SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN NOTAT Emne: Til: Besvarelse af bemærkninger m.v. i beretning nr. 9 vedrørende regnskabsår 2011 Byrådet Dato: 15.08.2012 Sagsbeh.: sje Sagsnr.: 11/12371 Besvarelse af revisionsberetning: 1 Konklusion på revisionen af kommunens årsregnskab for 2011. 1.3 Ikke korrigerede forhold. Ejerandel: Regulering af ejerandelene i VEKS og KARA/Noveren er foretaget på grundlag af oplyst fordeling fra de to selskaber, men Økonomiafdelingen har ikke været opmærksom på, at den oplyste fordeling alene tager udgangspunkt i selskabernes samlede indskud. Da vi blev opmærksom på forholdet var der lukket for yderligere rettelser til regnskabet, og da værdien alligevel svinger over årene, og der ikke er umiddelbar udsigt til at udtræde af selskaberne, har vi vurderet det uhensigtsmæssigt at åbne for regulering i 2011. I forbindelse med regulering af ejerandelen ved regnskabsafslutningen for 2012, vil Økonomiafdelingen være opmærksom på at regulere i forhold til selskabernes bogførte egenkapital. Hensættelse: Økonomiafdelingen og Personaleafdelingen har haft lidt vanskeligheder med at finde et grundlag for beregningen af hensættelser vedr. lærere i den lukkede gruppe, og overførte tjenestemænd til SKAT. Men efter en yderligere dialog i 2012, er der på grundlag af faktisk pensionsudgift og beregnet fremtidig forpligtigelse opgjort en forpligtelse ultimo 2011 på 7.099.891 kr. Forpligtelsen vil blive reguleret og bogført i forbindelse med regnskabsafslutning 2012. 2 Revisionens bemærkninger 2.2 Revisionens bemærkninger. 2.2.1 Lovpligtig revision på det sociale område. Den løbende sagsrevision på det sociale område er udført i efteråret 2011. Der er den 1. november 2011 tiltrådt ny chef for området, som siden tiltrædelsen har haft stor fokus på en højnelse af kvaliteten og dokumentationen i forbindelse med afdelingens arbejdsgange i sagsbehandlingen. Job- og Socialcenteret har taget revisionens bemærkninger til efterretning og har på baggrund af revisionsberetning igangsat følgende tiltag: Alle integrationssager er gennemgået og alle relevante borgere har med tilbagevirkende kraft deltaget i Jobcenterets kursus som arbejdssøgende. Jobcenterets medarbejder er blevet orienteret. Således at der i integrationssager vil C:\Temp\749dee96-3e44-4834-8471-e6c3ea3d0f69.docx
blive taget stilling til tilmelding eller ikke-tilmelding som arbejdssøgende i Jobcenteret. Vedrørende manglende dokumentation i sagerne, udarbejdes der arbejdsgangsbeskrivelser og intern kontrol til sikring af, der bliver indhentet korrekt dokumentation i sager vedrørende hjælp i særlige tilfælde på integrationsområdet, vurdering om behov for læse-skrivetest på områderne kontanthjælp- og aktiveringsområdet, samt i sager vedrørende forsikrede ledige. For at sikre korrekt kontering, udarbejdes der arbejdsgangsbeskrivelse samt bevillingsværktøj til sagsbehandlere og økonomimedarbejder. Der vil på området for merudgifter til voksne blive udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser og området vil indgå i intern kontrol. For at opfylde lovens krav om rettidighed i sager vedrørende det individuelle kontaktforløb, er der igangsat en proces med organisationsændring, og et team har fastlagte rettidighedsmøder. 2.2.2 Langfristede tilgodehavender, Aktier og andelsbeviser. Se besvarelse til punkt 1.3 Ejerandel. 2.2.3 Hensatte forpligtelser. Se besvarelse til punkt 1.3 Hensættelse. 5 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerhed. Sikkerhedspolitik Implementering af systemejerrollerne er i gang. I efteråret 2012 vil der blive taget initiativ til: At systemejerrollen beskrives uddybende og der bliver en dialog med afdelinger og institutioner om, hvilke forpligtigelser, der ligger i rollen. At Solrød Kommunes systemer gennemgås og tilknyttes navngivne systemejere. Arbejdet ligger i naturlig forlængelse af den gennemgang af pc prisudformningen der pt. er i gang. Team IT benytter sig allerede af såkaldte RFC er (Request For Change) når der skal foretages ændringer på servere og netværk. Efter sommerferien vil denne praksis blive beskrevet i vores interne håndbog. Oprettelse, ændringer og sletning af brugere håndteres af Solrød Kommunes Autorisationsblanketter. Alle ledere og stedfortrædende medarbejdere er orienteret om brugen af disse, men det er korrekt, at det ikke er noget nedfældet om proceduren. I forbindelse med vi er ved at undersøge muligheden for at indføre et mere elektronisk baseret brugerhåndteringssystem, vil procedurer blive dokumentet og meldt ud i organisationen. Dette forventes at ske senest ultimo 2012. I takt med, at flere og flere håndholdte og mobile enheder (mobile devices) dukker op og