1
Ledelsestilsyn Familiecentret 2012 Familiecentret har gennem 2012 intensiveret arbejdet for at højne kvaliteten og rettidigheden i sagsbehandlingen. Derfor er der gennemført et styrket og udvidet ledelsestilsyn. Der er tillige gennemført opkvalificering af personalet. Familiecentret har således efterlevet Social- og Sundhedsudvalgets beslutning af d. 22. marts 2012, om at forbedre sagsbehandlingen i forbindelse med 50 undersøgelser, notatpligt og børnesamtaler samt at gennemføre en månedlig stikprøvekontrol af sagsbehandlingen. I forhold til ledelsesopfølgningen i 2011 er dette en udvidelse. Der blev i 2011 ikke ført ledelsestilsyn med overholdelses af reglerne om tidsfrister for afholdelse af børnesamtaler. Opkvalificeringen har omhandlet udarbejdelse af handleplaner, 50 undersøgelser, notatpligt og afholdelse af børnesamtaler. Ledelsen i Familiecentret har løbende haft et tæt samarbejde med rådgiverne om, hvordan der skal følges op og dokumenteres. I januar og februar 2012 blev der gennemført handleplanskurser. Disse kurser blev fulgt op på fire personalemøder i løbet af året, hvor der, med afsæt i konkrete sager blev drøftet, hvordan handleplaner og 50 undersøgelser skal gennemføres og journaliseres. Familiecentrets har månedligt gennemført ledelsestilsyn, som har fungeret ved, at der udvælges seks sager til stikprøvekontrol, skiftevis blandt sager fra Ishøj Kommune og fra Vallensbæk Kommune, dvs. 72 sager på årsbasis. Opgørelserne fra ledelsestilsynet har løbende været drøftet på møder mellem socialfaglig leder og centerchef. Ud fra disse drøftelser har der været handlet på sagsniveau eller på ledelsesniveau. Det undersøges således konsekvent, om der mønstre i tilsynet. Hvor det har vist sig, at der er gentagende mønstre er disse håndteret ledelsesmæssigt. Forbedret sagshåndtering fra 2011 til 2012 Som det fremgår af figuren nedenfor, kan der konstateres en forbedring i Familiecentrets sagshåndtering fra 2011 til 2012. Der har været et fald på seks procentpoint i antallet af sager med forsinkelser eller manglende dokumentation. I 2011 var der forsinkelser eller manglende dokumentation i 48 % af sagerne (35 ud af 72 sager), hvilket nu er faldet til 42 % af sagerne (30 ud af 72 sager) i 2012. Udvidelsen af ledelsestilsynet har givet et større grundlag for at opspore uregelmæssigheder. Selv om tilsynet blev udvidet i 2012 til også at omfatte børnesamtaler er der altså konstateret et fald i antallet af overskridelser af tidsfrister. Blandt de 30 sager, hvor der er forsinkelser eller manglende dokumentation er der 22, hvor der har været forsinkelser med at afholde børnesamtalen. I tre sager var der udelukkende tale om mangler i forhold til børnesamtalen. Hvis ikke ledelsestilsynet var blevet udvidet i 2012, ville der således have været 27 af de 72 sager med ledelsesmæssig påtegning. Enkelte af sagerne omhandler sager med børn under tre år eller handicappede børn uden sprog, hvor det ikke er noteret, at der i sagens natur ikke er afholdt børnesamtale. Ledelsestilsynet i 2012 viser desuden, at den nedadgående tendens i antallet af sager med forsinkelser og manglende dokumentation er fortsat gennem hele året. Som det fremgår af nedenstående kurve, var der således 10 sager i første kvartal, hvilket faldt til syv sager i andet og tredje kvartal og faldt yderligere til seks sager i fjerde kvartal. 2
Antal sager med forsinkelser og manglende dokumentation 12 10 8 6 4 2 0 4. kvartal 2012 3. kvartal 2012 2. kvartal 2012 1. kvartal 2012 4. kvartal 2011 3. kvartal 2011 2. kvartal 2011 1. kvartal 2011 Sociale og økonomiske konsekvenser Ledelsestilsynet for 2012 viser, at familierådgiverne forestår en løbende opfølgning på sagsforløb og kontakt med anbringelsessteder og samarbejdspartnere. De sager, hvor tilsynet kan konstatere forsinkelser eller ikke eksisterende dokumentation, er der primært tale om, at den administrative journalisering ikke er blevet opdateret korrekt, på trods af at der har været kontakt og møder er afholdt. Det kan konstateres, at de