VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 16-04-2015 Referat Bestyrelsesmøde torsdag den 16. april 2015 kl. 17.00 Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Biba Schwoon Flemming Vinther Wallin Afbud fra: Adm.: Per Larsen, Erik Hansen, Torben og Jette Olsen Ulrik Brock Hoffmeyer og Jette Stenholt Under punkt 2,3, 4 og 5 deltog økonomimedarbejder Simon Tornø Olesen Repræsentanter fra revisioen deltog under punkt 2 og 3. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Årsregnskab for 2014... 2 3. Revisionsprotokollat... 2 4. Godkendelse af regnskab 2014 for afdelingerne... 3 5. Redegørelse for VA s dispositionsfond...8 6. Udlejning af boliger i VA - genhusningssager...8 7. Kollektiv råderet i Bæk- og Fosgården... 9 8. Ejendomsvurderinger... 11 9. Årsberetning - økonomisk materiale...13 10. Handlingsprogram for 2015-2016... 13 11. Generalforsamling d. 20. maj 2015...14 12. Direktionens beretning... 15 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 20 14. Bestyrelsesmøde i BO-VEST... 21 15. Orientering om aktuel boligpolitik...22 16. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)... 22 17. Punkter til næste møde...22 18. Næste møde og kommende møder... 22 19. Eventuelt... 23
Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte referatet. 2. Årsregnskab for 2014 Bestyrelsen godkendte det fremlagte årsregnskab. Indstilling: Administrationen indstiller, - - at bestyrelsen godkender det fremlagte regnskab 2014 Beskrivelse Regnskabet for 2014 viser et overskud på kr. 189.713. Den sidste budgetkontrol pr. 31. december 2014, udviste et estimeret overskud på kr. 220.739. Forskellen imellem estimatet og regnskabet skal i al væsentlighed findes på kontoen for tillægsydelser til BO-VEST. Dette skyldes, at der er overført omkostninger vedrørende forsøg med digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet til dækning via arbejdskapitalen og der er modtaget en regning på håndtering af hjemfaldsforpligtelser, som ikke var kendt ved udarbejdelsen af budgetkontrollen. Regnskabet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. Bilag: - Årsregnskab for VA 2014 Kommentarer til årsregnskab 3. Revisionsprotokollat Bestyrelsen tog evisionsprotokollatet til efterretning med følgende kommenaterer: Bilag ss agen Bestyrelsen bemærkede, at det er VA s og AB s bestyrelser og ikke som anført BO-VESTbestyrelsen, der beslutter, hvordan eventuelle udgifter til bilagssagen dækkes. Revisor korrigerer teksten. Forsikringer Forsikringsforhold er ikke omfattet af revisionspligten, derfor anbefaler revisionen, at emnet jævnligt tages op af administrationen. Bestyrelsen ønskede, at dette tages op i forbindelse med kommende udbud af forskringer. 2
Skemaet side 1042 Revisor tjekker, om husleje-kvadratmeterpriserne er korrekte. Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Bilag Revisionsprotokollat 4. Godkendelse af regnskab 2014 for afdelingerne Bestyrelsen godkendte regnskaberne for alle afdelinger. Der var følgende kommentarer: Banehegnets henlæggelser tages op på næste bestyrelsesmøde med henblik på budget 2016. Gadekærets korrigerede regnskab udsendes til bestyrelsen. Afvikling af overskud Bestyrelsen spurgte til placering af et eventuelt overskud i regnskabet. Revisor svarede, at overskud skal indtægtsføres på konto 203. Endvidere blev spurgt, om det er tilladt st sætte arbejder i gang på regnskabsafdelingsmødet som følge af overskud. Revisor svarede, at det formelt set kræves, at der vedtages et nyt budget, hvoraf de nye udgifter fremgår. Bestyrelsen anmodede om, at der, inden der skal udarbejdes langtidsplaner, udarbejdes en forretningsgang for håndtering af overskud. Indstilling: Administrationen indstiller, - At bestyrelsen godkender afdelingernes regnskaber 2014. Beskrivelse Hermed hovedresultater fra boligafdelingernes regnskaber 2014. Alle regnskaberne udviser i året et overskud. For hovedparten af afdelingerne gælder det at: - VA s depot i året har givet et højere afkast end forudsat i budgettet. Det har betydet, at afdelingernes renteindtægter generelt er højere end budgetteret. 3
Mange af afdelingerne har gennemført, er i gang med eller står umiddelbart foran en helhedsplan. Det har som typisk konsekvens, at omkostningerne til almindelig vedligeholdelse og til dels renholdelse holdes meget lave i forhold til tidligere år. Mange af afdelingerne har en positiv korrektion sammenlignet med tidligere år i forhold til for meget opkrævet til EMO, da disse arbejder er afsluttet i 2014, og har vist sig at være billigere end tidligere forudsat. Det har i forbindelse med godkendelse af regnskabet i Gadekøret været en særlig udfordring i forhold til at fastsætte niveaet for renter i forbindelse med en række gamle råderetssager. Regnskabet blev med ændringer godkendt på beboermødet. Revisionen har ikke givet forbehold for nogen af afdelingernes regnskaber i 2014. Afdeling 1 Toften, 51 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 23. marts 2015. Overskuddet er kr. 561.912, hvilket er en afvigelse på ca. 9 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært besparelser på forsikringer (31.000), renholdelse (180.000) og almindelig vedligeholdelse (108.000) samt større indtægter på fællesfaciliteters drift (60.000) og korrektion tidligere år, hvilket primært er EMO(energimærkning) honorar. (104.735). Afdeling 2 Læhegnet, 52 Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen d. 30. marts 2015. Overskuddet er kr. 60.651, hvilket er en afvigelse på ca. 4 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes besparelse på udgifter til renholdelse (11.000) samt mindre udgifter til almindelig vedligeholdelse (27.000), samt flere indtægter på renterne fra boligorganisationen (29.775). Afdeling 3 Banehegnet, 53 Årsregnskabet blev godkendt på beboermøde den 18. marts 2015. Overskuddet er kr. 175.799, hvilket er en afvigelse på ca. 1 % i forhold til de samlede Besparelser på diverse udgifter (78.000), renholdelse (87.000)og større renteindtægter (118.000) samt flere indtægter på korrektioner tidligere år, som primært er EMO honorar (226.000). 4
