Brugervejledning Datavask

Transkript

1 Brugervejledning Datavask

2 Kuk Datavask Overblik Introduktion Semler IT har udviklet et koncept til vedligeholdelse af kundedata, i daglig tale kaldet datavask. Konceptet minimerer risikoen for fejlagtige og forældede kunde op lysninger, som f.eks. navne, adresser, telefonnummer og kunde oprettet flere gange, med deraf spildte omkostninger til fejlforsendelser. Endvidere sikres det, at lovgivningen vedrørende uopfordret post til en kunde overholdes. Minimum hver 3. måned vil data blive sammenlignet, og der vil på grundlag heraf blive dannet 2 listebilleder i kundekartoteket KUK: en opdaterings- liste og en kundedubletliste. Oplysningerne i disse lister vises og behandles i KUK efter nedenstående regler. Indhold Emne Sådan behandler du forslag til kundeopdateringer H61J - Kundeopdateringsliste Sådan behandler du kundedubletlisten H61M - Kundedubletliste BMS-R konti H606 Flyt BMS-R Konti Sådan Sletter du og tilknytter stelnummer H602 C Stelnr. Sådan vises ændringsforslag i kundestamdata H602 - Kundestamdata Se side Appendiks 11 Version 2.0 side 1 af 13

3 SÅDAN BEHANDLER DU KUNDEOPDATERINGSLISTEN Introduktion Skærmbillede H61j vælges fra KUK menuen HT60, og anvendes til godkendelse eller afvisning af systemets forslag til ændringer af kundedata. Skærmbillede Herunder vises skærmbillede H61J over kunder med forslag til ændring af stamdata. Følg nedenstående procedure for at vælge en kunde 1 Kald H61J fra KUK menuen 2 Marker den ønskede kunde med et V i kolonne A og tryk Enter Version 2.0 side 2 af 13

4 Skærmbillede Herunder vises skærmbillede H61J over kunder udsøgt med forslag til ændring af stamdata. Følg følgende procedure for at acceptere foreslåede ændringer eller afvise disse. 3 Hvis... Så... Alle foreslåede ændringer accepteres Indsæt G i feltet aktion, sæt X i feltet Accepter al ny data, Ingen data ønskes ændret Indsæt G i feltet aktion, sæt X i feltet Bevar al eksisterende data, Bemærk: Ønsker du at se de ændrede data inden opdatering, undlad da at sætte G i feltet aktion, og tryk ENTER. Indsæt herefter G i aktionsfeltet hvorefter de viste data gemmes 4 Afslut med ENTER, systemet går tilbage til kundeoversigt 5 Ønskes flere kunder rettet gå til trin 1 6 Funktionen forlades med F3 Version 2.0 side 3 af 13

5 SÅDAN BEHANDLER DU KUNDEDUBLETLISTEN Introduktion Skærmbillede H61M vælges fra KUK menuen HT60, og anvendes til udvælgelse af kunder oprettet flere gange Skærmbillede Herunder vises skærmbillede H61M med mulige dubletkunder Anvend følgende procedure for behandling af dubletkunder 1 Kald H61M fra KUK menuen H60 2 Hvis... Kunden markeres med V i kolonne A Kunden markeres med D i kolonne A Så... Vises stamdata på den markerede kunde Vises mulige dubletter på den markerede kunde Version 2.0 side 4 af 13

6 Skærmbillede Herunder vises skærmbillede H61N til behandling af mulige dubletkunder. 3 Hvis... En af de viste dubletter markeres med et B En eller flere af de viste dubletter markeres med et A En af de viste dubletter markeres med et V En af de viste dubletter markeres med et P Så... Bevares data på den kunde hvor markeringen står på. PÅ den/de andre kunder der ikke er markeret, overføres data til den kunde der er markeret, ifølge de sammenlægnings regler der er beskrevet i appendiks. Afvises de markerede kunder som værende dubletter og bevares uændret Vises kundens stamdata Ud printes den markeret Dublet. Forsættes Version 2.0 side 5 af 13

7 Fortsat Bemærk: Hvis der er flere end 2 forslag til dubletter på en kunde og nogle af dem skal afvises som værende dubletter, anbefales det først at markere de kunder der skal afvises med et A og trykke Enter. Herefter markeres den dublet der ønskes bevaret med et B. 4 Hvis der er et Debitor nummer på dubletten skal dette slettes eller flyttes. Dette skal gøres manuelt se hvordan i afsnittet sådan flytter du BMS-R Konti 5 Hvis der er Stelnummer der skal flyttes med til den fortsættende kunde skal dette gøres manuelt. Se hvordan i afsnittet Sådan Sletter du og tilknytter stelnummer 6 Afslut med Enter. De behandlede kunder er nu væk fra oversigten 7 Ønskes flere kunder behandlet, gå til trin 1 8 Funktionen forlades med F3 Version 2.0 side 6 af 13

