Forberedelse til elektronisk rekvisition - et overblik

Transkript

1 Forberedelse til elektronisk rekvisition - et overblik revideret Introduktion Eksempel på den opsætning der skal til, hvis en Mikrobiologisk afdeling vil kunne modtage elektroniske rekvisitioner og sende elektroniske svar via MADS. 2 Indstil kunderne til elektronisk forsendelse 1. Vælg menupunktet: Kunder(tastgenvej: [ALT + A] [K] [K]). 2. Søg første kunde, der skal sættes op til elektronisk kommunikation. 3. Kontrollér at Ydernummeret er 6-cifret for praksiskunder. 4. Tilføj oplysninger omkring den elektroniske kommunikation i fanebladet "Diverse". Modtager kunden allerede elektronisk svar, er lokationsnummeret anført. Oftest har hver kunde sit eget lokationsnummer (elektronisk postboks). Flere læger i samme praksis kan godt have samme lokationsnummer, selvom de har hvert sit ydernummer. Det kræver så, at de får hver deres rekvisitionsnummer-område. Det er jeres praksis-konsulent formentlig orienteret om, men spørg alligevel om der er taget højde for det. Om ændring i kundeoplysninger i MADS se Kunder.

2 - SIDE 2 3 Opdatering af det landsdækkende repertoire Inden opdatering af de landsdækkende klassifikationstabeller og det landsdækkende repertoire, skal du have tilsendt filerne fra MADS-udviklergruppen (Marianne Bøgild). Filerne skal placeres i samme mappe på din PC. Det landsdækkende repertoire tjener 3 formål: 1) Jeres lokale repertoire vil virke på landsplan, 2) Sikrer en løbende vedligeholdelse af både de lokale og landsdækkende koder og 3) De aftalte hovedgrupper af undersøgelser/prøvematerialer i forbindelse med DRG (diagnoseregistrerings-grupper til Sundhedsstyrelsen) knyttes til jeres lokale MADS, hvilket kan lette udarbejdelsen af vægttal. Vælg menupunktet: "Opdatering af Medcom tabeller" (tastgenvej: [ALT + K] [M] [o]). Brug knappen "Gennemse" til at åbne den første af filerne (det er lige meget hvilken af filerne, der vælges). Med [F10](acceptér) importeres filerne (aktuelt undervejs i illustrationen). Når importen er færdig, vises eventuelle uoverensstemmelser, nemlig hvor I har oprettet og (evt.) brugt en lokal kombination, som ikke findes i det landsdækkende repertoire. Denne uoverensstemmelse kan enten betyde, at I sletter kombinationen eller ønsker at få den oprettet (kontakt Marianne Bøgild, MADS-udviklergruppen).

3 - SIDE 3 4 Mapping 1/3 Både elektronisk rekvisition og svar er afhængige af, at de landsdækkende MDSklassifikationstabeller er blevet indarbejdet i MADS. Vælg menupunktet: Ønsket undersøgelse (tastgenvej: [ALT + K] [0] [Ø]). For hver Ønsket undersøgelse knyttes den modsvarende MDS kode. Feltet MDS kode indeholder en værdiliste [F9](værdiliste). Mangler du en MDS-kode til at parre jeres lokale kode (hvad enten det er undersøgelse, materiale eller lokalisation), kan det være fordi MDS-koden mangler. MDS-koderne oprettes og vedligeholdes af en gruppe af repræsentanter for forskellige mikrobiologisystemer, og det er til den gruppe du retter dine ønsker til nye MDS-koder.

4 - SIDE 4 5 Mapping 2/3 Vælg så menupunktet: Prøvemateriale (tastgenvej: [ALT + K] [0] [P]). For hver aktive prøvemateriale knyttes den modsvarende MDS kode. Feltet MDS kode indeholder en værdiliste [F9](værdiliste).

5 - SIDE 5 6 Mapping 3/3 Vælg så menupunktet: Anatomisk lokalisation (tastgenvej: [ALT + K] [0] [A]). For hver Anatomisk lokalisation knyttes den modsvarende MDS kode. Feltet MDS kode indeholder en værdiliste [F9](værdiliste).

6 - SIDE 6 7 Konvertering Anvender laboratoriet 'ældre' koder for prøvemateriale i forside-indtastningen, fx. 'Øre' for 'podning fra øre', som egentlig burde eller allerede også er oprettes i anatomisk lokalisation, anvendes pt. to programmer til konvertering af prøvemateriale så det anføres korrekt i databasen og på det elektroniske svar. Nærmere oplysninger: Kontakt din lokale superbruger eller MADS udviklingsgruppen. Det er en god idé at undgå konvertering så vidt muligt!

