Borgerrådgiverens årsrapport 2014 1
FORORD Dette er den tredje skriftlige årsrapport siden borgerrådgivningen i Odsherred Kommune den 1. august 2011 åbnede for henvendelser. Formålet med rapporten er først og fremmest, på baggrund af det statistiske materiale for 2014, at give Byrådet en orientering om aktiviteterne i borgerrådgiverfunktionen. Rapporten bliver også den sidste fra undertegnedes hånd, da jeg fratræder ved udgangen af januar 2015 på grund af nyt job i en jysk kommune. Årsrapporten har endvidere og ikke mindst til formål at orientere og sætte fokus på de overordnede klagepunkter, som borgerne er kommet med i relation til Odsherred Kommunes forvaltning og sagsbehandling. Efter historik og formål indleder jeg med en gennemgang af borgerrådgiverens aktiviteter og henvendelsernes indhold i 2014. Efterfølgende vil jeg forsøge at perspektivere (nye) mulige udviklingsområder for forvaltningen i Odsherred Kommune på baggrund af det statistiske materiale og ved at inddrage tidligere fokus- og indsatsområder m.m. Afslutningsvist vil jeg, med afsæt i udviklingen i borgerrådgiverfunktionen i januar 2015 og den hidtidige indretning af funktionen, tillade mig kort at sætte fokus på selve funktionens organisering i et praktisk og juridisk perspektiv. Mit ønske er, både i forhold til henvendelserne fra borgerne og i forhold til borgerrådgiverens funktion, at viderebringe de erfaringer, som jeg som borgerrådgiver i Odsherred Kommune har gjort mig de seneste næsten tre og et halvt år. Håbet er også, at de opnåede erfaringer ikke går tabt, og at overvejelserne omkring funktionen kan vise sig nyttige for Byrådet, hvis det, i en eller anden form, beslutter at videreføre en borgerrådgiverfunktion. Odsherred, januar 2015 Jette Kastrup Fontenay 2
INDHOLD Forord... 2 Historik og formål... 4 Aktiviteterne i borgerrådgivningen... 5 Henvendelserne til borgerrådgiveren (statistik)... 5 Henvendelsernes omfang og tyngde... 7 vejledning eller klage... 8 Opfølgning på rapporterne for 2012 og 2013... 11 Særligt om Jobcenter Odsherred (Beskæftigelsesområdet)... 11 Fremtidige fokusområder... 12 Borgerrådgiverfunktionen i Odsherred Kommune... 15 3
HISTORIK OG FORMÅL Byrådet i Odsherred Kommune besluttede i 2010 at ansætte en borgerrådgiver. Byrådets ønske var, at etablere en slags kommunal ombudsmandsfunktion som, uafhængigt af den øvrige kommunale myndighedsudøvelse, kunne vejlede både borgerne og organisationen i forhold til kommunens forvaltning. Det overordnede formål med borgerrådgiverfunktionen har derfor været at styrke dialogen mellem den kommunale organisation og kommunens borgere/virksomheder. Det har været at medvirke til optimering, refleksion og læring med det formål at skabe bedre praksis i forbindelse med sagsbehandlingen i den kommunale organisation. Borgerrådgiverens daglige opgaver har derfor været mangesidige. For at styrke den enkelte borgers retssikkerhed har opgaven på den ene side bestået i at vejlede og rådgive om lovgivningen og forvaltningsretlige retssikkerhedsgarantier og klagemuligheder. På den anden side har opgaven over for den kommunale organisation bestået i formidling og samarbejde for at skabe et nødvendigt overblik til refleksion og læring i forhold til kommunens forvaltning af lovgivningen. Den 1. august 2011 tiltrådte undertegnede som borgerrådgiver i Odsherred Kommune. 4