Afdeling 4 Nord, 66 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 18. marts 2015. Overskuddet er kr. 882.855, hvilket er en afvigelse på 4 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært besparelser på almindelig vedligeholdelse (521.000), diverse udgifter (104.000) samt flere renteindtægter (399.000), der modsvares af færre indtægter på driftssikring. Afdeling 4 Syd, 67 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 24. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.101.985, hvilket er en afvigelse på ca. 5 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært besparelse på renholdelse (673.000) og almindelig vedligeholdelse (311.000) og større renteindtægter modregnet større renteudgifter på (243.000). Afdeling 4 Række, 68 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 17. marts 2015 Overskuddet er kr. 169.618, hvilket er en afvigelse på ca. 1 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært besparelser på almindelig vedligeholdelse (202.000), diverse udgifter på (145.000). Derudover har der været flere udgifter til ydelser på lån til bygningsskader end budgeteret(266.000). Afdeling 5 Kanalens Kvarter, 55 Årsregnskabet er godkendt på beboermødet den 22. marts 2015. Overskuddet er kr. 821.888, hvilket er en afvigelse på ca. 3 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært lavere ydelser på lånene (1.002.000), dette modsvares dog af færre indtægter på huslejen grundet budgetfejl vedrørende B-ordningen. 5
Afdeling 6 Vest, 56 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 18. marts 2015. Overskuddet er kr. 179.682, hvilket er en afvigelse på 1 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært flere renteindtægter (65.000) og besparelser på diverse udgifter (91.000). Afdeling 7 Blokland, 57 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 12. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.773.814, hvilket er en afvigelse på ca. 9 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært besparelser på energi på fællesarealer (147.000), almindelig vedligeholdelse (820.000), diverse udgifter (114.000), ydelser på lån (369.000) samt korrektioner vedrørende tidligere år (346.000), som vedrører for meget afsat EMO(energimærkning) honorar. Afdeling 8, Bæk- og Fosgården, 58 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 18. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.041.255, hvilket er en afvigelse på ca. 5 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes flere afvigelser, hvoraf de vigtigste er: Besparelser på afdelingens energiforbrug (222.000), renholdelse (268.000), afskrivninger vedr. forbedringsarbejder (272.000) samt indtægter vedr. korrektioner tidligere år, som primært er for meget hensat EMO honorar (375.000) Afdeling 9 Galgebakken, 59 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 26. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.050.633, hvilket er en afvigelse på ca. 2 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært besparelser på renholdelse (432.000), almindelig vedligeholdelse (356.000) samt drift af møde- og selskabslokaler (318.000) samt større renteindtægter (387.000). 6
Afdeling 10 Hyldespjældet, 60 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 24. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.126.678, hvilket er en afvigelse på ca. 4 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes primært færre udgifter vedr. renholdelse (246.000), almindelig vedligeholdelse (238.000), drift af fællesvaskeri (72.000) samt flere indtægter på renter af tilgodehavende i boligorganisationen (578.000) Afdeling 11 Askerød, 61 Årsregnskabet er godkendt på beboermødet den 25. marts 2015. Overskuddet er kr. 6.227.302, hvilket er en afvigelse på 12 % i forhold til de samlede Der er mange faktorer der bidrager til årets resultat. De væsentligste poster er primært besparelse på el (159.000), renholdelse (726.000), afskrivninger på forbedringsarbejder (171.000), driftssikring og anden løbende særlig støtte (5.897.000), der dog modvirkes af større udgifter til ydelse vedr. realkreditlån til bygningsskader (2.890.000) og indtægter vedr. korrektioner tidligere år (3.208.000), der primært skyldes afslutning af reguleringskontoen. Det samlede overskud er brugt på afvikling af underfinansieringer på 2.578.080 kr. det resterende overskud på 3.649.222 kr. er overført til opsamlet resultat. Afdeling 12 Gadekæret, 62 Årsregnskabet er godkendt på beboermødet den 24. marts 2015. Overskuddet er kr. 4.672.303, hvilket er en afvigelse på 10 % i forhold til de samlede Overskuddet skyldes hovedsageligt besparelse på renholdelse (803.000), afskrivning på forbedringsarbejder (979.000), ydelse vedr. realkreditlån til bygningsskader (1.196.000), renteindtægter på råderet (330.000) og korrektioner til tidligere primært vedrørende for meget betalt ejendomsskat (651.000) og korrektioner til råderet (722.000). Afdeling 15 Grønningen, 65 Årsregnskabet er godkendt på beboermøde den 10. marts 2015. Overskuddet er kr. 444.803, hvilket er en afvigelse på ca. 4 % i forhold til de samlede 7