8 BMS-R konti Introduktion For at kunne sammensætte to eller flere kunder, skal de eksisterende konti flyttes eller slettes fra dublet kunden, disse kan ikke flyttes med automatisk. Derfor skal du kontrollere på dubletkunden om der er BMS-R kontoer tilknyttet. Skærmbillede Herunder vises skærmbillede H60K med konto nemmere Anvend følgende procedure for behandling af BMS-R konto nummer 1 Fra H61N kald skærm H602 med V, og i H602 kald H60K med B. 2 Hvis Så Der er et Konto nummer Skal der tages stilling til om det skal slettes eller flyttes. Nummeret skal slettes Vælg V ved kontonummer til skærmbillede H60L og vælg S. og bekræft med Enter Afslut med F3 Nummeret skal flyttes til den fortsættende kunde Gå til punkt Sådan flytter du BMS-R konti 3 Forsæt med trin 5 i procedure Sådan behandler du kundeopdateringslisten Version 2.0 side 7 af 13

9 Sådan flytter du BMS-R konti Introduktion Skærmbillede H606 vælges fra KUK menuen HT60 Skærmbillede Herunder vises Skærmbillede H606 Anvend følgende procedure for behandling af dubletkunder 1 Kald H606 fra KUK menuen 2 Indtast det kundeløbenummer fra dubletten I feltet Fra Kundeløbenr. og den fortsættende kundes løbenummer I feltet Til Kundeløbenr. tryk derefter Enter 3 Hvis Så Der markeres med J Der markeres med F ved den enkelte konto Flyttes alle konti Flyttes kun den markeret konti Bemærk at alle konti skal slettes eller flyttes for at kundedata kan sammensættes, derfor anbefales det at bruge J 4 Afslut med Enter og kontonumrene er væk 5 Funktionen forlades med F3 Version 2.0 side 8 af 13

10 Så dan Sletter du og tilknytter stelnummer Introduktion For at kunne sammensætte to eller flere kunder, skal de eksisterende stelnummer slettes fra dublet kunden, og indsættes på den fortsættende kunde hvis dette ønskes, disse kan ikke flyttes med automatisk. Derfor skal du kontrollere på dubletkunden om der er stelnummer tilknyttet. Skærmbillede Herunder vises skærmbillede H60G med stelnummer 1 Fra H61N kald skærm H602 med V, og i H602 kald H60G med C. 2 Hvis Så Der er et stelnummer Skal der tages stilling til om det skal slettes eller flyttes. Stelnummeret skal slettes Marker med S, tryk Enter stelnummeret skal flyttes til den fortsættende kunde Ud print skærmbillede. Slet stelnummer. Gå til 1 og vælg den fortsættende kunde. Vælg N og indtast oplysninger fra skærmprint. 3 Kontroller om der er historiske relationer : I skærmbillede H60G ser du historiske relationer med H. Følg trin 2 Version 2.0 side 9 af 13

11 Så dan ser du, at der er ændringer til stamdata Introduktion Hvis du kalder H602 stamoplysninger vil du blive gjort opmærksom på ændringsforslag til stamdata jvf. nedenstående skærmbillede. Skærmbillede 1 Hvis... Så... J indsættes i feltet: skift til kundeopdatering J/N N indsættes i feltet: skift til kundeopdatering J/N Skiftes til billede H61K opdatering af stamdata. Ændringer behandles jvf. Sådan behandler du kundeopdateringslisten trin 3 Forbliver stamdata uændret og skal behandles senere Version 2.0 side 10 af 13

12 Appendiks Regler for sammenlægning af to kundenumre efter datavask (H602 Kundestamdata) Før sammenlægningen af kundenumrene skal vognrelationer og BMSR oplysninger flyttes manuelt. Hvis de ikke flyttes fremkommer en fejlmelding, der gør opmærksom på, at der enten findes vognrelationer eller BMSR oplysninger på det kundenummer, som man ønsker slettet. Generelt gælder følgende regler Oplysningerne på den fortsættende kunde er gældende. Dog i den situation, hvor der ikke er oplysninger på den fortsættende kunde, suppleres med oplysninger fra den kunde man ønsker slettet. Regler for sammenlægning af stamoplysninger (H602) Stamoplysninger på den fortsættende kunde anvendes. Dog hvis der ikke findes Cprnr., Cvrnr., stillingsbetegnelse, forsikrings selskabskode, STI nr., kundeforhandler nr. eller faxnummer på den fortsættende kunde og der findes på den kunde som ønskes slettet, overføres de til den fortsættende kunde. Momsregistreringen på den fortsættende kunde er altid gældende. Kundetype og kendetegn er det altid den fortsættende kundes oplysninger som fortsætter. Regler for sammenlægning af antal af blade, reklamer og servicebreve tilsendt (H60J) Det er altid det forsættende kundenummer der bestemmer antallet af tilsendte blade. Dog er det, kundenummeret som ønskes slettet som bestemmer hvis antallet af blade er sat til 0 for det forsættende kundenummer. Det er altid status reklamer / servicebreve for den forsættende kunde som bestemmer. Dvs. et Ja til reklamer / servicebreve på forsættende kundenummer giver er Ja efter sammenlægningen, og naturligvis hvis den forsættende kunde har et Nej til reklamer er det, den status som er gældende. Regler for sammenlægning af interesser (H60E) Alle interesser, som er på det kundenummer, som fortsætter bevares, og hvis der findes andre interesser på det kundenummer, som skal slettes, flyttes til de til det fortsættende kundeløbenummer. Da der kun er plads til 5 interesser kan man komme i en situation, hvor nogle interesser fra den kunde man ønsker slettet går tabt. Der vil aldrig forekomme dubletter på den fortsættende kunde. F. eks. Hvis der er 4 interesser på forsættende kundenummer, Golf, Motorsport, Design og Fritidsliv. På den kunde man ønsker slettet er der 1 dublet Golf og 2 andre interesser Kvinde kend din bil og Køreteknik. Resultatet efter sammenlægning bliver Golf, Motorsport, Design, Fritidsliv og Kvinde kend din bil. Den sidste interesse Køreteknik går tabt. Version 2.0 side 11 af 13

