Genopretning og konsolidering af faglig kvalitet i børnesager. Ledelsens tiltag

Transkript

1 Genopretning og konsolidering af faglig kvalitet i børnesager Ledelsens tiltag

2 Baggrund Lejre Kommunes revisionsfirma PwC gennemførte i efteråret 2015 en sagsrevision på det specialiserede børneområde. Den viste, at sagsbehandlingen i Børne- og Familierådgivningen i Center for Børn, Unge & Familie ikke lever op til lovgivningens formelle krav. For at få en mere grundig viden om problemernes karakter og omfang, bad ledelsen PwC gennemgå yderligere 50 børnesager. Formålet med undersøgelsen er at sikre, at de ledelsesmæssige tiltag for at bedre kvaliteten i sagsbehandlingen er tilstrækkelige. PwCs kvalitetsundersøgelse viser, at der trods forbedringer siden dannelsen af CBUF pr. 1. januar 2015 fortsat er alvorlige fejl og mangler i sagsbehandlingen.

3 Opfølgning på fremdrift Tiltagene skal sikre, at den faglige kvalitet er i orden i alle nye sager, og at der gennemføres opfølgning på og en relevant genopretning i allerede eksisterende (gamle) sager inden udgangen af 1. kvartal Der gennemføres en ny kvalitetsundersøgelse i begyndelsen af 2. kvartal Indikatorer for kvalitetsudvikling (personaleomsætning, udvikling i underretninger, sags tal, økonomiske nøgletal m.v.) overvåges løbende af ledelsen, og rapporteres til Udvalget for Børn & Ungdom.

4 Ledelsens tiltag Tiltagene er er drøftet med de faglige organisationer og på møder mellem ledelse og medarbejdere i maj måned. De retter sig mod at sikre et lavere sagstal for rådgiverne som en forudsætning for, at den nødvendige genopretning kan gennemføres, mod at fokusere ledelsesarbejdet entydigt på driften og mod at skabe den systematik og struktur, som medarbejderne efterspørger og som PwCs kvalitetsundersøgelse viser, at der er behov for. Tiltagene er: 1. Der tilføres ekstra personaleressourcer 2. Den faglige ledelse og implementeringskraft samt opfølgning styrkes. 3. Systematikken i sagsbehandlingsarbejdet forbedres og IT understøttes 4. Gamle sager gennemgås efter en struktureret plan 5. Der sikres et højt informationsniveau til samarbejdspartnere 6. Øvrige tiltag

5 Ledelsens tiltag ad 1) Der tilføres ekstra personaleressourcer Hvorfor er det vigtigt? Sagstallet for rådgiverne reduceres med tilførslen af yderligere tre socialrådgivere (politisk vedtaget i forbindelse med budget 2016) til sager med det nuværende sagstal. Den forestående intensive sagsgenopretning, jf. ad 4 i ledelsens tiltag, stiller ekstra krav til medarbejderne i en periode. Hertil kommer, at der er en markant stigning i antallet af opgaver, herunder i antallet af underretninger. Antallet af sager er vokset fra 699 sager i 2015 til aktuelt 747 sager. Samtidig er antallet af underretninger vokset kraftigt; fra 47 i første kvartal 2015 til 123 i første kvartal 2016.

6 Ledelsens tiltag ad 1) Der tilføres ekstra personaleressourcer Hvad gør vi? Der rekrutteres: Yderligere to socialrådgivere. En studentermedhjælper/administrativ hjælp. En socialjurist som har ansvar for Klagesagshåndtering, aktindsigtsanmodninger, juridisk vejledning af rådgivere og ledere i forbindelse med sagsbehandling m.h.p at forebygge klager og støtte rådgiverne. Herudover allokeres en intern konsulent til implementeringsarbejdet. Endelig tilføres der midlertidigt ekstra ressourcer gennem aftaler med CAFA om at gennemføre 50 undersøgelser og støtte med faglig ledelse, og PwC om at varetage projektledelse i forhold til implementering af DUBU.

