APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014 APV-nyhedsbrev nr. 2 august 2014 Indhold APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014 Lokale spørgsmål indberettes i perioden 22. august til 12. september 2014 Informationsmøde om APV og trivselsundersøgelse den 23. september 2014 Den rigtige trivselsrapport kræver en grundig validering Planlæg en høj svarprocent APV og trivselsundersøgelse på BUportalen Yderligere spørgsmål og information (23 37 32 81 eller apv2014@mbu.aarhus.dk) Tidsplan for APV2014
APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014 I efteråret 2014 træder folkeskolereformen og de nye arbejdstidsregler i kraft på skolerne, hvilket bl.a. indebærer øget tilstedeværelse på skolerne og ændringer i måden arbejdet organiseres lokalt. Dette kan forventes at have betydning for medarbejdernes fysiske- og psykiske arbejdsmiljø, hvorfor der gennemføres APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014. Lokale spørgsmål indberettes i perioden 22. august til 12. september 2014 Det vil være muligt for den enkelte arbejdsmiljøgruppe at tilføje op til fem egne spørgsmål til det fælles spørgeskema De lokale spørgsmål kan bidrage til, at I får et endnu bedre værktøj til arbejdet med trivsel i jeres hverdag.. Det er dog helt frivilligt, om I ønsker at benytte jer af muligheden. Det er muligt for arbejdsmiljøgruppen at finde konkrete forslag til spørgsmålsformuleringer i et inspirationskatalog på BUportalen, hvor I også kan finde en vejledning til hensigtsmæssige formuleringer (Begge dokumenter kan findes under Arbejdsmiljø APV & Trivselsundersøgelse APV generelt Planlægning). Det er en god idé, at sætte sig grundigt ind i det fælles spørgeskema, inden formuleringen af egne spørgsmål så at I ikke laver spørgsmål, som allerede er afdækket. Indberetningen af lokale spørgsmål Hver leder af en arbejdsmiljøgruppe modtager en mail fra Rambøll med et link til at indberette de lokale spørgsmål. Hvis I ønsker at stille de samme lokale spørgsmål på tværs af skolen, skal I være opmærksomme på at koordinere dette lokalt fx i MED-udvalget. Det betyder, at hver leder af en arbejdsmiljøgruppe, som modtager en e-mail fra Rambøll, logger ind via det tilsendte link og indberetter de lokale spørgsmål, for den arbejdsmiljøgruppe af medarbejdere som han/hun er leder for. I kan allerede nu begynde at overveje, om I vil benytte muligheden for at tilføje de op til fem lokale spørgsmål. Selve indberetningen af de lokale spørgsmål vil foregå i perioden fra den 22. august til den 12. september via det føromtalte link, der tilsendes lederen af arbejdsmiljøgruppen. Informationsmøde om APV og trivselsundersøgelse den 23. september 2014 For mange vil der være stor genkendelighed i APV2014, og det vil derfor være tilstrækkeligt, at holde sig orienteret via APV-nyhedsbreve, ugepakken og på BUportalen. For de arbejdsmiljøgrupper og formænd/næstformænd for MEDudvalg som har lyst og behov, afholdes et informationsmøde tirsdag den 23. september 2014 om APV-processen og trivselsundersøgelsen, og hvor der er mulighed for at stille spørgsmål. På mødet vil der være fokus på forberedelsen og gennemførelsen af APV en og trivselsundersøgelsen, herunder hvordan man kan sikre en høj svarprocent. Det er frivilligt at deltage! Mødet afholdes på Trøjborg Lokalcenter, Kirkegårdsvej 53, 8000 Aarhus C. Tirsdag den 23. september fra kl. 14.00-16.00. Tilmeldingen sker via kursusdatabasen, senest onsdag den 17. september. Oplægget der bliver brugt på informationsmødet vil efterfølgende være tilgængelig på BUportalen. 2
Den rigtige trivselsrapport kræver en grundig validering I forbindelse med trivselsundersøgelsen er det vigtigt at få foretaget en grundig validering for at sikre det rigtige datagrundlag og dermed kvaliteten af (de rigtige) trivselsrapporterne. Valideringen er en lokal opgave, og deles i to processer: Validering af arbejdsmiljøorganisationen og validering af medarbejderdata. Validering af arbejdsmiljøorganisationen Valideringen af arbejdsmiljøorganisationen har været i gang siden før sommerferien. Valideringen af arbejdsmiljøorganiseringen er vigtig, da den har stor betydning for det videre arbejde med trivselsundersøgelsen, herunder hvordan rapporterne fra trivselsundersøgelsen bliver sammensat. Hvis I har ændret jeres organisationsstruktur på skolen, er det særligt vigtigt at være