AKTIVITETERNE I BORGERRÅDGIVNINGEN De udadvendte kerneaktiviteter i borgerrådgivningen har i 2014 (i lighed med tidligere år) ugentligt bestået af i alt ni timers åben rådgivning på bibliotekerne i Vig, Asnæs og Nykøbing Sj. og en telefonisk åbningstid på ugentligt 20 timer, mandag-fredag i tidsrummet kl. 10-14. I forhold til organisationen har jeg blandt andet ydet rådgivning og deltaget i forskellige møder med direktion, centerchefer og andre. Sideløbende har jeg deltaget i møder og konferencer i forskellige lokale (og ikke kommunale) sammenhænge, hvor kendskabet til funktionen har været særlig relevant. (Odsherreds Gældsrådgivning, ældre- og handicaporganisationer m.fl.). I overensstemmelse med min stillingsbeskrivelse har jeg endvidere deltaget i relevante netværksfora med henblik på vidensdeling og kursusvirksomhed, både som jurist og som borgerrådgiver. HENVENDELSERNE TIL BORGERRÅDGIVEREN (STATISTIK) Der har i perioden 1. januar til 31. december 2014 været i alt 577 henvendelser til borgerrådgiveren, heraf henvendte 224 sig første gang 1. Henvendelserne har ført til oprettelse af 192 sager, heraf 121 sager som jeg har fundet anledning til at gå nærmere ind i. Og de 121 sager har endvidere ført til: 41 henstillinger til centrene og kritik på to sagsområder Diagram 1. Oversigt over henvendelser til borgerrådgiveren i 2014. 120 100 80 60 40 Førstegangshenvendelser Yderligere henvendelser 20 0 1. kvartal 2014 2. kvartal 2014 3. kvartal 2014 4. kvartal 2014 Tabel 1. henvendelserne i 2014 i tal, fordelt på kvartaler. 1 Opdelingen i henvendelser, førstegangshenvendelser og sager er valgt for at illustrere, at den første kontakt med borgeren kan dække over flere forskellige forløb, jf. nedenfor. 5
Antal henvendelser Heraf førstegangshenvendelser Heraf yderligere Antal måneder Nye pr. måned 1. kvartal 2014 170 61 109 3 20,33 2. kvartal 2014 119 42 77 3 14,00 3. kvartal 2014 125 51 74 3 17,00 4. kvartal 2014 163 70 93 3 23,33 I alt 577 224 353 12 18,67 Renses 2014-tallet for henvendelser i september-december, svarer det til, at der i perioden 1. januar til 31. august 2014 var 352 (129) henvendelser. 2 Til sammenligning var der i samme periode, i de forudgående år, henholdsvis: 2013: 271 henvendelser og 2012: 302 henvendelser Dette svarer til en stigning på 17 % i forhold til 2012 og 30 % i forhold til 2013. Jeg har i 2014 samtidigt haft et færre antal gengangere 3 i borgerrådgivningen. Tallene stemmer fortsat godt overens med min fornemmelse af, at funktionen gennem min funktionsperiode er blevet bedre kendt og godt indarbejdet i såvel borgernes som de kommunale medarbejderes bevidsthed. Det er fortsat min oplevelse, at borgerne altovervejende opfatter borgerrådgivningen som et sted, hvor man som borger kan søge rådgivning og støtte til udredning og afklaring af sin sag i forhold til den relevante forvaltning - også fortsat uden at borgerrådgiveren får karakter af at være sagsbehandler i sagen. I de sager jeg har gennemgået i 2014, har jeg i lighed med tidligere gjort mig meget umage med kun at fokusere på de formelle problemstillinger i en sag. Det vil sige alene at gennemgå sagen med henblik på retssikkerhed og sagsbehandlingsfejl m.v. Af diagram 2 nedenfor fremgår det, hvordan henvendelserne fordeler sig på direktørområderne. 2 Som jeg tidligere har orienteret Byrådet om, havde jeg i 2013 problemer med mit statistiske materiale, idet en del forsvandt. Jeg har derfor alene haft sammenligneligt materiale til min rådighed for denne periode. 3 Det vil sige personer med flere (samtidige) sager hos borgerrådgiveren. 6