7 Ledelsens tiltag ad 2) Den faglige ledelse og implementeringskraft styrkes Hvorfor er det vigtigt? Ledelse PwCs kvalitetsundersøgelse viser, at der er behov for en fokuseret ledelsesindsats der sikrer struktur og systematik samt implementeringskraft samt fokus på faglig driftsledelse (herunder sparring til medarbejderne). Afdelingsleder Pia Fussing Nielsen går på barsel 1. september, og kan ikke erstattes ved at rekruttere en vikar (krav til tyngde og stærk faglig profil). Samtidig er der et markant behov for faglig sparring, jf. PwC rapporten. Løsningen er ikke nu at ansætte flere ledere, men at styrke ledelsesarbejdet i en periode ved at tilføre kompetencer udefra og skærpe de strukturer der udøves ledelse i. Den nuværende ledelsesstruktur er vist på næste side. Frontfunktion Frontfunktionen blev etableret i 2015 som et resultat af et pilotprojekt. Formålet med frontfunktionen var og er at tilbyde forældre råd og vejledning (SEL 11) samt sikre en enkelt indgang, herunder vejledning, af ansatte i 1. led (dagtilbud, skoler, SFO, Ungdomsskole, hvor de fleste børn er det meste af tiden) om underretning m.v. Frontfunktionen skal endvidere vurdere bekymringsgraden i indkomne underretninger og inden for 24 timer vurdere grundlag for at iværksætte akutte foranstaltninger. Det er også Frontfunktionen som foretager evt. anmeldelse til politiet og henviser til Børnehusene m.v. Gennem sit virke skal frontfunktionen understøtte at det er de rette opgaver der kommer ind i børne- og ungeteamets sagsbehandling (effektivitet). Som det fremgår af PwCs undersøgelse er der behov for tiltag for at sikre, at frontfunktionen kan fylde rollen ud.

8 Organisationsdiagram CBUF, Familierådgivningen Jan indsætter

9 Ledelsens tiltag ad 2) Den faglige ledelse og implementeringskraft styrkes Hvad gør vi? Driftsledelsen styrkes ved i en periode at danne et fagligt fokuseret ledelsesteam med ansvar for at sikre en god faglig kvalitet i alle nye sager, herunder anvendelse af ICS/ DUBU og for faglig sparring til medarbejderne. Ledelsesteamet samarbejder tæt med frontfunktionen og tager det ledelsesmæssige ansvar for at fordele nye ikke akutte sager og dermed for ressourcestyring. Teamet udgøres af Pia Fussing, Monica Jacobsen, Vivi Anker og Susanne Katz, CAFA tilknyttes. Der sker samtidig en styrkelse og reorganisering af frontfunktionen. Dels bemandingsmæssigt ved at tilknytte en studentermedhjælper og eventuelt en SSP konsulent til teamet. Og dels ved at reducere antallet af egentlige sager, som frontfunktionens to nøglemedarbejdere løser i dag. Endvidere samles integrationsopgaverne /medarbejderen i frontfunktionen. Det faglige ledelsesteam og frontfunktionen skal arbejde tæt sammen om at sikre, at det er de rette opgaver (hverken mere eller mindre) der kommer ind i børne- og ungerådgivningens sagsbehandlingsprocesser (effektivitet og ingen unødvendige forstyrrelser) og at opgaverne fordeles på en hensigtsmæssig måde til rådgiverne. Fremover mødes det faglige ledelsesteam og frontfunktionens nøglemedarbejdere derfor ugentligt for at vurdere og fordele de sager der er kommet ind i den forgangne uge. Kun akutte sager fordeles på ugebasis alle andre sager fordeles først til rådgiverne efter det ugentlige fordelingsmøde. Herved sikres a) at sagsbehandlerne ikke hele tiden forstyrres af sager som de alligevel ikke kan få i proces alle sammen på én gang, b) at ledelsen har styr på hvor sagerne fordeles hen og hvorfor samt c) at ledelsen tager ansvar for, at der udpeges en tovholder i de sager, der kræver tværfagligt samarbejde med andre funktioner i organisationen (PPR, skole m.v.). Der dannes en styregruppe med deltagelse af direktør Jan Dehn og Kommunaldirektør Inger Marie Vynne som ugentligt mødes med ledelsesteam og centerchef, og overvåger fremdrift /træffer beslutninger undervejs. Tidsplan: Ledelsesteam og frontfunktion samt nye mødestrukturer er i gang lige efter sommerferien.

10 Ledelsens tiltag ad 3) Systematikken i sagsbehandlingsarbejdet forbedres og IT understøttes Hvorfor er det vigtigt? Integrated Children System (ICS) er en helhedsorienteret metode for sagsbehandling og udredning i sager om udsatte børn og unge. ICS bygger på inddragelse af barnet og familien, og fokus på ressourcer. Kernen i metoden er en forståelse for, at børns og unges velfærd bliver formet i samspillet mellem barnets/den unges udviklingsmæssige behov, forældrekompetencer og familieforhold familie og omgivelser. DUBU er det fællesoffentlige it-system der understøtter socialrådgiverne i at arbejde efter ICS metoden, og som også sikrer korrekt dokumentation, nem adgang til statistik og ledelsesinformation m.v. På sigt vil brugen af DUBU effektivisere sagsbehandlerarbejdet forudsat at der er en korrekt og effektiv IT understøttelse.

