GLOSTRUP KOMMUNE Tilsyn for madservice efter Servicelovens 83
Godkendte leverandør: Det Danske Madhus Dato for tilsynsbesøg: 15/5 2017 Start- og sluttidspunkt for tilsynet: Deltagere i tilsynet fra leverandøren: Leder: Salgs- og distributionschef Rasmus Revsbeck Materiale, der er indgået i tilsynet: Gældende Kvalitetsstandard for personlig pleje og praktisk hjælp, Servicelovens 83 og 84, Glostrup Kommune. Leverandørens kontrakt Tilsynet udført af: Visitationen, Glostrup Kommune Indledning Der udføres skriftligt tilsyn hos alle godkendte leverandører af madservice, efter Servicelovens 83 x 1 årligt. Formålet med at føre tilsyn er: At kontrollere om de leverede ydelser er i overensstemmelse med Glostrup kommunes kvalitetsstandard på området og den enkelte borgers afgørelse. Kvalitetsstandard og afgørelse understøtter gældende lovgivning. Det skriftlige tilsyn vil indeholde spørgsmål til lederen med henblik på at sikre at leverandøren lever op til de krav, der er i gældende kvalitetsstandard og i kontrakten. Lederen skal derfor sende de oplysninger, Glostrup Kommune beder om senest 14 dage efter modtagelse af tilsynsmaterialet. Der udføres skriftligt tilsyn hos alle godkendte leverandører af madservice efter Servicelovens 83 x 1 årligt. Det skriftlige tilsyn vil belyse følgende områder: 1. Aflysninger af og ændringer i bevilgede ydelser 2. Straffeattest 3. relevant kendskab til borgeren og borgerens bevilgede ydelser 4. Tilbagemeldinger fra leverandør til visitator 5. Leveret visiterede ydelser 6. Klager 7. Sprogfærdigheder 8. Legitimation 9. Arbejdsbeklædning og fremtræden.
Tilsynet 1. Aflysninger af og ændringer i bevilgede ydelser Madservice kan ikke aflyses af leverandøren. Aflyses madservice? Nej Ved akut behov iværksætte hjælpen straks. Almindeligvis iværksættes madservice senest 3 hverdage efter valg af leverandør er foretaget 2. Medarbejderens uddannelse Regler om hygiejne og egenkontrol jf. Bekendtgørelse nr. 26 af 18. januar 2002 om autorisation m.v. ved behandling og salg af fødevarer m. v. samt kontrolmærkning for animalske fødevarer, Bekendtgørelse nr. 198 af 22. marts 2002 om fødevarehygiejne samt Bekendtgørelse nr. 352 af 30. maj 2002 om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.v. Borger skal have mulighed for vejledning af uddannet personale ved levering af maden eller via kontakt til leverandøren på anden vis. Hvilke chauffører anvendes? - Underleverandør Vi har selvstændige vognmænd kørende som alle har indgået kontrakt med DDM. De kører i vores biler efter vores anvisninger og krav. Har medarbejderne hygiejnekursus og udfører i egenkontrol Alle vognmænd er godkendt til transport af fødevarer af fødevareministeriet og udfører egenkontrol. Hvordan sikres borger mulighed for vejledning af uddannet personale? Alle borgere kan til enhver tid kontakte vores kundeservice for støtte, ligeledes kontakter kundeservice alle nye borgere 3 gange i de første 14 dage af levering. Der er tilknyttet kostfagligt uddannet personale i kundeservice. 3. Straffeattest Stille krav om at alle medarbejdere fremviser straffeattest ved ansættelsen. Såfremt straffeattesten ikke er blank, skal leverandøren tage stilling til, om lovovertrædelsen er af en karakter, hvor medarbejderen ikke findes egnet til at bestride jobbet. Lederen bedes fremsende kopi af straffeattest på de chauffører, som kører i Glostrup Kommune. CPR nr. skal slettes Vedhæftet.
4. Kendskab til borgeren og borgerens bevilligede ydelser Krav, omskrevet: Chaufføren skal kende borger for at sikre sig korrekt levering. Hvordan sikres det, at chaufføren har kendskab til den enkelte borger (nye og ved ændringer)? Alle ændringer eller specielle ting ved borger er noteret på vognmandens køreliste. Ved nye borgere tager kundeservice kontakt og vognmanden tager ligeså kontakt for at sikre kendskab til eventuelle specielle ting. Lederen bedes fremsende kopi af kørelister fra de sidste to uger på de chauffører, som kører mad ud til borgere i Glostrup Kommune. CPR nr. skal slettes. Vedhæftet 5. Tilbagemeldinger fra leverandør til visitator Personalet, chaufføren, skal være opmærksomme på ændringer i borgerens funktionsniveau og kontinuerligt observere borgerens almene tilstand samt ændringer i hjemmet. Ændringer i hjemmet skal forstås bredt og kan være ændret husstand, hygiejne med mere. Sådanne ændringer/observationer videregives til visitator eller kommunens hjemmesygeplejerske og dokumenteres jævnfør forvaltningsloven. 6. Levering Der ydes madservice med levering til alle årets dage. Levering af kølemad sker som hovedregel 3 gange om ugen, tidspunkt efter nærmere aftale med borgeren. Levering af frostmad sker som hovedregel 1 gang ugentligt, tidspunkt efter nærmere aftale med borgeren. Der tilbydes dagens menu bestående af hoved- og biret. Der tilbydes alternativ hovedret Der kan bestilles menu bestående af 2 Hvordan videregives relevante oplysninger til myndigheden? Relevante oplysninger sendes pr. advis via omsorgssystem eller pr. mail. Ved akutte oplysninger ringer vi til visitationen. Hvilke oplysninger findes relevante? Hvis borger afviger fra normalen enten ved fysisk eller psykisk tilstand. Hvordan observeres borgernes funktionsniveau? Fysisk eller/og psykisk? Vognmanden som kommer i hjemmet tager kontakt til kundeservice ved ændringer i den normale adfærd som de ser, kundeservice tager herefter kontakt til visitator. Hvordan sikres det, at den visiterede ydelse udføres? Visitationen indtastes på borgeren og hvis dette ændres skal visitator kontaktes. Hvor ofte leverer I mad til Glostrup borgere? Vi leverer mandag, onsdag og fredag i Glostrup Kommune. Hvad tilbydes af mad?
