartsnationer med gode rammevilkår. 1 Den udbudte opgave Der udbydes to delaftaler, der hver især er beskrevet nærmere i henholdsvis bilag 1a (konferencearrangør) og bilag 1b (konferencested). Der vil på hver af delaftalerne blive indgået aftale med en enkelt virksomhed. Tilbudsgiver kan ansøger om deltagelse på en enkelt eller på begge rammeaftaler. For tilbudsgivere der bliver inviteret til at afgive tilbud, er det således kun nødvendigt at forholde sig til den delaftale, man er inviteret til at afgive tilbud på. 2 Udbudsmaterialet Søfartsstyrelsen har udarbejdet et udbudsmateriale, der består af: Nærværende udbudsbetingelser, inkl. bilag: o Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) o Bilag 2 udkast til konsortieerklæring Udbudsbekendtgørelse Udkast til kontrakt, inkl. bilag 3 Udbudsproces Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, jf. Udbudslovens 1 58-60, og vil bestå af to faser an ansøgningsfase og en tilbudsfase: 1. Ansøgningsfase o Prækvalifikation 2. Tilbudsfase o Udarbejdelse af tilbud o Fremsendelse af tilbud o Evaluering af tilbud o Indhentning af dokumentation, ESPD o Tildeling af kontrakt 1 Lov nr. 1564 af 15/12/2015
De enkelte faser er nærmere beskrevet nedenfor. I ansøgningsfase, er det afsnit 2.1 samt afsnit 3, der er relevant. For de ansøgere der opfordres til at afgive tilbud, er denne proces nærmere beskrevet i afsnit 2.2 3.1 Ansøgningsfase 3.1.1 Prækvalifikation Prækvalifikationen er den proces, hvor der ansøges om deltagelse i udbuddet. Processen er som følger: 1) Ansøger udfylder Det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD), og fremsender det inden udløber af fristen fra fremsendelse af ansøgning, jf. afsnittet nedenfor. Undervejs i processen har ansøger mulighed for at stille skriftlige spørgsmål 2) Efter udløbet af ansøgningsfristen vil ordregiver som det første vurdere hvorvidt ESPD et dels indeholde oplysninger der gør at tilbudsgiver skal afvises fra at deltage i udbudsforretningen, og dels sikre at tilbudsgiver lever op til de krav der stilles til økonomisk og teknisk kapacitet 3) Søfartsstyrelsen forventer at invitere fem ansøgere, til at afgive tilbud. Alle ansøgere vil blive underrettet samtidigt. Underretningen af de forbigåede ansøgere vil indeholde en begrundelse for, hvorfor ansøgningen er blevet afvist. a. Modtages der færre ansøgninger, inviteres alle de ansøgere der lever op til kravene til at afgive tilbud. b. Modtages flere, vil de fem mest kvalificerede ansøgere, bliver inviteret til at afgive tilbud. Vurderingen af hvilke ansøgere der er mest kvalificeret, vil ske i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelse afsnit II.2.9. 3.1.1.1 Det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) Udfyldelsen af ESPD skal omfatte: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør o A: Udfyldes o B: Udfyldes, hvis ansøger har andre til at repræsentere sig i udbudsprocessen o C: Udfyldes, hvis ansøger baserer sig på andre enheder for at leve op til de stillede krav til egnethed og udvælgelse Del III: Udelukkelsesgrunde o A, B og C: Udfyldes Del IV: Udvælgelseskriterier o C: Udfyldes med angivelse af tre-fem referencer Del V: Udfyldes ved ja eller nej. Der skal ikke ske yderligere beskrivelser, da udvælgelsen sker på baggrund af beskrivelserne af referencerne i Del IV, C. Del VI: Afsluttende erklæringer ESPD-filen kan underskrives elektronisk, men det er ikke et krav. Hvis ESPD et ikke er underskrevet elektronisk, skal der enten afleveres en udskrift af ESPD et som er underskrevet eller et underskrevet følgebrev, som bekræftelse på virksomhedens afgivelse af ansøgning om deltagelse. Baserer ansøger sig på andre enheders kapacitet eller deltager ansøger sammen med andre, skal ansøgningen indeholde et udfyldt ESPD fra alle enheder eller deltagere. Der er i bilag 2 til udbudsbetingelserne vedlagt udkast til en konsortieerklæring.
