INDLEDNING BILAG D - KRAVSPECIFIKATION (Bilag ligger også på http://silkeborgkommune.dk/erhverv/udbud som en word-fil) Tilbudsgivers besvarelse vil indgå i tilbudsevalueringen under delkriteriet Kvalitet. Den vindende tilbudsgivers besvarelse vil blive indskrevet i kontraktens Bilag 2. INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING... - 2 - Læsning og udfyldelse af tabeller... - 2 - AFSNIT A INFRASTRUKTUR M.V.... - 4-1. Skannere... - 4-1.1. Generelt om skannerne... - 4-1.2. ESDH-skannere / skanningsstationer... - 4-1.3. MFP ere... - 4-1.4. Tekniske skannere... - 4-2. Infrastruktur og skanningsproces... - 5-2.1. Nuværende infrastruktur og skanningsproces... - 5-2.2. Tilbudsgivers beskrivelse af mulig fremtidig infrastuktur, skanningsproces og MFP ere... - 6 - AFSNIT B TVÆRGÅENDE, TEKNISKE KRAV... - 8 - AFSNIT C KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER... - 11-1. Krav til skanning på dedikerede ESDH-skannere... - 11-1.1. Tekniske krav... - 11-1.2. Skanningen... - 12-1.3. Metadata på dokumenter... - 13-2. Krav til skanning på MFP ere... - 14-2.1. Baggrund... - 14 - Kommunen har i dag en lang række forskellige MFP ere, se dette bilag, Afsnit B.... - 15-2.2. Tekniske krav... - 15-2.3. Skanning... - 15-3. Krav til skanning på tekniske skannere... - 16-3.1. Baggrund... - 16 - - 1 -
INDLEDNING 3.2. Krav... - 16 - AFSNIT D KRAV TIL DOKUMENTATION... - 17 - INDLEDNING Læsning og udfyldelse af tabeller [Overskrift] [Baggrund] [Tilbudsgivers generelle besvarelse] Nr. Min.krav / prio. Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet Nr. 1 Nr. 2 Nr. MK Farveforklaring: GRÅ: Kommunens baggrundsoplysninger m.v. Må ikke udfyldes / ændres af tilbudsgiver BLÅ: Kommunens krav m.v. Må ikke udfyldes / ændres af tilbudsgiver GRØN: Kan udfyldes af tilbudsgiver HVID: Skal udfyldes af tilbudsgiver. - 2 -
INDLEDNING Baggrund: Indeholder baggrundsoplysninger, herunder evt. en forklaring på, hvordan det fungerer på nuværende tidspunkt eller på hvilke tanker kommunen har gjort sig om det emne, tabellen omfatter. Indeholder ikke krav eller ønsker. Nr.: Entydigt nummer på kravet eller ønsket MK: Minimumskrav. Skal være opfyldt. Hvis tilbudsgivers løsning ikke opfylder et minimumskrav, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, jf. annonceringsbetingelserne, pkt. 6.3. 1 / 2: Kommunens øvrige ønsker. Indikation for, hvilken prioritet de enkelte ønsker har for kommunen. Der er ikke nødvendigvis et direkte proportionalt forhold mellem prioriteten og vægten. Flere ønsker kan have samme prioritering. Krav / ønske: I søjlen er der en beskrivelse af, hvilken delopgave eller formål der ønskes understøttet eller hvilken funktionalitet, der ønskes. I dette felt kan tilbudsgiver beskrive, hvordan løsningens funktionalitet fungerer / understøtter opgaven eller formålet. Det er frivilligt, om tilbudsgiver vil udfylde feltet tilbudsgivers besvarelse (markeret med grøn farve). Dog skal tilbudsgiver nogle enkelte steder oplyse, hvordan tilbudsgiver opfylder et bestemt krav (hvide felter). Hvis hvide felter ikke udfyldes, betragtes kravet eller ønsket ikke som opfyldt. Del af tilbuddet (1/2/3): Tilbudsgiver skal her angive, om tilbudsgivers løsning eller den tilbudte option indeholder den efterspurgte funktionalitet. Kode 1 = En del af tilbuddet Kode 2 = Er delvist en del af tilbuddet Kode 3 = Er ikke en del af tilbuddet Minimumskrav (MK) betragtes som besvaret med kode 1, hvis ikke andet udtrykkeligt er angivet. Anvendes Kode 2, skal dette uddybes af tilbudsgiver Det bemærkes, at hvis kommunen vurderer, at funktionaliteten, f.eks. ud fra tilbudsgivers besvarelse, skærmdumps eller en eventuel præsentation, kun er delvist til stede, vil dette indgå i kommunens vurdering. - 3 -
