Katalog til effektiviseringer og besparelser i budget 2017 og overslagsår 2018-2020
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Introduktion... 4 1.2. Effektiviseringskatalogets indhold... 4 2. Effektiviseringer Budget 2017... 5 2.1. Oversigtsskema for effektiviseringer i budget 2017... 5 2.2. Uddybende beskrivelser af de nummererede forslag vedr. 2017... 6 3. Effektiviseringer Overslagsårene 2018, 2019 og 2020... 9 3.1. Oversigtsskema for effektiviseringer i overslagsårene 2018, 2019 og 2020... 9 3.2. Uddybende beskrivelser af forslag vedr. overslagsårene 2018, 2019 og 2020... 10 Bilag 1. Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS)... 11
1. Indledning Dette effektiviseringskatalog er udarbejdet med henblik på et brugbart redskab til at få skabt et større overordnet overblik og et råderum, som kan hjælpe kommunen bedre på vej i den nødvendige løbende tilpasning af økonomi og aktiviteter. Nogle gange er effektiviseringsforslag eller manglen på disse drevet af vanetænkning over, hvad der er muligt. Etablering af et effektiviseringskatalog skal udfordre vanetænkningen og konstruktivt motivere til nytænkning. Et brugbart effektiviseringsforslag vil i nogle tilfælde kræve en indledningsvis investering. Der skal derfor være rum til, at effektiviseringsforslag har en længere tidshorisont, hvor gevinster realiseres på et senere tidspunkt. Men det skal være på baggrund af en gennemarbejdet businesscase, analyse, nøgletal. eller lignende med bred accept af den nødvendige investering samt accept af, at de ansvarlige står på mål for den nødvendige realisering af gevinster. Ledere og medarbejdere tæt på opgaverne er de væsentligste bidragsydere til et brugbart effektiviseringskatalog. Effektivisering kan skabe både innovation og motivation, når der sikres inddragelse i idegenerering og konkretisering af effektiviseringsforslag. Direktion, chefer, ledere og medarbejdere i Langeland Kommune skal have etableret et bruttokatalog af effektiviserings- og besparelsesforslag med en råderumseffekt på ca. 10 mio. kr. i 2017. Der er lagt op til, at der via konkret mål er muligt at komme med forslag, der kræver en investering for, at det mulige potentiale kan indfries. Dette udvidede perspektiv er væsentligt og er en forudsætning for flere af de forslag, der indgår i det endelige katalog. Disse investeringsforslag som indgår i processen gør, at der på flere politikområder bør komme en række ekstra forslag, som ikke umiddelbart ellers ville kom frem i de indledningsvise drøftelser.
1.1. Introduktion Der blev i forbindelse med udarbejdelse af tids- og procesplan for budget 2017 og budgetseminaret den 08.02.2016 besluttet at indarbejde en ramme til effektivisering og besparelser på 10 mio. kr. Det blev besluttet, at Direktion og den administrative Chefgruppe skulle arbejde videre med at finde ideer og spareforslag indenfor de enkelte fagområder. Efterfølgende har fagudvalg mulighed for at komme med egne forslag til ovennævnte ramme. Effektivisering og besparelser: Aftalt reduktion i 1.000 kr. Aftalt reduktion i 1.000 kr. 09.03.2016 26.05.2016 TTM 0 486 USK 4.000 4.000 SUN 900 900 ØK 1.000 1.700 ØK - ASYL 3.000 3.000 ETB 3.000 2.000 Total 11.900 12.086 Effektiviseringer er foreløbigt lagt ind i budgettet som reduktionspuljer. Den nuværende placering på politiske udvalgsområder er ikke afgørende. Det afgørende er, at kommunen som helhed får løst effektiviseringsopgaven. Den demografiske udvikling i visse befolkningsgrupper vil også kunne bidrage til løsningen med at finde de nødvendige reduktioner. 1.2. Effektiviseringskatalogets indhold Økonomiudvalget har udarbejdet forslag til budgetreduktioner som anført i afsnit 2.1. Spareforslagene skal ses i sammenhæng med, at der i budgettet er indarbejdet et overhead på asylområdet som også skaber et behov for øget administrativt personale. Dette betyder, at der ikke er gennemført reduktioner pga. bølgeplan 4 og digitale selvbetjeningsløsninger, da dette modsvares af opgaveløsninger på asylområdet. Der er behov en vurdering af om de nævnte spareforslag skal ses i sammenhæng med, at der i budgettet bliver indarbejdet en ny investering og rammeudvidelse til serviceudgifterne jf. nedenstående beskrivelse.