Diagram 2. Henvendelser til borgerrådgiveren fordelt på direktørområde. 18% 9% 5% 3% 2% 3% 36% 24% Kommunaldirektørens områder (1. hv.) Kommunaldirektørens områder (yderligere. hv.) Direktør for vækst (1. hv.) Direktør for vækst (yderligere hv.) Direktør for velfærd (1. hv.) HENVENDELSERNES OMFANG OG TYNGDE Som nævnt overfor har der været i alt 577 (224) henvendelser til borgerrådgiveren, der tilsammen har ført til 121 undersøgelsessager og har resulteret i 41 henstillinger samt kritik på to centerområder. Samlet set illustrerer det, at der stor forskel på tyngden i den enkelte sag. Sammenhængen mellem antal henvendelser pr. sag og sagsbehandlingens tyngde illustreres af tabel 2 og 3. Heraf fremgår det for eksempel, at der i 16 % af henvendelserne (90 ud af 577) har været tale om let sagsbehandling, og at borgerrådgiveren alene har henvist sagen til en afdeling eller en anden myndighed efter en kort gennemgang. Tabel 2 og 3 viser også, at der i 48 % af henvendelserne (275 ud af 577) har været tungere sagsbehandling. Kombineres dette med, at andelen af sager med 2-5 henvendelser andrager 66 %, illustrerer dette, at borgerrådgiveren i en række sager alene fungerer som vejviser med en enkelt henvendelse fra en borger, mens borgerrådgiveren i en række andre sager har været meget involveret i et sagsforløb af længere varighed med flere eller mange kontakter mellem borgeren og borgerrådgiveren. 7
Tabel 2. Antal henvendelser fordelt på sager. Henvendelser i sagen Antal sager Andel af sager Henvendelser i sagen Antal sager Andel af sager 1 19 16 % 11 1 1 % 2 29 24 % 12 0 1 % 3 26 21 % 13 0 0 % 4 15 12 % 14 0 0 % 5 11 9 % 15 1 0 % 6 7 6 % 16 1 1 % 7 2 2 % 17 1 1 % 8 3 2 % 18 1 1 % 9 1 1 % 51 U/sags.nr. 1 % 10 2 2 % 70 Samlesag 1 % Tabel 3. Antal henvendelser fordelt på sagsbehandlingstype. Uden Let Tung Ikke Sagsforløb sagsbehandling sagsbehandling sagsbehandling angivet % Henvises 22 90 3 0 19,9 % Afventer 0 6 19 1 4,3 % Optages 9 131 275 2 71,9 % Afvises 6 3 3 0 2,1 % Ikke angivet 1 2 1 3 0,7 % I alt 38 232 301 6 99,0 % % 6,6 % 40,2 % 52,2 % 1,0 % VEJLEDNING ELLER KLAGE Jeg har i 2014 behandlet 121 undersøgelsessager, lavet 41 henstillinger og udtalt kritik på to sagsbehandlingsområder. I tabellerne 5 og 6 illustrerer jeg, hvad henvendelserne drejer sig om, dvs. i hvor mange tilfælde borgerrådgiveren alene fungerer som vejleder, og hvor ofte en henvendelse dækker over en klage, samt hvilke centre vejledningen og klagen refererer til. 8
Tabel 5. Klage eller vejledning. (Fordelt på fagcenter). Område Andet Klage Vejledning Antal Henvendelser Anden myndighed 3 3 Børn og familie 15 6 21 Ekstern 12 12 HR 2 3 5 Job og Borgerservice 1 180 104 285 Kultur og Folkesundhed 5 8 13 Natur, Miljø og Trafik 3 16 19 Omsorg og Sundhed 4 55 58 117 Plan, Byg og Erhverv 7 16 23 Sekretariat og Digitalisering 1 12 13 Økonomi 8 8 Uoplyst 2 2 Hovedtotal 6 267 248 521 Tabel 6. Antal henvendelser fordelt på fagcenter. Center 1. gangshenvendelser Andel (%) af 1. gang Yderligere henvendelser Andel (%) af yderligere henvendelser Borgmesteren 0 0 % 0 0 % Sekretariat og Digitalisering 9 4 % 4 1 % Økonomi 0 0 % 7 2 % HR 1 0 % 4 1 % Beredskabet 0 0 % 0 0 % Plan, Byg og Erhverv 17 8 % 13 4 % Natur, miljø og trafik 6 3 % 13 4 % Job og Borgerservice 116 52 % 181 53 % Børn og familie 9 4 % 12 3 % Dagtilbud og uddannelse 0 0 % 0 0 % Kultur og Folkesundhed 3 1 % 10 3 % Omsorg og Sundhed 37 17 % 83 24 % Ingen afdeling 14 6 % 8 2 % Ekstern 11 5 % 6 2 % Anden myndighed 1 0 % 2 1 % I lighed med de tidligere år er det Jobcentret, der tegner sig for det største antal af henvendelser som klager. 9