Overskuddet skyldes primært besparelse på almindelig vedligeholdelse (147.000) samt større indtægter på renter på tilgodehavende i boligorganisationen (132.000), korrektioner vedr. tidligere år (112.000) Bilag: Regnskab 2014 for alle VA afdelinger 5. Redegørelse for VA s dispositionsfond. Bestyrelsen tog redegørelsen for VA s dispositionsfond til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller, - At bestyrelsen tager redegørelsen for VA s dispositionsfond til efterretning. Beskrivelse Bestyrelsen stillede i september måned en række spørgsmål til dispositionsfond, trækningsret og finansiering af hjemfaldpligt. Albertslund kommune har endvidere bedt om en redegørelse for udviklingen i dispositionsfonden i forbindelse med styringsdialogmødet i februar. Administrationen har derfor udarbejdet en mere retvisende opstilling af dispositionsfonden sammen med et notat, der forklarer hvordan indholdet skal læses. Derudover er der udarbejdet et selvstændigt notat, der besvarer bestyrelsens spørgsmål. Bilag: Oversigt: Dispositionsfond for VA 10 års plan Notat: VA s dispositionsfondsudvikling 2014-2024 Svar på bestyrelsens spørgsmål ang. dispositionsfond, trækningsret og finansiering af hjemfaldpligt. 6. Udlejning af boliger i VA - genhusningssager Bestyrelsen godkendte, at udlejning af boliger i VA i forbindelse med renovering af gårdhusene sker med følgende undtagelser: Hvis en beboer fra gårdhavehusene i forbindelse med genhusning har et ønske om at få en ny bolig i en anden afdeling i Vridsløselille Andelsboligforening, iagttages følgende forretningsgang: 1. Boligen tilbydes først internt i afdelingen. 2. Hvis ingen i afdelingen ønsker boligen, går boligtilbuddet videre til genhusningssager med afsæt i ønsker fra spørgeskemaet fra beboere i VA gårdhavehusene 3. Udlejes via de normale ventelisteregler 8
Administrationen udarbejder et notat om muligheden for intern flytning i forbindelse med genhusning i tilknytning til renoveringssagen i afd. 4 Syd. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender, at ledige boliger i VA udlejes efter normale ventelisteregler, med følgende undtagelser: Hvis en beboer fra gårdhavehusene i forbindelse med med genhusning har et ønske om at få en ny bolig i en anden afdeling i Vridsløselille Andelsboligforening, iagttages følgende forretningsgang: 1. Boligen tilbydes først internt i afdelingen. 2. Hvis ingen i afdelingen ønsker boligen, går boligtilbuddet videre til genhusningssager med afsæt i ønsker fra spørgeskemaet fra beboere i VA gårdhavehusene 3. Udlejes via de normale ventelisteregler Beskrivelse I forbindelse med genhusningssager er der erfaringsmæssigt en række beboere, der ikke ønsker at vende tilbage til deres oprindelige bolig efter renoveringen. Administrationen indstiller derfor, at bestyrelsen beslutter, at ledige boliger i VA tilbydes til beboere, der via spørgeskema og screening har ønsket en anden bolig i VA, hvis der ikke er nogen interne ansøgere fra den pågældende afdeling på ventelisten. Ordningen er ikke en mulighed for alle, der skal genhuses, men kræver en konkret vurdering fra gang til gang. Årsagen vil typisk være økonomi, fx en pensionist der er blevet enlig, og derfor ikke har råd til den nye husleje eller blot ønsker noget mindre at bo i. For at kunne komme i betragtning til permanet genhusning, vil administrationen vurdere behovet ved en personlig samtale i hjemmet. Der vil erfaringsmæssigt være tale om et mindre antal sager - mellem 15-25. 7. Kollektiv råderet i Bæk- og Fosgården Bestyrelsen godkendte brug af kollektiv råderet i Bæk- og Fosgården. Bestyrelsen godkendte, at den kollektive råderet i Bæk- og Fosgården udbydes med henblik på at vælge tre leverandører. Bestyrelsen anmodede om, at henlæggelser/langtidsplan for Bæk- og Fosgården gennemgås på det næste bestyrelsesmøde med henblik på budget 2016. Administrationen udarbejder til næste møde en forretningsgang for, hvordan kollektive råderetssager skal håndtteres. 9
Indstilling: Administrationen indstiller, - At bestyrelsen godkender brug af kollektiv råderet i Bæk- og Fosgården. - At bestyrelse tager stilling til hvilken proces, der skal anvendes for brug af den kollektive råderet i Bæk- og Fosgården - At bestyrelsen tager stilling til hvordan større råderetssager skal håndteres fremover. Beskrivelse: Afd. 58 Bæk- og Fosgården besluttede d.11. september 2014 et forslag om kollektiv råderet for køkkener i afdelingen. Det blev besluttet, at alle køkkener i afdelingen på sigt skal skiftes inden for en ramme på 90.000 kr., hvoraf afdelingen giver et tilskud på 50.000 kr.. På beboermødet d. 18. marts 2015 blev det til beslutningen tilføjet, at det er muligt at anvende op til 10.000 kr. af tilskuddet fra afdelingen på komfur, kogeplade og indbygningsovn. Rammen optil de 90.000 kr., det vil sige 40.000 pr. køkken finansieres ved at optage et 10-årigt lån på max. kr. 9.630.000, hvilket giver mulighed