AFSNIT A INFRASTRUKTUR M.V. AFSNIT A INFRASTRUKTUR M.V. 1. Skannere 1.1. Generelt om skannerne Kommunen ønsker ikke at udskifte ESDH-skannere, MFP ere eller tekniske skannere. Tilbuddet skal derfor tage udgangspunkt i de skannere, som er beskrevet nedenfor. 1.2. ESDH-skannere / skanningsstationer Kommunen har ESDH-skannere følgende typer: Fi6670i Fi6140Z Alle skanningstationer har følgende opsætning: PC med Win 7 officepakke 2010 1.3. MFP ere Kommunen benytter en række MFP ere. Listen over de nuværende MFP ere kan rekvireres hos Lars Koefoed, IT-centeret efter d.18. juli 2014. enten på mail: LarsJavette.Koefoed@silkeborg.dk eller telefonisk: 8970 1573 / 2482 2460 1.4. Tekniske skannere Kommunen benytter følgende tekniske skannere: OCE-skanner, TDS700, model TC4-4 -
AFSNIT A INFRASTRUKTUR M.V. 2. Infrastruktur og skanningsproces 2.1. Nuværende infrastruktur og skanningsproces En oversigt over den nuværende infrastruktur i forhold til skannere og GetOrganized fremgår af bilag D.1. En beskrivelse af den nødvendige XML kan fås ved henvendelse til Michael Lisby, Netcompany. Enten via mail: MIL@netcompany.com eller telefonisk: 4132 7215 Der er 1 skanningsansvarlig i hver afdeling, men der er i alt ca. 62 personer, der har rettigheder til at skanne. Disse medarbejdere håndterer selve skanningen på ESDH-skannerne med separatorark, som indeholder oplysninger om, hvilken ESDH-postkasse dokumenterne skal skannes til. Der er ca. 48 medarbejdere, der har mulighed for at tilføje metadata på de indskannede dokumenter, f.eks. afsendere. Når disse medarbejderne bruger skanningstationen, logger de sig på pc en. Der er pt. et betydeligt sammenfald mellem de medarbejdere, som skanner, og dem, som tilføjer metadata, men processen muliggør en opdeling i funktionerne. ESDH-løsningen er opsat med ESDH-postkasser. Hver organisatoriske enhed på laveste niveau ( team ) har en ESDH-postkasse. Den skannede post placeres i ESDH-postkasserne. Dette sikres ved, at der for hvert skannet dokument dannes en tilhørende XML-fil, der indeholder informationer om placering og øvrige metadata. Kommunens team-opdeling vil ikke være statisk, nogle teams bliver nedlagt nye bliver dannet, og nogle bliver slået sammen. En oversigt over den nuværende skanningsproces fremgår af bilag D.2. Der er i øjeblikket en server dedikeret til skanning, som har følgende specifikationer: Aesdhskan1.silkeborg.local (virtuel): - 5 -
AFSNIT A INFRASTRUKTUR M.V. C-drev: 60 GB D-drev: 250 GB RAM: 12 GB CPU: 8 stk. Derudover har skanningen en database liggende på kommunens SQL cluster, som indeholder ESDH-postkasserne. 2.2. Tilbudsgivers beskrivelse af mulig fremtidig infrastuktur, skanningsproces og MFP ere Tilbudsgiver bedes beskrive, hvilken infrastruktur (skanningsmiljø) tilbudsgiver foreslår i lyset af de krav til skanningsfunktionalitet og servicemål, der fremgår af dette bilag samt Bilag K Servicemål. Infrastrukturbeskrivelsen skal omfatte sammenhængen mellem ESDH-skannerne, MFP erne og de tekniske skannere samt GetOrganized. Leverandøren skal lave en fuld miljøbeskrivelse. Serverperformance skal opgives i VM-marks eller tilsvarende (ikke i specifikke CPUstørrelser). Hvis de krav som stilles af tilbudsgiveren medfører, at kommunen skal anskaffe nyt/yderligere it-udstyr, skal dette fremgå tydeligt af tilbuddet. Hvis de krav, som stilles af tilbudsgiver medfører, at kommunen skal opgradere eksisterende it-systemer i kommunens it-platform, fx styresystem, kontorpakke, browser eller lign., vil kommunen undersøge prisen herfor ved kommunens sædvanlige leverandører og lade værdien heraf indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver skal desuden beskrive, hvordan tilbudsgiver tænker, at skanningsprocessen kan være. Dvs. en trin-for-trin-beskrivelse af, hvornår medarbejderen gør hvad (rækkefølge og forudsætninger) samt elementerne i det nødvendige skanningsmiljø. Gerne grafisk - 6 -
