DI-version 2015-03-19 PL Problemløsning Alle rettigheder tilhører DI 3-4-1 - PL - Ledelsens Vejledning - 2015-03-19 side 1 af 5
Instruktion til kaizenleder Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Indhold Instruktion til kaizenleder... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 2 Definitioner... 3 Direktør / Funktionsdirektør... 3 Chefen... 3 Leder... 3 Ledelsen... 3 PL - Problemløsning... 3 Formål med Problemløsning... 3 Målet for en kaizenevent i Problemløsning... 3 Deltagernes arbejde med problemløsning... 4 Ledelsens rolle... 4 Krav til forankring... 5 Opdatering af de etablerede tavler... 5 Alle rettigheder tilhører DI 3-4-1 - PL - Ledelsens Vejledning - 2015-03-19 side 2 af 5
Definitioner Direktør / Funktionsdirektør Direktøren arbejder på det strategiske niveau. Direktøren har ansvaret for en enhed eller et funktionsområde, og skal sikre udviklingen af enhedens eller funktionsområdets faglige kompetencer og konkurrencekraft. Stillingsbetegnelsen vil ofte være funktionsdirektør. Chefen Chefen arbejder på det taktiske niveau og formidler samarbejdet på tværs af afdelinger og områder i sit ansvarsområde. Chefen er ansvarlig for flere afdelinger, svarende til en værdistrøm eller flere områder med ensartede faglige kompetencer. Stillingsbetegnelsen vil ofte være chef. Leder Lederen arbejder på det operationelle niveau og optimerer driften af sit ansvarsområde ved direkte daglig kontakt med medarbejderne. Stillingsbetegnelsen vil ofte være leder. Ledelsen Ledelsen repræsenteres af chefer og direktører, som skal sikre koordination på tværs i funktioner og imellem funktioner. PL - Problemløsning Formål med Problemløsning Ledelsen og ledere skal blive i stand til at skabe stabile processer ved at anvende systematiske og videnskabelige metoder til at fjerne årsagerne til den manglende stabilitet, så de ikke optræder igen. Lederne skal lære deres medarbejdere at forbedre metoderne ved de stabile processer ved at anvende systematiske og videnskabelige metoder, så sikkerhed og kvalitet forbedres og spild reduceres. Alle i enheden skal lære at dele viden om gode metoder til løsning af problemer, samt gode løsninger på problemer. Ledelsen etablerer en formel struktur, som med tilknyttede ressourcer understøtter denne deling af viden. Målet for en kaizenevent i Problemløsning Deltagerne lærer at opdele problemer i kategorier, som gør det nemmere at identificere den eller de personer, der kan fjerne årsagen til problemet. Deltagerne lærer at analysere problemer med videnskabelige metoder og at løse problemer på en struktureret måde. Ledelsen og ledere lærer metoderne først, så de kan lære medarbejderne at anvende dem. Ledelsen etablerer en formel struktur med tilknyttede ressourcer, som har til formål at sikre deling af viden om problemløsning i enheden. Gode metoder og gode løsninger skal deles hurtigt i organisationen. Når strukturen er etableret, undervises deltagerne i at anvende strukturen ved løsning af problemer. Ledere og chefer afklarer, om årsagen til et problem er kendt, og vurderer hvor stor en opgave, det vil være at fjerne årsagen til problemet. Metoden for at løse problemet og antallet af direkte involverede vil afhænge af denne vurdering. Problemerne løses i en prioriteret rækkefølge efter en afvejning af forventet effekt og indsats. Alle rettigheder tilhører DI 3-4-1 - PL - Ledelsens Vejledning - 2015-03-19 side 3 af 5
Mindre og små problemer kan løses af en enkelt person eller af en mindre gruppe. Større og mere komplicerede problemer løses af en gruppe af medarbejdere. Hvis årsagen til problemet er kendt afholdes en kaizenevent for at løse problemet. Hvis årsagen ikke er kendt, får en person ansvaret for sammen med en tværfaglig gruppe at identificere årsagen til problemet og dermed at definere det problem, som skal løses. Ledere og chefer vil vejlede gruppen for at sikre, at den identificerer de bagvedliggende årsager til problemet. Hos den ansvarlige person vil de spørge ind til baggrunden for de undersøgelser, der