Boligorganisationen Domea København Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 25. marts 2015 kl. 17.00 i Servicecenter København, Følager 2, 2500 Valby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Domea København... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 3 3.4 Byggesagshonorar... 3 3.5 Boligorganisationens budget... 4 3.6 Bestyrelsens forretningsorden... 4 4 Byggeri og helhedsplaner... 5 4.1 Byggerier:... 5 4.2 Helhedsplaner:... 6 5 Boligorganisationens afdelinger... 6 5.1 Driftsbudgetter... 6 5.2 Orientering om driftsforhold... 7 5.3 Forslag fra pårørende gruppen i Det Runde Hus 3527/28... 8 6 Nyt fra Servicecenter København... 9 6.1 ServicecenterForum... 9 6.2 Driftsforhold... 9 6.3 Personaleforhold Generel orientering lukket punkt... 10 7 Mødeplanlægning... 10 8 Eventuelt... 10 Deltagere fra bestyrelsen: Villy Brejning, formand Preben Stampe Rasmussen, næstformand Bjarne Rasmussen Holger Juel Hansen - Afbud Knud Johnsen Uffe Frejdal Nielsen - Afbud Søren Nielsen Anders Pilemand - Afbud Bent René Skafte Poul Erhard Juhl Nielsen Joan Susanne Thygesen Øvrige deltagere: Jytte Jensen, Servicecenter København, Domea Christiane Fogh, Servicecenter København, Domea Udsendt den 31. marts 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16. december 2014. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligselskabet Domea København 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Formanden fortalte om mødet den 5. marts, hvor organisationen var indkaldt til præsentation af et meget spændende nyt byggeri på Nordhavn. Vi venter spændt på afgørelsen af hvem, der vinder sagen. Desværre var fremmødet på mødet ikke så stort. Det blev drøftet, og formanden påpegede, at det er meget uheldigt, at DFB en af de andre boligorganisationer i Domea, som også er tilknyttet servicecenteret - samtidig har budt ind på samme byggeri. Han har skrevet til Thomas Holluf og givet udtryk for dette. På den landsdækkende formandskonference den 14. marts var formandsvalget i Domeas bestyrelse i fokus. Fremover ønsker man at ændre sammensætningen af beboervalgte medlemmer. Fra juni kan der vælges beboerrepræsentanter, som ikke er medlem af organisations- eller afdelingsbestyrelse. Dette er foreløbig blot et forslag, som kommer til afstemning på næste møde i Domeas repræsentantskab den 19. juni. Side 2 af 10
3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Uffe Frejdal var desværre ikke til stede. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Knud Johnsen fortalte, at der har været møde med Sundheds-og omsorgsborgmesteren vedrørende byggeriet af seniorboliger. Man taler med mulige investorer. Knud arbejder naturligvis for at Domea får lov til at være dem der bygger. Placeringen af den ønskede bebyggelse er ikke afklaret. Da Østerbro muligvis bliver for dyr, er eksempelvis Grønttorvet i Valby med i overvejelserne. 3.4 Byggesagshonorar På forrige møde blev det aftalt, at Boligselskabet Domea Københavns formand og næstformand sammen med administrationen skulle udarbejde forslag til brug og fordeling af byggesagshonorar. Byggesagshonoraret er afsatte midler til dækning af de udgifter, der måtte være i forbindelse organisationens deltagelse i møder, studieture m.m. Skulle der blive et beløb tilbage, fordeles det mellem byggeudvalgets medlemmer efter aftalt princip. Der er i Boligselskabet Domea København på nuværende tidspunkt 2 byggeudvalg i gang et for 3529 Følager og et for 3530 Ved Kanalen, og der er flere byggesager i kikkerten. Oplæg til fordeling af byggesagshonorar: Der sidder max 3 bestyrelsesmedlemmer i hvert byggeudvalg Organisationsbestyrelsen udpeger byggeudvalg for alle nybyggerier Hvert bestyrelsesmedlem kan max opnå 25.000 kr. brutto pr. byggeudvalg For at modtage byggesagshonorar skal man deltage i minimum 70 % af byggeudvalgsmøderne Når en byggesag starter op, aftaler formand og næstformand med administrationen og evt. BYG, hvor stort beløb der er afsat, og hvilke forslag der kan være til evt. studieture, da det som oftest er noget der skal planlægges i god tid og mens byggesagen stadig kun er på papir Er det mindre byggesager, kan der evt. aftales at der trækkes beløb ud af flere byggesager, for at skabe økonomi til studieture. Side 3 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslaget fra formand og næstformand samt administrationen til fordelingen af byggesagshonorarerne. Det blev kommenteret, at et maksimalt beløb på 25.000 kr. kan være i underkanten i langvarige byggesager med mange møder. Forslaget blev godkendt. 