Kunder ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) Revideret 09-12-2010 1 Introduktion I programmet Kunder (afdelinger og læger mv.) oprettes eller rettes oplysninger på kunder i kundekartoteket. Her angives også om kunden ønsker papirsvar eller elektronisk svar, og hvilken lokationsnummer, SKS-nummer og SOR-kode kunder har. Hvis Kunder (afdelinger) indgår i samme netværk som KMA, kan svarene skrives direkte ud til kundens printer. Muligheden for at lave afdelingsudskrift aktiveres i KMA-oplysninger, men angivelse af kundens printer sker hér i kundekartoteket. Ændringer i kundeoplysningerne logges (opdatering fra d. 18.8.2010). 2 Oprette (ny) eller ændre kundeoplysninger Illustrationen viser et eksempel på hvordan det kan være udfyldt. Hvert felt fungerer samtidig som links (henvisning) til forskriften nedenfor.
ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) - SIDE 2
ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) - SIDE 3 3 Oprette eller ændre en brugers oplysninger Forskrift Feltnavn Forskrift for at oprette en (ny) kunde Forskrift for at ændre i (allerede oprettet) kundeoplysninger Kundekode KK Ydernr. Y.nr. Indtast en selvvalgt alfanumerisk (dvs. tal eller bogstaver) kode. Brug en systematik i oprettelsen af kunder, hvor fx. kundetype, amt og by/hospital er angivet i de første tegn. Max. længde: 12 karakterer. Indtast ydernummer. Feltet kan forblive blank, hvis kunden ikke har ydernummer. Feltet er obligatorisk, og SKAL være på 6 ciffre, hvis kunden skal modtage elektroniske forsendelser. [F9] (værdiliste) viser en værdiliste med SKS-koder. [ESC] lukker værdilisten. Max. længde: 17 karakterer. Start med at søge kunden ved tastaturrækkefølgen: [F7](angiv forespørgsel) - [kundekode] - [F8](udfør søg). Er du usikker på kundekoden, så indtast den eller de tegn, du ved er rigtige (brug %-tegn, i den ende af kode, hvor du er usikker, fx. PAA% for alle kunderkoder, der begynder med PAA) inden [F8] (udfør søg). Du kan nu "bladre" mellem de fundne kundekoder med [PIL OP/NED]. Ydernummer. kan frit ændres, Har du behov for at søge på ydernummer, kan du anvende proceduren beskrevet ovenfor ved "kundekode".
ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) - SIDE 4 SOR kode SOR Indtast kundens SOR kode. SOR-koden er stadig på trapperne, men i feltet skal angives den officielle kode hvormed kunden genkendes ved elektronisk kommunikation af rekvisitioner og svar. For praksis er det indtil videre identisk med ydernummer og for hospitaler SKSkoden. [F9](værdiliste) viser en værdiliste med SKS-koder. [ESC] lukker værdilisten. SOR-kode kan ændres, men bør ikke slettes. Navn Navn Gade Gade Post Postnr Kundetype Kndtyp Max. længde: 17 karakterer. Valgfri, men bør udfyldes. Indtast kundens navn. Feltet skal udfyldes. Max. længde: 40 karakterer. Indtast kundeadresse. Max. længde: 50 karakterer. Indtast postnr. Feltet skal udfyldes. Bynavn udfyldes automatisk. Indtast kundetype. [F9](værdiliste) viser valgmulighederne. [ESC] lukker værdilisten. Ændring i listen af kundetyper sker i følgeteksten KNDTYP. Kundenavnet kan ændres, men ikke slettes. Har du behov for at søge på kundenavn, kan du anvende proceduren beskrevet ovenfor ved "kundekode". Gade kan frit ændres, tilføjes eller slettes. Har du behov for at søge på gade, kan du anvende proceduren beskrevet ovenfor ved "kundekode". Postnr. kan frit ændres, men ikke slettes. Bynavn udfyldes automatisk. Har du behov for at søge på postnummer, kan du anvende proceduren beskrevet ovenfor ved "kundekode". Kundetypen kan frit ændres, men ikke slettes. Hospital Hospit Indtast hospitalskoden. [F9](værdiliste) viser valgmulighederne. [ESC] lukker værdilisten. Ændring i listen af hospitaler sker i følgeteksten HOSPIT. NB! Koden har specielt betydning for statistikudtræk og rapporter. Hospitalskoden kan frit ændres, tilføjes eller slettes, men vær, som skrevet, opmærksom på. at koden specielt har betydning for statistikudtræk og rapporter. Intern afdeling Intern afd Indtast Intern afdeling. Feltet bruges til underinddeling af afdelinger, men det er ikke kodet, dvs. ingen værdiliste. Intern afdeling kan frit ændres, Speciale Speciale Max. længde: 10 karakterer. Indtast evt. speciale. Speciale anvendes i statistikudtræk, hvor afgrænsning i parametret kundegrupper kan foretages på bl.a. speciale. [F9](værdiliste) viser valgmulighederne. [ESC] lukker værdilisten. Ændring i listen af Specialer sker i følgeteksten SPECIA. Speciale kan frit ændres, tilføjes eller slettes.
ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) - SIDE 5 Sengeafsnit S-afsnit Specialekode Spec-kode Indtast evt. Sengeafsnit. Max. længde: 5 karakterer. Indtast selvvalgt specialekode, der kan angive hvordan kunde skal angives, hvis man i Forsiden (rekvisitionen) vil angive patientens stamafdeling. Bemærk: Feltet kan kun anvendes, hvis det er valgt i programmet KMAoplysninger (faneblad " Diverse parametre", feltet "Reg. af speciale"). Sengeafsnit kan frit ændres, Specialekoden kan frit ændres, Hospitalscenter Hos-Cen Max. længde: 5 karakterer. Indtast hvilket hospitalscenter kunden evt. tilhører. [F9](værdiliste) viser valgmulighederne. [ESC] lukker værdilisten. Ændring i listen af Hospitalscentre sker i følgeteksten HOSPCE. Hospitalscentre kan frit ændres, Titel Titel Institution Institution Telefon Telefon Fax nr. Fax nr. Telefon (h) Telefon (h) Statistikkode SK Indtast evt. kundens titel. Max. længde: 25 karakterer. Indtast evt. institution. Max. længde: 30 karakterer. Indtast evt. telefonnummer. Indtast evt. fax nr. Indtast evt. hemmeligt telefonnummer. Titel kan frit ændres, tilføjes eller slettes. Institution kan frit ændres, Telefonnummer kan frit frit ændres, Fax nr. kan frit ændres, tilføjes eller slettes. Telefonnummer kan frit ændres, Indtast Kundestatistikkode. [F9] Statistikkoden kan ændres, men (værdiliste) viser valgmulighederne, som ikke slettes. er oprettet i den nummerisk programkode KNDST1. [ESC] lukker værdilisten. Kundestatistikkoden bruges i perioderapporter og statistikudtræk, hvor data bl.a. adskilles på kundetyper.
ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) - SIDE 6 Svarmodtager Svarmodtager Status S Logoplysninger 1. Dan søgekriterier 2. Anvend søgekriterier Lokationsnr. 5790000126279 Svarprotokol Edifact Papirsvar (afsluttende) N Indtast kundekoden på en supplerende Svarmodtager kan frit ændres, svarmodtager, hvis der er en FAST AFTALE om, at en anden end kunden samtidig får svaret tilsendt - fx. en andet amts KMA eller en hovedafdeling, der altid får kopi af svar, som er sendt til satelitafdeling i andet amt. Feltet angiver kundens status. Der skal indtastes værdien "0" (aktiv) eller "1" (slettet). Status kan ændres, men ikke slettes. Du kan bruge den til at gøre en kunde inaktiv ("slettet"), dvs at kundens rekvisitioner ikke længere kan registreres. Logoplysninger viser en oversigt over Der kan ikke ændres direkte i ændringer på kundeoplysninger, samt logoplysningerne. hvem der har ændret det. Ledeteksten, der står ud for det ændrede felt (oplysning), vises i en liste - øverst. Det er også muligt at søge på en ledetekst, og set hvilke ændringer, der er gemt på kunden. I nederste del vises de faktiske ændringer, således at den sidste ændring står øverst. Aktivér knappen ([CTRL + 1] eller klik på den). I blokken indtastes søgeordet, hvis du ønsker at knytte et specielt søgeord for netop den kunde du er ved at oprette. Blokken lukkes ved at du går tilbage til [F3](forrige blok). Anvendelse af specielt søgeord er beskrevet herunder. Indtast lokationsnummer, hvis kunden kan modtage elektronisk svar. Lokationsnummeret kan rekvireres ved sundhedsstyrelsen eller hos kunden. Angiv om der anvendes papirsvar eller edifact- svar. Hvis der skal sendes XMLsvar til kunden, angives edifact hér, og i KMA-oplysninger vælges, at svar sendes i både edifact og XML Med "J" (ja) eller "N" (nej) kan det angives, at kunden skal have afsluttende papirsvar. Vælges "N" vil kunden dog alligevel modtage papirsvar, hvis ikke lokationsnummer er angivet. Specielt søgeord kan frit ændres, slettes eller tilføjes til kunde. Anvendelse af specielt søgeord er beskrevet herunder. Knappen dukker op når du gør klar til søgning med[f7](angiv forespørgsel). Aktivér knappen ([CTRL + 2] eller klik på den). Indtast søgeord og tast [F8] (udfør søg). Hvis der kommer flere søgeordsresultater, kan du flytte markeringen af en kunde med [PIL OP/NED]. Marker søgeord/kunde med [F12](vælg) og derpå [F8](udfør søg) for at finde kundeoplysningerne Lokationsnummer kan frit ændres, Svarprotokol kan frit ændres, Angivelsen i afsluttende papirsvar kan frit ændres,
ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) - SIDE 7 Papirsvar (foreløbig) N EPJ-lokationsnr EPJ Kvittering K Fakturafri fakturafri Betaling 6 Amt * Fakt.kunde SAARAMT Afd.gruppe Afd.gruppe Debitornr/Afd.nr Deb-/Afd-nr EAN lokationsnummer EAN Referenceid Referenceid Ordrenr Ordrenr Med "J" (ja) eller "N" (nej) kan det angives, at kunden skal have foreløbige papirsvar. Vælges "N" vil kunden dog alligevel modtage papirsvar, hvis ikke lokationsnummer er angivet. Indtast EPJ-lokationsnummer, hvis kunden kan modtage elektronisk svar via EPJ. Markering medfører, at kunden, som en positiv kvittering, får tilsendt et svar straks ved modtagelse af rekvisitionen. Hvis der benytte fakturering i MADS, kan kunden sættes til at være fakturafri. Indtast betalingskode. [F9](værdiliste) viser valgmulighederne. [ESC] lukker værdilisten. Ændring i listen af betalingskoder sker i følgeteksten BEK. Indtast amtskode. [F9](værdiliste) viser valgmulighederne. [ESC] lukker værdilisten. Ændring i listen af amtskoder sker i følgeteksten AMT. Som regel indsættes fakturakunden automatisk, når kundekoden er indtastet, men den kan ændres. Bruges kun i forbindelse med fakturering. Indtast afdelingsgruppe. [F9](værdiliste) viser valgmulighederne. Ændring i listen af afdelingsgrupper sker i Afd.grupper. Bruges kun i forbindelse med fakturering. Hvis kunden ikke fakturerer via en hovedkunden (fx en region) angivet i feltet "Fakt.kunde", skal der angives debitornr eller afdelingsnr. Bruges kun i forbindelse med fakturering. Indtast kundens EAN lokationsnummer, hvis faktureringen sker elektronisk. Bruges kun i forbindelse med fakturering. Indtast referenceid, hvis den elektroniske fakturering er knyttet til bestemt reference. Bruges kun i forbindelse med fakturering. Indtast ordrenr. Bruges kun i forbindelse med fakturering. Angivelsen i foreløbige papirsvar kan frit ændres, tilføjes eller slettes. Lokationsnummer kan frit ændres, Kvitteringen kan frit markeres eller afmarkeres. Fakturastatus kan frit ændres. Betalingskoden kan frit ændres eller tilføjes, men ikke slettes. Amtskoden kan frit ændres, Fakturakode kan frit ændres, [F9] (værdiliste) viser nærmere oplysning om fakturakunder. [ESC] lukker værdilisten. Afdelingsgruppe kan frit ændres, Debitornr eller afdelingsnr kan frit ændres, EAN kan frit tilføjes eller fjernes. Referenceid kan frit ændres, Ordrenr. kan frit ændres, tilføjes eller slettes.
ADMINISTRATION KUNDEKARTOTEK KUNDER (F.2.1.) - SIDE 8 Svarudskrivningsprinter Hvis kunden modtager svar direkte i Svarudskrivningsprinter kan Svarprinter egen printer, skal printerplaceringen angives hér. Brug knappen "Gennemse" for at søge tilgængelige printere. Feltet har kun virkning, hvis der i KMA-oplysninger er angivet, at der anvendes "afdelingsprint". Hvis svarudskrivning til kundens printer kun skal ske for nogle laboratorieafsnit, angives det i de underste felter. frit ændres eller slettes. Afslut Når kundeoplysningerne er indtastet trykkes [F10](acceptér), hvorved kunden er oprettet i kartoteket. Når du er færdig med dine rettelser trykkes [F10] (acceptér). Så er ændringerne gemt. 4 Slette en kunde Hvis der er knyttet analyser til kunden (hvad der jo normalt er), kan den ikke slettes. Kun i sjældne tilfælde er det muligt at slette kunder. Spørg din systemansvarlige. I stedet kan kunden gøres "inaktiv". MADS - Klinisk Mikrobiologisk Afdeling - Århus Universitetshospital Skejby - Brendstrupgårdsvej, bygning X - 8200 Århus N DK - DENMARK - Tel: (+45) 8949 5640 / 2427 9566 / 8949 5638 - Fax: (+45) 8949 5611 - Email: skejby.mads@rm.dk