21. april 2015 Referat af ordinær generalforsamling 2015 Torsdag den 16. april 2015 kl. 17.00 Gubben Nørregade, Hundested Dagsorden: Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning ved formanden 3. Forelæggelse og godkendelse af årsrapport, herunder værdiansættelse af andele 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse samt beslutning om ændring af boligafgift: 5. Indkomne forslag fra bestyrelsen: a. Forslag til at stifte et vejlaug i Fyrrehegnet b. Forslag til plejeplan for fællesområdet c. Forlag til valg af ekstern administrators d. Forslag til vedtagelse af nye vedtægter 6. Valg af bestyrelse og suppleanter: På valg: Valg af to suppleanter: Arne Jacobsen, Fyrrehegnet 37 (modtager ikke genvalg) Inge Lise Christiansen, Fyrrehegnet 13 (modtager genvalg) Mona Jørgensen, Fyrrehegnet 19 (modtager genvalg) Flemming Skøtt, Fyrrehegnet 7(modtager ikke genvalg) 7. Valg af intern revisor og Susanne Skøtt, Fyrrehegnet Fyrrehegnet nr. 7 (modtager genvalg) 8. Suppleant: Birthe Bang, Fyrrehegnet Fyrrehegnet nr. 33 (modtager genvalg) 9. Valg af ekstern revisor Nuværende revisor, Nærrevision A/S - Nørregade 1, 3300 Frederiksværk (vælges igen) 10. Eventuelt Ad.-1 Valg af dirigent: Formanden, Karl Erik Kjær Jensen, bød velkommen og foreslog Flemming Skøtt, Fyrrehegnet 7, som dirigent. Flemming Skøtt blev valgt til dirigent for generalforsamlingen. Flemming Skøtt meddelte, at generalforsamlingen var indvarslet i overensstemmelse med vedtægterne og var derfor lovlig og beslutningsdygtig. Der var 17 stemmeberettigede incl.1 fuldmagt ud af de 20 andele ved generalforsamlingen. Der var 25 fremmødte ved generalforsamlingen. Stemmetællere ved generalforsamlingen var: Hanne Bjergsted, Fyrrehegnet 31 og Susanne Skøtt, Fyrrehegnet 7 blev valgt. Ad.-2 Bestyrelsens beretning: Formanden, Karl Erik Kjær Jensen forelagde bestyrelsens beretning. Efter et par enkelte spørgsmål til beretningen, blev beretningen enstemmigt godkendt, 17 ja-stemmer. 1
Ad.-3 Forelæggelse og godkendelse af årsrapport, herunder værdiansættelse af andele: Kassereren, Arne Jacobsen fremlage årsrapporten. Efter en kort debat om, hvorfor det er en god ide at foretage henlæggelser i en andelsforening blev årsrapporten enstemmigt godkendt. Inden afstemningen gjorde kassereren opmærksom på, at henlæggelse af de kr. 100.000,00, som generalforsamlingen blev enig om at henlægge til fremtidig vedligeholdelse er nødvendigt, idet en henlæggelse viser, at andelsforeningen er opmærksom på, at der kommer udgifter til større vedligeholdelsesprojekter jf. vedligeholdelsesplanen 2014-2025. Henlæggelserne skal også fremgå af de nøgletal, som andelsforeninger skal indberette i forbindelse med salg. Nøgletallene skal bl.a. øge gennemsigtigheden for køberne. Henlæggelserne viser, at andelsforeningen agerer fornuftigt i forhold til at administrere foreningens økonomi, og de vil også være et godt grundlag, hvis andelsforeningen skal optage nye lån. Kassereren gjorde også opmærksom på, at det ikke er nyt, at der i regnskabet er henlæggelser, beløbet er blot blevet større jf. generalforsamlingsbeslutningen 2014. Ad.