2. Effektiviseringer Budget 2017 2.1. Oversigtsskema for effektiviseringer i budget 2017 Oversigtsskema Alle forslag til effektiviseringer Beløb Pol. 1 Ændring af antallet af elevansættelser fra 4 til 2 elever 100.000 ØK 2 Ophør af implementeringsaftale KMD Opus 600.000 ØK 3 Tilpasning af tjenestemandspensioner 1.000.000 ØK 4 Fælleskommunalt ledelsesinformationssystem (FLIS) 0 / -236.000 ALLE 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 I alt 1.700.000 / 1.464.000 Side 5 af 13
2.2. Uddybende beskrivelser af de nummererede forslag vedr. 2017 Nr. Beskrivelse Beløb 1 Ændring af antallet af alevansættelser fra 4 til 2 elever 100.000 Direktionen har i 2015 besluttet, at ændre antallet af elevansættelser fra 4 til 2 elever. Dette sker under hensyn til de fremtidige beskæftigelsesmuligheder efter endt uddannelse. Demografi, servicetilpasning m.v. Den fulde effekt af denne ændring sker først fra 2017. m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB 06.45.51 1100000001 Ja Nej - 10910301 100 Nr. Beskrivelse Beløb 2 Ophør af implementeringsaftale KMD Opus 600.000 I 2012 indgik Ø-kommunerne en kontrakt med KMD for perioden fra 2013 til 2016 indeholdende den administrative styring. I 2014 blev denne kontrakt opsagt af Langeland Kommune og der blev indgået en SKI-aftale fra 30.11.2014. Finansiering af implementeringen af KMD Opus Administrativ Styring bliver afviklet i 2016. Dette betyder at budgettet for 2017 kan nedsættes med kr. 600.000. m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB 06.45.51 1102000014 Ja Nej XG-10023-6 49508002 600 Side 6 af 13
Nr. Beskrivelse Beløb 3 Tilpasning af tjenestemandspensioner 1.000.000 Budgettet tilpasses i forhold til de nuværende tjenestemandspensionister og tjenestemandsansatte. Denne ændring skal ses i sammenhæng med at der ikke sker udbetalinger af svagelighedspensioner i 2016. Herudover er der i 2017 et færre antal ansatte tjenestemænd end i tidligere år. m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB 06.52.72 1102000009 Ja Nej XG-10016-2 51409001 1.000 Nr. Beskrivelse Beløb 4 Fælleskommunalt ledelsesinformationssystem (FLIS) -236.000 KOMBIT står bag et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem, som i daglig tale blot kaldes FLIS. FLIS er en fælleskommunal løsning til benchmarking og ledelsesinformation. Langeland Kommune skal tage stilling til hvorvidt tilslutningsaftalen skal indgås med KOMBIT for perioden 2017-2023 eller hvorvidt Langeland Kommune ikke skal tilslutte sig aftalen. Uanset om Langeland Kommune tilslutter sig aftalen eller ej, så leverer kommunen automatisk data til FLIS. Den årlige pris for FLIS-data forventes at blive 417.000 kr. i 2017 og 455.000 kr. årligt i overslagsår. Dertil kan komme eventuelle køb af rådatapakker til eksempelvis GIS eller andre systemer. Der er budgetteret med 181.000 kr. ud fra den nuværende tilslutning, hvorfor merudgiften i budget 2017 bliver 236.000 kr. såfremt en tilslutning vælges. Såfremt en tilslutning ikke vælges, anbefales nuværende budget anvendt til anden løsning af ledelsesinformation. Beslutningstagen: Tilslutning eller ej? Det er ikke muligt at beregne værdien af at have FLIS. Det må derfor opvejes om benchmarking og ledelsesinformation fra FLIS kan bidrage til, at der træffes bedre ledelsesbeslutninger i kommunen for 417.000-455.000 kr. årligt eller om dette ikke vurderes muligt at opnå. Læs mere om FLIS samt om fordele og ulemper ved FLIS i bilag 1 her i effektiviseringskataloget. m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB 06.45.51 1102000014 Ja Nej XG-10023-17 49603001-236 Side 7 af 13
Nr. Beskrivelse Beløb 5 Overskift xxx.xxx Beskrivelse m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB Nr. Beskrivelse Beløb 6 Overskift xxx.xxx Beskrivelse m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB Side 8 af 13
