fra Generalforsamlingen Onsdag d. 2. april 2008.

Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10 Referat fra Generalforsamlingen Onsdag d. 2. april 2008. Generalforsamlingen, der fandt sted på Lokalcenter Vestervang, havde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent, stemmetællere og referent Bestyrelsen foreslår advokat Carsten Henriksen. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Intern kritisk revisors beretning 4. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse 5. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse 6. Indkomne forslag 7. Forelæggelse af budget til godkendelse 8. Valg af formand for bestyrelsen i lige år På valg er Aage Holst Petersen, (10.73). Bestyrelsen indstiller til genvalg 9. Valg af to medlemmer til bestyrelsen: På valg er Lene Jensen (9.56) og Søren Baumgarten (10.53). Bestyrelsen indstiller til genvalg. 10. Valg af to suppleanter til bestyrelsen: På valg er Claus Bjerre-Christensen (9.72) som 1. suppleant og Donna Benjamin, (10.34) som 2. suppleant. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 11. Valg af revisor: På valg er statsautoriseret revisor Karl Svendsen, BDO Scanrevision AS. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 12. Valg af intern kritisk revisor: Hvis foreningen ønsker en intern kritisk revisor, er Steen Ewald-Larsen (9.74) på valg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 13. Eventuelt

Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 2 Ad. 1. Ejerforeningens formand, Aage Holst Petersen, bød velkommen. Herefter valgte generalforsamlingen advokat Carsten Henriksen til dirigent. Kirsten Bjerrekær og Carsten Petersen blev valgt til stemmetællere og Søren Baumgarten blev valgt til referent. Dirigenten konstaterede generalforsamlingens lovlige indvarsling. Af et samlet antal stemmer på 1927, var de 787 repræsenteret. Ad. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Formanden henviste til dels de udsendte referater dels til den udsendte beretning, men supplerede med følgende oplysninger: Vi har et godt samarbejde med naboejerforeningen, som giver sig udtryk i en koordinering af fællesarbejder. Vi udveksler erfaringer om, hvordan vi på forskellig vis kan gribe vedligeholdelsesarbejder an. Vi har også et samarbejde med ejerforeningen ved Vestre Ringgade, og dette giver sig udtryk i, at vi inviterer repræsentanter til at overvære vore generalforsamlinger. Formanden takkede naboejerforeningerne for samarbejdet. Det er en af bestyrelsens pligter at se, at fællesudgifterne bliver betalt. Når det ikke sker, er bestyrelsen tvunget til at skride ind. Vi har i et enkelt tilfælde været på vej til at sende en manglende betaling til inkasso. En ejer kan ikke tilbageholde et beløb af fællesudgifterne fordi denne ønsker konkrete arbejder udført på/i ens lejlighed, eller ønsker bestemte synspunkter gennemført. Er man uenig med bestyrelsen kan man udover at skrive til den f.eks. selv møde op ved de åbne bestyrelsesmøder, rejse sagen på generalforsamlingen eller vælge en ny bestyrelse. Der har været et tilfælde, hvor en ejer gennemførte en omfattende renovering af en ejerlejlighed. Denne renovering skete under omfattende støjgener for de omboende og desuden på tidspunkter, der lå uden for de tidsrammer, der er foreskrevet i ejerforeningens husorden. Denne situation - og andre lignende tilfælde er grund til, at bestyrelsen vil tage initiativ til at opstille en række krav til ejere, om at renoveringsarbejder skal opfylde en række vilkår for at gennemføre arbejderne. De vilkår vil bl.a. dreje sig om afbrydelse af vand/varmeforsyning, støj, arbejdstider mv. Bestyrelsen er meget tilfreds med den ordning, der er opnået med den viceværtordning, og den er derfor gjort permanent. Generalforsamlingen udtrykker sin tilfredshed med Søren Hansens arbejde. Bestyrelsen har i referater fra bestyrelsesmøder henledt opmærksomheden på, at der skal opsættes HPFI-relæer. Det er et myndighedskrav, og bestyrelsen har påtaget sig opgaven at indsamle oplysninger så installatøren kan komme med så fordelagtig en pris som muligt. Det skal understreges, at ansvaret for, at installationerne er i orden, er den enkelte ejers. 26 ejere har pt. afleveret, men hvis der er flere, som skal have ændret installationerne, har de endnu en mulighed for at aflevere deres ønske. Tilstandsrapporten er opdateret i 2007. Denne danner grundlag for ejendommens store vedligeholdelsesarbejder. I 2007 er der gennemført en udskiftning af tagventilatorerne på terrassehuset. Endelig har vi et udestående mangelarbejder fra tidligere års ved ligeholdelsesarbejder, som desværre ikke er afsluttede endnu. Formanden sluttede med en tak til bestyrelsen for samarbejdet.

Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 3 En enkelt ejer bakkede formanden op med at støtte initiativet med at sørge for en støjmæssig reduktion og holder sig til de tidsrammer, der fremgår af Velkommen til Vestervang. Da der ikke var yderligere spørgsmål/kommentarer til beretningen, konstaterede dirigenten, at beretningen var taget til efterretning af generalforsamlingen. Ad. 3. Den interne kritiske revisor, Steen Ewald-Larsen, indledte med at præsentere sig selv og den opgave, han havde med at foretage en gennemgang af regnskabet - ikke for at se om det stemte - det havde ejerforeningen den statsautoriserede revisor til, men for at se om der var afholdt udgifter, der ikke var budgetlagt. Intern kritisk revisor oplyste, at 2007 havde været et år med lille aktivitet, men ikke desto mindre havde han skullet gennemgå 232 bilag og fremhævede følgende punkter i sin beretning: Regnskabet var vanskeligt at overskue. Det gjaldt især udgifterne til vand, varme og el, fordi de var påvirket af periodeafgrænsninger, som pågik langt ind i det nye år. I første halvår havde der været et relativt større elforbrug. Den nye udgave af Velkommen til Vestervang havde kostet 22.000 kr. Desuden var der afholdt 21.000 kr. til en petanquebane. Der var et spørgsmål om rentebetalinger, bl.a. for feriepenge, men den kritiske revisor konstaterede i samme åndedrag, at bestyrelsen havde sørget for at få styr på tingene. Ejerforeningen har store likvide midler, men efterlyste, at det fremgik af budgettet, at der var en renteindtægt. Af de mere kuriøse udgiftsbilag var den kritiske revisor stødt på et undervognsskylleanlæg. Der var opført udgifter til køb af skraldeposer, men mente, at de retteligt burde være en del af renovationsudgifterne. Der var relativt mange rykkere på regninger. Den kritiske revisor sluttede med at konstatere, at den statsautoriserede revisor havde godkendt regnskabet uden bemærkninger, hvilket han også opfordrede generalforsamlingen til at gøre. Formanden kommenterede den kritiske revisors indlæg med følgende: De anførte udgifter til petanquebane var delt med naboejerforeningen, så den reelle udgift var kun halvt så stor. Udgifterne til den nye udgave af Velkommen til Vestervang skulle ses i sammenhæng med, at den var udgivet i en form, så den skulle være fremtidssikret. Med hensyn til forrentningen har vi en aktionærkonto, som pt. forrenter det indestående med 3,5 %, men den indtægt har vi ikke budgetteret med. Bestyrelsen vil til stadighed vurdere, hvordan vi får vore penge bedst forrentede. Undervognsskyllevognen var et anlæg, vi havde anskaffet, fordi der var medlemmer af ejerforeningen, der benyttede en tilsvarende i naboejerforeningen. Bestyrelsen havde vurderet, at der var grund til, at vi selv anskaffede en sådan. Skraldeposerne var anskaffet ikke alene af hensyn til renovationen, men også af hensyn til viceværten. De er i øvrigt indkøbt sammen med naboejerforeningen. Med hensyn til rykkerne var forholdet det, at vi fik en del regninger, som ikke vedrørte vores ejerforening, men inden det blev opklaret, hvor de så hørte hjemme, nåede der at komme en eller flere rykkere. Ad. 4. Forelæggelse til godkendelse af regnskab for 2007. Formanden fremlagde regnskabet, der var udsendt og kommenteret med indkaldelsen til generalforsamlingen. Hovedtrækkene blev gennemgået. Årets resultat er et overskud på ca. kr. 1 mio. I forhold til budgettet er det en væsentlig forbedring.

Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 4 Med hensyn til udgifterne til vand, varme og el sker der en periodeafgrænsning, men hvis man ser på antallet af forbrugte enheder, er det relativt let at danne sig et præcist indtryk af de reelle omkostninger til de enkelte poster. Der har ikke været afholdt særlige udgifter til større vedligeholdelsesarbejder bortset fra udgifter til afslutningen af vedligeholdelsesarbejderne fra 2006 og udskiftning af tagventilatorerne på terrassehuset. De store vedligeholdelsesudgifter sparer vi sammen til og sætter med års mellemrum et stort arbejde i gang med udgangspunkt i tilstandsrapporten. Formanden anbefalede generalforsamlingen, at godkende regnskabet for 2007. Regnskabet gav anledning til nogle spørgsmål om selskabsskat og størrelsen af udgifterne til skraldeposerne. Der blev desuden givet udtryk for tilfredshed med skraldeposerne. Formanden oplyste, at vi ville anmode revisionen om at fremkomme med en forklaring. Den lyder således: Ved beregningen af skattegrundlaget for ejerforeningen kan fradrages et beløb, der beregnes ud fra ejerforeningens samlede driftsudgifter. Da driftsudgifterne i 2006 var meget store på grund af det store vedligeholdelsesarbejde, var dette fradrag særlig stort i 2006, og det betød, at skattegrundlaget, og den deraf følgende beskatning var lavere i 2006. Skraldeposerne skal have en vis kvalitet, fordi de skal kunne holde til at falde fra 7. etage uden at gå i stykker. Da der ikke var flere bemærkninger konkluderede dirigenten, at regnskabet for 2007 var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 5. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen. Udgangspunktet for vedligeholdelsesplanen er nedenstående principper, der har været gældende i de seneste år, og har været fremlagt for generalforsamlingen i bestyrelsens beretning. Der budgetteres ud fra de langsigtede omkostninger de løbende tilstandsrapporter udviser behov for. Dette behov svarer til, at der årligt anvendes ca. 800.000 kr. til større ved ligeholdelser. Der budgetteres med 375.000 kr. til reparationer i øvrigt. Det forudsættes, at vedligeholdelsesarbejderne tilrettelægges, så bestyrelsen kan udarbejde en tidsplan og en økonomiske prioritering i forhold til tilstandsrapporten under hensyn til de givne økonomiske rammer. Udgangspunktet vil fortsat være den politik, der har været praktiseret i de senere år, hvor der hyppigere end tidligere foretages mindre arbejder (f.eks. afrensninger mv.). Dette har til formål: o o at vedligeholde og sikre bygningens udseende, og forlænge perioden mellem de meget store vedligeholdelsesarbejder så meget som forsvarligt. Der henvises til bemærkningerne til den udsendte vedligeholdelsesplan, hvor vi forventer at gennemføre en reparation af nordfacaden på altangangshuset i 2009 og sydsiden af terrassehuset i 2010. Der er desuden kalkuleret med en udskiftning af elevatorkablerne. Da der ikke var flere bemærkninger konkluderede dirigenten, at vedligeholdelsesplanen for 2008 og senere var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen.

Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 5 Ad. 6. Indkomne forslag. Forslag 6a: (Forslaget er stillet af bestyrelsen): Generalforsamlingen beslutter, at det forbydes at holde hunde, der tilhører kategorierne kamphunde/muskelhunde i Ejerforeningen. Beslutningen indføres som en tilføjelse til Ejerforeningens husorden afsnit 8 Husdyr. Formanden begrundede forslaget med, at der var tale om en forebyggende foranstaltning. Vi har ikke taget stilling til, hvilke racer eller krydsninger der er omfattet af beslutningen. Det må bestyrelsen tage stilling til, hvis problemet opstår. Beslutningen vil blive indarbejdet i husordenen, så ejendomsmæglere er opmærksom på bestemmelserne, så potentielle købere er bekendt med de gældende bestemmelser. Da der ikke var spørgsmål til forslaget, der kan vedtages med simpelt flertal, konkluderede dirigenten, at forslaget om forbud med muskelhunde godkendtes uden, at nogen stemte imod forslaget af generalforsamlingen. Ad. 7. Forelæggelse af budget til godkendelse. Budgettet for 2008 og senere år er opdelt i udgifter ekskl. varme, el og vand og udgifter til varme, el og vand. Der er foretaget ændringer i budgettet for 2008 i forhold til budgetoverslag, der blev vedtaget på generalforsamlingen i 2007 på følgende poster: Varme: Varmeforbruget er lavere i de sidste tre år end tidligere budgetteret, og varmeprisen falder som følge af tilbagebetaling for tidligere års overskud fra Århus Kommunale Værker. Dette medfører, at varmeudgiften budgetteres med 713.000 kr., mod tidligere forventet 780.000 kr. El: Elforbruget har været svagt stigende de seneste år, og der budgetteres derfor med 541.000 kr., mod tidligere forventet 522.000 kr. Vand: Vandforbruget er svagt faldende, men med de udmeldte priser budgetteres med stort set uændret budget. Opsparingskontoen: På baggrund af den nye tilstandsrapport for bygningerne, der er udarbejdet i 2007, foretages en mindre nedjustering af budgettet fra 830.000 kr. til 800.000 kr. Der henvises til bemærkningerne til vedligeholdelsesplanen for 2008 og senere. Den samlede fællesbidragssats bliver 152 kr. pr. fordelingstal; fordelt med 83 kr. pr. fordelingstal til udgifter ekskl. varme, vand og el, og 69 kr. pr. fordelingstal til varme, el og vand. Budgetoverslaget for 2009 fremkommer ved en fremskrivning af budget 2008 med 3 %, bortset fra opsparingskontoen til større vedligeholdelsesarbejder, der fastholdes uændret til 800.000 kr. jf. bemærkningerne til vedligeholdelsesplanen. For 2009 bliver fællesbidragssatsen 159 kr. pr. fordelingstal. Der skal tages det forbehold, at vi ikke vil opkræve flere penge end det er nødvendigt med de renteindtægter, ejerforeningen måtte opnå. Hvis vi får refunderet penge for for meget opkrævede varmeudgifter, åbner det en mulighed for at holde fællesbidraget i ro. Da der ikke var flere bemærkninger konkluderede dirigenten, at budgettet for 2008 var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen.

Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 6 Ad. 8. Forslag om valg af formand: På valg er Aage Holst Petersen, (10.73), der er villig til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Aage Holst Petersen var genvalgt uden afstemning. Ad. 9. Valg af to medlemmer til bestyrelsen: På valg er Lene Jensen (9.56), og Søren Baumgarten (10.53), der begge er villige til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Lene Jensen og Søren Baumgarten var genvalgt uden afstemning. Ad. 10. Valg af to suppleanter: Bestyrelsen indstiller Claus Bjerre-Christensen (9.72) som 1. suppleant og Donna Benjamin (10.34) til valg som 2. suppleant. Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Claus Bjerre-Christensen genvalgtes som 1. suppleant og Donna Benjamin genvalgtes som 2. suppleant uden afstemning. Ad. 11. Valg af revisor. Dirigenten konstaterede, at statsautoriseret revisor Karl Svendsen genvalgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater. Ad. 12. Valg af intern kritisk revisor. Dirigenten konstaterede, at Steen Ewald-Larsen genvalgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater. Ad. 13. Eventuelt. Der fremkom følgende spørgsmål: Opfordring til bestyrelsen om at afmærke parkeringspladser, fordi der parkeres på en sjusket/- pladskrævende måde. Der henvistes til naboejerforeningen, som har fundet en diskret måde at gøre det på. En ny ejer undrede sig over, at der ikke var dørtelefoner; man kunne gå lige ind. Undrede sig også over at lyset brænder døgnet rundt i opgangene og ved elevatorerne. Spørgsmål om ejerskabet til en hvid Trabant, der har holdt længe på parkeringspladsen. Opfordring til at være opmærksom på personer, der ikke havde noget at gøre i ejendommen. Der var spørgsmål til rydningen bag vestmuren og om generalforsamlingen ville få dette spørgsmål forelagt? Det havde tidligere været en græsmark, skulle det være det igen? Spørgsmål til refusion fra Århus Kommune for meget opkrævet el- og varmeudgifter. Hvad vil de blive brugt til? Til de stillede spørgsmål svarede formand og næstformand: Vi har tidligere drøftet, om der skulle ske en markering af parkeringsbåse, som i naboejerforeningen, men vi vil tage spørgsmålet op igen. Situationen er den, at der ikke mangler parkeringspladser. Den løbende vedligeholdelse af de grønne områder har hidtil ikke været et isoleret gene-

Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 7 ralforsamlingsspørgsmål, men det er ikke meningen, at det fremover skal være en græsplæne, men arealet vil blot blive gjort mere tilgængeligt. Det har i mange år været noget af et vildnis. Bl.a. er der fældet et træ, der skyggede, men brombærkrattet vil ikke blive fjernet. Vi har været af den opfattelse, at Trabanten tilhører en beboer, men hvis det ikke er tilfældet, må vi tage sagen op. Vi har fået et beløb retur fra Århus Kommune for for meget betalt el. Det beløber sig til ca. 24.000 kr. Vi kender endnu ikke resultatet af Århus Kommunes overvejelser om tilbagebetaling af for meget opkrævede udgifter til fjernvarme, hverken hvor meget eller hvornår. I den forbindelse er der et spørgsmål, som især vedrører boligforeninger, hvor der er et tilbagebetalingsspørgsmål for lejere. I en ejerforening er problemstillingen en anden, da der ved salg/køb udarbejdes en refusionsopgørelse. Herefter hviler alle fremtidige pligter og rettigheder på køberen, medmindre der er truffet en særlig aftale mellem parterne. Da der ikke var flere spørgsmål afsluttede dirigenten generalforsamlingen, hvorefter formanden takkede dirigenten for en god mødeledelse og for den tillid, bestyrelsen blev mødt med, og ikke mindst den gode debat, der havde været. Carsten Henriksen Dirigent, adv. Aage Holst Petersen Formand S. Baumgarten Sekretær