3.1.2 Aflevering af anmodning om prækvalifikation Fristen for ansøgning om deltagelse er fredag den 6. juli 2018 kl. 13:00. Ansøgninger om deltagelse som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Ansøgning skal indeholde det udfyldte ESPD-dokument, og sendes til: Søfartsstyrelsen Administrationssekretariatet Carl Jacobsens Vej 31 2500 Valby Ansøgning må ikke sendes pr. e-mail. Ansøgning skal afleveres i ét eksemplar i en lukket forsendelse og mærket " Ansøgning ENAV konference De skal af ansøgningen tydeligt fremgå hvilken eller hvilke delaftaler, ansøgningen vedrører. Når Søfartsstyrelsen har gennemgået de modtagne ansøgninger vil de udvalgte ansøgere blive inviteret til at afgive tilbud. Alle ansøgere underrettes samtidigt om styrelsens beslutning, de forbigåedes ansøgeres underretning vil være inklusiv en begrundelse for, hvorfor deres ansøgning er blevet afvist, og navnene på de ansøgere, som er blevet udvalgt. 3.2 Tilbudsfase Efter Søfartsstyrelsen udvælgelse af ansøgere starter tilbudsfasen med, at de udvalgte ansøgere på hver af de to delaftaler opfordres til at afgive tilbud, jf. afsnittet ovenfor. 3.2.1 Udarbejdelse af tilbud Tilbudsgiver skal i ved udarbejdelse af tilbud, udfylde følgende bilag: Bilag 2, Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3, Priser Bilag 5, Bestilling af konference Der er i de enkelte bilag indsat vejledning i hvordan bilaget udfyldes, og hvilken dokumentation der skal vedlægges. 3.2.2 Fremsendelse af tilbud Tilbuddet sendes til: Søfartsstyrelsen Att.: Administrationssekretariatet Carl Jacobsens Vej 31 2500 Valby Tilbud skal være styrelsen i hænde senest onsdag den 5. september, kl. 13:00. Der vil blive set bort fra tilbud, som modtages senere end denne dato. Tilbuddet skal indleveres i en papirudgave samt i en elektronisk kopi på USB-stick eller lignende. Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert og mærket " Tilbud ENAV-konference.
Tilbud skal være bindende 3 måneder regnet fra udløbsfristens udløb. 3.2.3 Evaluering af tilbud De to delaftaler vil blive evalueret som beskrevet nedenfor. 3.2.3.1 Delaftale 1, konference arrangør Aftalen bliver tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet det mest fordelagtige tilbud, vurderet ud fra følgende kriterier: Underkriterium Vægtning I Prisen 40 % II Kvalitet 60 % De tildelte point for hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvorefter pointene summeres. Den Tilbudsgiver, der har opnået flest point samlet set, er den Tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten. Ad. I-Pris) De indkomne tilbud tildeles point for Pris efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 5 point og 1 point gives ved laveste pris + 25 %. Søfartsstyrelsen vil dog justere det ovenfor angivne prisspænd (25 %) i følgende tilfælde: Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden for prisspændet (spændet mellem laveste pris og laveste pris + 25 %), og det tilbud, der samlet står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet til at inkludere dette tilbud, hvorefter der foretages en fornyet prisevaluering. På baggrund af enhedspriser priserne i bilag 3, vil der blive beregnet en evalueringssum, på baggrund af 120 konferencedeltagere, inkl. opgaven vedr. tilbagebetaling ved afbestilling af konference. Prisen vil desuden gå igen i bilag 5, bestilling af konference. Ad. II- Kvalitet) Underkriterium Kvalitet bedømmes ud fra en skala fra 1 til 5, hvor 5 pointgives til et særdeles tilfredsstillende tilbud. Der anvendes følgende pointskala: 1. Ikke tilfredsstillende 2. Mindre tilfredsstillende 3. Tilfredsstillende 4. Meget tilfredsstillende 5. Særdeles tilfredsstillende Kvalitet vil blive vurderet ud fra beskrivelse i bilag 2, hvor følgende delkriterier, der vil indgå med samme vægt i evalueringen, CV er på de nøglemedarbejdere de har valgt til opgaven, Cases fra tidligere sager samt opgavebeskrivelse generelt, CV er og cases vurderes ud fra ud i hvilken grad deres erfaring forventes at kunne inddrages og nyttiggøres i den konkrete opgave. 3.2.3.2 Delaftale 2, konferencested Aftalen bliver tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet det mest fordelagtige tilbud, vurderet ud fra følgende kriterier:
Underkriterium Vægtning I Prisen 70 % II Kvalitet 30 % De tildelte point for hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvorefter pointene summeres. Den Tilbudsgiver, der har opnået flest point samlet set, er den Tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten. Ad. I-Pris) De indkomne tilbud tildeles point for Pris efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 5 point og 1 point gives ved laveste pris + 25 %. Søfartsstyrelsen vil dog justere det ovenfor angivne prisspænd (25 %) i følgende tilfælde: Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden for prisspændet (spændet mellem laveste pris og laveste pris + 25 %), og det tilbud, der samlet står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet til at inkludere dette tilbud, hvorefter der foretages en fornyet prisevaluering. På baggrund af enhedspriser priserne i bilag 3, vil der blive beregnet en evalueringssum, på baggrund af 120 konferencedeltagere samt det maksimale antal mødelokaler der fremgår af bilag 1. Prisen vil desuden gå igen i bilag 5, bestilling af konference. Ad. II- Kvalitet) De indkomne tilbud tildeles point for Kvalitet efter en lineær model, hvor tilbud der opfylder alle syv ønsker får 5 point, mens tilbud der ikke opfylder nogen ønsker får et 1 point. Tilbud der opfylder 6-2 ønsker tildeles point forholdsmæssigt ud fra en lineær model. 3.2.4 Indhentning af dokumentation, ESPD Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt 4.8 stillede krav til tilbudsgivers personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. 3.2.5 Tildeling af kontrakt Når ordregiver har identificeret det mest fordelagtige tilbud vil alle tilbudsgivere få en begrundelse jf. lov om Klagenævnet for Udbud. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først kontrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der som udgangspunkt er 10 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til Tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dog fastlægge en længere standstill-periode, såfremt dette anses for nødvendigt. 4 Generelle bestemmelser 4.1 Tidsplan for gennemførelse af udbuddet AKTIVITET Frist for spørgsmål i ansøgningsfasen Frist for modtagelse af anmodning om deltagelse i udbud Søfartsstyrelsen fremsender opfordring om deltagelse i udbud (forventet dato) DATO 26. juni 6. juli 13. juli
Frist for spørgsmål i tilbudsfasen Tilbudsfrist Indhentning af dokumentation for ESPD (dato er alene vejledende) Tildeling af opgaven Kontrakten underskrives 22. august 5. september Medio september Primo oktober Medio oktoner 4.2 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Eventuelle licensbetingelser til standardprodukter, som måtte være en del af tilbudsgivers tilbud, kan dog vedlægges tilbuddet på engelsk. 4.3 Spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet eller processen i øvrigt. Det bemærkes, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt til e-mail udbud@dma.dk. Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter offentliggjort på ordregivers hjemmeside. I tilbudsfasen vil spørgsmålene ligeledes blive sendt til de tilbudsgivere der er prækvalificeret. 4.4 Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver kan foretage ændringer i udbudsmaterialet. Såfremt ordregiver foretager væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, vil de angivne frister for aflevering af anmodning/tilbud blive forlænget. Ændringer i udbudsmaterialet vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet via ordregivers hjemmeside. 4.5 Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 4.6 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbud vil ikke blive returneret til tilbudsgiver. 4.7 Annullation Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgang til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af rammeaftale, at aflyse udbuddet.