for at udskifte 214 køkkener med en fordeling som følger: 100 køkkener i 2015, 64 køkkener i 2016 samt 50 køkkener i 2017. Afdelingsbestyrelsen har i forslaget lagt op til, at beboerne selv kan vælge hvilket køkken samt hvilken leverandør, de vil gøre brug af. Forslaget blev betinget af godkendelse i VA s organisationsbestyrelse samt kommunen. Administrationen finder det uhensigtsmæssigt, at der ved et så omfattende og bekosteligt projekt ikke tages hensyn til hvordan afdelingen mest optimalt anvender sine midler. Det kunne være ved at lave et egentligt udbud, hvor en enkel virksomhed vinder retten til - over årene - at udskifte alle de køkkener, der kommer i afdelingen - alternativt at man på forhånd indgår en rammeaftale med en række køkkenfirmaer, hvori man kan stille krav til løn, pris, kvalitet og ansættelsesvilkår samt i højere grad sikre sig, hvis firmaet skulle gå konkurs. Administrationen har tidligere forslået denne løsning til afdelingsbestyrelsen, der dog har ønsket at give beboerne størst mulig valgfrihed. Det er administrationens vurdering, at dette i høj grad stadig kunne lade sig gøre, hvis et udbud anvendes. I tidligere sager har det firma, der vinder udbuddet fx lavet en udstilling af forskellige valgmuligheder i afdelingen. Det vil samtidig gøre det lettere for den enkelte beboer at danne sig et overblik over mulighederne. Bestyrelsen opfordres i forlængelse heraf principielt at tage stilling til, hvordan større råderetssager skal håndteres. Økonomi og ressourcer: Finansieringen af tilskuddet er indarbejdet i langtidsplanen, og vil derfor ikke umiddelbart medføre en huslejestigning. Restsummen - det vil sige op til 40.000 som beboer- 10
ne selv skal finansiere - lånefinansieres med et 10-årigt lån og betyder en huslejestining. I langtidsplanen arbejder man i afdelingen med et svagt stigende henlæggelsesniveau, Af kommende omfattende investeringer kan nævnes, at der henlægges til nyt tag samt udskiftning af radiatorer i 2022. I alt anslås der i 2022 at være behov for ekstern finansiering på i alt 9.098.000 kr.. Det kan enten være i form af tilskud/trækningsret eller lånoptagning. En anslået udgift til et lån på 9.098.000 kr. er ca. 450.000 kr. årligt. Svarende til en stigning på ca. 3 % i husleje. Tidsplan: Den kollektive råderet blev besluttet på et afdelingsmøde i september 2014. Der er allerede et antal beboere i afdelingen, der har tilkendegivet, at de ønsker at få skiftet køkken. Umiddelbart efter bestyrelsens beslutning, vil disse beboere samt resten af beboerne blive orienteret om en evt. ny fremgangsmåde for brug af den kollektive råderet. Lovgrundlag: Administrationen har fremlagt sagen for kammeradvokaten med henblik på en vurdering af hvorvidt sagen skal sendes i udbud i forlængelse af udbudsreglerne. Efter Kammeradvokatens vurdering er det ikke muligt at fremkomme med et entydigt svar herpå, men det tilrådes at sagen sendes i udbud. Vurdering: Som beskrevet er det administrationens vurdering, at det er muligt at opnå mere favorable priser og bedre vilkår ved at lave et egentlig udbud på etableringen af køkkener. Det samme gør sig gældende ved brug af rammeaftaler. Desuden vil det ved brug af udbud eller rammeaftaler være muligt at stille krav til løn og ansættelsesvilkår, som det er praksis i forbindelse med byggesager. Ved at udbyde det samlede arbejde, kan der endvidere stilles krav til tilbudsgivernes soliditetsgrad, således at tilbudsgiverne i forbindelse med tilbuddet skal fremlægge dokumentation for økonomisk og finansiel formåen. Således kan der vælges en samarbejdspartner med en solid og stabil økonomi og derigennem forsøge at minimere risikoen for at få afskåret eventuelt fremtidige reklamationskrav pga. konkurs eller lignende. Administrationens anbefaling er, at det fremover i forbindelse med større råderetssager bliver en fast forretningsgang at anvende udbud og alternativt rammeaftaler. Bilag: Referat fra beboermøde i afd. 58 d. 11. september 2014. Forslag om kollektivråderet godkendt på beboermødet d. 11. september 2014. 8. Ejendomsvurderinger Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og anmodede om, at en opgørelse a f forskellene i ejendomsvurderinger og deres eventuelle konsekvenser for ejendomsbeskatningen udsendes sammen med referatet. 11
Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: På baggrund af den megen debat i medierne, om "fejl i ejendomsvurderingerne, blev det hen over sommeren 2014, besluttet at skaffe et samlet overblik over de aktuelle vurderinger. Til brug for dette overblik over ejendomsvurderingerne, grundværdierne og ejendomsskaterne blev der udarbejdet en oversigt over vurderingerne i de 3 boligorganisationers afdelinger. Denne første gennemgang kortlagde, at der blev anvendt mindst 2 forskellige principper ved vurderingen, dels et kvadratmeter -princip dels et byggerets -princip. Gennemgang kortlagde også, at der var afdelinger som fik nedslag i grundlaget for beregningen af ejendomsskat, mens andre afdelinger allerede betalte ejendomsskat på grundlag af den gældende vurdering, uden nedslag. For at sikre forståelsen af disse sammenhænge, blev det besluttet at anmode Ernst & Young om assistance med gennemgangen af materialet Baggrunden for valget af Ernst & Young var dels, at de kendte os som valgt revisor, dels at de havde hjulpet BL i forbindelse med klager over vurderinger i