sager hvor der har været forsinkelser og manglende dokumentation, ikke har medført forringede sociale forhold for de involverede børn eller øgede udgifter for kommunen. Afgørelser i klagesystemet Familiecentrets fokus på høj kvalitet og rettidighed i sagsbehandlingen kom i 2012 positivt til udtryk i behandlingen af klagesager i Det Sociale Nævn og Ankestyrelsen. Som det fremgår af figuren nedenfor, modtog Familiecentret i løbet af 2012 i alt 43 afgørelser fra diverse klage- og retsinstanser. Kun to klager blev helt eller delvist ændret. Helt konkret var afgørelsen i 29 tilfælde (68 %), at Familiecentrets afgørelse blev stadfæstet. En afgørelse blev ændret. En delvist ændret. Fire hjemvist til ny behandling. Otte klager (19 %) blev af forskellige årsager afvist behandling. 19% 2% 2% 9% 68% Stadfæstet Ændret Ændret delvist Hjemvises Afvist behandling 3
Langt de fleste af klagerne behandlede Det Sociale Nævn. 30 af 43 blev behandlet hos denne instans. 11 blev behandlet af Ankestyrelsen, og to ved Kammeradvokaten. Afgørelse Instans Stadfæstet Ændret Ændret delvist Hjemvises Afvist behandling I alt Det Sociale Nævn 22 1 3 4 30 Ankestyrelsen 5 1 1 4 11 Kammeradvokaten 2 2 I alt 29 1 1 4 8 43 Den grad af stadfæstelse, som ovenstående er udtryk for, indikerer en yderst relevant socialfaglig sagsbehandling. Da der er tale om socialfaglige afgørelser ud fra serviceniveau og faglige skøn, vil det formentlig ikke være muligt, at nedbringe antallet af ændrede afgørelser yderligere. Familiecentret i Ishøj fortsætter dog arbejdet med at fastholde kvaliteten og forbedre rettidigheden i sagsbehandlingen og tager i den forbindelse initiativ til nedenstående handlinger. Etablering af stabile rådgiverforløb Familiecentret arbejder intensivt med at minimere udfordringerne ved rådgiverskift og har derfor valgt at fokusere på at skabe stabilitet i sagsbehandlingen og ønsker at styrke den enkelte borgers sagsforløb, ved at minimere antallet af skift mest muligt. Denne beslutning skal ses i lyset af, at forsinkelser i sagsbehandlingen ofte skyldes flere rådgiverskift, hvilket også gør sig gældende i ledelsestilsynet i 2012. I 10 ud af de 30 sager med forsinkelser eller manglende dokumentation har der været imellem tre og fem rådgivere tilknyttet en sag på 1½ år. Denne store udskiftning af rådgivere i nogle sager skyldes mange barsler blandt personalet i Familiecentret. I 2012 var otte ud af 17 rådgivere på barsel. I denne forbindelse er det besluttet, at rådgivere nu fast er tilknyttet ét team med en fast sagsstamme og ikke længere kan skifte team løbende. To medarbejdere er desuden fastansat i decideret rotationsstillinger med henblik på at overtage sager for rådgivere, mens de er på barsel. Det betyder, at der ikke skal ansættes nye medarbejdere i barselsvikariater, men fremover kan trækkes på disse medarbejdere, der allerede har kendskab til afdelingen, sagsgange, it-system, kolleger mv. Dette tiltag forventes at sikre en større stabilitet og en højere kvalitet, når en sag for en periode får ny rådgiver, som følge af barsel. Tiltaget er gjort muligt ved, at omdanne en stilling til en rotationsstilling og ansætte en ekstra fastansat rådgiver aflønnet via de barselsmidler, der forventes refunderet. Nye retningslinjer for specialteams aflastningssager Familiecentret har ændret sin arbejdsgang i specialteamet, så der også laves 50 undersøgelser i sager om aflastning. Familiecentret har tidligere arbejdet ud fra en retningslinje om, at der ikke skal laves 50 undersøgelser i sager om aflastning for Specialteamets børn. Dette skyldes en misforståelse i forbindelse med Barnets Reform. Dette har medført en ophobning af 50 sager, der også har vist sig i ledelsestilsynet. Ophobningen er nu afhjulpet. Eftersyn af opgavefordeling mellem PPR / CBU og Familiecenter Familiecentret vil tage initiativ til at revurdere opgavefordelingen omkring skolebehandlingstilbud mellem Familiecentret og PPR / CBU. Ledelsen i Familiecentret og i PPR / CBU mener, at det vil være mest hensigtsmæssigt, at PPR / CBU for fremtiden overtager alle opgaver angående skoletilbud inklusiv dagbehandling. 4
