Referat Bestyrelsesmøde, nr. 05/2018 Mødedato: Tirsdag den 19. juni 2018, kl. 9 11.30. Mødested: Fornæs Renseanlæg. Mødedeltagere: Bestyrelse - Bente Hedegaard (formand) - Benny Hammer (næstformand) - Steen Jensen - Ulf Harbo - Bjarne Bøhl Pedersen - Max Varnum Pedersen - Brian Pedersen - Jess K Oredsen Øvrige - Kitsie Lund (adm. chef), pkt. 05.1 05.3 - Palle Lyngsø Mikkelsen (direktør) Afbud: Kasper Bjerregaard Dagsorden 05.1 Strategisk udvikling, visionsplan 05.2 Forretningsorden m.v. 05.3 Restanceinddrivelse, aftale om ekstraordinær afskrivning 05.4 Orienteringssager til eventuel drøftelse 05.5 Meddelelser fra formanden 05.6 Underskrivelse af referat fra sidste møde 05.7 Eventuelt 1
05.1 Strategisk udvikling, visionsplan Forsyningssektoren forandrer sig hurtigere end nogensinde og vandsektoren er inde i en rivende udvikling. En central opgave for bestyrelsen er, at udstikke den strategiske retning for selskabets udvikling. Bestyrelsen er på de seneste møder blevet introduceret til rammevilkår samt trends og udviklinger i branchen, kombineret med nedslag og baggrundsmateriale fra den tidligere bestyrelses arbejde. Strategiplanen for AquaDjurs udstikker pejlemærker for udviklingen af selskabet og bestyrelsen vil i den forbindelse komme til at arbejde med udvalgte temaer. Temaet på dette møde er visionsdelen frem mod 2025, mens fokus på mødet i september bliver økonomisk regulering og herunder investerings- og takststrategi. Strategiplan, den røde tråd. Præsentation 19.6.2018. Strategiplan 2018 2021 AquaDjurs A/S. I forlængelse af drøftelserne på sidste møde indstilles, at bestyrelsen kvalificerer og debatterer, hvad de ser som de største udfordringer og fokuspunkter for AquaDjurs frem mod 2025. Input indgår i den videre strategiproces. Bestyrelsen debatterede udfordringer og fokuspunkter for AquaDjurs frem mod 2025, idet input indgår i den videre strategiproces. Der følges op med en opsamling i forhold til tidligere analyser, en status for samarbejder samt muligheder og begrænsninger i forhold til tilslutning af yderligere industrispildevand. 05.2 Forretningsorden m.v. AquaDjurs er et aktieselskab og er bl.a. underlagt reglerne i Selskabsloven. Med reference til selskabslovens 56 skal bestyrelsen ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelse af sit hverv. Foreliggende forretningsorden fra 2014 er ajourført med enkelte redaktionelle ændringer og suppleret med input fra drøftelserne på sidste bestyrelsesmøde. I tilknytning til sagen indgår Vedtægter for AquaDjurs samt gældende direktørinstruks. 2
Forretningsorden for AquaDjurs A/S, rev. 19.6.2018 (incl. aftalte rettelser). Vedtægter for AquaDjurs A/S, dateret den 6.4.2017. Direktørinstruks, dateret august 2013. Det indstilles, at bestyrelsen kvalificerer og tiltræder forretningsordenen for AquaDjurs A/S, der med eventuelle justeringer underskrives i forbindelse med næste bestyrelsesmøde Det indstilles samtidig, at bestyrelsen forholder sig til selskabets vedtægter samt direktørinstruks. Bestyrelsen godkendte forretningsordenen for AquaDjurs med enkelte rettelser. Forretningsordenen underskrives på næste bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen samtidig forholder sig til selskabets vedtægter samt direktørinstruks. 