retter. Der kan bestilles kun hovedret Der kan bestilles diætmad. Der kan bestilles mad til det antal dage i ugen, der ønskes. Der udsendes som minimum menuplan en gang om måneden Maden skal leveres på aftalt tidspunkt. Der tilbydes hver uge 14 forskellige hovedretter og 14 forskellige biretter. Hvordan opbevares maden indtil levering? Maden opbevares i kølerum i hvert Madhus, derfra pakkes det i kølebiler som alle leverer op til kravene omkring kølekrav indtil levering. Hvordan samarbejdes der med borger om bestillingen og leveringen (tidspunkter osv.)? Borger informeres om bestilling og mulighederne herfor, enten at de bestiller pr. bestillingsark, pr. telefon eller såkaldt NEM kunde hvor vi vælger favoritretter til dem. Ved opstart informeres borger om leveringsdage samt leveringstidspunkt. Hvis borgeren ikke er hjemme kan maden leveres i termokasse med is for holdbarhed. Hvordan håndteres nøgler? I det tilfælde at nøgle skal udleveres medbringes nøglekvittering til borger, nøglen registreres så i vort system med en kode som kun kendes af os og vognmanden. 7. Klager Kontaktkrav: VIDERESENDELSE AF KLAGER 22. Leverandøren skal til den ordregivende offentlige myndighed videresende klager over Leverandørens varetagelse af den pågældende opgave, såfremt klagen indebærer, at der skal træffes en forvaltningsafgørelse. Stk. 2. Den private Leverandør skal videregive de klager, der er omfattet af stk. 1, snarest og inden 10 dage efter, at den private leverandør har modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen. Har I modtaget klager fra borgere eller pårørende over medarbejdere eller maden kvalitet, smag, mængde mm? Hvis ja, Hvor mange? Vi har siden 1/1 2017 fået 6 klager i kommunen, på: Maden sat ved forkert husnummer Forkert diæt Mad sat i termokasse uden kontakt til kundeservice Mangler supper 2 x Borger ikke på køreliste Hvordan håndteres klager? Alle klager registreres i vores kritikskema, derfra kommenteres det og sendes videre til den ansvarlige for klagens omfang. Hvis der modtages en skriftlig klage over
maden, besvares den skriftligt. Afhænger af klagen og dens omfang, vi modtager sjældent klager skriftlig og tager gerne dialog pr. telefon. Hvordan dokumenteres klager? I kritikskema. Orienteres Glostrup Kommune? Nej. 8. Sprogfærdigheder Kunne tale dansk. 9. Legitimation Kunne identificere sig som chauffør ved at fremvise billedlegitimation. 10. Arbejdsbeklædning Personalet skal bære ensartet let genkendelig uniformering. Taler chaufføren et tydeligt og forståeligt dansk? Ja, dette er et krav til alle. Tilsynet beder om at få kopi af medarbejders ID kort tilsendt. C PR. nr. skal slettes. Vedhæftet. Har medarbejderen egnet beklædning i forhold til de arbejdsopgaver, der skal udføres? Ja, de bærer alle uniform. Denne indeholder bukser, polo, jakke/vest samt hue og handsker ved behov. Findes der en beklædningspolitik? Ja det gør der, den indebærer ovenstående samt krav til sko og farve mm. 11. Spisetilbud Medarbejderen skal kende til borgeren og borgers bevilgede ydelser? Hvordan sikres viden hos kassemedarbejderen om borger er bevilges spisetilbudsordning? Det er anført på pakkesedler og kørelister hvilke bevilgede ydelser borgeren har. Vores vognmænd har et stort kendskab til deres respektive borgere og ved hvad de skal have og ønsker. Hvordan sikres at borger modtager den korrekt diæt, hvis det er bevilget? Dette sikres af den medarbejder der pakker maden i madhuset, dette pakkes ifølge
advisering og der lægges pakkeseddel og køreliste sammen med maden. Samlet konklusion af tilsynet: Tilsynet har gennemgået det tilsendte materiale Det Danske Madhus lever op til kvalitetsstandarten for Glostrup Kommune