er udført, og hvorfor undersøgelserne har ledt til de konklusioner, som gruppen er nået frem til. Ledere og chefer vil også sikre sig, at gruppen har været i kontakt med alle relevante interessenter for løsning af problemet, så alt relevant viden i organisationen er anvendt til at identificere årsagerne til problemet. De vil også sikre sig, at interessenternes interesse i problemet er kortlagt, og at deres styrke til at fremme eller hæmme en løsning er identificeret og begrundet. Når en løsning for et problem implementeres, opdateres alle standarder for de processer, som berøres af implementeringen. Gruppen afslutter arbejdet med at udarbejde en kaizenrapport, hvor den anvendte metode for at finde løsningen anføres. I rapporten er også anført udgangspunktet, løsningen, den nye standard samt effekten af det udførte arbejde. Kaizenrapporten anvendes til formidling af både den anvendte metode for løsning af problemet og for den valgte løsning. Både metoden og løsningen formidles hurtigt til andre i enheden, som arbejder med tilsvarende opgaver. Formidlingen foretages gennem det etablerede netværk for videndeling. Deltagernes arbejde med problemløsning Efter kaizeneventen skal de interne deltagere mindst løse et problem hver anden uge. Det er i forhold til deres hovedopgave et relativt lavt mål, men det er for de fleste en stor forøgelse for denne type opgaver. For at sikre at opgaverne udføres, etableres der en opfølgning på deltagernes fremdrift med opgaverne. Opfølgningen udføres af kaizenlederen, som hver uge opgør status for deltagerne. Det er vigtigt, at ledelsen følger op på, at de interne deltagere mindst løser et problem hver anden uge. Når deltagerne inden for 12 uger har indfriet målet for opfølgningen, udsteder kaizenlederen et diplom for deres vedholdenhed. Ledelsens rolle Ledelsen etablerer en struktur for formidling af de anvendte metoder til løsning af problemer og til de problemer, som er blevet løst. Chefer og ledere er ansvarlige for, at andre i enheden gennem denne struktur får kendskab til de anvendte metoder for løsning af problemer. Strukturen anvendes også til at formidle viden om løsningen for problemet. Ledelsen lærer at læse de nye dokumenter, så den kan aflæse status for løsning af problemer på tavlerne. Ledelsen er ansvarlig for, at der er afsat ressourcer til at formidle videndeling gennem det etablerede netværk for videndeling, Alle rettigheder tilhører DI 3-4-1 - PL - Ledelsens Vejledning - 2015-03-19 side 4 af 5
Krav til forankring For både enheden og afdelingerne vil der være en regelmæssig gennemgang af de igangværende opgaver med at løse udvalgte problemer. I forbindelse hermed prioriteres nye problemer. Nye opgaver igangsættes, når en opgave afsluttes. For enheden findes løsninger for tværgående problemer og i afdelingerne findes løsninger for lokale problemer. På tavlen for både enheden og afdelingen er der en liste med prioriterede problemer, samt kaizenrapporter for afsluttede opgaver. For opfølgning på løsningen af problemer er der på tavlerne en oversigt over mindre opgaver i skemaet Problemløsning, mens hver af de større opgaver har sin egen A3. Alle A3 er samlet et sted på tavlerne. Opdatering af de etablerede tavler Tavlen for afdelingen og enheden opdateres, så der er et felt til registrering af problemer, som skal løses. Det betyder, at problemerne i denne liste opfylder kravet til en kaizen, idet problemerne påvirker sikkerheden, kvaliteten eller forårsager spild. Lederen og chefen vurderer, om årsagen til problemet er kendt, samt hvor stor opgaven med at løse problemet vil være. Opgaverne prioriteres ud fra forholdet mellem effekt og indsats. Opgaverne igangsættes i prioriteret rækkefølge, så alle der kan løse problemer, har en opgave alene eller sammen med andre. Når problemerne er løst, udfyldes en kaizenrapport, som placeres på tavlen for afdelingen. Kaizenrapporterne gennemgås, når løste problemer behandles. Alle rettigheder tilhører DI 3-4-1 - PL - Ledelsens Vejledning - 2015-03-19 side 5 af 5