forbindelse med frikøbsordninger for hjemfald. På baggrund af lovindgreb i eftersommeren 2014, hvor folketingen besluttede at begrænse mulighederne for at klage over vurderingerne, blev det på møde den 23. september 2014 besluttet at klage over samtlige vurderinger, inden fristen for at klage udløb den 30. september 2014. Skat anerkendte klagerne, men udbad sig begrundede klager for de enkelte ejendomme. Efter Ernst og Young s gennemgang af oversigten blev det besluttet at udvælge 5 afdelinger til en nærmere gennemgang og vurdering. Denne gennemgang blev gennemført af Ernst & Young. Deres konklusion var, at vi på grund af samspillet imellem vurderingsreglerne og nedslagsreglerne ikke kunne forvente, at selv om vi fik medhold i en nedsættelse af vurderingerne, ville dette ikke medføre tilbagebetaling eller reduktion af ejendomsskatterne. Administrationen besluttede derfor at trække klagerne tilbage og ikke foretage sig yderligere på nuværende tidspunkt, da et fortsat samarbejde med Ernst & Young ville have påført VA unødige omkostninger. 12
Det forventes, at Skat vil ændre vurderingssystemet, inden der udsendes nye vurderinger i 2017. Når Administrationen modtager de nye vurderinger, vil der blive foretaget en fornyet gennemgang af vurderingsgrundlaget og den heraf følgende ejendomsbeskatning. Økonomi og ressourcer: Der er anvendt kr. 100.000 ekskl.moms i honorar til assistance fra Ernst & Young. Tidsplan: Start den. 3. august 2014 og afsluttet 9. marts 2015. Første møde med rådgiver afholdt den 23. september 2014. Klage over samtlige vurderinger indsendt den 30. september 2014. Samtlige klager tilbagetrukket 9. marts 2015. Relevant for strategien: Sikre en ordentlig ejendomsdrift og økonomistyring, samt sikre at vi er ressourcebevidste. 9. Årsberetning - økonomisk materiale Bestyrelsen godkendte det økonomiske materiale til årsberetningen. Indstilling: Administrationen indstiller, - At bestyrelsen godkender det økonomiske materiale fra VA til årsberetningen. Beskrivelse Bestyrelsen godkendte på sidste møde formandens beretning samt nyt om afdelingerne for VA til årsberetningen. Vedlagt finder her det økonomiske materiale om VA. Bilag: - Økonomiske materiale til årsberetningen for VA 10. Handlingsprogram for 2015-2016 Bestyrelsen godkendte med nedenstående kommentar handlingsprogram for 2015-2016 og indstillede det til godkendelse på generalforsamlingen. Kommentarer: Handlingspunktet om landskabs- og træpleje tilføjes "i samarbejde med professionelle. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter forslaget til handlingsprogram for 2015-2016 og evt. supplerer med yderligere konkrete forslag -at bestyrelsen godkender handlingsprogrammet for 2015-2016 samt indstiller det til vedtagelse på generalforsamlingen d. 20. maj 2015. 13
Beskrivelse Med udgangspunkt i bestyrelsens forslag og idéer på bestyrelsesmødet d. 16. marts 2015 og på baggrund af det eksisterende handlingsprogram fra 2014-2015 samt målsætningsprogrammet for VA 2010-2015 er der blevet udarbejdet et udkast til handlingsprogram for 2015-16. Administratioen har ved de konrkete initativer anslået omkostningerne forbundet med at afvikle initativet udelukkende til brug for bestyrelsen. Bilag Udkast til handlingsprogram 2015-16 for VA 11. Generalforsamling d. 20. maj 2015 Bestyrelsen godkendte forretningsordenen for generalforsamlingen. Bestyrelsen besluttede følgende fordeling af dagsordenspunkterne: 1 Godkendelse af forretningsorden - Vinie Hansen 2. Valg af 2 dirigenter - Vinie Hansen 3. Valg af referent - Dirigenter 4. Valg af stemmeudvalgsformand - Dirigenter 5. Godkendelse af dagsorden - Dirigenter 6. Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens årsberetning - Vinie Hansen 7. Godkendelse af foreningens reviderede regnskab for 2 0 1 4 - Ulrik Brock Hoffmeyer 8. Godkendelse af foreningens budget for 2016 Ulrik Brock Hoffmeyer 9. Godkendelse af bestyrelsens forslag til Handlingsprogram for 2015-2016 - Astrid Hansen 10. Indkomne forslag 11. Valg af formand - Astrid Hansen 12. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer- Vinie Hansen 13. Valg af 3 suppleanter Vinie Hansen 14. Valg af re viso r- Ulrik Brock Hoffmeyer 15. Eventuelt Per Zoffmann har accepteret at stille op som stemmeudvalgsformand. Indstilling: Administrationen indstiller: at bestyrelsen tager stilling til hvem der skal fremlægge de forskellige dagsordenspunkter på generalforsamlingen. at bestyrelsen drøfter forretningsordenen for generalforsamlingen. Beskrivelse Bestyrelsen har tidligere besluttet følgende: Dirigenter: Anita Sørensen, Galgebakken og Finn Stubtoft, 4 Række. Sted: Musikteatret i Albertslund 14