På Jobcentrets myndighedsområde har det i 2014 været markant, at borgernes utilfredshed med centerets sagsbehandling har bestået i frustration over manglende kontakt og opfølgning i forbindelse med deres sag og manglende fremdrift i den enkelte sag. Med rapportåret 2014 er det er imidlertid også blevet tydeligt, at Voksenafdelingen i årene forinden har dækket over et ikke ubetydeligt skyggetal i statistikken for Job- og Voksencentret (Voksenafdelingen var frem til ændringen af Odsherred Kommunes organisation en del af Job- og Voksencentrets myndighedsområde). Center for Omsorg og Sundhed, hvortil Voksenafdelingen overgik, er i dag igen blevet til to centre, henholdsvis Center for Omsorg og Rehabilitering og Center for Social og Sundhed. Pr. 1. januar 2015 hedder den tidligere Voksenafdeling nu Myndighedsafdelingen for voksne, ældre og handicappede. Jeg nævner Odsherred Kommunes ændrede organisationsstruktur af flere grunde: For det første fordi ændringen tilsyneladende har ført til en markant stigning i antallet af henvendelser/klager på Center for Omsorg og Sundheds myndighedsområde i 2014, og fordi jeg i 2014 udtalte kritik vedrørende centrets sagsbehandling og sagsbehandlingstider, særligt hvad angår forvaltningen i forhold til Servicelovens 100. For det andet fordi jeg i 2014 har kunnet spore et stigende antal henvendelser i Center for Plan, Byg og Erhverv. Center for Plan, Byg og Erhverv også er et af de centre, der gennemgik forandringer i forbindelse med, at Odsherred Kommune ændrede sin organisation. Det, som borgerne her klager over, er sagsbehandlingstiden og ikke mindst manglende svar fra Center for Plan, Byg og Erhverv. Sidst, men ikke mindst nævner jeg det, fordi jeg i 2014 har kunnet spore en nedgang i antallet af klager over sagsbehandlingen i Udbetalingsafdelingen og på Center for Børn og Families myndighedsområde. Det ser ud som om at de afdelinger, der ikke har været ude for så store forandringer i deres organisering får flere kræfter til at løse deres kerneopgaver. For eksempel ligger Udbetalingsafdelingen, uanset ændret centertilknytning, under samme tag som hidtil. Det samme gør sig gældende for Center for Børn og Familie, der er organisatorisk uforandret. 10
OPFØLGNING PÅ RAPPORTERNE FOR 2012 OG 2013 I mine rapporter for 2012 og 2013 havde jeg fokus på overholdelse af god forvaltnings- og sagsbehandlingsskik, herunder på niveauet af skriftlighed. Jeg havde desuden fokus på tværfagligheden i forhold til sondringen mellem vejledning og afgørelser samt på forvaltningernes holdning til og dialog med borgerne. Herudover har også problematikkerne om de offentliggjorte sagsbehandlingstider på kommunens hjemmeside, udformningen af de kommunale skrivelser og om sikre mails tidligere været i fokus. Direktionen i Odsherred Kommune har blandt andet gennemført to 360 gradersanalyser på henholdsvis det specialiserede socialområde (2013) og på beskæftigelsesområdet (2014), og processen har resulteret i en række praktiske og organisatoriske forandringer, der som beskrevet også har givet afledte virkninger i borgerrådgivningen. Med hensyn til sikkerheden omkring den skriftlige kommunikation mellem kommunen og dens borgere har indførelsen af digital post (e-boks og NemID) afhjulpet en stor del af problemet. På samme vis har fokus på korrekte oplysninger på hjemmesiden og centrenes arbejde med at tilvejebringe nye standarder afhjulpet mange af de tidligere fejlkilder og højnet retssikkerheden med hensyn til for eksempel korrekt klagevejledning m.v. SÆRLIGT OM JOBCENTER ODSHERRED (BESKÆFTIGELSESOMRÅDET) Beskæftigelsesområdet er fortsat det forvaltningsområde i Odsherred Kommune, som giver anledning til flest henvendelser hos borgerrådgiveren. Klagerne vedrørende Jobcentret har i 2014 dækket bredt over de fleste af centrets lovområder. Ét overordnet kritikpunkt har