Deltagermanual - DGI Gadeidræt Vi uddanner forbilleder Event Maker dgi.dk/gadeidræt
Event Maker-uddannelse - Deltagermanual Udgiver: DGI Gadeidræt Tekst: DGI Gadeidræt Foto: DGI Arkiv Layout: DGI Marketing #31922 Print: DGI Print
3 Intro Denne manual er til dig, som deltager på DGI s Event Maker-uddannelse. Manualen indeholder udvalgte redskaber som er nyttige, når du skal skabe og afvikle en event med succes for dig som arrangør, og for de deltagere og tilskuere, du henvender dig til. Manualen er bygget op sådan, at du undervejs i uddannelsen får skrevet planen får jeres event ind i manualen, så den bliver til en drejebog for jeres event fra ide til afvikling. Uddannelsen er delt op i tre moduler: Modul 1: 4 timer Idéudvikling Modul 2: 3 timer Planlægning og organisering Modul 3: 3 timer Kommunikation og afvikling Ved afslutningen på modul 3 står I med opgaven at føre jeres plan ud i livet, og her vil drejebogen fortsat være jeres hjælp til, at det kan lykkedes. Vi ser frem til at samarbejde med jer om udviklingen af jeres event og se det folde sig ud og møde sit publikum. God arbejdslyst!
4
5 Indhold Intro 3 Event canvas 6 Succeskriterier 7 Program 8 Tidsplan 9 Plantegning 10 Produktionsplan 12 Host-rollen 13 Samarbejdspartnere (Fact sheet) 14 Budget 15 Udfordringer 16 Evaluering - Internt 17 Evaluering - Eksternt 18 Egne noter 19
6 Event canvas Navn på eventet Udarbejdet af Dato Placering Varighed Målgruppe Formål Idé/koncept
7 Opstil succeskriterier Når man skal afvikle et event, er det vigtigt at fastsætte nogle succeskriterier. Det vil have relevans ift. at kunne tilpasse sit program, indretning af location og kommunikation mm. til sine ambitioner. Samt for efterfølgende, at kunne vurdere sit event ift. de succeskriterier, I har opstillet. Succeskriterie Antal Eksempel: Deltagere 50 Eksempel: Tilskuere 150
8 Lav et event program Et program er godt at have, så man kan oplyse tilskuere, deltagere og samarbejdspartnere om, hvad der kommer til at ske på dagen. Program
9 Lav en tidsplan En tidsplan kan være god at have, så alle ved, hvem der gør hvad på selve dagen, i takt med programmet for eventet. Tidsplan Tid Aktivitet Ansvarlig
10 Lav en plantegning over eventet Forud for ens event er det godt at have lavet en plan for, hvordan ens event skal indrettes og samtidig danne sig et overblik over, hvilke rekvisitter, der skal anvendes hertil.
12 Lav en produktionsplan En produktionsplan er et redskab, I anvender til at danne jer et overblik over, hvilke opgaver der er og hvilke rekvisitter, I skal bruge i forbindelse med eventet. Produktionsplan Opgave Beskrivelse Status Ansvarlig Deadline Personer Kommunikation Rekvisitter
13 Host-rollen Det er vigtigt at have gjort sig nogle klare tanker om, hvilken rolle I som host har under eventet. Som host handler det om at... Formidle programmet og begivenhederne til deltagerne Være opmærksom på alle potentielle deltagere Invitere deltagere og tilskuere indenfor Udvise engagement og lyst til at de skal være med Introducere dem til de muligheder de har for at deltage Gøre det enkelt for alle at deltage uanset kendskab til jeres aktiviteter og deres niveau Belønne og rose for deltagelse Takke deltagere for at have vist interesse Andet:
14 Fact sheet Samarbejdspartnere Det kan være en god ide at få udarbejdet et fact sheet, der kan gøre det interessant for samarbejdspartnere/sponsorere at være en del af jeres event. Et fact sheet til samarbejdspartnerne indeholder... Eventnavn Dato, tid, sted Program Forventet deltagerantal og tilskuerantal Evt. eksempler på promovering Selling points Eksempel på gode selling points: DANMARKS ORIGINALE STREET SOCCER TURNERING 8 BYER 1.200 SPILLERE 3.000 TILSKUERE FINALE I KØBENHAVN MEDIA LOKALAVISER + LOKAL TV MIN. 25 HISTORIER 12 FACEBOOK VIDEOER - 150.000 VIEWS FACEBOOK KAMPAGNE PÅ SITE MED +11.000 LIKES MERE INFO FACEBOOK.COM/DGISTREET
15 Lav et budget Det kan være en god ide at lave et budget, så I har et overblik over, hvad I har brugt af penge på de enkelte udgiftsposter. Budget Post Udgift Total
16 Opstil mulige udfordringer Forud for jeres event kan det være godt at opstille potentielle udfordringer og mulige løsninger hertil. Det kan sikre gennemførelse, en bedre oplevelse, og samtidigt undgå ulykker, travlhed og potentielle bump på vejen. Udfordring Løsning
17 Evaluering - Internt Det er altid godt at evaluere kort efter ens event er afviklet, således at I kan få lukket godt af i teamet. Samtidig har I mulighed for at optimere jeres event til næste gang. Hvad gik godt? Hvad gik mindre godt? Hvad kan vi gøre bedre næste gang? Hvordan nåede vi i mål ift. vores opstillede succeskriterier? Succeskriterie Ønskede mål Opnået mål
18 Evaluering - Eksternt Skriv til samarbejdspartnerne Skriv en formel mail til alle samarbejdspartnere og tak dem for deres hjælp. Så er chancen for, at de vil være med næste gang væsentlig større. Nævn gerne relevante tal (Antal deltagere osv.), henvis til det gode Facebook opslag, hvor sponsor/samarbejdspartner er nævnt i o. lign. Eksempel: Kære NAVN Vi siger tak for samarbejdet ved EVENT NAVN den DATO. Vi var glade for, at I ville Vi havde mange glade deltagere (Vi havde X deltagere på dagen) Indsæt f.eks. et billede fra eventet, hvor samarbejdspartnerens/sponsorerens logo er tydeligt. Venlig hilsen, NAVN TLF
19 Egne noter
I DGI Gadeidræt afvikler vi events for og med børn og unge. Vi har her samlet en oversigt over alle de events, som man kan deltage i - du finder listen her: dgi.dk/eventoversigt Vingsted Skovvej 1 7182 Bredsten Tlf. 79 40 40 40 info@dgi.dk www.dgi.dk