3.5 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag 1 og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: I indeværende års budget er der ikke budgetteret med de 500.000 kr., som bestyrelsen har givet tilsagn om til 3514 Kurlandsgades køkkener. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Kundechefen præsenterede budgettet. Det blev kommenteret, at Tab ved fraflytning er højt, når man tager i betragtning, at beløbet dækker tab, efter det betalte indskud er brugt op. Sagen er den, at beboere som har boet i lejlighederne i mange år, har betalt små indskud i sin tid, som ikke rækker langt. Det er måske muligt at sætte indskuddet op i de ældre ejendomme. Dette kan bestyrelsen overveje at undersøge. Budgettet blev godkendt. 3.6 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Bilag 2 Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Forretningsordenen er sendt ud, fordi der er kommet nyt medlem i bestyrelsen, og i den forbindelse er det kutyme at bestyrelsen underskriver forretningsordenen. Forretningsordenen blev godkendt. Side 4 af 10
4 Byggeri og helhedsplaner 4.1 Byggerier: 3522 Peder Lykke Vej: Status på genhusning: Der har været rigtig godt gang i genhusningen. Der er nu meldt ud fra Københavns Kommune, at de selv det næste ¾ år skal bruge boliger, så vi må påregne en nedgang i de tilbud vi får. 35-29 Følager: Tidsplan for byggeriet er i hovedentrepriseaftalen aftalt til 1. maj 2014 30. september 2015. Hovedentreprenør har stillet krav om tidsfristforlængelse forårsaget af jordforureningsarbejderne. Kravet er opgjort til 81 dage, dog reduceret til 63 dage. Domea har gjort krav gældende overfor Freja Ejendomme. Såfremt Boligselskabet Domea København og Freja er enige, gøres der krav gældende overfor Freja Ejendomme, om at Boligselskabet Domea København kompenseres i en hver henseende, da årsagen skal ses som en udledt effekt i forhold til forureningsoprensningen. 35-30 Ved Kanalen: Aflevering er pt fastlagt til 28.08.2015 men forventes flyttet til 14.10.2015 Ingen økonomiske overskridelser pt, og det forventes at dette holder hele vejen. Der har været lidt problemer omkring sikkerhed og AT. Dette ser ud til at være løst. Der har været én personskade. Personen er igen på arbejde. Herudover har vi fået et påbud vedrørende plan for sikkerhed og sundhed, dette er vi i gang med at løse. Der forventes ikke yderligere fra AT. Kundechefen skal have møde med Københavns Kommune i maj vedrørende afdeling 35-22, da der fortsat mangler at blive genhuset 130 mennesker. Formanden kunne oplyse efter byggemøde den 25. marts at indflytning formentlig bliver udsat til medio november eller primo december. Der vil komme mere information om dette. På Ved Kanalen har det været drøftet om der skulle være køleskabe i lejlighederne. Formanden og næstformanden kunne bekræfte, at de går ind for at beboerne selv anskaffer deres køleskab. Side 5 af 10
