Pkt. 228 Støtte til sports- og kulturarrangement Sagsnr. 257022 Økonomiudvalget Lukket punkt Resume Den Internationale Racing Festival har rettet henvendelse til kommunen om mulighed for at afholde festivalen i Roskilde. Udkast til samarbejdsaftale indstilles til principiel godkendelse. Sagen er lukket mens der pågår forhandlinger om de nærmere betingelser for samarbejdet. Indstilling Forvaltningen indstiller, at samarbejdsaftalen med Den Internationale Racing Festival godkendes. Beslutningskompetence Økonomiudvalget Sagsfremstilling Den Internationale Racing Festival (DIRF), som arrangeres af tidligere racerkører Thorkild Thyrring i samarbejde med Dansk Røde Kors, har rettet henvendelse til kommunen om muligheden for at afholde DIRF i Roskilde Kommune fra lørdag den 25. til søndag den 26. oktober 2014. Ved festivalen tilbydes publikum en tur i en supersportsbil som passager hos en professionel kører og der er desuden stande med fremvisning af biler mv. Festivalen er Danmarks største automobilfestival og har været afholdt i København de seneste år, hvor den trækker ca. 60.000 tilskuere fordelt over en weekend. På grund af den aktuelle store interesse for motorsport kan der muligvis forventes endnu flere tilskuere denne gang. Der er landsdækkende medieomtale af arrangementet. Forvaltningen har afholdt møde med Thorkild Thyrring og har på denne baggrund udarbejdet et udkast til en samarbejdsaftale mellem DIRF og kommunen. Princippet for aftalen er, at DIRF står for den fulde afvikling af arrangementet, og leverer alt materiale og personale til festivalen, herunder kørere mv. DIRF har det fulde økonomiske ansvar for festivalen og ansvar for sikkerhed under festivalen. DIRF sørger for markedsføring af festivalen, hvor Roskilde Kommune/Visit Roskilde får særlig ret til markedsføring. Roskilde Kommune forpligter sig til at opsætte hegn rundt om festivalens publikumsområde og afspærring rundt om racerbanen. Kommunen skal endvidere være vært for en pressekonference og efterfølgende frokost. Kommunen står for oprydning under og efter festivalen og opsætter et antal mobile toiletter. Placeringen af festivalen er meget afhængigt af asfaltens kvalitet og vejforløb. Østre Ringvej mellem Køgevej og rundkørsel ved KARA er efter DIRF s vurdering velegnet til placering af racerbanen. Overskuddet fra festivalen går til Dansk Røde Kors. Økonomi Udgifter til festivalhegn, leje af mobile toiletter, rengøring under og efter festivalen, skiltning af omkørsel, frokost efter pressemøde mv. skønnes at koste samlet ca. 350.000 kr. Udgifter til leje og opsætning af hegn rundt om racerbane og i midten af banen skønnes til ca. 1,75 mio. kr.
Såfremt udkast til samarbejdsaftale godkendes vil der efterfølgende blive fremlagt særskilt bevillingssag på baggrund af indhentede tilbud. Økonomiudvalget, 09-04-2014, pkt. 228 Godkendt med den betingelse, at eventuelle ekstraudgifter for kommunens udgifter på henholdsvis 350.000 og 1,75 mio. kr. skal dækkes af festivalens overskud. Jonas Bejer Paludan (Ø) kan ikke godkende. Fraværende: Merete Dea Larsen.
Kommunaldirektøren Byrådssekretariat Sagsnr. 257022 Brevid. 1887450 Ref. HSTR Dir. tlf. 46 31 80 10 mettegh@roskilde.dk Samarbejdsaftale mellem Den Internationale Racing Festival (DIRF) og Roskilde Kommune 8. april 2014 Aftalen vedrører afvikling af DIRF fra den 25. til 26. oktober 2014 i Roskilde Kommune. Festivalen arrangeres af og tegnes af Thorkild Thyrring. Overskuddet går til Dansk Røde Kors. Entre er 20 kr. for børn og 40 kr. for voksne. I øvrigt betaler publikum for ture med supersportsvognene. Den nærmere placering af bane og publikumsområde aftales mellem DIRF og Roskilde Kommune under hensyn til trafikafvikling, og tilladelser fra vejmyndigheder, politi mv. Arrangementet åbnes for publikum lørdag den 25. oktober kl. 8.00 og lukker søndag den 26. oktober kl. 18.30. Ture afvikles i hele festivalens åbningsperiode, dog ikke fra lørdag kl. 18.00 til søndag kl. 8.00. DIRF s pligter DIRF står for den fulde afvikling af arrangementet, og leverer alt materiale og personale til festivalen, herunder kørere mv. DIRF har det fulde økonomiske ansvar for festivalen, herunder ansvar på skader på sportsbilerne mv. DIRF har det fulde ansvar for sikkerhed under festivalen, herunder personalets og publikum sikkerhed. DIRF oplyser, at Dansk Automobil Sports Union (DASU)leverer forsikring til alle automotive deltagere. DIRF har ansvar for at indhente alle relevante godkendelser og tilladelser fra myndigheder, herunder politi, bandvæsen, vejmyndigheder mv. Roskilde Kommune yder bistand i forbindelse hermed. DASU og politiet godkender banen. DIRF udarbejder og finansierer markedsføring af festivalen. Roskilde Kommune samarbejder med DIRF og Roskilde Kommune/Visit Roskilde har ret til at blive markedsført i forbindelse med festivalen, herunder med bl.a. streamere på fronten af alle biler ved festivalen, samt standere på festivalen. Der udarbejdes særskilt aftale omkring markedsføring. Roskilde Kommunes forpligtelser Roskilde Kommune forpligter sig til at sætte afspærring rundt om festivalens publikumsområde i form af trådhegn. Hegnet opsættes og området aflukkes fredag den 24. oktober kl. 9.00 og nedtages søndag kl. 18.30.
Side2/2 Roskilde Kommune forpligter sig til at afspærre baneforløbet med trådhegn og beton efter aftale med DIRF og DASU. Roskilde Kommune bestemmer leverandør af hegn mv. Roskilde Kommune leverer el-forsyning på aftalte lokaliteter efter aftale med DIRF. Roskilde Kommune leverer et antal mobile toiletter til festivalen, som placeres efter aftale med DIRF. Roskilde Kommune står for oprydning under og efter festivalen efter nærmere aftale med DIRF. Roskilde Kommune stiller Byens Hus på Stændertorvet til rådighed for et pressemøde torsdag den 23. oktober kl. 12.30, hvor Borgmester Joy Mogensen deltager. Kommunen er efterfølgende vært for en frokost for maksimalt 120 særligt indbudte personer efter aftale mellem DIRF og Roskilde Kommune. Kommunen stiller 2 kontorer til rådighed for DIRF s sekretariat på Rådhuset i perioden 22. april til 24. oktober 2014. DIRF s sekretariat vil i perioden have mulighed for at benytte internet, mødelokaler og kantine på rådhuset. Generelt Eventuelle skader eller erstatningskrav, som opstår som følge af afholdelsen af festivalen skal dækkes af DIRF, og er Roskilde Kommune uvedkommende. Roskilde Kommune kan uden varsel ophæve denne samarbejdsaftale, såfremt DIRF ikke loyalt arbejder for at fremme festivalen i samarbejde med Roskilde Kommune. Såfremt festivalen ikke kan gennemføres har hverken kommune eller DIRF ret til økonomisk kompensation fra hinanden. Aftalen er betinget af Roskilde Byråds endelige godkendelse. Roskilde Kommune, den Joy Mogensen DIRF v. Thorkild Thyrring