3. Effektiviseringer Overslagsårene 2018, 2019 og 2020 OBS: Bruttokataloget vil først indgå som en del af det samlede budgetmateriale til 1. behandling af budget 2017. 3.1. Oversigtsskema for effektiviseringer i overslagsårene 2018, 2019 og 2020 Oversigtsskema Alle forslag til effektiviseringer Beløb Pol. År A B C D E F G H I J K L M N I alt Side 9 af 13
3.2. Uddybende beskrivelser af forslag vedr. overslagsårene 2018, 2019 og 2020 Beskrivelse Beløb A Overskift xxx.xxx Beskrivelse, skriv her m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB Sæt ét kryds for overslagsår: 2018 2019 2020 x.xx 1234567890 Ja Nej XG-xxxxx-xx 12345678 xxx x.xx 1234567890 Ja Nej - 12345678 xxx x.xx 1234567890 Ja Nej - 12345678 xx Beskrivelse Beløb B Overskift xxx.xxx Beskrivelse, skriv her m.v. Sæt ét kryds for politisk udvalg: TTM USK SUN ØK ETB Sæt ét kryds for overslagsår: 2018 2019 2020 Side 10 af 13
Bilag 1. Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) Notat om fordele og ulemper ved tilslutning til FLIS KOMBIT står bag et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem, som i daglig tale blot kaldes FLIS. FLIS er en fælleskommunal løsning til benchmarking og ledelsesinformation. Langeland Kommune skal tage stilling til hvorvidt tilslutningsaftalen skal indgås med KOMBIT for perioden 2017-2023 eller hvorvidt Langeland Kommune ikke skal tilslutte sig aftalen. Uanset om Langeland Kommune tilslutter sig aftalen eller ej, så leverer kommunen automatisk data til FLIS, således at andre kommuner kan sammenligne sig med Langeland Kommunes data. Tilslutningsaftalen omhandler derfor, hvorvidt Langeland Kommune vælger at få stillet data til rådighed eller ej. Lidt om FLIS Med FLIS kan der arbejdes med benchmarking internt i kommunen og mod andre kommuner, geografiske regioner og landsgennemsnittet. FLIS-data kan også nedbrydes til den enkelte kontering eller individ i egen kommune, så der kan kobles mellem kommunens strategiske mål og de faktiske indsatser. Rådata kan også anvendes i kommunens GIS-system til eksempelvis socialøkonomiske rapport præsenteret på landkort. FLIS indeholder desuden historiske data, som kan beskrive udviklingen over tid. FLIS er udviklet igennem en årrække, hvor datakvaliteten er blevet forbedret løbende. Korrekt registreringspraksis og datavalidering er vigtige forudsætninger for en troværdig benchmarking, men det er også ressourcekrævende. Datakvaliteten er afhængig af, at datavalideringen også prioriteres i de andre kommuner. Dertil kommer præsentationslaget, som er en web-baseret løsning. De mange muligheder i FLIS er samtidigt også en hæmsko med hensyn til brugervenligheden. Præsentationslaget udfases, således at det ikke længere kan anvendes fra 1. januar 2018. Dermed skal en anden løsning findes nok allerede til 1. januar 2017. FLIS består i 2016 af følgende dataområder: Borger, Økonomi, Personale/fravær, Skole, Ældre/Omsorg, Voksenhandicappede og Udsatte Børn og Unge. For disse områder findes over 1.100 nøgletal. Løsningen trækker data direkte fra kommunernes økonomi- samt fagsystemer og opdateres månedligt. Antallet af dataområder udvides løbende i perioden 2017-2023. Pris Prisen er afhængig af antallet af dataområder KOMBIT har udviklet i FLIS samt kommunens indbyggertal. Derudover kommer prisen for præsentationslaget, der vælges. Prisen er 1,24 kr. om året pr. dataområde pr. indbygger, hvilket giver 78.000 kr. i 2016. Dertil kommer præsentationslaget, som koster 64.000 kr. i præsentationslagets nuværende form. Samlet pris for data og præsentationslag er dermed 142.000 kr. i 2016. Det vurderes at prisen vil være 118.000 kr. i 2017, såfremt tilslutningsaftalen indgås og et nyt præsentationslag vælges allerede fra 1. januar 2017. Eksempelvis fra KMD, Fujitsu eller en tredje leverandør. Såfremt det nuværende præsentationslag fastholdes, vil prisen være 142.000 kr. i 2017. I 2018 vil prisen for dataområder være 110.000 kr. + 40.000 kr. for præsentationslag. I 2019 og fremadrettet vil prisen for dataområder være 140.000 kr. + 40.000 kr. for præsentationslag. Side 11 af 13