13 Regler for sammenlægning af vogninteresser (H60E) Alle vogn interesser samles på det forsættende kundenummer, således at der ikke vil fremkomme dubletter. Da der kun er plads til 5 vogninteresser, vil eventuelt flere interesser forsvinde. Regler for sammenlægning af noter (H60M) Alle noter overføres til det fortsættende kundenummer. Regler for sammenlægning af ens adresser (H60B) Ved en sammenlægning af to adresser som er ens, undersøges hvorvidt der findes type tekst. Hvis feltet på det fortsættende kundenummer er blankt, overføres en eventuel tekst fra, det kundenummer som skal slettes til, det fortsættende kundenummer. Prioriteterne på det fortsættende kundenummer bevares. Regler for sammenlægning af adresser, hvor adresserne er forskellige (H60B) Hvis adressen ikke findes på det fortsættende kundenummer tilføjes adressen. Uanset den oprindelige prioritet, får den tilføjede adresse en lavere prioritet. Regler for sammenlægning af telefonnumre, når de er ens (H60A) Hvis der findes en bemærkning på det fortsættende kundenummer, bevares bemærkningen. Derimod hvis der ikke findes en bemærkning på det fortsættende kundenummer, og der findes en bemærkning på det kundenummer som skal slettes, overføres bemærkningen til det fortsættende kundenummer. Hvis der ikke finde en prioritet på det fortsættende eller det ønskede kundenummer vil telefonnummeret, der ikke har en prioritet få tildelt den næste ledige lavere prioritet. Hvis det fortsættende kundenummer ikke har en type og det kundenummer som ønskes slettet har, vil typen overføres til det fortsættende kundenummer. Regler for sammenlægning af kontaktpersoner (H60F) Alle kontaktpersoner, som findes på det kundenummer som ønskes slettet, overføres til det fortsættende kundenummer. Der kan i den forbindelse opstå dubletter. Regler for sammenlægning af diverse oplysninger (H60E) Hvis der findes diverse oplysninger på det fortsættende kundenummer, vil de være de gældende oplysninger efter sammenlægningen. Derimod vil blanke felter på det fortsættende kundenummer bliver udfyldt med diverse oplysninger fra det kundenummer som ønskes slettet, hvis de findes. Hvis der findes diverse oplysninger på både det fortsættende kundenummer og det kundenummer som ønskes slettet, har det fortsættende kundenummers diverse oplysninger højeste prioritet. Det gælder både Diverse 1 5 og diverse oplysninger Regler for sammenlægning af manuelle registrerede aktiviteter (H61C) Alle manuelle registrerede aktivitet flyttes til den fortsættende kundenummer aktivitetsliste. Version 2.0 side 12 af 13

14 Regler for sammenlægning af SMS beskeder (H61C) Alle SMS beskeder fra aktivitetsoversigten for det kundenummer der skal slettes flyttes til den fortsættende kundenummer aktivitetsliste. Regler for sammenlægning af (H61C) Alle s fra aktivitetsoversigten for det kundenummer der skal slettes flyttes til den fortsættende kundenummer aktivitetsliste. Regler for sammenlægning af køresedler (H61C) Alle køresedler fra aktivitetsoversigten for det kundenummer der skal slettes flyttes til den fortsættende kundenummer aktivitetsliste. Regler for sammenlægning af købstilbud (H61C) Alle købstilbud fra aktivitetsoversigten for det kundenummer der skal slettes flyttes til den fortsættende kundenummer aktivitetsliste Regler for sammenlægning af rabatkoder, EAN-numre og dupkoder Alle rabatkoder følger den fortsættende kunde. Hvis der findes et EAN-numre på de kundenumre som ønskes slettet, overføres de IKKE til den fortsættende kunde. Det samme gælde for (Ja/Nej) til Elektroniske fakturering. Version 2.0 side 13 af 13