Valg af formand: Bestyrelsen indstiller: Vinie Hansen til genvalg. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Bestyrelsen indstiller Jørgen Fahlgreen, Astrid Hansen, Henning Bjerre til genvalg. Valg af suppleanter: Bestyrelsen indstiller Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel og Jette Olsen til genvalg. Annoncering: Indkaldelse og dagsorden har været annonceret i Albertslund Posten og Sydkysten i uge 12. Indkaldelse og dagsorden er samme uge lagt på BO-VEST hjemmesiden, hængt op i afdelingernes udhængsskabe samt pr. mail sendt til afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen skal på dette møde planlægge fremlæggelsen af dagsordenspunkterne til generalforsamlingen samt godkende forretningsordenen. Bilag Forretningsorden til VA s generalforsamling 12. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer supplerede direktionen beretning med følgende: Møde med ministeren Ulrik Brock Hoffmeyer redegjorde kort for et møde dags dato mellem Ministeren for By, Bolig og Landdistrikter og en række direktører for større boligselskaber. Emnet for mødet var radikalisering og indsatser for at imødegå det. Afd. 62 - Gadekæret. Institution tilbageføres til boliger I august 1977 lejede Ishøj kommune to 4-rums gårdhuse i Gadekæret, Ovenkæret 12, og fik en midlertidig ret til at benytte lokalerne til vuggestue. I august 2001 lejer Ishøj kommune yderligere en 2-rums bolig i Ovenkæret 16, med ret til at benytte den som midlertidig (institution) vuggestue. Der er 10 års uopsigetighed fra lejers side og herefter 6 måneders opsigelse. Kommunalbestyrelsen i Ishøj kommune besluttede, at de ikke længere vil drive vuggestue fra ovenstående 2 lejemål og opsiger derfor kontrakterne til fraflytning den 30/04-2015. Ifølge kontrakterne skal det lejede bringes tilbage i samme stand, som det er overleveret ved lejemålets ikrafttrædelse. Det betyder, at Ishøj kommune istandsætter de tre boliger til den samme standard som de øvrige familieboliger i Gadekæret. Istandsættelsen, der sker i tæt samarbejde med ejendomslederen, forventes færdig hhv. den 01/08-2015 for 2-rums boligen og den 01/09-2015 for de to 4-rums boliger. Ishøj kommune betaler tomgangsleje på de tre lejemål, indtil de bliver udlejet. 15
Bestyrelsen havde følgende kommentarer: Robinievej Navnekonkurrencen er offenliggjort i Albertslundposten. Vinderen afsløres af Vinie Hansen den 8. maj, hvor det første spadestik tages. Alle afdelingsbestyrelser inviteres til arrangementet. Flemming Vinther Wallin er ved en fejl ikke blevet inviteret til byggeudvalgsmødet den 25. marts. Administrationen sørger for, at Flemming inviteres fremover. Greve Nord projektet Ny leder er ansat - starter den 20. april. Hjemfald Det blev spurgt, om der var noget nyt i sagen. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at det ikke var tilfældet, men at der snart tages initiativ til at møde med Kommunen. Anvisningsaftaler Ulrik Brock Hoffmeyer oplyste, at BO-VEST effaringsudveksler med Københavns Kommune om anvisningsaftaler. Bestyrelsen godkendte herefter direktionens beretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Beskrivelse: Status på udsættelser Fordelt på organisationer for januar, februar og marts VA: 1 udsættelser Tranemosegård: 1 udsættelser AB: 0 udsættelser Fordelt på afdelinger: Blokland - 1 Bilag: Status på udsættelser for året 2015 for BO-VEST Status på ledige lejemål for VA Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. De nedenstående tre lejemål står alle ledige på grund af skimmelsvamp. 16
Antal ledige lejemål pr. 31. marts 2015 Boliger: 3 Erhvervslejemål: Institutioner: Bilag: - Status på ledige lejemål for VA Oversigt over realkreditlån og byggekreditter som er lagt til underskrift hos VA Ifølge det økonomiske årshjul skal bestyrelsen på alle bestyrelsesmøder præsenteres for en oversigt over underskrevne realkreditlån og byggekreditter. Vedlagt som bilag en oversigt for indeværende år. Bilag: - Oversigt over realkreditlån og byggekreditter som er lagt til underskrift Orientering om områdesekretariaterne efter 2016 Såvel Greve Nord Projektet som ABC har bevillinger fra Landsbyggefonden, der løber til 2016. I Greve Nord udløber bevillingen 30/6 2016, mens den i ABC udløber 31/12 2016. Det betyder, at begge projekter er i sidste halvdel af deres respektive projektperioder, og at det er aktuelt for henholdsvis Visionsgruppen i ABC og Formandsskabet i Greve Nord Projektet at se på mulighederne for forankring af relevante indsatser, og mulighederne for at videreføre/videreudvikle arbejdet efter 2016. I begge projekters øverste ledelse Visionsgruppe/Formandskab er der et ønske om at videreføre dele af indsatsen efter 2016. Der er også et ønske om i endnu højere grad at arbejde på bydelsniveau og for Albertslunds vedkommende at arbejde med hele kommunen - i begge sekretariater med fokus på den attraktive bydel/kommune, bosætning, frivillighed, image mv. I Greve Nord er der ligeledes interesse for at arbejde med sociale indsatser inden fortidlig indsats i forhold til skole/uddannelse, fritidsjobs, ind socialisering i foreningslivet mv. Der er i begge projekter et ønske om, at arbejde med en brede samarbejdsflade og flere forskellige partnere end i de eksisterende projekter - herunder med ejerforeninger og lokalt erhvervsliv. Der er i begge projekter en begyndende dialog med Landsbyggefonden om mulighed for bevillingen efter 2016 - og for Greve Nords vedkommende også dialog om øget bevilling inden for den nuværende projektperiode med henblik på at forlænge nogle af de indsatser, som ellers udløber i 2015. Landsbyggefonden forventer i juni 2015 at udmelde rammerne for eventuelle fremtidige projekter, hvorefter der planlægges møder i såvel Greve Nords Formandskab som i ABC s Visionsgruppe med henblik på konkretisering af ideerne 17
