Outlook 2010 - adgang til andre postkasser Nogle brugere har brug for at have adgang til andre postkasser end deres egen, f.eks. en fællespostkasse eller chefens postkasse. For at få adgang skal man have rettigheder til det, og derefter skal man tilføje postkassen i sin egen Outlook. Klik på et emne i indholdsfortegnelsen for at hoppe til emnet. Indhold Outlook 2010 - adgang til andre postkasser... 1 Tildele rettigheder til fællespostkasse...2 Tildele stedfortræderadgang til personlig postkasse...2 Tilføj postkasse i Outlook uden send som rettigheder...4 Tilføj postkasse i Outlook med send som rettigheder...7 Tildele adgang til en enkelt mappe... 12 Adgang til andre postkasser og kalendere via Webmail... 19 IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 1 af 19
Tildele rettigheder til fællespostkasse Skal en bruger have adgang til en fællespostkasse, skal fællespostkassens ejer sende en sag til IT-ServiceDesk på 4444@ucl.dk. IT-ServiceDesk tildeler brugeren rettigheder til fællespostkassen, hvorefter den kan tilføjes i Outlook ved at følge pkt. 5-14. Tildele stedfortræderadgang til personlig postkasse 1 I Outlook vælges fanen Filer menupunktet Oplysninger Knappen Kontoindstillinger Stedfortræderadgang. 2 Klik på Tilføj. 3 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 2 af 19
4 Vælg de rettigheder, vedkommende skal have til de enkelte dele af postkassen og klik OK 2 gange for at komme tilbage til fanen Filer. Vælg fanen Startside for at komme tilbage til Indbakken. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 3 af 19
Tilføj postkasse i Outlook uden send som rettigheder Når man har fået tildelt rettigheder, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning. Bemærk: Sendt post havner i brugerens egen Sendt post mappe. Hvis sendt post skal havne i den anden postkasses Sendt post mappe, skal man have rettigheder til det og følge vejledningen fra pkt. 15-28. 5 I Outlook vælges fanen Filer menupunktet Oplysninger knappen Kontoindstillinger Kontoindstillinger. 6 Vælg fanen E-mail og knappen Rediger. 7 Klik på knappen Flere indstillinger nederst til højre. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 4 af 19
8 Vælg fanen Avanceret og klik på knappen Tilføj. 9 Skriv postkassens navn (det, der står foran @ i e- mailadressen). Her har jeg valgt at tilføje IT- ServiceDesks postkasse. Hvis det drejer sig om en anden persons postkasse, skrives personens navn. Klik OK. 10 Postkassen er nu tilføjet. Klik Anvend og OK. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 5 af 19
11 Klik Næste. 12 Klik Udfør. 13 Klik Luk. 14 Postkassen er nu tilføjet nederst på listen under min egen postkasse. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 6 af 19
Tilføj postkasse i Outlook med send som rettigheder Når man har fået tildelt rettigheder, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning. Bemærk: Sendt post havner i Sendt post mappen for den afsender, man sender fra. Hvis brugeren ikke har Send som rettigheder til postkassen, skal man følge vejledningen fra pkt. 5-14. 15 Luk Outlook og Afslut Skype for Business. Vælg Start (Windows-knappen) Kontrolpanel. Klik på Post (32-bit). 16 Klik på E-mail-konti øverst til højre i vinduet. 17 Vælg fanen E-mail og klik på Ny. 18 Vælg E-mail-konto og klik på Næste. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 7 af 19
19 Vælg Konfigurer serverindstillinger eller yderligere servertyper manuelt og klik på Næste. 20 Vælg Microsoft Exchange eller en kompatibel tjeneste og klik på Næste. 21 Udfyld feltet Server med EXC01, og skriv den ønskede mailkontos navn i feltet Brugernavn. Klik på Flere indstillinger nederst til højre. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 8 af 19
22 Vælg fanen Forbindelse og klik på Exchangeproxyindstillinger forneden. 23 Skriv mail.ucl.dk i øverste felt og klik OK. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 9 af 19
24 Klik Anvend og OK. 25 Klik Kontroller navn. 26 Når der kommer en streg under brugernavnet, er kontoen fundet og godkendt. Klik på Næste og Udfør. Luk vinduerne. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 10 af 19
27 Åbn Outlook. Den ønskede postkasse ligger nu nederst i mappelisten i venstre side. 28 Når man efterfølgende laver en ny e-mail, kan man i Fra-feltet vælge afsender ved at klikke på den lille pil ud for Fra. Hvis Fra-feltet ikke er synligt, kan det hentes frem på fanen Indstillinger. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 11 af 19
Tildele adgang til en enkelt mappe Man kan tildele en bruger adgang til en enkelt mappe i en postkasse, uden at vedkommende får adgang til resten af postkassen. Først skal mappen gøres synlig ved, at man gør postkassen synlig for brugeren (pkt. 29-32), og derefter Indbakken og alle undermapper i stien ned til den mappe, vedkommende skal have adgang til (pkt. 33-36). Brugeren kan kun se de enkelte mapper, men ikke indholdet. Derefter giver man rettigheder til indholdet af den ønskede mappe (pkt. 37-40). 29 Åbn Outlook. Højreklik på din e-mailadresse øverst i mappelisten (lige over mappen Indbakke). Vælg Mappetilladelser. 30 Vælg fanen Tilladelser. Klik Tilføj. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 12 af 19
31 Find den bruger, der skal have adgang og klik Tilføj. 32 Marker den bruger, der skal have adgang, og sæt flueben i Mappe synlig. NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Klik OK. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 13 af 19
33 Højreklik nu på Indbakke og vælg Egenskaber. 34 Vælg fanen Tilladelser og klik Tilføj. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 14 af 19
35 Find den bruger, der skal have adgang og klik Tilføj. 36 Marker den bruger, der skal have adgang, og sæt flueben i Mappe synlig. NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Klik OK. Gentag pkt. 33-36 for alle mapper ned til den mappe, brugeren skal have adgang til. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 15 af 19
37 Højreklik nu på den mappe, som brugeren skal have adgang til og vælg Egenskaber. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 16 af 19
38 Vælg fanen Tilladelser og klik Tilføj. 39 Find den bruger, der skal have adgang og klik Tilføj. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 17 af 19
40 Marker den bruger, der skal have adgang. NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Igen sættes der flueben i Mappe synlig. Derudover skal der som minimum være prik ud for Detaljerede oplysninger under Læs. Dette gør, at brugeren kan se de mails, der ligger i mappen. Skal brugeren også kunne slette eller redigere de mails, der ligger i mappen, skal de respektive rettigheder også afkrydses under hhv. Slet og Skriv. Klik OK. Bed nu brugeren om at lukke Outlook og åbne den igen. Derefter tilføjes din mailkonto ved at følge pkt. 5-14. Bemærk i pkt. 9 skal brugeren skrive dit fulde navn. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 18 af 19
Adgang til andre postkasser og kalendere via Webmail 41 For at åbne en anden postkasse via webmail, klikker man på den lille pil til højre for sit navn øverst til højre. Vælg åbn en anden postkasse. 42 Skriv postkassens navn (det, der står foran @ i e- mailadressen) og klik åbn. 43 Andre kalendere kan vises via webmail ved at klikke på Kalender øverst til højre i den blå bjælke, hvis man har tilføjet kalenderne i Outlook klienten, så de ligger under Delte kalendere. 44 Kalenderne ligger i mappelisten i venstre side under Personers kalendere. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 19 af 19