november 2018 Administration Rettigheder og roller Version 1.0
Indhold Omfang... 3 Begreber... 3 Administratorrettighed... 3 Administratorrolle... 3 Kommunal administrator... 4 Institutionel administrator... 6 2
Omfang Dette dokument indeholder en oversigt over administratorrettigheder og administratorroller i Aula. Administratorrettigheder- og roller kan tildeles medarbejdere i hhv. kommunen og på den enkelte institution. Begreber Administratorrettighed En administratorrettighed kan tildeles medarbejdere på kommunalt- eller institutionsniveau og giver således begrænset adgang til dele af administrationsfunktionaliteten. Eksempel: En medarbejder tildelt rettigheden grupper kan tilgå administrationsmodulet og benytte sig af funktionaliteten under Grupper og ikke andet. Alle administratorrettigheder er illustreret med en på side 3 og 5 ved de områder, hvor de kan tildeles. Det kan anskues som en enkelt nøgle, der giver begrænset adgang til funktionalitet i administrationsmodulet. En bruger kan tildeles flere rettigheder på en gang. Tildeles en enkelt bruger alle administratorrettigheder, bliver denne automatisk tildelt administratorrollen. Administratorrolle I Aula findes der to administratorroller: Kommunal Administrator og Institutionel Administrator. En administratorrolle kan tildeles én eller flere medarbejdere i hhv. den kommunale forvaltning og på den enkelte institution. KOMMUNAL ADMINISTRATOR INSTITUTIONEL ADMINISTRATOR En administrator har adgang til al administratorfunktionalitet da denne giver samtlige administratorrettigheder. En administratorrolle kan betragtes som et nøglebundt, der låser op for den samlede administrationsfunktionalitet på det pågældende niveau. Dette er illustreret med firkanterne på side 4 og 6. 3
Kommunal administrator KOMMUNAL ADMINISTRATOR GODKENDTE MODTAGERE Godkendte Modtagere KOMMUNIKATIONS- KANALER Kommunikationskanaler FORVALTNINGS- MYNDIGHEDER Forvaltningsmyndigheder Grupper BRUGERE Brugere RESSOURCER Ressourcer BRUGERE SAMTYKKE Tværgående Grupper Brugeres data Minimumsalder for Samtykker BESKEDER OVERGANGSÅR Overgangsår ANMELDELSER Fællespostkasser Dashboards Dashboards Anmeldelser og slet Opslag 4
Kommunal administrator Fællespostkasse: En fællespostkasse er en mappe inde i beskedmodulet, hvor tilføjede medarbejdere kan sende, modtage og besvare beskeder fra. ing af fællespostkasse giver mulighed for at oprette fællespostkasser, samt redigere og slette eksisterende fællespostkasser. Overgangsår: Overgangsår angiver, hvornår en elev går fra at være indskolingselev til at være elev på mellemtrin, og derefter udskoling. Dette kan defineres for hele kommunen samt på den enkelte institution. Anmeldelser: Forskelligt indhold, såsom opslag, kan anmeldes af brugere i Aula. ing af anmeldelser giver mulighed for at se anmeldelser, håndtere anmeldelser, slette opslag, medier og kommentarer, samt modtage notifikationer ved nye anmeldelser. Ressourcer: Ressourcer kan være lokaler, læringsmaterialer mm. Ressourcer kan defineres på institutionelt- eller kommunalt niveau, og der kan gives specifikke rettigheder for bookning i kalendere til brugere og/eller grupper. Godkendte modtagere: Godkendte modtagere er håndtering af email-adresser og domæner udenfor Aula. Kommunikationskanaler: Kan defineres på kommunalt eller institutionelt niveau, og kan blokere visse profiltyper fra at kommunikere med andre profiltyper (f.eks. Elever til forældre eller forældre til medarbejdere). Forvaltningsmyndigheder: Giver mulighed for at gruppere institutioner i forvaltningsmyndigheder, eller oprette en enkelt institution som en forvaltningsmyndighed. Brugerroller: Giver mulighed for at søge efter alle brugere i kommunen. Der kan søges på både kommunale medarbejdere og