4.2 Helhedsplaner: - 3512 Tingvej: Der er netop indsendt skema A, og det forventes at renoveringen går i gang i løbet af sensommeren/efteråret. Der er nedsat byggeudvalg og arbejdsgrupper. der arbejdes p.t. på kontakten med beboerne v/genhusningskonsulent Katinka Ryden. Der nedlægges 8 4-rums boliger. Der er p.t. flere ledige 4-rums, hvoraf den ene bliver ændret til 3-rums bolig. Resten der bliver ledige, skal bruges til genhusning og sidenhen til permanent genhusning, hvis de ønsker at blive i en 4-rums. De øvrige beboere får tilbudt at flytte til en 3-rums bolig byggesagen betaler flytningen. Udlejningen er stoppet. - 3514 Kurlandsgade: Tilstandsrapport samt oplæg til helhedsplan er sendt til LBF og der afventes svar fra LBF. - 3525 Gadekærvej: Der er fuld gang i helhedsplanen. Der er udfordringer for beboerne, da det er en meget omfattende renovering af både badeværelser og facader. Derudover er der udfordringer med E & P noget lemfældige omgang med beboernes nøgler og til tider manglende forståelse af de gener, det giver at være boende på en byggeplads. Der har været enkelte tyverier - især fra boliger, hvor beboerne er genhuset. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli. 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag 3. Administrationen har følgende generelle kommentarer til budgetterne: Der er generelt en god økonomi i afdelingerne. Kurlandsgade er stadig trængt, men økonomien bedres langsomt. Vi håber at få midler gennem LBF. Side 6 af 10
Afd. nr. Afdeling Lejeregulering i % 3504 Kærbo 0,00 3505 Verdishave 2,42 3506 Verdishave Servicecenter 0,00 3510 Gertsvej 1,43 3512 Tingvej 1,07 3514 Kurlandsgade 2,75 3518 Gudenåvej 2,35 3520 Baldersgade 1,42 3522 Frederikssundsvej og Peder Lykke Vej 0,00 3525 Gadekærvej 0,62 3526 Emblasgade 1,05 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår og underskriver dem. Der var ros til kundechefen for niveauet på huslejestigningerne. Budgetterne blev godkendt. 5.2 Orientering om driftsforhold 3504 Kærbo: Ingen bemærkninger 3505 Verdishave: Ingen bemærkninger 3508 Kridtholmen: Der er stadig udfordringer med spildevandspumperne, der smides stadig vådservietter i toilettet som kværnen ikke kan tage. Der afvikles stadig fejl og mangelliste fra GVL. Der har ikke været utætheder i taget, som forventet, men der manglede en muffe mellem to rør det går på byggesagen. Der er gang i ejerforeningen omkring ladestationer til el-biler. 3510 Gertsvej: Der har netop været afdelingsmøde, hvor der blev rejst kritik af det malerarbejde som var udført på vinduerne. Deri har de helt ret. Maleren blev fyret, både pga. dårlige underentreprenører, men også fordi det viste sig, at vinduerne var i for dårlig stand til at bruge penge på maling de skal skiftes. Der er netop givet besked til BYG om fremtidssikringsanalyse. 3512 Tingvej: Ingen bemærkninger 3514 Kurlandsgade: Har fået nye køkkener. 3518 Gudenåvej: Der arbejdes stadig på muren til Lejerbo, men der er også problemer med muren ind til de øvrige naboer økonomien er svær, vi kan ikke låne penge i afdelingen uden kommune garanti. Side 7 af 10
3520 Baldersgade: Der blev holdt møde med Lars Kaldahl, Københavns Kommune og Kundechefen ang. servicearealet, som skal opmåles. Der afventes stadig en tilbagemelding fra Københavns Kommune. Driften kører fint. 3522 Frederikssundsvej og Peder Lykkes Vej: Ang. Peder Lykkes Vej - se under byggesag Frederikssundsvej intet at bemærke. 3525 Gadekærvej: Her kører helhedsplan, og det er svært at køre en fornuftig drift, når renoveringen sviner så voldsomt. 3526 Emblasgade: Der er udfordringer med pladerne husene er beklædt med, og inde under disse plader, byggeskadefonden er i gang med at undersøge sagen. 3527 Det Runde Hus: Ingen bemærkninger Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kundechefen har fået lovning fra Karsten Pedersen, Domea BYG, på at BYG vil gå ind i sagen Emblasgade (35-26, 35-27 og 35-28). Der er mange fejl og mangler, som endnu ikke er udbedret. Det kræver kompetencer og tid som servicecenteret ikke er gearet til at levere. Bestyrelsen udtrykte stor utilfredshed med, at der så lang tid efter idriftsættelsen stadig er så mange udeståender fra byggesagen. 