Dato: 26. august 2014 Ref: HP/tam j.nr. 043/300-5 Der indkaldes til møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 2. september 2014 kl. 13.00-15.15 i 097 Dagsorden: 1. Opfølgning på referat 2. Orientering fra Dekanen 3. Budgetopfølgning orientering ved dekanen 4. Arbejdsmiljø 4.1. Orientering fra arbejdsmiljø 4.2. Orientering om beredskabsplan 5. Intern lederudvikling 6. Kompetenceudvikling 6.1. Kompetenceudviklingsstrategi 2. udkast 6.2. Kompetencemidler opfølgning på hasteproceduren samt fremtidig ansøgningsprocedure 7. Emeritusordning 8. Bordet rundt 9. Tema Bilagsliste Bilag 1.1 Bilag 3.1 Bilag 4.2 Bilag 5.1 Bilag 6.1 Bilag 6.2 Bilag 7.1 Referat Fakultetsoversigt Orientering om nød-telefoni Oplæg vedrørende systematisk intern lederudvikling Udkast til kompetenceudviklingsstrategi for NAT Ansøgningsprocedure til fordeling af kompetencefondsmidler Udkast til Emeritusordning Bilagene ligger i Blackboard under mødemateriale. Henrik Pedersen dekan
Dagsorden 1. Opfølgning på referat. Forventet varighed På SU-/AMU-mødet den 10. juni 2014 blev nedenstående opgaver aftalt: 1) Kompetencestrategien a) Kompetenceudvalget arbejder videre med strategien med henblik på endelig godkendelse på SU mødet den 2. september 2015. b) Udsende procedure for hasteansøgning af kompetencefondsmidler c) Nye datoer for ansøgning til kompetencefonden lægges på nettet, når kompetencestrategien er vedtaget Kompetencestrategien er sat på dagsordenen. 2) Tanja Løvgren undersøger følgende i forhold til emeritus; a) Kan emeritus hjemtage eksterne midler, selv om vedkommende ikke er ansat og hvordan bliver midlerne i givet fald administreret? b) Hvordan er forsikringsforholdene for emeritus? Emeritus er sat på dagsordenen. 3) Videregive følgende ønsker til fremtidig sygefraværsstatistik til Jannie: a) Der fremover bruges institutnavne og ikke omkostningssteder b) Der fremover indføres en % i forhold til VIP og TAP årstal c) Det ønskes oplyst om flexjob ere figurerer i statistikken d) Der benchmarkes i forhold til andre sammenlignelige offentlige arbejdspladser Sygefraværsstatistikken vil fremover blive trukket, således at der tages højde for a)-c) Der findes ikke tilgængelig data i forhold til at kunne benchmarke med andre sammenlignelige offentlige arbejdspladser. Der vil dog fremover blive benchmarket i forhold til tidligere år. 4) Tanja Løvgren retter årshjulet i forhold til sygefraværsstatistik og lægger det på nettet Det har efterfølgende vist sig, at sygefraværsstatistikken fremover kan trækkes på et hvilket som helst tidspunkt. Derfor er sygefraværsstatistikken sat på dagordenen til SUmødet i december, hvor budgettet bliver behandlet. Årshjulet er lagt på NAT-SUs hjemmeside. 5) Temaudvalget sender temaer til SU-møderne til Tanja Løvgren Bilag 1.1. Referat 2. Orientering fra Dekanen 3. Budgetopfølgning orientering ved dekanen Bilag 3.1. Fakultetsoversigt
4. Arbejdsmiljø 10 min. 4.1. Orientering fra arbejdsmiljø v. Lars Duelund 4.2. Beredskabsplan Der er ingen meddelelser om arbejdsskader siden sidste SU møde den 10. juni 2014. Bilag 4.2. Orientering om nødtelefoner 5. Intern lederudvikling 15 min Som led i opfølgning på fakultetets APV- og trivselsmåling fra 2012, formulerede ledelsesgruppen et tema (tema 4) om systematisk intern lederudvikling på fakultetet med udgangspunkt i identificerede ledelsesroller, -opgaver og ansvar på fakultetet (tema 3). I vedlagte bilag beskrives en systematisk udviklingsindsats, hvad angår de blødere ledelsesredskaber for følgende ledelsesniveauer: fakultetsledelsesniveau (institutledere og sekretariatschef) forskningsledelse studieledelse administrativ ledelse ph.d.-vejledning Notatet er godkendt på ledelsesmødet den 12. august 2014 Til orientering. Bilag 5.1. Oplæg vedrørende systematisk lederudvikling 6. Kompetenceudvikling 40 min. 6.1 Kompetenceudviklingsstrategi 2. udkast 2. udkast til kompetenceudviklingsstrategi er udarbejdet på baggrund af kommentarer fra SU på mødet den 10. juni 2014. Kompetenceudviklingsstrategien er ændret en del og det er derfor nødvendigt at forholde sig til det nye udkast i sin helhed. 2. udkast er derfor fremlagt uden rettelser. Følgende er således indarbejdet i 2. udkast: Der er sat en præambel ind, hvoraf fremgår, hvem der har udarbejdet dokumentet og hvad baggrunden er for kompetenceudviklingsstrategien. Herudover er der sat link ind til SDUs hjemmeside med interne og eksterne kurser og link vedr. kompetencefondsmidlerne og midler fra FUSA. Kompetencerne er tydeliggjort i oversigten på side 5. Kompetencerne er beskrevet på et overordnet niveau ved at definere, hvilke kompetencer medarbejderne skal have for at løse deres opgaver.