Robinievej - nybyggeri Kommunalbestyrelsen i Albertslund Kommune godkendte på møde den 10. marts 2015 grundkøbsaftale, lokalplan og skema A/B. Grundkøbsaftale og skema A/B er godkendt som ansøgt. Lokalplan er godkendt med en række ændringer, der dog allerede er taget højde for i projektet. Grundkøbesum skal betales den 1. maj. KAB er ved at etablere projekteringskredit og planlægge udbud af byggelån. Bestyrelsens byggeudvalg følger projektet og har efter studiebesøget hos ScandiByg i Løgstør holdt møder med KAB, bygherrerådgiver og totalentreprenør ScandiByg den 8. december 2014, 20. januar og den 25. marts 2015. Det er aftalt mellem parterne, at der afholdes markering af 1. spadestik fredag den 8. maj kl. 14 på byggepladsen på Robinievej. Invitationer udsendes medio april. Det er endvidere aftalt med byggeudvalget, at der straks efter påske udskrives en konkurrence via annoncering i Albertslundposten om navn til boligafdelingen. Administrationen har foreslået byggeudvalget, at byggeudvalget foretager en udvælgelse af f.eks. fem egnede forslag, der vurderes endeligt af en dommerkomite bestående af VA s formand, BO-VEST direktør, formand for VA 6 Vest, Borgmesteren og formanden for Grudejerforeningen Herstedlund. I forhold til tidsplan for byggeriet er det aftalt med ScandiByg, at selve byggeperioden strækkes noget så byggeriet først står færdigt den 1. maj 2016. Dette for at opnå en bedre tidsmæssig sammenhæng med den foreliggende tidsplan for igangsætning af genhusning i VA 6 Vest. Blandede lejemål - erhverv og bolig I en bolig med status som familiebolig må der alene drives erhverv i form af dagpleje og hjemmekontor. Ønskes der en omstatuering til fx blandet lejemål, der giver beboerne mulighed for at drive andre former for erhverv, skal dette godkendes af kommunalbestyrelsen. I samme forbindelse skal kommunalbestyrelsen beregne hvor stor en del af den oprindelige støtte, der skal tilbagebetales. En sådan omstatuering er dermed ikke fleksibel, og BO-VEST kan ikke valgfrit skifte mellem familiebolig og blandet lejemål. Det tyder dog på, at definitionen tidligere har givet anledning til uklarheder om, i hvilket omfang, at der kan drives erhverv fra rene familieboliger. I dag kan det med sikkerhed konkluderes, at familieboliger alene kan anvendes til rene beboelsesformål - undtaget er dog fortsat dagplejer og hjemmekontorer. Øvrige erhverv vil forudsætte omstatuering og godkendelse fra kommunalbestyrelsen. Bestemmelsen er blevet gjort relevant i forbindelse med en beboers flytning fra et lejemål i VA til et andet. I den forbindelse har BO-VEST modtaget en ansøgning om tilladelse til at drive erhverv i en familiebolig. Lejeren har i forbindelse med sit tidligere lejemål modtaget en tilladelse hertil, men i forbindelse med overstående præcisering, vil en ny tilladelse ikke blevet givet. Dette vil fremadrettet være praksis. Relevant bestemmelse: LLAB 79, stk. 1 18
Bilag: Henvendelse fra Severina Pedersen - Tidligere tilladelse til at drive erhverv Svar fra Landsbyggefonden til Albertslund kommune På bestyrelsesmødet i marts blev det aftalt, at bestyrelsen umiddelbart efter mødet til orientering ville få tilsendt Landsbyggefondes svar til Albertslund kommune ang. hjemfald. Svaret blev sendt til bestyrelse d. 24. marts 2015. Bilag: Svar fra Landsbyggefonden til Albertslund kommune Anvisningsaftaler med Albertslund kommune VA s anvisnngsaftaler med Albertslund kommune udløber pr. I.maj 2015. Administratioen vil dog forslå kommunen at forlænge de nuværende aftaler til udgangen af september. Det vil give administrationen mulighed for at udarbejde en analyse af resultaterne af de nuværende aftaler samt give tid til dialog med organisationsbestyrelserne - både i AB og VA - om forventninger og målsætninger for fornyelse af de eksisternede anvisningsaftaler samt for evt. nye anvisningaftaler i forbindelse med renoveringssager. Nyheder om Askerød Der har i det seneste nummer af Boligen været en artikel om, at ventelisten på få år i Askerød er steget med 100 procent. Nye beboere søger til området, mens gamle beboere bliver boende. Artiklen er vedlagt til orientering. En tryghedsmåling fortaget af politiet har endvidere vist, at trygheden i Askerød er steget markant fra 2013 til 2014. Der er tale om en stigning på mere end 11 procentpoint fra 52,9 til 64,5 pct. Samtidig har der dog været et mindre fald i tilliden til politiet. Hele artiklen bragt på BO-VEST hjemmeside er vedlagt til orientering. Nye ejendomsmestermodeller i Toften, AB Vest og VA Vest Toften, AB Vest & VA Vest har på netop afholdte regnskabsmøder vedtaget to ejendomsmestermodeller. Toften har nu egen ejendomsmester - Bent Nielsen. AB Vest & VA Vest har indgået et driftsfællesskab med ejendomsmester Willy "Manne Jørgensen i spidsen for begge afdelinger. Gadekæret - helhedsplan - økonomi På mødet den 16. marts anmodede bestyrelsen om, at administrationen på det næste møde fremkom med en redegørelse for Landsbyggefondens holdning til merudgifterne i helhedsplanen i Gadekæret. 19