opmærksom på, hvordan I fremover vil organisere jeres MED- og arbejdsmiljøarbejde. Sidste frist for tilbagemelding af, hvordan jeres kommende arbejdsmiljøorganisering ser ud i dag, den 12. august til apv2014@mbu.aarhus.dk (se ugepakken uge 25). Validering af medarbejderdata Der skal også foretages validering af medarbejderne lokalt. Valideringen af medarbejderne har to primære formål: 1) At sikre at de relevante medarbejdere deltager i undersøgelsen og 2) at medarbejderne er placeret i den rigtige arbejdsmiljøgruppe og dermed sikre at medarbejderne får de rigtige lokale spørgsmål - hvis arbejdsmiljøgruppen har valgt sådanne. Endelig danner medarbejdernes besvarelser i de enkelte arbejdsmiljøgrupper grundlaget for arbejdsmiljøgruppens trivselsrapport. Valideringen er således meget vigtig for at sikre en brugbar trivselsrapport. Valideringen af medarbejderne vil foregå i perioden fra den 22. september til den 3. oktober og vil, ligesom ved APV2013, foregå via et modul i LIS. Lederen af arbejdsmiljøgruppen modtager en mail fra LIS den 22. september om, hvordan man skal validere sine medarbejdere. Planlæg en høj svarprocent Svarprocenten i trivselsundersøgelsen er helt afgørende for, hvor effektivt I som arbejdsmiljøgruppe kan bruge resultaterne efterfølgende. En høj svarprocent kan sikre en høj gyldighed i trivselsundersøgelsens resultater. Jo højere svarprocent desto større sikkerhed for at resultaterne i højere grad afspejler virkeligheden. Modsat kan en lav svarprocent skabe usikkerhed omkring resultaternes gyldighed, og dermed være en begrænsning i det videre arbejde med trivslen efter selve trivselsundersøgelsen. Det kan derfor med fordel diskuteres allerede nu, hvordan I som arbejdsmiljøgruppe og MED-udvalg kan sikre en høj svarprocent i trivselsundersøgelsen i efteråret 2014. I kan fx diskutere: - Hvilken svarprocent vil være tilfredsstillende for os? - Skal svarprocenten være højere eller på samme niveau som APV2013? - Hvordan sikrer vi, at medarbejderne er motiverede til at deltage i trivselsundersøgelsen? - Hvordan når vi vores ønskede svarprocent? Ligesom i trivselsundersøgelsen 2013, vil det være muligt løbende at følge svarprocenten. 3
På informationsmødet den 23. september vil der desuden være fokus på, hvordan I kan sikre en høj svarprocent, ligesom at der i næste APV-nyhedsbrev vil der være mere inspiration og materiale, I kan anvende for at sikre en høj svarprocent lokalt. APV og trivselsundersøgelse på BUportalen På BUportalen er det muligt at finde en række informationer og materiale i forbindelse med APV og trivselsundersøgelsen blandt andet nyhedsbreve, tidsplan og inspirationskatalog med spørgsmålsformulering. BUportalen bliver løbende opdateret.den fysiske APV skal også foretages i løbet af efteråret. Ved den fysiske APV er der metodefrihed, men her er det også muligt at finde inspiration på BUportalen. Siden om APV og trivselsundersøgelse findes under Arbejdsmiljø på BUportalen. Yderligere spørgsmål og information Hvis I har yderligere spørgsmål, er I velkomne til at kontakte Betina Holk på APV-hotline på telefon 23 37 32 81 eller på mail apv2014@mbu.aarhus.dk. 4
Tidsplan APV 2014 Tidspunkt Aktivitet Senest d. 12. august 2014 Validering af arbejdsmiljøorganisationen. 22. august 12. september 2014 Indberetning af lokale spørgsmål (frivilligt). Indberetningen foregår for hver arbejdsmiljøgruppe. 16. september 2014 APV-nyhedsbrev nr. 3 udkommer 22. september 3. oktober 2014 23. september 2014 kl. 14.00-16.00 Efterår 2014 Validering af medarbejderne, det vil sige at skolens medarbejdere placeres i skolens arbejdsmiljøgrupper. Orienteringsmøde for arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg, som har behov for en introduktion til APV og trivselsundersøgelse (deltagelse frivillig). Tilmelding via kursusdatabasen. Der gennemføres fysisk APV lokalt (metodefrihed) 24. oktober 2014 Lederne modtager log-in breve til uddeling til medarbejderne. 27. oktober 2014 Der åbnes op for besvarelse af spørgeskema til trivselsundersøgelsen. Besvarelsen sker elektronisk via internettet. 9. november 2014 Frist for besvarelse af spørgeskema. Primo december 2014 Trivselsrapporter kan hentes i Arbejdsmiljødatabasen. Primo december 2014 Hovedrapport for Børn og Unge offentliggøres. 1. april 2015 Frist for dokumentation af den psykisk og fysisk APV i Arbejdsmiljødatabasen i LIS. 5