NAT-Strategiens temaer er sat ind sidst i dokumentet. Når NAT-stratregien er lagt på hjemmesiden, vil der i stedet blive linket til denne. Det indstilles, at SU godkender kompetenceudvalgsstrategien t med evt. ændringer, som aftales på SU-mødet den 2. september 2014. Bilag 6.1. Kompetenceudviklingsstrategi 2. udkast 6.2 Kompetencemidler herunder ansøgningsprocedure Fordeling af midler i henhold til hasteprocedure Efter SU mødet den 10. juni 2014 viste det sig, at NAT havde kr. 100.000 i ubrugte midler fra tidligere tildelinger. Da der var risiko for, at disse midler ville gå tabt besluttede kompetenceudvalget at iværksætte en hasteansøgningsprocedure med frist 14. august 2014 for at fordele de kr. 100.000. Ved fristens udløb var der indkommet 17 ansøgninger til i alt kr. 401.431,- Kompetenceudvalget fordelte midler for kr. 101.100 på mødet den 20. august 2014 og ansøgerne fik besked samme dag. De fleste ansøgere, som ikke fik del i de midler der blev fordelt den 20. august fik at vide, at deres ansøgning vil blive behandlet næste gang. En ph.d.-studerende fik afslag, idet der er afsat midler til at dække ph.d.-studerendes kurser. Ansøgere til midler til engelskkurser har fået meddelelse om, at engelskkurser udbudt igennem SDU fremover er gratis. Kompetence- og organisationsudvikling vil fremover sende halvårlige opdateringer om NATs forbrug af de fordelte midler til Tanja Løvgren. Resterende midler til fordeling Der er i alt kr. 268.266 tilbage til fordeling. SU vedtog ved godkendelse af referatet af 10. juni 2014, at der bliver 3 ansøgningsfrister, således at midlerne bliver fordelt ad 3 omgange med ca. kr. 90.000 per gang. Ansøgningsfristerne er den 1. oktober 2014, 1. juni 2015 og 1. oktober 2015. Vedhæftet ansøgningsprocedure (bilag 6.2.) forventes at blive sendt ud den 3. september 2014. Til orientering. Bilag 6.2. Ansøgningsprocedure 7. Emeritusordning I forbindelse med udarbejdelse af ny emeritusordning bad SU om, at følgende blev undersøgt:
1) Kan emeritus hjemtage eksterne midler, selv om vedkommende ikke er ansat, og hvordan bliver midlerne i givet fald administreret? 2) Hvordan er forsikringsforholdene for emeritus? Ad 1) SOS har ringet til hhv. Carlsbergfondet, Augustinusfonden, Mads Clausen samt Lundbeck, som SOS mener er et bredt udsnit af de fonde man søger mindre bevillinger hos. Ingen af disse ser et problem i at give penge til en ikke-ansat emeritus: 1. Med emeritus som partner i et projekt skal institutlederen blot bekræfte at personen er tilknyttet institutionen 2. Med emeritus som PI skal institutlederen give en garanti, hvor instituttet står inde for at projektet udføres i hh. til projektansøgningen og bevillingsgivers krav (altså et støttebrev) Holdningen kan være anderledes hos andre fonde, men sædvanligvis er de private fonde forholdsvis fleksible. Midlerne administreres som andre midler. Ad 2) Forsikringsforholdene svarer til forsikringsforholdene for gæsteforskere, der heller ikke er ansat. Emeritus vil således være forsikret i forhold til skader, der måtte opstår, mens emeritus opholder sig på SDU. Det indstilles, at SU godkender forslag til emeritusordning. Bilag 7.1 Udkast til emeritusaftale som fremlagt den 10. juni 2014 9. Bordet rundt 10 min. Tema Evaluering af tiltag omkring de udenlandske medarbejdere 40 min.