brugere på en institution. Derudover giver rettigheden adgang til brugerens profil, og der kan trækkes al tilgængelig data ud om brugeren retten til at blive glemt: Giver mulighed for at slette al data om bruger. OBS! Denne administratorrettighed skal tildeles separat og følger således ikke med, når en medarbejder tildeles Kommunal administrator. Grupper: Giver mulighed for at håndtere grupper på kommunalt niveau. Minimumsalder for Samtykker: Minimumsalderen angiver, hvornår et barn selv skal afgive sine samtykker i stedet for forældrene. Derudover angiver det også, hvornår et barn selv kan redigere i sine kontaktoplysninger. Dashboards: Dashboard er en betegnelse for de moduler og widgets, som brugerne har til rådighed i deres Aula, eksempelvis Besked- eller Kalendermodulet. Det er muligt at fjerne, låse eller gøre moduler valgfrie på kommunens institutioner. Der er mulighed for at konfigurere dashboards for: Indskolingselever, Mellemtrins-/udskolingselever, Forældre/Værger, Pædagogisk personale (Skole), Pædagogisk personale (Dagtilbud), Ledere, samt Øvrige brugere. 5
Institutionel administrator INSTITUTIONEL ADMINISTRATOR ANMELDELSER Anmeldelser og slet Opslag SUPPLERENDE STAM- DATA OG TILLADELSER Supplerende Stamdata og Tilladelser FYSISK PLACERING Se, opret og rediger fysisk placering Grupper BRUGERE RESSOURCER Brugere Ressourcer (Institutionelt) Tværgående Grupper BESKEDER FÆLLES FILER DASHBOARDS Fællespostkasser Fælles filer Dashboards 6
Institutionel administrator Fællespostkasse: En fællespostkasse er en mappe inde i beskedmodulet, hvor tilføjede medarbejdere kan sende, modtage og besvare beskeder fra. ing af fællespostkasse giver mulighed for at oprette fællespostkasser, samt redigere og slette eksisterende fællespostkasser. Supplerende Stamdata og Tilladelser: Giver mulighed for at oprette Supplerende stamdata omkring institutionens børn, samt tilladelser som forældrene kan give. Fysisk placering: Fysiske placeringer anvendes af børn til at angive deres placering på eksempelvis SFO en. Giver mulighed for at oprette fysiske placeringer med en titel, en beskrivelse, samt et ikon. Grupper: Giver mulighed for at søge, oprette og redigere i alle grupper på institutionen. Brugerroller: Giver mulighed for at søge efter alle brugere og grupper på institutionen, at tildele brugere og hele grupper af brugere Brugerroller, og at tilgå brugeres profil for at finde oplysninger. Brugerroller er både de administrative rettigheder- og roller, der kan tildeles medarbejdere, samt rollerne Kontaktforældre og Bestyrelsesmedlem, som kan tildeles forældre. De to sidste giver ikke administrative rettigheder. Ressourcer: Ressourcer kan være lokaler, læringsmaterialer mm. Ressourcer kan defineres på institutionelt niveau, og der kan gives specifikke rettigheder for bookning i kalendere til brugere og/eller grupper. Fælles Filer: Giver brugere mulighed for at se, redigere og oprette Fælles filer. En Fælles fil er eksempelvis et dokument, som kan oprettes og distribueres til særlige målgrupper/profiltyper i Aula. Eksempelvis Mobbepolitik til medarbejdere og forældre, Brandinstruks til medarbejdere mm. Anmeldelser: Forskelligt indhold såsom opslag kan anmeldes af brugere i Aula. ing af anmeldelser giver mulighed for at se anmeldelser, håndtere anmeldelser, slette opslag, medier og kommentarer samt modtage notifikationer ved nye anmeldelser. Dashboards: Dashboard er en betegnelse for de moduler og widgets, som brugerne har til rådighed i deres Aula, eksempelvis Besked- eller Kalendermodulet. Der er mulighed for at konfigurere dashboards for: Indskolingselever, Mellemtrins-/udskolingselever, Forældre/Værger, Pædagogisk personale (Skole), Pædagogisk personale (Dagtilbud), Ledere, samt Øvrige brugere. 7