-4 Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget: Kassereren, Arne Jacobsen Arne gennemgik drifts- og likviditetsbudget for 2015 herunder fastlæggelse af gebyr for venteliste. Gebyret på kr. 3.000,00 i forbindelse med overdragelse indgår i drifts- og likviditetsbudgettet, idet der er solgt en bolig i år, men dette beløb vil ikke fremover blive opkrævet, hvis de nye vedtægter vedtages, Fremgangsmåde 15, stk.3. Boligafgiften på kr. 3.200,00 forventes fortsat at kunne holde frem til 2018. Gebyr på kr. 100,00 for ventelisten blev fastholdt. Kassereren fremhævede, at de kr. 95.000,00 til vedligeholdes bl.a. dækker udgifter til den udvendige fugning. Fugearbejdet blev først afsluttet i 2015, og derfor bliver det også først afregnet i 2015. Det fremgår også af budgetforslaget, at bestyrelsen har besluttet at få en administrator til at administrere Ab Fyrrehegnet, kr. 25.000,00, ligesom der også i år er afsat penge til pasning af fællesarealer, kr. 25.000,00, hvis der bliver behov for det samt til beplantning i forbindelse med en plejeplan. Drifts- og likviditetsbudgetfor 2015 blev enstemmigt godkendt. Ad.-5 Indkomne forslag: a. Forslag til at stifte et vejlaug i Fyrrehegnet: Formand, Karl Erik Kjær Jensen orienterede om, at bestyrelsen havde taget initiativ til at stifte et vejlaug, og at formanden og Inge Lise Christiansen har holdt møde med de interesserede lodsejere. For at få en ide om, hvad det vil koste for de enkelte lodsejere og andelsforeningen at stifte et vejlaug, har bestyrelsen indhentet tilbud på, hvad det vil koste at renovere eller at reparere vejen i Fyrrehegnet. Bestyrelsen har som udgangspunkt valgt at tage udgangspunkt i et tilbud fra Colas, hvor hullerne i vejen blive repareret, og hvor hele vejen får lagt et slidlag på. Ved løbende at vedligeholde vejen, imødegår man alt for store udgifter på vejen i fremtiden. Tilbuddet på reparation af vejen lyder på kr. 28.000,00 excl moms. 2
Vejlauget bliver en selvstændig forening, som har sit eget budget. Udgifterne for den enkelte lodsejer og andelshaver vil være ca. kr. 1.000,00 om året, kontingent. Heri indgår både udgifter til snerydning og opsparing til vedligeholdelse af vejen. Den enkelte andelshaver får ikke en merudgift, idet der er afsat penge til snerydning m.v. i budgettet 2015. Når vejlaugets vedtægter er tinglyste, opkræver Halsnæs Kommune kontingentet via ejendomsskatterne. Det skal bemærkes, at lodsejernes udgifter til snerydning igennem årene er blevet opkrævet igennem andelsforeningen. Fremover vil det være det kommende vejlaugs ansvar at stå for driften af vejen i Fyrrehegnet, med dette undsiger ikke de enkelte beboeres ansvar for vedligeholdelse af vejen jf. Privatsvejsloven Lov om private fælles veje. Efter en kort debat og besvarelse på spørgsmål stemte generalforsamlingen for, at bestyrelsen arbejder videre med at stifte et vejlaug. Forslaget blev enstemmigt godkendt. b. Forslag til plejeplan for fællesområdet: Inge Lise Christiansen orienterede om, at hovedformålet for plejeplanen er at sikre, at fællesområdet og boligernes værdi bevares, samt at målsætningen for plejeplanen er at sikre, at fællesområdet fremstår med det naturpræg, som lokalplanen foreskriver. Bestyrelsen har med en fagmands hjælp fået nedskrevet nogle overordnede rammer for en plejeplan. Ilc henstillede til: at følge anlægsgartnerens forslag om dels at bevare de fire største træer i området ved terrasserne ved skrænten og dels at fælde birke- og fyrretræerne at tynde ud i fyrretræerne i fællesområdet ved parkeringspladsen samt at fælde birketræerne der. På bestyrelsens vegne opfordrede Ilc generalforsamlingen om at stemme ja til at plejeplanen samt at følge anlægsgartnerens forsalg til udtynding og fældning af træer i hele fællesområdet. Forslaget til en plejeplan blev debatteret. Ilc gjorde opmærksom på, at bestyrelsen allerede i 2006 selv havde sat nogle retningslinjer op i forbindelse med vedligeholdelse af