Ovenstående priser er for FLIS-data og præsentationslag. Dertil kommer ressourcer til anvendelse af FLIS, som også kan benævnes mandetimer. Det vurderes ud fra kommunens størrelse, at der skal anvendes 0,5 stilling til opgaveløsningen. Dette være sig dels at facilitere FLIS samt at udarbejde analyser fra FLIS. Årlig udgift vurderes til 275.000 kr. Priserne er samlet i nedenstående tabel får budgetåret 2017 samt overslagsårene 2018-2020: Årstal 2017 2018 2019 2020 Data 78.000 110.000 140.000 140.000 Præsentationslag 64.000 40.000 40.000 40.000 0,5 stilling 275.000 275.000 275.000 275.000 I alt 417.000 425.000 455.000 455.000 Den årlige pris for FLIS-data forventes at blive mellem 417.000 kr. og 455.000 kr. Dertil kan komme eventuelle køb af rådata-pakker til eksempelvis GIS eller andre systemer. Beslutningstagen: Tilslutning eller ej? Det er ikke muligt at beregne værdien af at have FLIS. Det må derfor opvejes om benchmarking og ledelsesinformation fra FLIS kan bidrage til, at der træffes bedre ledelsesbeslutninger i kommunen for 417.000-455.000 kr. årligt eller om dette ikke vurderes muligt at opnå. Nedenfor er oplistet fordele og ulemper ved at indgå en tilslutningsaftale med KOMBIT vedr. FLIS for årene 2017-2023. Fordele Månedligt opdaterede nøgletal på dataområder vedr. Borger, Økonomi, Personale/fravær, Skole, Ældre/Omsorg, Voksenhandicappede og Udsatte Børn og Unge Hyppigere data end via andre nøgletalsportaler som eksempelvis ECO-nøgletal og Social- og Indenrigsministeriets nøgletal på noegletal.dk På sigt bliver flere dataområder tilgængelige Mulighed for anvendelse af FLIS-rådata i andre systemer, eksempelvis GIS. Bakke op omkring, at den kommunale sektor får mulighed for at sætte en national dagsorden og dermed stå stærkere som sektor med FLIS Publikationer fra KL og andre kan fremadrettet være baseret på FLIS-data og kan derfor efterprøves ved at dykke ned i egne FLIS-data. Højere grad af mulighed for benchmarking med andre kommer Muligt at dykke ned i egne data på individniveau Ulemper Usikkerhed omkring effekt. Træffes der bedre ledelsesbeslutninger ved at have FLIS? Her tænkes på alle led i organisationen, som chefgruppen, direktionen og kommunalbestyrelsen. Udvælgelse af dataområder er ikke muligt, så alle dataområdet købes ved tilslutning. Bindingsperioden er lang. Dermed hæfter kommunen også for at betale i hele tilslutningsperioden til og med 2023. Usikkerhed omkring præsentationslag fra 2018, da det nuværende præsentationslag forsvinder 1. januar 2018. Dermed er der usikkerhed omkring hvilket præsentationslag der skal vælges evt. allerede fra 1. januar 2017 såfremt det vurderes bedst. Side 12 af 13
FLIS er ikke brugervenligt med det nuværende præsentationslag, hvorfor det endnu ikke er implementeret bredt i organisationen. Hvorvidt et nyt præsentationslag bliver mere brugervenligt er usikkert, men vurderes sandsynligt. Datavalidering er ressourcekrævende samt andre kommuners registreringspraksis og datavalidering er en forudsætning for god benchmarking Mandetimer på at facilitere FLIS og at udarbejde analyser med FLIS. På kortet nedenfor kan ses de kommuner, der i 2016, er tilsluttet KOMBIT s Fælleskommunale Ledelsesinformationssystem, FLIS. Hvor mange kommuner der tilslutter sig for perioden 2017-2023 vides ikke pt., men det forventes at være færre kommuner end den nuværende tilslutning. Ønskes yderligere informationer, så er her et link til en pjece om FLIS: http://www.kombit.dk/sites/default/files/flis%20pjece%202015.pdf Side 13 af 13