Højne kvalitet i journalisering Familiecenteret vil skærpe kvaliteten i journalisering i sager omhandlende handicappede med begrænset sprog. Tilsynet vidner om, at det ikke konsekvent noteres i sagen, at det ikke er muligt at gennemføre en børnesamtale pga. manglende sprog hos barnet, selvom der har været taget stilling til dette. Dette skal fremover aktivt fremgå af sagen. Forbedring i overlevering af sager mellem rådgivere Familiecentret vil højne kvaliteten i overleveringen af sager, når rådgivere stopper. Dette skal blandt andet gøres ved at udarbejde en standardskabelon, som rådgiverne skal udfylde. Denne skal præcisere, hvornår der senest skal følges op med lovpligtige handleplaner, børnesamtaler og 50 undersøgelser i den enkelte sag. Deadlines skal fremgå helt tydeligt, så en ny rådgiver har et klart overblik over dette. Forbedring i samarbejdet med Familieplejen Familiecentret vil i den kommende tid have fokus på, at hindre flaskehalse i samarbejdet mellem teams og Familieplejen. Ledelsestilsynet for 2012 viste et eksempel på, at en handleplan ikke kunne udarbejdes før en familieplejekonsulent kom ind over sagen, hvilket trak ud. Denne type af flaskehalse skal undgås i fremtiden. Ekstraordinært pres på børneteam Børneteam har haft ekstraordinært travlt i 2012. Udfordringerne i sagerne er blevet af grovere karakter end tidligere. Der skal derfor foretages en løbende vurdering af antal og tyngde. Sager skal når det er muligt neddrosles eller afsluttes. Ved egentlige teenageproblemer hos 12årige skal der tages stilling til, om aldersgrænsen på 13 år skal fastholdes, eller der skal gennemføres en tidligere overførsel til Ungeteam. Der vil blive udarbejdet månedlig opgørelse af tilgang og afgang af sager. IT skal højne kvalitet og effektivitet KMD-sag skal i fremtiden bruges mere effektivt og det indbyggede advissystem skal bruges i udbredt grad. Derfor har Familiecentret taget initiativ til at uddanne superbrugere i alle rådgiverteam. Kursusrækken afvikles gennem januar og februar. Advissystemet skal kombineres med ovenstående beskrivelse af forbedringer ved overdragelser af sager fra én familierådgiver til en ande. Indførelsen af Integrated Children System (ICS) vil ydermere betyde, at der kan arbejdes mere effektivt med specifikke spørgsmål og ICS vil gøre journalføringen mere skarp og gennemskuelig. Konklusion Ledelsestilsynet for 2012 viser, at der løbende sker forbedringer i overholdelsen af diverse tidsfrister. Ledelsestilsynet viser samtidig, at der fortsat er mulighed for at forbedre overholdelsen af tidsfrister yderligere. Denne gennemgang belyser, at der løbende har været arbejdet på at forbedre kvaliteten. Der er gennemført en stribe forbedringer af mulighederne for den faglige sagsbehandling, her under gennemførsel af handleplanskurser. Der vil også i 2013 være en vægtning mellem den socialfaglige indsats og den juridiske målopfyldelse. Skønt den socialfaglige indsats skal vægtes, for at sikre børn og familier den rette indsats, vil det være et mål af forbedringen i 2013 er væsentligstørre end i 2012. Ledelsestilsynet har medført, at samtlige sager der er udtaget til ledelsestilsyn, hvor der ikke har været fuld overholdelse af regler og forventninger, er blevet ajourført. Der er gennem 2012 blevet søgt efter mønstre i de sager, hvor der er manglende fristoverholdelse. Der er taget ledelsesmæssig aktion i de få tilfælde, hvor der har været tale om gentagende mønstre i ledelsestilsynet. Denne fremgangsmåde vil blive fastholdt i 2013. 5
Fremadrettet vil det ikke længere være muligt at udmønte beslutninger der ikke har akut karakter uden der foreligger de nødvendige undersøgelser, samtaler og planer. Med den øgede ITmæsige opbakning, en styrkelse af den administrative opbakning og en planlagt opkvalificering omkring afholdelse af den vanskelige børnesamtale i efteråret, forventes det, at den positive udvikling fortsætter gennem året. 6