05.3 Restanceinddrivelse, aftale om ekstraordinær afskrivning Kommunalt ejede forsyninger skal bruge Skat som inddrivelsesmyndighed, og er derfor berørt af Skats nedlukning af EFI systemet i 2015. AquaDjurs har over de senere år igangsat en række tiltag, der har betydet, at selskabets udestående restancer er fastholdt på et relativt konstant niveau på trods af problemerne i Skat.: - Ultimo 2014 DKK. 2.279 t. - Ultimo 2015 DKK. 1.990 t. - Ultimo 2016 DKK. 2.050 t. - Ultimo 2017 DKK. 2.320 t. Som et led i oprydningen efter den kuldsejlede gældsinddrivelse er alle Folketingets partier enige om, at især småbeløb og beløb fra personer uden betalingsevne afskrives. Udgangspunktet er, at Skatteministeriet skal indgå en aftale med den enkelte forsyning om afskrivning af gamle, tvivlsomme fordringer (grå fordringer), som EFI - systemet ikke har færdigbehandlet. Det skal ske gennem en ekstraordinær afskrivning, som (automatisk) bestemmes ud fra nogle kriterier, når de enkelte fordringer gennemgås. Skatteministeriet har i samarbejde med revisionsfirmet PwC opgjort værdien af det afskrevne beløb for AquaDjurs til kr. 449.761,-. AquaDjurs har i årsregnskabet hensat kr. 426.000,- til imødegåelse af tab på debitorer. Brancheforeningen DANVA arbejder på vegne af forsyningsselskaberne på, at sikre de bedst mulige vilkår for en aftale med Skatteministeriet. 3
Ingen Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bemyndiger formand og direktør til at indgå en aftale med Skatteministeriet om en ekstraordinær afskrivning af grå fordringer, når de endelige vilkår er afklaret. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formand og direktør til at indgå en aftale med Skatteministeriet om en ekstraordinær afskrivning af grå fordringer. Steen Jensen tog forbehold. 05.4 Orienteringssager til eventuel drøftelse 05.4.1 Ressourcer En medarbejder i økonomifunktionen har fået uddannelsesorlov fra medio august til medio december 2018. Situationen håndteres gennem vikardækning samt reprioritering af arbejdsopgaver. 05.4.2 Kommunikationsstrategi Den tidligere bestyrelse har primo 2018 forholdt sig til kommunikationsstrategien og herunder tiltag i forhold til fastholdelse og styrkelse af selskabets brand og ansigt udadtil. Det centrale omdrejningspunkt er selskabets hjemmeside, kombineret med et øget fokus på inddragelse af de sociale medier. Notat Kommunikationsstrategi, vores ansigt udadtil indgår som bilag til orienteringspunktet. 05.4.3 Ny forbrugsafregningsplatform Jf. tidligere orientering har AquaDjurs igennem en længere periode sonderet muligheder for overgang til en ny forbrugsafregningsplatform, der er identisk med den, der anvendes i Syddjurs Spildevand og som også anvendes af en lang række almene vandværker i kommunen. Skiftet sker pr. 15.8.2018 og medfører nogle serviceforringelser for kunderne. Kombineret med overgangen til fælles forbrugsafregning for spildevand på Djursland, aftale om forbrugsafregning for en række almene vandværker samt indgåelse af nye aftaler om udveksling af vandmålerdata resulterer systemskiftet i en ikke uvæsentlig økonomisk besparelse til gavn for kunderne. 05.4.4 Vandspild, adm. retningslinjer 4
