Roskilde Kommune CVR-nr. 29 18 94 04 10. juni 2015 Bilag 2 4 til revisionsberetning af 10. juni 2015 vedrørende årsregnskabet 2014
Indholdsfortegnelse BILAG 2 3 Redegørelse til ressortministerierne om revisionen af de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af ordninger om refusion eller tilskud fra Staten vedrørende regnskabsåret 2014 1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten 4 2. Samlet konklusion på den udførte revision 5 3. Revisionsbemærkninger 6 3.1 Beskæftigelsesministeriets ressortområder 6 3.2 Social- Børne- og Integrationsministeriets ressortområder 7 4. Redegørelse for den udførte revision 9 4.1 Overordnet regnskabsanalyse af det samlede regnskabsmateriale 9 4.2 Opgørelse af endelig restrefusion mv. 9 4.3 Særligt dyre enkeltsager 10 4.4 Det lokale beskæftigelsesråd 10 4.5 Boligstøtte 10 4.6 Systemafstemninger af de sociale udbetalingssystemer 10 4.7 Statusafstemninger 10 4.8 Indsats mod socialt snyd 11 4.9 Revision af bevillingssager 11 5. Beskæftigelsesministeriets ressortområder 13 5.1 Vurdering af interne forretningsgange og ledelses- og kvalitetstilsyn inden for beskæftigelsesområdet 13 5.2 Kontanthjælp og aktivering efter aktivloven og beskæftigelsesloven 13 5.3 Uddannelseshjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser 15 5.4 Fleksjob efter beskæftigelseslovens kapitel 13 mv. 15 5.5 Ledighedsydelse og særlig ydelse til fleksjobvisiterede efter aktivlovens kapitel 7 16 5.6 Integrationsområdet, kontanthjælp til personer omfattet af introduktionsprogrammet, tilbud, tilskud og hjælp i særlige tilfælde 16 5.7 Ressourceforløb og ressourceforløbsydelse 17 5.8 Sygedagpenge efter sygedagpengelovens bestemmelser 17 PwC 1
5.9 Revalidering og forrevalidering efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser 18 5.10 Jobafklaringsforløb med ressourceforløbsydelse eller lønrefusion 19 5.11 Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2013 19 6. Social-, Børne- og Integrationsministeriets ressortområder 20 6.1 Administrationsgrundlag samt kvalitets- og ledelsestilsyn for det specialiserede børn og unge område i afdelingen for Børn og Unge 20 6.2 Administrationsgrundlag samt kvalitets- og ledelsestilsyn for det specialiserede voksenområde 20 6.3 Merudgiftsydelse til børn og unge efter servicelovens 41 og kompensation for tabt arbejdsfortjeneste, jf. servicelovens 42 21 6.4 Merudgifter til voksne efter servicelovens 100 21 6.5 Områder med statsrefusion efter servicelovens 176 - Særligt dyre enkeltsager 22 6.6 Hjælp i særlige tilfælde, jf. LAS kapitel 10 23 6.7 Udgifter til repatriering efter repatrieringslovens bestemmelser 24 6.8 Førtidspension 24 6.9 Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2013 24 7. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters ressortområder 25 8. Fravalg af områder 26 BILAG 3 27 Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds områder - regnskabsåret 2014 BILAG 4 36 Temarevision 2014 Virksomhedspraktik og løntilskud 36 Den gennemførte analyse 39 PwC 2
BILAG 2 Redegørelse til ressortministerierne om revisionen af de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af ordninger om refusion eller tilskud fra Staten vedrørende regnskabsåret 2014 PwC 3
1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten Vi har afsluttet revisionen af Roskilde Kommunes regnskab for 2014, vedrørende de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, internationale revisionsstandarder, kommunens revisionsregulativ samt Bekendtgørelse nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. Vi har i forbindelse med revisionen af områderne, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om regnskabet er uden væsentlige fejl eller mangler, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved opgaveløsningen, de eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende, det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende, anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. Revisionen er i øvrigt udført med udgangspunkt i en talmæssig og kritisk gennemgang af kommunens anmodning til ressortministerierne om restafregning af refusion og tilskud fra Staten. Alle relevante opgørelser og specialregnskaber er inddraget. Ved revisionen af opgørelser, specialregnskaber og lignende er der foretaget afstemning til de enkelte hovedbogskonti. Bevillinger fra forskellige forsøgs- og andre puljer, der er tilgået Kommunen og regnskabsaflagt i løbet af året, er ligeledes revideret, jf. fortegnelsen i beretning vedrørende årsregnskabsrevisionen. Vi har foretaget en stikprøvevis gennemgang af relevant bilagsmateriale, hvor vi blandt andet har påset, at bogføringen er behørigt dokumenteret, og at de autoriserede konteringsregler er fulgt. Desuden er det stikprøvevis kontrolleret, at det enkelte bilag er forskriftsmæssigt attesteret og anvist, ligesom det er påset, at der foreligger fornøden kvittering eller anden dokumentation for afholdte udgifter. For udgifter og indtægter, der er genstand for personbogføring, er der foretaget afstemning til regnskabsmaterialet, herunder relevante it-materialer (registrantlister, periodeopgørelser, tillægs- og fradragslister og lignende). PwC 4