AFSNIT A INFRASTRUKTUR M.V. fremstillet. Medsend herunder relevante skærmdumps fra en lignende løsning, tilbudsgiver har i drift hos en anden kunde. Eller evt. mock-ups af, hvordan tilbudsgiver foreslår, at løsningen skal se ud for kommunens brugere. Skal understøtte forståelsen af den påtænkte skanningsproces. Beskrivelsen og skærmbillederne skal være egnede til at give et indtryk af brugervenligheden af skanningsløsningen. Medsend endelig en liste over MFP er, som Skanningsløsningen vil kunne bruges til. Evt. ud fra den liste over kommunens nuværende MFP er, som er nævnt ovenfor under pkt. 1.3. - 7 -
AFSNIT B: TVÆRGÅENDE TEKNISKE KRAV AFSNIT B TVÆRGÅENDE, TEKNISKE KRAV Tekniske krav Baggrund: Dokumenter der bliver skannet modtages hovedsageligt fra borgere, men det kan også være sider fra en bog, som bruges til dokumentation, enkelte dokumenter vil være meget store rapporter i farve med en del billeder osv., langt de fleste dokumenter vil dog være i A4 og sort/hvid. materialet der skannes: Størrelse: A5 A0 Kvalitet: F.eks. glittet papir, krøllet papir, papir med klistermærkater i adressefeltet, tyndt papir, tykt papir osv. Farve: der kan være dokumenter der optræder med en smule farve på, som rent dokumenteringsmæssigt kun behøver at blive skannet i sort/hvid. Andre dokumenter skal dokumenteringsmæssigt være i farve Stammer fra: indsendte breve fra borgere, det kan være sider fra en bog GetOrganized modtager filstørrelser på op til 450 Mb Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [] Nr. Min.krav / vægt Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet 1. MK Når det skannede dokument modtages i fileshare, skal det være i pdf-format 2. MK Filerne skal OCR-behandles, inden de leveres i fileshare (Bemærk, at der også kan tilbydes en pakke, som ikke omfatter OCR-behandling. Se annonceringsbetingelserne, pkt. 4.1) 3. MK Opsætningen af skannermuligheder skal kunne udsendes som MSI filer til skanningsstationerne. 4. MK Sammen med det indskannede dokument skal der dannes en XML fil. Opsætningen af XML filen kan rekvireres hos NetCompany, se afsnit A, pkt. 2.1, ovenfor. - 8 -
AFSNIT B: TVÆRGÅENDE TEKNISKE KRAV Her skal det med separator ark stå Separatorark Baggrund: I dag opdeles den indkomne post ved hjælp af separatorark. Separatorarket indeholder information om afdeling, og teampostkasse. Der findes yderligere et separatorark som indeholder information om, at de næste stykker papir er et nyt dokument. Så længe der ikke er lagt et nyt separatorark ind med informationer om afdeling/teampostkasse, vil dokumenterne blive leveret i samme postkasse som det foregående. Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [Såfremt løsningen ikke anvender separtorark, beskrives her, hvordan der kan opnås samme funktion, og om der er forskel på mulighederne i forhold til skanning på dedikerede ESDH-skannere, skanning på MFP ere og skanning på de tekniske skannere] Nr. Min.krav / vægt Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet Separatorark 5. MK Det skal være muligt at indskanne flere dokumenter på en gang til flere ESDH-postkasser. F.eks.: En klargjort bunke dokumenter indholder 10 dokumenter til postkasse 1, 20 dokumenter til postkasse 3 og 5 dokumenter til postkasse 2 Separatorarkene skal understøtte udfyldelsen af metadata i det 6. 