fortsat været manglende fremdrift i sagerne. De lovpligtige samtaler med borgerne er ganske vist blevet gennemført, men der har manglet handling og opfølgning mellem møderne. En stor del af henvendelserne fra borgeren til borgerrådgiveren har i den sammenhæng således relateret sig til borgernes afklaringsforløb og også om sondringen mellem en borgers ret til at få sin sag behandlet og mundtlige afslag i modsætning til vejledning. Der er tale om en gråzone på kanten mellem faktisk forvaltningsvirksomhed og egentlige afgørelser. Jeg har ingen mulighed for at forholde mig til indholdet i selve sagen. Det vil sige, at jeg ingen mulighed har for at vurdere, om den pågældende borger vil være omfattet af en særlig bestemmelse i lovgivningen. Men jeg har i en række tilfælde henstillet til, at centret som minimum vurderer en sag og giver borgeren en skriftlig afgørelse, så den pågældende borger efterfølgende har mulighed for at få bedømt sin sag hos Ankestyrelsen. 11
Jobcentret har i 2013 og 2014, ud over at skulle forholde sig til reformerne på pensions-, sygedagpenge- og kontanthjælpsområdet, som nævnt været igennem en række organisatoriske forandringer; inddeling i nye teams, ansættelse af en række mellemledere og opkvalificering af medarbejderne gennem et tvungent diplomuddannelsesforløb. På baggrund af blandt andet borgerrådgiverens henstillinger har centret netop igen forandret sin teamstruktur. De har nedlagt afklaringssporet og fordelt sagerne, så der i højere grad bliver en gennemgående sagsbehandler for den enkelte borger. Man kan håbe på, at tiltaget vil medvirke til, at en række af de klagesager, som jeg har gennemgået, fremover kan undgås. Det ændrer imidlertid ikke på, at der fortsat er god plads til forbedringer. FREMTIDIGE FOKUSOMRÅDER Som det fremgår gennem rapporten, er problemstillingerne omkring Odsherred Kommunes sagsbehandling stort set de samme som tidligere. Klagerne relaterer sig fortsat til manglende svar, langvarig sagsbehandlingstid, manglende skriftlighed, manglende vejledning og manglende fremdrift for den enkeltes sag. Det er selvfølgelig meget glædeligt, at organisationen arbejder struktureret og igangsætter tiltag med henblik på at give kommunens borgere bedre og mere korrekt betjening og sagsbehandling. På vegne af kommunens borgere vil jeg ønske, at processen gik hurtigere, og jeg vil derfor gerne gentage og fremhæve følgende problemstillinger: Manglende svar (kvittering) og lang sagsbehandlingstid Klager over manglende svar (kvittering) og lang sagsbehandlingstid er fortsat den hyppigste årsag til henvendelser hos borgerrådgiveren. Ikke mindst i den store andel af sager, som vedrører Jobcentret. Jeg anbefaler derfor, at Odsherred Kommune fortsat har fokus på at indarbejde rutiner for eksempel standarder for autosvar, adviser og lignende. Det skal sikre, at kontakten med borgerne opretholdes og følges til dørs. Jeg skal samtidigt anbefale, at retningslinjerne for eksempel på team- eller afdelingsniveau ensrettes, således at en borger behandles efter samme gode retningslinjer, uanset hvilken medarbejder der møder den pågældende i et center Manglende skriftlighed vejledning og mundtlige afgørelser Henvendelser fra borgere, der klager over ikke at kunne få et skriftligt svar på deres forespørgsel, er også en af de oftest forekommende grunde til, at borgere 12
