Vejledning til foreninger der er oprettet i Conventus Ændre adgangskode Opret personer, som skal have adgang til Conventus Opret nye titler Ændre i stamoplysninger Korrekt visning på Fritidsportalen Revideret august 18 1
Alle folkeoplysende foreninger i Vejle Kommune skal være oprettet i Conventus. Vi har følgende krav til jer: At jeres stamdata altid er ajourført, dvs. jeres CVR-nummer, jeres adresse samt evt. hjemmeside. At jeres bestyrelse er synlig under gruppen: ledelsen, og der som minimum er kontaktoplysninger på følgende personer: Formand Kasserer At I booker idrætsfacililteter via Conventus. Om Conventus Vi stiller Conventus Pro gratis til rådighed for jer. Så ud over, at det er vores foreningsregister, har I mulighed for blandt andet at bruge Conventus til: Holde styr på finanserne med et økonomisystem Lave online tilmelding og betaling til jeres arrangementer og hold* Kommunikere let med medlemmerne via sms eller mails* Udarbejde årshjul i fælles kalender Oprette og sælge billetter til arrangementer Mulighed for at overføre data til DGI Foreningsservice *mod ekstra gebyr Se mere om alle mulighederne på: www.conventus.dk/funktioner Desuden har vi Fritidsportalen www.conventus.dk/vejle, som giver et overblik over alle foreninger samt idrætsfaciliteter i kommunen. Jeres forening bliver vist her, og I kan se hvad der er af aktiviteter i de forskellige faciliteter. Denne vejledning er lavet for foreninger, der er oprettet i Conventus, men som har brug for en hurtig brush-up på nogle funktioner i systemet. Der udbydes løbende kurser i brugen af Conventus se her Indholdsfortegnelse: (kan også ses som skærmoptagelser, når du er logget ind i Conventus se de første 2 trin på side 13) Ændre adgangskode.....3 Opret personer i Conventus.. 4 Tilføj titler til allerede eksisterende brugere... 8 Opret nye titler....10 Ændre i stamoplysninger.. 11 Korrekt visning på Fritidsportalen...13 2
Log på Conventus www.conventus.dk og tryk på det grønne felt øverst til højre på siden. Ændre Adgangskode 1. Klik på dit navn i bjælken øverst til højre 2. Klik på Knappen Ændre mit password 3
3. Udfyld felterne og klik på Gem Opret personer som skal have adgang til Conventus 1. Klik på administration 2. Klik på Brugere 3. Klik på Brugere 4. Klik på Ny bruger 4
5. Klik på Næste (LÆS vejledningen først) 6. Udfyld felterne og klik på Søg 7. Klik på Opret ny kontakt og klik OK til at oprette ny kontakt 5
8. Udfyld felterne og klik på Gem 6
9. Udfyld felterne og klik på Søg 10. Vælg brugeren eller klik på Opret brugere. Klik OK for at oprette. 11. Udfyld felterne og klik på Gem Forklaring på Type og Rettigheder Type Valget under Type er gælder kun 2 funktioner: Kalender og Booking En Bruger kan: Booking: Kan ikke oprette, redigere eller slette. Kalender: Kan oprette, men ikke redigere eller slette. En Superbruger kan: Booking: Kan oprette, redigere og slette en booking og en bookingserie Kalender: Kan oprette en kalenderaftale, men ikke redigere og slette. En Admin kan: Har adgang til alt - men KUN indenfor funktionerne "Booking" og "Kalender". 7
Mange foreninger sætter deres ledere og trænere som type=admin. Det betyder, at trænere og ledere har fuld adgang til at oprette i Kalender og til at booke. Og det ser de fleste foreninger som en fordel. Rettigheder Rettigheder gælder for alle andre funktioner end Kalender og Booking. Og her skelnes også mellem Administrator, Superbruger og Bruger Nogle administratorer er ofte tilbageholdende med at give rettigheder til brugerne. Conventus mener, at brugerne skal have en del rettigheder, så de aktivt kan bruge systemet. Men f. eks i Finans skal der naturligvis kun være adgang for kassererne til at bogføre og til at tilbageføre Dankort-betalinger. Men andre brugere kan fint have adgang til at kunne se afdelingsregnskaberne Det er også vigtigt, at brugerne, når de får deres brugerlogin til organisationen, oplyses om, at man har et vist ansvar, når man har et brugerlogin. 12. Klik herefter på Adressebog Start herfra, hvis du skal tilføje titler til eksisterende brugere 13. Klik på Ledelse 14. Klik på knappen Tilføj/fjern 8
15. Ændre titel 16. Klik på udført Læs videre på næste side, hvis I ønsker at oprette nye titler 9
Opret nye titler Der findes mange titler allerede. Men I er velkomne til at lave jeres egne. Måske bruger I ikke ordet kasserer men økonomichef. Det er helt fint. I skal blot sørge for at vælge Funktion = Økonomiansvarlig. Ellers kan vi ikke lave et udtræk, hvor vi rammer den økonomiansvarlige. Vælg Administration i øverste bjælke. Vælg Adressebog og Titler i menuen til venstre. Her kan så vælges at oprette en ny titel. 10
Tips Ændre i stamoplysninger f.eks. kontaktperson Det er en god idé at tjekke om I har jeres hjemmesideadresse noteret under stamoplysninger. Så vil den nemlig blive vist på Fritidsportalen Kontaktpersonen under stamdata er primært den som vil modtage info direkte fra firmaet Conventus, når der fx sker generelle ændringer i opdateringer af systemet osv. Desuden er det kontaktpersonen, der vil modtage e-mails, hvis vi fx skriver ud om, at en hal er lukket ned i 2 uger pga. reparation. Så hold kontaktpersonen under jeres stamdata opdateret! 1. Klik på Administration 2. Klik på Generelt 3. Klik på Rediger ved Stamdata 11
4. Ændre mailadressen (ny kontaktpersons mailadresse) 5. Klik på Gem. 6. Klik på Rediger ved Kontaktperson 7. Ændre mailadressen på kontaktpersonen 8. Klik på Gem 12
13