bliver koblet på Solrød Kommunes netværk og systemer så som mail og kalender, stiger behovet for at kunne håndtere sikkerheden på disse enheder større. Aktuelt kan enhederne ikke tilgå vores administrative netværk, og dermed heller ikke fagsystemer, ESDH-systemet, økonomisystemet etc. Med udbredelsen af ipads er der dog et stigende ønske om, at disse også skal kunne tilgå det administrative netværk. Dermed er behovet for et system, der kan håndtere sikkerheden på mobile devices, også steget. Indtil nu har det været vurderingen, at prisen har været for høj i forhold til den aktuelle risiko. Team IT har imidlertid intensiveret søgning efter et brugbart (og betalbart) system. Indtil et sådant er fundet og implementeret er det fortsat Solrød Kommunes datalagringspolitik samt ITog sikkerhedspolitikken, der skal efterleves. Udvidede autorisationer I forbindelse med opgradering til Windows7 i foråret 2012, har der været åbnet adgange for flere identer end normalt. Team IT har, efter at opgraderingen er afsluttet, 2
gennemgået listen over brugere med udvidede rettigheder, og alle uberettigede brugerrettigheder er nu slettet eller disablet. Det er dermed kun de personer/brugere der med rette skal have administratorrettigheder, der har det. 6 Løbende revision. 6.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføring. Revisionens forslag til forbedret afstemning af bankindestående er taget til efterretning, og indarbejdet i fremtidige afstemninger. 6.3.2 Øvrige balanceposter. Økonomiafdelingens indsats i 2011 for at forbedre kvaliteten og fuldstændigheden i afstemning af balancekonti, har resulteret i at der nu kun mangler afstemningsark på 1 balancekonto, som vil blive afstemt i 2012. De konti som stadig mangler noget i kvalitet, er forelagt de respektive afdelingsledere, og der er aftalt en plan for at komme i mål med disse konti. Det er Økonomiafdelingens mål og forventning at de resterende konti vil være endeligt afstemt og i nødvendigt omfang udlignet inden afslutningen af regnskab 2012. 6.4 Løn og personaleområdet. Revisionens forslag til forbedring af tilrettelagte forretningsgange for dokumentation i sagerne er taget til efterretning. 6.4.1 Vederlag m.v. til politikere. De konstaterede fejl i administrationen af multimediebeskatningen for politikere er korrigeret, og forholdene er for de berørte rettet op, således at der er foretaget korrekt indberetning af skat for indkomståret 2011. 6.5 Revision af de sociale områder med statsrefusion. 6.5.4 Forretningsgange. Job- og Socialcenteret har taget revisionens bemærkning, omkring manglende efterlevelse af interne kontroller til efterretning. På baggrund af revisionsbemærkningerne er proceduren omkring interne kontroller optimeret. 6.5.6 Tilbud til udlændinge. Job- og Socialcenteret har gennemgået alle integrationssager med henblik på en stillingtagen til tilmelding eller ikke tilmelding som arbejdssøgende. Alle relevante borgere har herefter deltaget i Jobcenterets kursus i arbejdssøgning. 6.5.8 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser). Socialministeriet Merudgifter til voksne. Der er på området for udgifter vedrørende hjælp i særlige tilfælde, udarbejdet en procedure, der skal sikre korrekt dokumentation for afholdte udgifter. Korrekt registrering af, når der træffes ny afgørelser i sager vedrørende merudgifter til voksne, sikres fremadrettet ved ledelsestilsyn og intern kontrol. Kontanthjælp, aktivering, forrevalidering, enkeltydelser. Korrekt dokumentation og anvendelse af konti uden refusion, sikres fremadrettet ved intern kontrol og bevillings og konteringsværktøj. 3
6.5.9 Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob). Korrekt kontering vil fremadrettet sikres ved anvendelse af intern kontrol og bevillings- og konteringsværktøj. 6.5.10 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning, servicejob og forsikrede ledige). Jobtræning. Korrekt kontering vil fremadrettet sikres ved anvendelse af, intern kontrol og bevillings og konterings-værktøj. Forsikrede ledige. Manglende stillingstagen til behov for læse-/skrivetest vil fremadrettet sikres ved anvendelse af arbejdsgangsbeskrivelser og intern kontrol. Opfyldelse af rettighed sikres fremover ved ændring af organisationsstruktur samt et team der har fastlagte rettidighedsmøder. 7. Revision af årsregnskabet. 7.6 Refusion af købsmoms. Proceduren for, og regulering af moms vedrørende solgte grunde vil blive gennemgået i 2012, og indarbejdet i indberetningen senest ved regnskabsafslutningen. 7.7 Lønninger og vederlag. Efter implementering af OPUS lønberegner har Personaleafdelingen fortsat nogle udfordringer i forhold til dokumentation af afstemning af systemet i forhold til OPUS økonomi. Udfordringerne forventes afklaret sammen med KMD inden udgangen af 2012. 