kontakter borgerrådgiveren. Problematikken hænger nøje sammen med den generelle rådgivningsforpligtelse, som den kommunale forvaltning har over for borgerne i medfør af både forvaltningslovens 7 og (på det sociale område retssikkerhedslovens 3). Jeg anbefaler derfor, at Odsherred Kommune fortsat har fokus på kompetenceudvikling på det formelt juridiske område. Det skal sikre, at den enkelte medarbejder i højere grad bevidstgøres om, hvornår der er tale om vejledning og hvornår der er tale om egentlig sagsbehandling i en sag. I sidste ende skal det professionalisere kontakten med borgeren og øge tilfredsheden med sagsbehandlingen uanset afgørelsens udfald. Tværfaglighed og kontakt med flere afdelinger eller centre I en række af de sager, jeg har behandlet i 2014, har borgerens problemstilling relateret sig til flere afdelinger eller centre. Borgerne føler sig i denne sammenhæng oftest i vildrede om, hvordan de får en sammenhængende behandling af deres sag, og hvem der er deres primære kontakt. Jeg anbefaler derfor, at Odsherred Kommune fortsat arbejder systematisk og målrettet med afdækning af snitfladeproblematikker, og at der sættes form på, hvornår man henviser en borger til selv at tage kontakt med en anden afdeling, og hvornår det er en medarbejder, der bærer sagen videre til en kollega i et andet område. På den måde vil borgeren føle sig velinformeret om sagen og processen heri og ved, hvem der gør hvad. Serviceniveauer. ( Skøn under regel -problematikken) Odsherred Kommune har i 2014 arbejdet hårdt på at tilvejebringe nye kvalitetsog servicestandarder på en række sagsbehandlingsområder. Jeg har tidligere anbefalet, at der blev sat fokus på etableringen af kvalitetsstandarder. Det er derfor glædeligt, at arbejdet er kommet godt i gang. I nogle af de sager jeg har behandlet i 2014, har jeg imidlertid observeret, at standarderne ikke bliver anvendt med den fornødne forsigtighed. Jeg anbefaler derfor, at der i arbejdet med og omkring kvalitetsstandarderne tages højde for, at en sådan standard alene er et politisk fastsat udgangspunkt for vurderingen i den konkrete sag. Det er dog fortsat lovgivningen og de skønsmæssige rammer i denne, der bør være bestemmende for sagens afgørelse. En kvalitetsstandard fritager ikke den kommunale forvaltning fra i sin sagsbehandling at foretage et konkret og individuelt skøn i forhold til den enkelte borgers sag. 13
Kontakt med kommunen og datasikkerhed Jeg har både her og i de tidligere afrapporteringer til Byrådet haft fokus på datasikkerhed. Jeg har også tidligere nævnt indførelsen af digital post pr. 1. november 2014 som en markant forbedring i forhold til datasikker kontakt mellem borgerne og Odsherred Kommune. Jeg kan dog konstatere, at kommunen fortsat sender mange ikke-sikre e-mails med personfølsomme oplysninger mellem kommunens afdelinger og borgerne. Jeg anbefaler derfor, at Odsherred Kommune fortsat har fokus på at løse problemet og arbejder på at tilvejebringe systemer, som sikrer kryptering af e- mailkorrespondance mellem kommunens borgere og de kommunale medarbejdere. 14
BORGERRÅDGIVERFUNKTIONEN I ODSHERRED KOMMUNE - I ET PRAKTISK JURIDISK PERSPEKTIV Følgende er de overordnede betragtninger og anbefalinger, jeg har til Byrådet på baggrund af de erfaringer, jeg har tilegnet mig de seneste tre og et halvt år vedrørende borgerrådgiverfunktionen i Odsherred. Borgerrådgiverfunktionen i Odsherred Kommune har hidtil været etableret med hjemmel i kommunestyrelseslovens (KSL) 4 65e, som er en fravigelse af det almindelige princip i loven. 5 6 Borgerrådgiverfunktionen i Odsherred Kommune var pr. 1. november 2014 én af i alt 31 kommuner med en borgerrådgiverfunktion, heraf 19 med en uafhængig status som i Odsherred Kommune. I forbindelse med oprettelsen har Byrådet tre opgaver 7. Ligeledes hører den umiddelbare formelle forvaltning af funktionen også til hos Byrådet. 