1 tilhørende XML-dokument. (Såfremt løsningen anvender separatorark.) Det skal være muligt for medarbejderne at udskrive separatorark 7. 2 til brug for skanningsprocessen. (Såfremt løsningen anvender separatorark.) Det skal være muligt at tilføje nye skanningsark i forbindelse med 8. 1 oprettelse/nedlægning af teams (Såfremt løsningen anvender separatorark.) Det skal være muligt at vælge et separatorark, der automatisk 9. 2 forventer at de dokumenter, der bliver indskannet er 1 side lang, og derfor digitalt sætter separatorark ind - 9 -
AFSNIT B: TVÆRGÅENDE TEKNISKE KRAV (Såfremt løsningen anvender separatorark.) Administration af systemet 10. MK 11. 1 12. 2 En kommunal medarbejder (f.eks. en tekniker fra IT-Centret) skal kunne tilgå skanningsløsningen med en administratorkonto eller lign. En kommunal medarbejder (f.eks. en tekniker fra IT-Centret) skal kunne overvåge skanningsprocessen, således at f.eks evt. fejlskanninger kan slettes, eller manuelt skubbes igennem processen, Handlinger efter nr. 10 og 11 ovenfor skal kunne udføres af ESDHteamet. - 10 -
AFSNIT C: KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER AFSNIT C KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER 1. Krav til skanning på dedikerede ESDH-skannere 1.1. Tekniske krav Tekniske krav Baggrund: Langt det meste materiale, der bliver skannet er i A4 sort/hvid, men der modtages materiale i størrelse A5 A3, både sort/hvid og farve Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [] Nr. Min.krav / vægt Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet 13. MK Kommunen kan tilslutte et vilkårligt antal ESDH-skannere, så længe de opfylder de krav leverandøren stiller. Dog skal de nuværende modeller kunne anvendes. 14. MK En skanningsansvarlig kan skanne fra en hvilken som helst ESDHskanner. 15. 1 Der skal ikke være begrænsninger i antallet af medarbejdere, som kan skanne 16. 2 Der skal ikke være begrænsninger i antallet af medarbejdere, som kan tilføje metadata 17. MK Følgende data skal registreres i forbindelse med skanningen: Hvem der har skannet (medarbejder) dato klokkeslæt - 11 -
AFSNIT C: KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER Registreringen af metadata kan ske i form af en påtrykning af tekst i selve det skannede dokument. Alternativt overføres registreringen til GetOrganized i form af metadata til dokumentet på en sådan måde, at registreringen efter journaliseringen er tilgængelig for almindelige brugere af GetOrganized. 1.2. Skanningen Skanning Baggrund: I dag opdeles den indkomne post ved hjælp af separatorark. Separatorarket indeholder information om afdeling, og teampostkassen. Der findes yderligere et separatorark som indeholder information om, at det næste er et nyt dokument Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [Såfremt løsningen ikke anvender separtorark, beskrives her, hvordan der kan opnås samme funktion] Nr. Min.krav / vægt Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet Opsætning af skanner og kvalitetssikring 18. 1 Klargøring og skanning Der kan skannes en klargjort bunke post i én arbejdsgang. Noget papir er dobbeltsidet, og andet er enkeltsidet, og størrelserne kan varierer fra A5 A3. Det skal sikres at: Skanningssoftwaren selv registrerer, om der er tale om enkeltsidet eller dobbeltsidet papir. Blanke sider frasorteres automatisk i det endelige, skannede dokument. Huller fjernes Sider rettes op, såfremt billedet er skævt [Tilbudsgiver bedes beskrive, hvilke muligheder for kvalitetssikring automatisk eller manuelt der er i Skanningsløsningen] - 12 -