fællesområdet. Disse retningslinjer godkendte Hundested Kommune i brev 7. september 2006:... vi ansøger hermed om at få godkendt (foreningens) forslag til beplantningsprincip...: Følgende træer må fældes: Nødvendig udtynding for at undgå misvækst Døde eller farlige træer Træer, der medfører uforholdsmæssigt store skyggegener for egne eller naboboliger. Ilc orienterede om, at bestyrelsen også i 2015 har haft kontakt til kommunen, som oplyser, at der gerne må tyndes ud i beplantningen, de selvsåede træer. Da Inge Lise Christiansen i sit oplæg ikke havde konkretiseret, hvad der skulle ske med beplantningen ved parkeringspladsen, spurgte Annette Thage Jensen, Fyrrehegnet 39, om det ikke var planen, at de træer, som allerede var markerede med hvidt skulle fældes. Svar: Den overordnede plejeplan skal naturligvis udføres i henhold til anlægsgartnerens anbefalinger. Bestyrelsen tager gerne imod forslag fra andelshaverne i forbindelse med effektuering af plejeplanen. 3
Efter debat om skyggegener for boligerne og udtynding af beplantningen i fællesområdet blev forslaget om at afvikle første step i plejeplanen jf. den overordnede plejeplan samt at arbejde videre med ideer fra interesserede beboer og andelshavere enstemmigt godkendt. c. Forslag til valg af ekstern administrator: Kassereren, Arne Jacobsen, fremlagde bestyrelsens forslag til, at andelsforeningen indgår en aftale med en ekstern administrator samt bevægegrunden for at vælge en ekstern administrator, kassereren modtager ikke genvalg samt de stigende krav til økonomistyring, administration og kommunikation. Arne Jacobsen orienterede om, at bestyrelsen har valg den nye administrator ud af fem tilbud, Housing Group A/S, Kigkurren 8A, Købenavn S, har givet tilbud på kr. 25.000,00 incl. moms pr. år for at administrere andelsforeningen. AJ understregede, at udgifter i forbindelse med overdragelse af andel, ekspedition af adkomsterklæringer og lign. specielle opgaver ikke indgår i administrationshonoraret, de nye vedtægter 15, stk. 3, ligesom revision og administration skal skilles ad. Udgiften til ekstern revisor er derfor fortsat budgetteret i driftsbudgettet 2015 med kr. 12.000,00. På spørgsmål om, hvad det årlige honorar dækker, blev det oplyst, at honoraret dækker: Opkrævning af leje og andre betalinger via betalingsservice. Månedlig kontering af konti Medvirken til salg, udarbejdelse af salgsdokumenter og andelsbevis mm Opfølgning på lån og assistance i forbindelse med optagning af nye lån Indberetning af vandforbrug og fordeling af afgiften til andelshaverne Grundlaget for at udarbejde en årsrapport Assistance ved generalforsamlingen, dirigent, referent og gennemgang af årsrapporten Web-løsning - bestyrelsens adgang til oversigter samt potentielle køberes mulighed for at downloade de dokumenter, som de har krav på ifb med et køb. Bestyrelsens forslag til at indgår aftale med Housing Group blev enstemmigt godkendt. d. Forlag til vedtagelse af nye vedtægter: Kassereren, Arne Jacobsen, fremlagde bestyrelsens forslag til nye vedtægter. Han orienterede om, at det har været nødvendigt at ændre vedtægterne i forbindelse med den nye lovgivnings krav i forbindelse med drift, årsberetning og indrapportering for andelsboligforeninger. De nye vedtægter tager udgangspunkt i Andelsboligforeningernes fællesrepræsentation, ABF, standardvedtægter. ABF s juridiske afdeling har assisteret bestyrelsen med at udarbejde de nye vedtægter. AJ understregede, at de nye vedtægter adskiller sig fra de gamle ved bl.a. i 7, stk., Anvendelse af andelsbolig, som giver mulighed for let erhverv. 9, hvor ansvaret for indvendig og udvendig vedligeholdelse er præciseret. 11, stk. 1, er betingelserne for fremleje af bolig præciseret. 13, stk. 2a, fremgår det, at en andelshaver har ret til at bytte bolig. 13, stk. 3, her præciseret reglerne ved salg til pris under andelsværdien. 4