Affødt af uklarheder i forbindelse med håndtering af dispensationsansøgninger ved sager om vandspild har AquaDjurs udarbejdet nogle generelle retningslinjer, der er tilgængelige på selskabets hjemmeside. Retningslinjerne er identiske med de tilsvarende i Syddjurs Spildevand, og gælder således for hele Djursland (se bilag). 05.4.5 Tekniske anlæg Vandforsyning Vandsam: Anlægget er sat i drift, og AquaDjurs bidrager med administrativ assistance, drift etc. mod betaling. Der henvises i øvrigt til selskabets hjemmeside: www.vandsam.com. Vand AquaDjurs: Foranlediget af bl.a. udviklingen omkring de almene private vandværker, er der igangsat udarbejdelse af en visionsplan i forhold til den fremadrettede udvikling af AquaDjurs vand. Spildevandsforsyning Miljø- og Fødevareministeriet har den 16.5.2018 meddelt, at AquaDjurs har overholdt gældende afløbskrav for selskabets renseanlæg i 2017. AquaDjurs har ultimo maj måned 2018 indgået aftale med virksomheden Lalleman (Gærfabrikken) om modtagelse og rensning af en større del af virksomhedens spildevand grundet midlertidige procestekniske udfordringer (jf. pressemeddelelse under bilag). Udviklingsplan Fornæs Renseanlæg Realisering af udviklingsplan Fornæs forløber planmæssigt: - Anlæg for sol og vind er sat i drift. - Anlægsarbejder for renovering af hovedpumpestation Åstrup Mark er igangsat med forventet afslutning omkring årsskiftet. Udbuddet har inkluderet rammeaftaler for el arbejder og pumpeleverancer til AquaDjurs for den kommende 4 årige periode. - Udbud og kontrahering i forbindelse med ny mekanisk forbehandling pågår og afsluttes d.m. Anlægsperioden forventes at vare et års tid. - Planlægnings- og forberedelsesarbejder i forbindelse med en samlet bassinplan for tilløbssystemet til Fornæs Renseanlæg pågår. Hovedkloaker 5
- Anlægsarbejder for sanering og separering i Vivild og Gjesing er afsluttet. - Forundersøgelser og planlægning for sanering og separering af hovedkloaksystemet i Trustrup pågår i dialog med Norddjurs Kommune i forhold til mulige synergier. - I samarbejder med Norddjurs Kommune er igangsat et re-view af udpegede bysamfund / områder til separering, jf. kommunens spildevandsplan 2014 2022 (se bilag). Bestyrelsen er tidligere orienteret omkring kystsikringsprojektet på Anholt, og herunder dialogen med AquaDjurs om muligheder og begrænsninger i forhold til en eventuel medfinansiering affødt af selskabets nedsivningsanlæg for spildevand. Der er truffet beslutning om, at AquaDjurs ikke bidrager økonomisk til kystsikringsprojektet. Ad. sag 05.4.2: Kommunikationsstrategi, vores ansigt ud af til. Notat dateret januar 2018. Ad. sag 05.4.4: Vandspild, retningslinjer. Ad. sag 05.4.5: Norddjurs Kommunes spildevandsplan, resume. Ad. sag 05.4.5: Lugtgener Grenaa. Pressemeddelelse Gærfabrikken. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med nedenstående supplerende kommentar. Ad. sag 05.4.3 Ny forbrugsafregningsplatform: Serviceforringelserne vedrører primært selskabets selvbetjeningsløsninger via hjemmesiden samt muligheder for direkte pengeoverførsel via NEM konto. Dette modsvares bl.a. af reducerede licensudgifter på i størrelsesordenen kr. 600.000 pr. år (i en overgangsfase frem til 2020 omkring kr. 750.000 pr. år). 05.5 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. DANVA årsmøde. Ingen. 6
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. 05.6 Underskrivelse af referater Referat fra bestyrelses- og temamøde den 22.5.2018 er udsendt i forlængelse af bestyrelsesmødet. Der er ikke indkommet bemærkninger, og referatet skal underskrives. Bestyrelsen underskrev mødereferatet fra sidste bestyrelsesmøde, afholdt 22.5.2018. 03.7 Eventuelt Kommende møder: - 6.9.2018, kl. 13 16.30: Bestyrelsesmøde - 18.9.2018, kl. 13 14.15: Dialogmøde med MTU - 5.11.2018,kl. 14 17: Bestyrelsesmøde - 9.1.2019, kl. 15: Nytårskur 7