7.11 Indberetning til forsyningssekretariatet mv. Afregning af IT-systemer og telefonsystemer er fortsat med samme beregningsgrundlag, som da spildevand var en kommunal opgave. Opkrævningen er ophørt med udgangen af 2011, da Solrød Spildevand i forbindelse med sammenlægning med Greve Spildevand har fået egne systemer. På indberetningstidspunktet var der tvivl om det retlige belæg for hvordan vejafvandingsbidraget skal beregnes. Forholdet forventes afklaret i 2012, hvorefter der vil blive foretaget nødvendig regulering. 7.12 Balancen. Se besvarelse til punkt 6.3.2 Øvrige balanceposter. 7.12.1 Anlægsaktiver. Finansielle anlægsaktiver. Se besvarelse til punkt 1.3 Ejerandel. 7.12.5 Hensatte forpligtelser. Se besvarelse til punkt 1.3 Hensættelse. 9 Temarevision 9.2 Temarevision vedrørende kommunens administration af fleksydelsesordningen. Sagsbehandling vedrørende tilmelding til fleksydelsesordningen og administration af bidragsfri perioder optimeres gennem mere uddybende arbejdsgangsbeskrivelse samt intern kontrol. 4
10 Særlig fleksjob gennemgang 10.1 Særlig fleksjob gennemgang 2009. 10.2 Særlig fleksjob gennemgang 2010. Job- og Socialcenteret har redegjort for refusionsmæssige resterende berigtigelser vedrørende 2009 og 2010 den 19. juni 2012. Den samlede regulering på 214.704 kr. bliver berigtiget i 2012. 11 Forvaltningsrevision. 11.4 Samlet konklusion og anbefalinger Job - og Socialcenterets bemærkninger til revisionens konklusion og anbefalinger: Job- og Socialcenteret har siden december 2012 afholdt månedlige budgetopfølgningsmøder, hvor samtlige områder gennemgås med henblik på budgetoverholdelse og kontrol af kontering. Data til brug for økonomimøder er økonomirapporter med stor detaljeringsgrad. Job- og Socialcenteret er påbegyndt udarbejdelse af et simuleringsværktøj, hvori anerkendt data f.eks. fra Jobindex danner grundlag for simuleringsværktøjet. Job- og Socialcenteret har taget Revisionens anbefaling til efterretning og kan orientere om, at der i forbindelse med en snarlig udarbejdelse af udbudsmateriale vil blive udarbejdet en skriftlig aktiveringsstrategi. Job- og Socialcenteret har udarbejdet en skriftlig arbejdsgangsbeskrivelse, der tydeligt viser sammenhæng mellem bevilling og korrekt kontering på alle områder, dog undtaget det sociale område som er under udarbejdelse. Job- og Socialcenteret har taget Revisionens anbefaling til efterretning, og kan bemærke, at der ligger beslutning om udarbejdelse af disponeringsregnskaber. Dog vil vi tilknytte bemærkning om, at det kræver administrative ressourcer at indføre og vedligeholde. Det er derfor vigtigt at være meget præcis om nytteværdien i forhold til udgiften. Solrød har på baggrund af sin størrelse valgt ikke at være first mover, når det gælder udvikling og test af nye IKT-systemer til effektmåling. Derfor har kommunen fulgt udviklingen og tilpasningen af flere nye effektmålingssystemer på beskæftigelsesområdet. I løbet af 2 halvår 2011 og 1 halvår 2012 har Solrød løbende orienteret sig om de aktuelle muligheder for at bruge mere dedikerede effektmålingssystemer. Her i foråret er en række af disse systemer opgraderede i en sådan grad, at Solrød har planlagt at indføre dem. Således vil der fra efteråret 2012 blive indført et helt nyt progressionsredskab på ungeområdet. Hvis det fungerer, vil det blive udbredt til andre områder. Samtidig vil der blive taget skridt til at implemente mere effektrettede måleredskaber. Job- og Socialcenteret har taget Revisionens anbefaling til efterretning. Der bliver på nuværende tidspunkt set på mulighederne for ekstern finansiering. Der vil på ledelsesniveau ses på, hvordan en mere systematisk overvågning kan sikres. Job- og Socialcenteret har taget Revisionens anbefaling til efterretning. Inddragelse af Beskæftigelsesregionen sker på nuværende tidspunkt i nogen grad. Der vil på ledelsesniveau blive drøftet hvordan, der sikres inddragelse af Beskæftigelsesregionen ved analyser og udvikling når det er relevant. Solrød er ikke helt enig i, at der nødvendigvis skal ske fuld udnyttelse af den årlige LBR-bevilling, idet en mindre opsparing fra det år til det andet år indenfor de tilladte rammer kan være hensigtsmæssig i forhold til at sikre en relevant anvendelse af de sparsomme LBR-midler. Job- og Socialcenteret anvendelse af den årlige bevilling til Det Lokale Beskæftigelsesråd sker altid ud fra et fagligt og hensigtsmæssigt økonomisk grundlag. Der vurderes i hvert budgetår hvilke aktiviteter, der inden for lovgivningens bestemmelser skal iværksættes og hvilke aktiviteter, der eventuelt skal videreføres det efterfølgende år. 5