AFSNIT C: KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER 19. MK 20. MK 21. 1 22. 2 23. 2 24. 1 Kvalitet Der skal skannes i en kvalitet der sikre at efterfølgende udprintning stadig giver mulighed for at måle på bl.a. bygningstegninger. Mindste kravet er derfor 400 dpi Farve eller sort/hvid enten skal skanningen selv kunne finde ud af om et dokument skal skannes i farve eller også skal det være muligt at kunne vælge en sort/hvid profil eller en farve profil Omskanning Det skal være muligt at omskanne en enkelt side og placere den korrekt, uden at skulle omskanne hele bunken Indsættelse af en enkelt side Det skal være muligt at indskanne en bunke i sort/hvid for så at indskanne en enkelt side i farve og placere den vilkårligt Godkendelse I forbindelse med godkendelsen af det indskannede materiale skal det være muligt at få vist et vilkårligt antal sider på skærmen ad gangen Visningen af dokumenter skal være i samme rækkefølge som indskanningen 1.3. Metadata på dokumenter Metadata på dokumenter Baggrund: Under godkendelsen eller på andet tidspunkt, skal der være en mulighed for at påføre så mange metadata som muligt, om det enkelte dokument. I dag kan dette arbejde foretages på medarbejderens egen pc. Og altså ikke nødvendigvis på skanningsstationen. Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [.] Nr. Min.krav / vægt Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet - 13 -
AFSNIT C: KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER 25. 1 Det skal være muligt at udføre denne funktion på den pc, som medarbejderen anvender til sit daglige arbejde 26. 1 Når der påføres metadata, skal visningen af dokumenter være i samme rækkefølge som den, dokumenterne er indskannet i 27. 1 Der skal være mulighed for at påføre metadata ud over indskaningsdato, klokkeslæt og hvem der har skannet f.eks. afsender modtager beskrivelsesfelt Mulighederne fremgår af den XML, som skal dannes sammen med dokumentet. 28. 2 Det skal være muligt via dropdown funktion eller lignende at tilføje/ændre metaddatafelter f.eks: ESDH-postkasse Sagstype 2. Krav til skanning på MFP ere 2.1. Baggrund Der modtages ofte dokumenter på eksterne institutioner f.eks. skoler, plejehjem mv. Den enkelte sagsbehandler i den centrale del af kommunens administration kan også modtage et dokument direkte fra en borger. I dag skal disse dokumenter bringes frem til en ESDH-skanner for at blive skannet direkte ind til en ESDH-postkasse. Dette sker i realiteten ofte ikke. I stedet skanner medarbejder evt. på MFP ere. Fra disse maskiner er der imidlertid kun mulighed for at skanne til en pdf, der kan vedhæftes en mail, som kan sendes til medarbejderen selv eller en anden medarbejder. Kommunen ønsker derfor at sikre, at der kan skannes direkte til ESDH-postkassernefra den nærmeste multifunktionsmaskine. - 14 -