5.3 Forslag fra pårørende gruppen i Det Runde Hus 3527/28 Hvorfor vil Det Runde Hus gerne have en have Bostedets udearealer er i dag disponeret således, at de opleves og bruges af naboerne, som om det var et fælles offentligt torv. Alle boliger er udformet med høje vinduer, der går fra gulv til loft. Dette medfører, at lejlighederne beliggende i stueetagen er helt åbne for indblik. Det Runde Hus består af tre boliggrupper fordelt på tre etager. Der bor i alt 27 beboerne. P.t. er deres eneste ude opholdsareal en indre gårdhave på 160 m2. Det er meget lidt plads for mennesker, der som en del af deres handicap ofte har svært ved at være mange sammen på en gang og ofte også har brug for plads omkring sig for at være veltilpasset. Projektets hoved idé er dels, at imødekomme det åbenlyse behov for en ændring af de nuværende forhold, der på ingen måde tilgodeser den nødvendige afskærmning i forhold til en ofte meget forstyrrende, støjende og påtrængende adfærd fra naboer, der reelt set intet har at gøre på området, dels at skabe en grøn, intim og oplevelsesrig have, der giver mulighed for ugenert ophold. Beboerne har været involveret i forslagets udformning, og de vil gennem den fortsatte udvikling og detaljering af haven deltage med ønsker og ideer. Der er vedlagt Side 8 af 10
tilsagn fra de tre boliggruppen, hvilket fremgår af vedlagte referater fra beboermøder. Hvad kan haveprojektet tilføre af kvaliteter Vedlaget haveplan viser, hvordan den forslåede omlægning i væsentlig udstrækning vil øge beboernes muligheder for udendørs ophold og udendørsaktiviteter. I et område, der er domineret af grå beton, sort asfalt og nedslidte industribygninger, vil en lille grøn oase gøre underværker. Efter anlægget af haven vil bostedet selv kunne varetage vedligeholdelse af havearealerne som en del af beboernes aktivitetstilbud. Grønt er godt for øjet, men også for sjælen. Haver fyldt med træer, blomster og buske er dokumenteret afstressende, og hvis der er noget psykisk sårbare mennesker har brug for, er det omgivelser der kan give dem fred i sindet. Projekt er vedlagt som bilag 4. Planen blev drøftet, og det blev kommenteret, at haven vil ødelægge den oprindelige arkitektoniske plan for arealet mellem Det Runde Hus og Emblasgade familieboliger. Forslagsstilleren er i gang med at søge finansiering i forskellige fonde. Formanden konkluderede, at bestyrelsen skal besigtige området, inden den kan tage endelig stilling. Forslaget tages op igen på næste bestyrelsesmøde. 6 Nyt fra Servicecenter København 6.1 ServicecenterForum Der har været møde i ServicecenterForum, hvor der var fint fremmøde. Følgende emner blev berørt: Skilte til Servicecenteret præsentation af Domeas nye Logo Daglig drift og personale Indvielse søndag den 31. maj Åbent hus søndag den 6. september Referatet vedlægges som bilag 5. 6.2 Driftsforhold Der er stadig pres på servicecenteret, men vi kan se lys forude. Der arbejdes med driftsaftaler til alle afdelinger de skulle gerne træde i kraft senest 1.7.2015, hvor servicecenteret har økonomisk skæring. Side 9 af 10
Kridtholmen og helhedsplanen på Gadekærvej, fylder meget. Der er nu kommet gang i arbejdet med processen fra BYG til DRIFT det bliver rigtig godt når arbejdet er færdigt, så vi kan sikre at det bliver en god oplevelse for beboerne at indtage deres nye boliger samt nemmere at sikre driften af de nye afdelinger i servicecenteret. Statistik på antal modtaget mails og telefoner vedlægges som bilag 6. 6.3 Personaleforhold Generel orientering lukket punkt 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i december 2015. 17.06.2015: Bestyrelsesmøde kl. 17.00 på Servicecenter København 29.09.2015: Bestyrelsesmøde kl. 17.00 på Servicecenter København 02.10.2015: Seminar med BL 03.10.2015: Seminar med BL 15.12.2015: Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl. 17.00 på Servicecenter København 15.12.2015: Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 19.00 på Servicecenter København Formanden appellerede til, at flest muligt deltager på Domeas repræsentantskabsmøde i Nyborg den 19. juni. 8 Eventuelt Kundechefen fortalte at den tidligere omtalte fordeling af administrationsomkostninger mellem afdelingerne er udskudt til næste møde. Der har ikke været tid til at lave en ny beregning, som tager højde for de nye afdelinger der kommer. Side 10 af 10