15, stk. 3, Overdragelse, er udgifter til administrator henholdsvis advokat delt ligelig mellem overdrager og erhverver. Bestyrelsens forslag til nye vedtægter blev enstemmigt godkendt. Ad.-6 Valg af bestyrelse og suppleanter: Generalforsamlingen valgte Mona Jørgensen, Fyrrehegnet nr. 19 til bestyrelsen. Inge Lise Christiansen, Fyrrehegnet 13 modtog genvalg og blev genvalgt af generalforsamlingen. Bestyrelsens sammensætning er efter generalforsamlingen: Karl Erik Kjær Jensen, Fyrrehegnet 23 Anne-Lise Jørgensen, Fyrrehegnet 27 Flemming Vigsted, Fyrrehegnet 29 Mona Jørgensen, Fyrrehegnet 17 Inge Lise Christiansen, Fyrrehegnet 13 Valg af suppleanter: Da der ikke var nogen udover Kirsten Jørgensen, Fyrrehegnet 21, der ønskede at stille op som suppleant, besluttede bestyrelsen kun at vælge en suppleant til bestyrelsen. En bestyrelse kan sammensættes efter foreningens behov, dog under forudsætning af, at foreningens vedtægter overholdes: Bestyrelsesmedlemmer 26, stk. 1 og Generalforsamlingen 21, stk. 2 under dagsordenens punkt 6 Valg: a Suppleant 1. Kirsten Jørgensen, Fyrrehegnet 21, blev af generalforsamlingen valgt som suppleant. Ad.-7 Valg af intern revisor og suppleant: Susanne Skøtt, Fyrrehegnet 7, blev af generalforsamlingen valgt til intern revisor Birthe Bang, Fyrrehegnet 33, blev af generalforsamlingen valgt til suppleant. Valg af ekstern revisor: Nuværende revisor, Nærrevision A/S Nørregade 1, 3300 Frederikværk, blev genvalgt. Ad.-8 Eventuelt: Der var ingen punkter under eventuelt, men der var et par spørgsmål fra generalforsamlingen: Claus Mikkelsen, Fyrrehegnet 43 forespørger om, der evt. kunne indkøbes en fliserenser, som alle andelshaverne kunne bruge. Dette gav anledning til en debat om, hvorvidt en fliserenser ødelægger fliserne eller ej. Umiddelbart var der ikke nogen interesse for at købe en fælles fliserenser. 1 Ab Fyrrehegnets nye vedtægter af april 2015 5
Annette Thage Jensen, Fyrrehegnet 39, ønskede sig en haveslange, som alle kunne være fælles om. Haveslangen skal være lang nok til at trække om til terrasserne. En mødedeltager foreslog, at beboere i en blok evt. kunne være fælles om en sådan haveslange, men det er ikke noget, som andelsforeningen vil tage del i. Hanne Bjergsted, Fyrrehegnet 31, forespurgte om man måtte smide blade ned i hullet foran terrasserne. Men det skal understreges, det må man ikke længere jf. orienteringen håndtering af haveaffald i Bestyrelsen orienterer-5 marts 2015. Formanden takkede dirigenten for hans indsats under generalforsamlingen og også for hans tid i bestyrelsen som suppleant. Ligeledes takkede formanden den afgåede kasserer, Arne Jacobsen, for det store arbejde, som han igennem mere end 10 år har lagt for dagen. Klapsalverne fra salen viste også, at man i foreningen har været meget tilfreds med kassererens indsats igennem årene. Bemærk, at generalforsamlingen ikke kan beslutte noget under eventuelt. Formanden lukkede generalforsamlingen ved at takke for god ro og orden. ============================= Formand, Karl Erik Kjær Jensen Næstformand, Anne-Lise Jørgensen Kasserer, Arne Jacobsen Sekretær, Inge Lise Christiansen Bestyrelsesmedlem, Flemming Vigsted Flemming Skøtt, Dirigent 6