7 - SIDE 7 8 Dan eget repertoire MDS-koder bliver først anvendelige i relation til elektronisk rekvisition, når de er indbyrdes forbundne i den såkaldte lokale repertoirefil. Vælg menupunktet: Dan eget repertoire (tastgenvej: [ALT + K] [E] [D]). Om oprettelse af lokale repertoire se Dan eget repertoire, hvor det især er vigtigt at bemærke hvordan oprettelsen af forskellige repertoiregrupper styrer lokale versionsnummer og kvalifikator (forkortelsen for ens eget laboratorium).

8 - SIDE 8 9 Knytte promptspørgsmål til lokalt repertoire Hvis promptspørgsmål skal være specifik for en undersøgelse, et prøvemateriale, en anatomisk lokalisation eller en kombination (MDS-kode), skal det knyttes til den enkelte MDS-kode i den lokale repertoirefil. Vælg menupunktet: Oversigt over eget repertoire (tastgenvej: [ALT + K] [E] [O]). Om tilknytningen af MDS-kode specifikke promptspørgsmål se Oversigt over eget repertoire. Vær opmærksom på følgende prompter som er faste på alle rekvisitioner, uanset hvordan jeres lokale repertoire ser ud: kode: Kort tekst: Indikation - Lang tekst: Indikation for prøve? kode: Kort tekst: Antibiotika før - Lang tekst: Antibiotika før prøvetagning? kode: Kort tekst: Antibiotika efter - Lang tekst: Antibiotika efter prøvetagning? Disse prompter skal IKKE knyttes til jeres lokale repertoire, medmindre I ønsker de skal være obligatorisk til besvarelse. ud for prøvemateriale og anatomisk lokalisation angiver, at der findes prompter knyttet til dén MDS-kode.

9 - SIDE 9 10 Dan lokal repertoirefil 1. Vælg menupunktet: Dan egne tabelfiler (tastgenvej: [ALT + K] [E] [D] [D]). Om anvendelse af programmet se Dan egne tabelfiler. 2. Vlg repertoiregruppe. 3. Indtast stinavn, men ikke filnavn (det genererer MADS selv). 4. MADS angiver Landsdækkende versionsnummer, forslag til Lokal versionsnummer og Kvalifikator. Det Lokale versionsnummer skal ændres i programmet Dan eget repertoire (se ovenfor), hvis du ændrer i jeres repertoire. 5. Markér hvilket tegnsæt repertoirefilen skal gemme i. Aftal med Medcom, der etablerer den elektronisk kontakt mellem kunderne og laboratoriet, hvilket tegnsæt de ønsker at modtage repertoirefilen i. 6. Tast [F10](accepter). Repertoirefilen (2 filer) skal så sendes til medcom, der etablerer den elektronisk kontakt mellem kunderne og laboratoriet. Herfra henter kunderne repertoiret.

10 - SIDE Automatisk tilføje undersøgelser til elektroniske rekvisitioner 1. Vælg menupunktet: Ekstra undersøgelser (tastgenvej: [ALT + K] [P] [L] [E]). Om anvendelse af programmet se Ekstra undersøgelser. 2. Angiv den prøvetype (i eksemplet F), der skal udløse en ekstra undersøgelse (obligatorisk). 3. Angiv eventuelt den undersøgelse, der endvidere skal være en forudsætning, for at udløse en ekstra undersøgelse (valgfrit). 4. Angiv eventuelt det prøvemateriale, der endvidere skal være en forudsætning, for at udløse en ekstra undersøgelse (valgfrit). 5. Angiv eventuelt den anatomiske lokalisation, der endvidere skal være en forudsætning, for at udløse en ekstra undersøgelse (valgfrit). 6. Angiv eventuelt det aldersinterval (i hele år), der endvidere skal være en forudsætning, for at udløse en ekstra undersøgelse (valgfrit). 7. Angiv eventuelt den promptbesvarelse, der endvidere skal være en forudsætning, for at udløse en ekstra undersøgelse (valgfrit). 8. Angiv i nederste felt den ekstra undersøgelse, som under de givne forhold automatisk skal lægges på den elektroniske rekvisition (obligatorisk). MADS - Klinisk Mikrobiologisk Afdeling - Århus Universitetshospital Skejby - Brendstrupgårdsvej, bygning X Århus N DK - DENMARK - Tel: (+45) / / Fax: (+45) [email protected]