AAB Silkeborg Afdeling 48 Referat af ordinært afdelingsmøde afholdt den 4. september 2018 Deltagere: Antal beboere: 63 Organisationsbestyrelse: Driftskontor: Joan Nielsen Allan Oldenburg Jf. Administration: Flemming Jensen Torben Bennekov Dagsordenen udsendt d. 24. august 2018 Dagsorden 1/ Valg af dirigent og referent 2/ Almen orientering om AAB og afdeling 48 3/ Budget - for 2019 hvor vi godkender huslejen for det kommende år. 4/ Indkomne forslag Annie og Bjarne Rasmussen fremsætter følgende forslag: a. At den enkelte beboer må opsætte matteret glas på gelænderet b. At den enkelte beboer må opsætte stof omkring altanen c. At den enkelte beboer i de øverste lejligheder må etablere fast tag over altanen For alle 3 forslag gælder, at der skal søges skriftlig tilladelse i administrationen og at det er egenfinansieret råderet med reetablering ved fraflytning. Forslagene indarbejdes i afdelingens råderetskatalog. Administrationen fremsætter følgende forslag: d. vedtagelse af husorden for afd. 48 (husordenen er vedlagt) 5/ Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal i samarbejde med administrationen på Borgergade og driftskontoret bl.a. sikre at beslutninger på beboermøderne bliver
gennemført. Alle beboere over 18 år kan vælges. Valg af: a. Valg af formand b. Afdelingsbestyrelse med min. 3 afdelingsbestyrelsesmedle mmer c. 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen d. Repræsentanter til AABs repræsentantskab 6/ Eventuelt Joan Nielsen bød som formand for AABs organisationsbestyrelse velkommen til afdelingens 1. ordinære afdelingsmøde (budgetmødet). 1. Valg af dirigent og referent Joan Nielsen blev valgt til dirigent og konstaterede, at mødet var lovligt varslet og indkaldt. Torben Bennekov blev valgt til referent. Som stemmeudvalg blev Bjarne, Wivi og Allan udpeget. 2. Almen orientering om AAB og afdeling 48 Flemming Jensen orienterede omkring AAB Silkeborg samt det at bo alment, herunder beboernes mulighed for at få indflydelse på, det som sker i afdelingen. AAB er glade for at alle boliger, pr. 1/10 som er skæringsdatoen for byggeriet, er udlejet. 3. Budget - for 2019 hvor vi godkender huslejen for det kommende år. Torben Bennekov gennemgik budgetprocedurerne for en almen boligafdeling, herunder at både afdelingen og boligorganisationen drives ud fra Non profit og balancelejeprincippet. Det fremlagte budget for 2019 er udarbejdet på et tidligt tidspunkt i forhold til byggeprocessen og er baseret på vores bedste bud til et budget. Huslejen er uændret i 2019 i forhold til huslejen ved
indflytningen. Ved budgetteringen for 2020 vil vi have et dybere grundlag samt vi kender den endelige byggesum og dermed den endelige realkreditbelåning som udgør ca. 65% af afdelingens omkostninger. Allan Oldenburg gennemgik principperne omkring langtidsplanen samt de få poster, som forventes afholdt i 2019. Budget og langtidsplan for 2019 blev herefter godkendt. 4. Indkomne forslag Annie og Bjarne Rasmussen fremsætter følgende forslag: a. At den enkelte beboer må opsætte matteret glas på gelænderet Der var drøftelser omkring løsningsmuligheder og det arkitektoniske udtryk. Reglerne omkring råderet blev kort belyst. Forslaget blev trukket, dog således at den kommende bestyrelse skal arbejde videre med et oplæg. Dette oplæg kan så komme til afstemning på et kommende afdelingsmøde og dermed også, såfremt det besluttes, blive indarbejdet i afdelingens råderetskatalog. b. At den enkelte beboer må opsætte stof omkring altanen Der var drøftelser omkring priser og løsninger, hvorefter forslaget blev trukket, dog således den kommende bestyrelse skal arbejde videre med et oplæg. Dette oplæg kan så komme til afstemning på et kommende afdelingsmøde og dermed også, såfremt det besluttes, blive indarbejdet i afdelingens råderetskatalog. c. At den enkelte beboer i de øverste lejligheder må etablere fast tag over altanen Forslaget blev trukket tilbage. For alle 3 forslag gælder, at der skal søges skriftlig tilladelse i administrationen og at det er egenfinansieret råderet med reetablering ved fraflytning. Forslagene indarbejdes i afdelingens råderetskatalog.