11 Ledelsens tiltag ad 3) Systematikken i sagsbehandlingsarbejdet forbedres og IT understøttes Hvad gør vi? Der er i 2015 uddannet superbrugere, og alle medarbejdere er under oplæring i ICS og i DUBU. Den kommende tid genopfriskes kompetencerne. Ledelsen beslutter og kommunikerer fælles principper for hvordan DUBU anvendes samt sikrer i samarbejde med IT - at systemmæssige/tekniske barrierer for implementeringsarbejdet fjernes. Implementeringen gennemføres i forbindelse med, at alle gamle sager gennemgås. I samme arbejdsgang overføres relevante dokumenter til DUBU. I alle nye sager skal DUBU anvendes korrekt.

12 Ad 4) Gamle sager gennemgås efter en struktureret plan Hvorfor er det vigtigt? PwCs kvalitetsundersøgelse viser, at der stadig er et betydeligt efterslæb i sagsbehandlingen primært som en konsekvens af flere års utilstrækkelig sagsbehandling. Det fremgår således af rapporten, at generelt er sagerne ikke tilstrækkeligt belyst og dokumenteret, idet der: Ikke er indhentet relevante oplysninger i 17 ud af 50 sager Ikke foreligger den nødvendige dokumentation i 13 ud af 50 sager Kun er gennemført børnesamtaler i 10 ud af 50 sager Kun er udarbejdet -50-undersøgelse i 17 ud af 50 sager Ikke er foretaget systematisk opfølgning af sagerne.

13 Ad 4) Gamle sager gennemgås efter en struktureret plan Hvad gør vi? I sags genopretningen gennemgås alle sager hvor der ikke inden for det seneste halve år har været opfølgning. Det sker i en struktureret arbejdsproces hvor rådgiverne gennemgår de enkelte sager i deres sags-stamme ud fra en nærmere fastlagt metodik hvori indgår: - Den nødvendige dokumentation indhentes, journaliseres på sagen og indarbejdes i de faglige vurderinger - 50 undersøgelse udarbejdes i de sager, hvor det vurderes nødvendigt. Omfanget af undersøgelsen defineres ud fra bekymringsniveauet, altså ud fra behovet. - Børnesamtale, typisk i forbindelse med evt. 50 undersøgelse - Handleplan og evt. revurdering af støtte til barn /ung og familie - Korrekt indføring af sagen i DUBU og registrering i økonomisystemet. Den nærmere plan tilrettelægges af styregruppen under PwCs projektledelse og i tæt samarbejde med rådgiverne. Beslutninger om nye undersøgelser og evt. ændringer i foranstaltninger i forhold til barnet/den unge/familien træffes af det faglige ledelsesteam på baggrund af sparring med den ansvarlige rådgiver. Alle fremadrettede beslutninger, der indebærer ressourcetræk til undersøgelser og evt. ændringer i foranstaltninger træffes således i ledelsesstrengen af det faglige ledelsesteam. Tidsplan i hovedtræk: Juni: Plan for genopretning udarbejdes sammen med rådgiverne. August og frem: Genopretning inkl. implementering af DUBU. Målet er at sagsgenopretningen er færdig inden udgangen af 1. kvartal 2017.

14 Ledelsens tiltag ad 5) Der sikres et højt informationsniveau til samarbejdspartnere Hvorfor er det vigtigt? Der er for det første behov for et højt informationsniveau til forældre, som i forvejen er bekymrede for deres børn. Der vil også være behov for et højt informationsniveau med ansatte i andre dele af den kommunale organisation, som samarbejder med Børne- og Familierådgivningen. Både for at svare på de spørgsmål, samarbejdspartnerne har, og for at skærme sagsbehandlerne mod spørgsmål og klager det er muligt at forebygge, og som ellers vil tage tid fra kerneopgaven.

15 Ledelsens tiltag ad 5) Der sikres et højt informationsniveau til samarbejdspartnere Hvad gør vi? Der dannes et forældre ekspertpanel med forældrerepræsentanter som mødes med styregruppen i en fast mødekadence m.h.p at give input til forbedringer i arbejdsgange, kommunikation og formidle brugeroplevelser som kan indgå i udviklingsarbejdet. Der dannes et lignende fora med repræsentanter for dagplejere, lærere og pædagoger m.h.p. at få de kommunale samarbejdspartneres tilsvarende bidrag. Styregruppen er ansvarlig for dialogen med de to fora. Der sikres gennem skriftlig og mundtlig information et højt informationsniveau og dialog med samarbejdspartnere på børne- og voksenområderne.

16 Ledelsens tiltag ad 6) Øvrige tiltag Hvad gør vi? De uddannelsestiltag, som er sat i værk vedrørende 50 undersøgelser og børnesamtaler gennemføres som planlagt. Det igangværende arbejde med arbejdsgange videreføres og det sikres, at vigtige arbejdsgange herunder de vedtagne arbejdsgange på ungeområdet - implementeres, og at medarbejdernes adgang til besluttede arbejdsgange forbedres. Ledelsen (styregruppen) beslutter fælles principper for hvornår en sag er genoprettet, og hvad sagsbehandler rollen er (og ikke er).