8 9 Borgerrådgiverens opgaver i Odsherred Kommune har hidtil været at hjælpe borgere og virksomheder med at oversætte afgørelser, at vejvise borgeren inden for den kommunale organisation eller i klagesystemet, at behandle klager over kommunens sagsbehandlingstid, personalets optræden og andet, ligesom borgerrådgiverens opgave på anden vis har været at hjælpe med afklaringen af en sag i forholdet mellem borgeren og kommune, enten på baggrund af en henvendelse eller af egen drift. 10 Borgerrådgiverens funktion er dermed en form for internt tilsyn, og borgerrådgiveren kan derfor hverken ændre en konkret afgørelse eller tage parti i en sag. 11 4 Senest LBK nr. 186 af 19. februar 2014. 5 KSL 17, stk. 1, hvorefter alle kommunale anliggender sædvanligvis skal være henlagt til et udvalg. 6 I medfør af KSL 65,e stk. 3 henhører borgerrådgiveren ikke under borgmesterens øverste daglige ledelse af kommunens administration. 7 Henholdsvis at regulere borgerrådgiverfunktionen i styrelsesvedtægten ved to behandlinger i Byrådet, selv at ansætte og afskedige lederen af borgerrådgiverfunktionen 7 (forbud mod delegation) og at udarbejde en funktionsbeskrivelse, som ikke må være en del af styrelsesvedtægten. 8 jf. KSL 31, stk. 3 overtager Byrådet også borgmesterens overordnede ledelsesopgaver i forhold til borgerrådgiverfunktionen. 9 Byrådet har på samme vis som borgmesteren har over for de øvrige ansatte i kommunen mulighed for at overlade ledelsesopgaven til en kommunal chef (typisk kommunaldirektøren), med den begrænsning at den pågældende, i forhold til indholdet i borgerrådgiverens arbejde, ikke har nogen instruktionsbeføjelser. 10 For en nærmere gennemgang se borgerrådgiverens folder. 11 Borgerrådgiverfunktionen kan heller ikke som lov om kommunernes styrelse for tiden ser ud tillægges denne kompetence. 15
Borgerrådgiverens opgaver har altså hidtil bestået af på den ene side egentlige rådgivningsopgaver over for borgerne og på den anden side af tilsyns og sparringsopgaver i forhold til den kommunale organisation. Borgerrådgiverfunktionen i Odsherred Kommune har været en enkeltmandsfunktion, og borgerrådgiveren har, af hensyn til sin uafhængighed, været placeret i Biblioteker og Kulturhuses lokaler i Vig, Asnæs og Nykøbing Sj. Den overordnede udfordring som ansat borgerrådgiver har derfor været at bevare balancen, dvs. på den ene side at fremstå som reelt uafhængig af organisationen i mødet med borgeren, på den anden side at få tilstrækkeligt indblik og anerkendelse til at få lov til løbende at have indblik i organisationen indefra. I de omtrent tre og et halvt år jeg har været borgerrådgiver, har jeg to gange (i 2011 og 2014) fået en klage fra en borger, der var utilfreds med min håndtering af den pågældendes sag. Det er naturligvis ikke ofte, men de to eksempler illustrerer den ansættelsesmæssige problemstilling, som ligger i, at borgerrådgiverfunktionen er organisatorisk uafhængig af den kommunale forvaltning. Det kræver samtidig stor og synlig politisk opbakning, høj grad af åbenhed fra en direktion og fra centerchefer, og naturligvis en systematisk mødetilrettelæggelse og opfølgning, hvis borgerrådgiveren skal have en mulighed for at trænge igennem med sine observationer. Og det kan være ganske frustrerende for en fungerende borgerrådgiver, at funktionen både organisatorisk og fysisk er placeret så langt væk fra sine nærmeste samarbejdspartnere. Ved en eventuel videreførelse af funktionen vil jeg derfor bede Byrådet i Odsherred Kommune om at medtænkte mulige løsningsmodeller for disse problemstillinger. 16