Administrationen fremsætter følgende forslag: d. vedtagelse af husorden for afd. 48 (husordenen er vedlagt) Husordenen for afdelingen var vedlagt dagsordenen for mødet. Punkterne parkering samt boremaskiner blev drøftet. Omkring boremaskiner er man enige om, at man her i starten, hvor alle skal på plads og under hensyntagen til de omliggende lejemål i enkelte situationer, kan bore udenfor de anførte tidspunkter. Afdelingens husorden blev godkendt. Dog skal bestyrelsen inden næste års møde gennemgå materialet og stille forslag til eventuelle ændringer eller præciseringer. 5. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal i samarbejde med administrationen på Borgergade og driftskontoret bl.a. sikre at beslutninger på beboermøderne bliver gennemført. Alle beboere over 18 år kan vælges. Valg af: a. Valg af formand b. Afdelingsbestyrelse med min. 3 afdelingsbestyrelsesmedle mmer a) Det blev besluttet, at der ikke skal vælges en afdelingsformand, men at den kommende bestyrelse selv konstituerer sig. b) Efter kampvalg mellem 8 opstillede kandidater blev følgende personer valgt til bestyrelsen: 1. Dorte Vadum, nr. 5, st.th 2. Mads Holm Rasmussen, nr. 5, 1.th 3. Tom Kisbye, nr. 9, 2.tv. 4. Ole Nuka Spinding, nr. 3, 2.tv. 5. Erik Hegelund, nr. 3, 2.th. Ole samt Erik blev valgt for 1 år c. 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen c) Som suppleanter blev følgende personer valgt: 1. Ole Schultz, nr. 7, st.th. 2. Søren Thygesen, nr. 6, st.tv.
d. Repræsentanter til AABs repræsentantskab Det blev besluttet at bestyrelsen selv udpeger 3 medlemmer til AABs repræsentantskab samt 2 suppleanter. De udpegede personers valgperiode vil også være gældende til repræsentantskabet. Tilføjet referatet efter mødet: Afdelingsbestyrelsen har efterfølgende på møde d. 6. september 2018 konstitueret sig med Tom Kisbye som formand. 6. Eventuelt Torben Bennekov gjorde opmærksom på, at blokken med Svendsgade 2-4 er en allergivenlig blok, hvilket betyder at kæledyr samt rygning i lejlighederne, opgangene samt på terrasser og altaner IKKE er tilladt. Allan Oldenburg fortalte, at der er yderligere 2 nøglebrikker klar til hvert lejemål. Brikkerne kan udleveres mod underskrift på Driftskontoret på Resedavej 55B. Der er bestilt borde til vaskeriet, således det vil være muligt at lægge tøj sammen dernede. Der er bestilt stormkroge til terrassedørene /altandørene som bliver monteret i den kommende tid. Fejl- og mangellisterne bliver indsendt til JFP i indeværende uge, hvorefter fejl- og mangler vil blive forsøgt udbedret. Færdiggørelsen af de sidste parkeringspladser afventer beplantningen med de store træer, som skal stå der. Det er pga. den tørre sommer udskudt og vi afventer en klarmelding fra gartnerne, hvorefter beplantning og belægning gøres færdig og de rigtige parkeringsskilte monteres. Såfremt man har spørgsmål omkring råderetten hvilket bl.a. omhandler
opsætning af skabe samt forandringer i lejligheden, så kan driftsleder Allan Oldenburg kontaktes. Bestyrelsen holder konstituerende møde den 6/9 2018. Ref.: Torben Bennekov Referatet gøres tilgængeligt på www.aab-silkeborg.dk på afdelingsniveau/referater