AFSNIT C: KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER Kommunen har i dag en lang række forskellige MFP ere, se dette bilag, Afsnit B. 2.2. Tekniske krav Tekniske krav Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [] Nr. Min.krav / vægt Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet 29. MK Kommunen kan anvende et vilkårligt antal MFP ere til indskanning, så længe de overholder de krav leverandøren stiller. Dog skal de mest anvendte Ricoh-maskiner, som kommunen benytter, kunne bruges. Der henvises til den liste, som kan rekvireres hos kommunen, jf. Afsnit A, pkt. 1.3. Tilbudsgiver skal medsende en liste over MFP ere, som Skanningsløsningen kan bruges til. 30. MK Alle medarbejdere skal kunne skanne til ESDH-postkasserne 31. 1 Følgende data ønskes registreret i forbindelse med skanningen Hvem der har skannet Dato Klokkeslæt Hvilken MFP er, der er skannet på 2.3. Skanning Skanning Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [.] Nr. Min.krav Krav / ønske Eksempel på løsning Del af - 15 -
AFSNIT C: KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER / vægt tilbuddet 32. 1 Klargøring og skanning Der kan skannes en klargjort bunke post i én arbejdsgang. Noget papir er dobbeltsidet, og andet er enkeltsidet, og størrelserne kan varierer fra A5 A3 Det skal sikres at: Skanningssoftwaren selv registrerer, om der er tale om enkeltsidet eller dobbeltsidet papir. 33. MK Farve eller sort/hvid Enten skal skanningen selv kunne finde ud af, om et dokument skal skannes i farve, eller også skal det være muligt at kunne vælge en sort/hvid profil eller en farve profil 3. Krav til skanning på tekniske skannere 3.1. Baggrund I de tekniske områder modtages der ofte tegningsmateriale der er stører end A3, dette materiale skannes derfor på en særlig skanner, der kan skanne i op til A0. Det skannede materiale lagres på et fildrev, hvorefter det skal journaliseres. Der ønskes derfor mulighed for at kunne skanne direkte ind til ESDH-postkasse. 3.2. Krav Tekniske krav Tilbudsgivers generelle beskrivelse: [] Nr. Min.krav / vægt Krav / ønske Eksempel på løsning Del af tilbuddet - 16 -
AFSNIT C: KRAV TIL DE ENKELTE SKANNINGSTYPER 34. MK Kommunen kan anvende et vilkårligt antal tekniske skannere til indskanning, så længe de overholder de krav leverandøren stiller. Som minimum kan de tekniske skannere, som er nævnt i Afsnit A, pkt. 1.4, benyttes. 35. MK Alle medarbejdere skal kunne skanne til ESDH-postkasserne 36. 1 Følgende data ønskes registreret i forbindelse med skanningen Hvem, der har skannet Dato Klokkeslæt Hvilken skanner, der er skannet på [Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilke af de nævnte data, der kan overføres til ESDH-postkasserne] AFSNIT D KRAV TIL DOKUMENTATION Dokumentation og vejledninger Med dokumentation og vejledninger menes beskrivelser, som kan foreligge som tekst og billeder eller andet, f.eks. filmsekvenser. 37. MK Ved levering af Skanningsløsningen medfølger den nødvendige dokumentation og de nødvendige vejledninger 38. MK Vejledninger skal være på dansk, teknisk dokumentation skal være på dansk eller engelsk 39. MK Dokumentation / vejledninger skal være tilgængelige digitalt og evt. også i papirform 40. MK Dokumentationen skal være tilstrækkelig til, at kommunen kan varetage sin del af drift og installation af Skanningsløsningen. Det være sig på såvel server, skanningsstationer, MFPér som tekniske skannere 41. MK Vejledningerne skal være tilstrækkelige til, at kommunen kan varetage sin del af administationen af Skanningsløsningen. 42. MK Vejledningerne skal være tilstrækkelige til, at medarbejderne kan gennemføre en skanning, efter gennemført undervisning 43. MK Vejledningerne skal være tilstrækkelige til, at medarbejderne kan gennemføre påførelse af metadata efter gennemført undervisning - 17 -
Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag D1 - Kravspecifikation NUVÆRENDE INFRASTRUKTUR -1-
Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag D2 - Kravspecifikation NUVÆRENDE SKANNINGSPROCES -1-