Det kan oplyses, at administrationen på bestyrelsesmøder den 27. august og 24. september 2013 redegjorde for resultat af møde med Landsbyggefonden den 7. marts 2013 og de efterfølgende udmeldinger fra fonden. Grundlaget for fondens vurdering var en opgørelse af samlede forventede merudgifter på 140 mio. kr. Det fremgår her, at Landsbyggefonden har vurderet dokumentationen for merudgifter og tilkendegivet, at merudgifter kan forventes godkendt ved skema C. I de økonomiske opgørelser, der er fremlagt for Landsbyggefonden, er der taget forbehold for den økonomiske risiko, der er forbundet med afslutning af sagen efter Pihl s konkurs, I forhold til Pihl s konkurs pågår fortsat forhandlinger med garantiselskabet TRYG. Forhandlinger sker med bistand af advokat Bo Schmidt Pedersen fra Kammeradvokaten. TRYG har for en række forhold meddelt, at de anerkender, at udgiften 100 % kan betales af garantien. Det gælder f.eks. udskiftning af spejle og ændring af el-tilslutninger til eksisterende energimålere, der i et vist omfang var forbundet forkert tilsluttet i forbindelse med Pihis retableringsarbejde. Der er indgået aftale med en entreprenør om udskiftning af spejle. Arbejdet vil blive gennemført inden sommerferien. Ændring af el-tilslutninger er afsluttet. Der pågår teknisk undersøgelse af ventilationsanlæg i henhold til den handlingsplan administrationen fremlagde ved bestyrelsesmødet 27. januar 2015. Administrationen er i gang med at udarbejde byggeregnskab, skema C for de samlede udgifter i forbindelse med gennemførelse af helhedsplanen. Der vil blive afsat et beløb til afdækning f den risiko, der er forbundet med afslutning af det økonomiske mellemværende med garantiselskabet. Det forventes, at byggeregnskabet kan fremlægges til godkendelse for bestyrelsen i løbet af maj og, at det er indenfor rammerne af de tidligere estimerede samlede merudgifter. 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Beboer fra Banehegnet: Bestyrelsen tog orienteringen om henvendelse fra en beboer i Banehegnet fra til efteretning. Beboer fra 4 Række: Mht. beboeren fra 4 Række anmodede bestyrelsen administrationen om at forsøge at finde en løsning. Beboer fra Gadekæret: Den eftersendte henvendelse fra en beboer i Gadekæret om problemer med røg fra en underbo blev taget til efterretning, Bestyrelsen kan ikke gøre mere i sagen, hvilket fremgår af nedenstående svar fra BL, som administrationen tidligere har modtaget i forbindelse med en lignende henvendelse: "Der er vedtaget en rygelov i Folketinget, som forbyder al rygning i offentlige lokaler. En bolig anses for at være privat og det er endda i Danmarks Riges Grundlov fastlagt, at boligen er ukrænkelig. Dvs. at ikke engang Folketinget kan forbyde rygning i private boliger fså længe rygning i modsætning til narkotika m.m. overhovedet er lovligt). 20
Det, du måske har læst om, er helt ny opførte boligafdelinger, hvor lejere på indflytningstidspunktet alle er enige om, at de ikke vil ryge i boligen. Det kan man ikke gennemføre i eksisterende boligafdelinger." Administrationen udarbejder et svar til beboeren. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orientering om henvendelsen fra en beboer i Banehegnet til efterretning. - at bestyrelsen godkender, at administrationen udarbejder et afslag om permanent genhusning for en beboer i 4 Række. Beskrivelse: Bestyrelsen har på mail d. 24. marts 2015 modtaget en redegørelse for administrationens håndtering af klagen fra en beboer i Banehegnet. Ved samme lejlighed fik bestyrelsen tilsendt den oprindelige henvendelse samt et udkast til svar med mulighed for at give kommentar inden brevet blev afsendt. Svaret til beboeren blev afsendt d. 27. marts 2015. Der er endvidere kommet en henvendelse fra en beboer i 4 Række, der ønsket at bliver permanent genhuset i sin genhusningsbolig grundet sygdom. I forhold til de gældende retningslinjer er dette ikke muligt. Administrationen indstiller, at beboeren får afslag på permanent genhusning i et gårdhavehus. Administrationen har haft en løbende dialog med beboeren om muligheden for at få en anden 1-plansbolig i VA, hvilket beboeren dog har afvist indtil videre - ligesom en handicapbolig fra kommunen er blevet afslået. Administrationen vil fortsætte dialogen om intern flytning til en anden bolig i VA. Bilag: En redegørelse, der i punktforum beskriver håndtering af klagen - Afgørelsen fra beboerklagenævnet BO-VEST bemærkninger til beboerklagenævnet Logbog fra ejendomskontoret over henvendelser fra beboeren i Banehegnet samt Notatet fra den eksterne rådgiver Henvendelse fra beboeren i Banehegnet Svar til beboeren i Banehegnet Henvendelse fra beboeren i Rækkehusene Henvendelse fra beboer i Gadekæret (eftersendt) 14. Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelsen tog orientering om bestyrelsesmøde i BO-VEST til efterretning. 21
Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag - Referat af bestyrelsesmøde i BO-VEST den 18.marts 2015 15. Orientering om aktuel boligpolitik v / Vinie Hansen Vinie Hansen oplyste, at hun er indstillet til genvalg som næstformand for BL s bestyrelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Punkter til næste møde Der var ingen punkter. Indstilling Administrationen indstiller: at bestyrelsen drøfter evt. punkter til næste møde 18. Næste møde og kommende møder Vinie Hansen kommer med forslag til dato for et ekstraordinært møde om foryngelse af bestyrelsen. Næste møde er den 20. maj i forbindelse med generalforsamlingen. 22
Kommende møder: Torsdag d. 6. maj 2015 (tentativt møde vedr. indkomne forslag) Tirsdag d. 9. juni 2015 Onsdag d. 26. august 2015 Onsdag d. 23. september 2015 Onsdag d. 2. december 2015 Boligpolitisk forum: Tirsdag d. 18. august 2015 Mandag d. 2. november 2015 Generalforsamling: Onsdag d. 20. maj 2015 Foreningsmøder: Tirsdag d. 2. juni 2 015- holdes i6 Vest BO-VEST konference: Lørdag og søndag d. 3.-4. oktober 2015 19. Eventuelt Intet. Glostrup den 16. april 2015 Per Larsen Erik Hansen