2. Samlet konklusion på den udførte revision På baggrund af de samlede resultater af vores revision, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af de områder, som varetages i Jobcenteret og Ydelsescenteret, og som har relation til de sociale og beskæftigelsesmæssige områder i Roskilde Kommune, som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde i regnskabsåret 2014. Det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. Vi har dog konstateret et højere fejlniveau ved revisionen for 2014 end for tidligere år, hvilket efter vores opfattelse blandt andet kan tilskrives implementering af nye regelsæt som følge af reformerne af fleksjob og førtidspension, kontanthjælp samt sygedagpenge. På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder i Børn og Unge, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af det specialiserede børn og unge område som helhed administreres på en hensigtsmæssig og betryggende måde, ligesom det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger for dette område. På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder i Voksenservice, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af området for merudgifter til voksne som helhed administreres hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. Det er vores opfattelse, at det øvrige specialiserede voksenområde ikke fuldt ud administreres på en hensigtsmæssig måde, ligesom det er vores vurdering, at man på dette område ikke fuldt ud lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. PwC 5
3. Revisionsbemærkninger Vores revision har givet anledning til følgende revisionsbemærkninger, som byrådet skal tage stilling til. 3.1 Beskæftigelsesministeriets ressortområder 3.1.1 Uddannelseshjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 7 bevillingssager, hvori der er bevilget uddannelseshjælp, og vi har i denne forbindelse konstateret fejl af forskelligartet karakter i alle 7 sager. Der er blandt andet konstateret fejl i forhold til læse-skrive- og regnetest, afholdelse af rettidige opfølgninger, afgivelse af rettidige tilbud efter beskæftigelsesloven, tilbud om mentor, kontering af ydelserne samt indholdet i afgørelsesbrevene til ansøgerne. Kommunen oplyser, at der har været problemer med at foretage læse-, skrive- og regnetest, og at der fra august - september 2014 er oprettet nyt tilbud, der også har fokus på læse-, skrive- og regnetest, og som skal sikre en systematik i at få foretaget testen. Det er vores opfattelse, at dette tiltag er relevant, og at det på denne baggrund må forventes, at ansøgerne fremover vil blive læse-, skrive- og regnetestet i overensstemmelse med reglerne herom. Der er generelt konstateret mange fejl i forhold til udfærdigelse af afgørelsesbreve til ansøgerne, og kommunen har på baggrund af resultaterne af revisionsgennemgangen omformuleret såvel de standardtekster, der anvendes til partshøringsskrivelser som afgørelsesbreve. Endvidere har kommunen gennemgået alle breve på området med hele sagsbehandlergruppen, så fokus rettes mod at bruge de rette breve på den korrekte måde. Kommunen oplyser desuden, at der på baggrund af resultaterne af revisionsgennemgangen er udarbejdet en ny procedure med henblik på at sikre, at aktive tilbud afgives rettidigt i overensstemmelse med reglerne om ret og pligt til tilbud i beskæftigelseslovens kap. 17 a. Vi vil følge op på dette i forbindelse med revisionen for 2015. 3.1.2 Kontanthjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 7 bevillingssager, hvori der er bevilget kontanthjælp, og vi har i denne forbindelse konstateret fejl af forskelligartet karakter i alle 7 sager. Der er blandt andet konstateret fejl i forhold til læse-skrive- og regnetest, økonomiske sanktioner, afholdelse af rettidige jobsamtaler, afgivelse af rettidige tilbud efter beskæftigelsesloven, manglende aktive CV er på Jobnet, udbetaling af ydelserne samt indholdet i afgørelsesbrevene til ansøgerne. Der er generelt konstateret mange fejl i forhold til udfærdigelse af partshørings- og afgørelsesbreve til ansøgerne, og kommunen har på baggrund af resultaterne af revisionsgennemgangen omformuleret såvel de standardtekster, der anvendes til partshøringsskrivelser som afgørelsesbreve. Kommunen har endvidere gennemgået alle breve på området med hele sagsbehandlergruppen, så fokus rettes mod at bruge de rette breve på den korrekte måde. Vi anbefaler desuden kommunen, at sætte fokus på afgivelse af rettidige aktive tilbud i henhold til reglerne om ret og pligt til tilbud i beskæftigelseslovens kap. 17 samt afholdelse af rettidige jobsamtaler som en del af det individuelle kontaktforløb. PwC 6
Endelig anbefaler vi, at der fastlægges procedurer, der sikrer stillingstagen til, om mangelfuldt eller manglende aktivt CV på Jobnet skal medføre økonomiske sanktioner for ansøgeren. Vi vil følge op på dette i forbindelse med revisionen for 2015. 3.1.3 Temarevision af virksomhedspraktik og løntilskud i forhold til den del, der omhandler løntilskud Som en del af temarevisionen af virksomhedspraktik og løntilskud har vi foretaget revision af 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ansættelse med løntilskud, og vi har i denne forbindelse konstateret fejl i 5 af de 6 bevillingssager. Der er blandt andet konstateret fejl i forhold til manglende dokumentation for antal ansatte i virksomheden, herunder rimelighedskravet mellem antal ordinært ansatte og antal ansatte med løntilskud, manglende beskrivelser af formålet med løntilskudsansættelsen og manglende dokumentation for, at betingelsen om, at personen ikke kan blive ansat med løntilskud hos den arbejdsgiver, hvor pågældende senest har været ansat, er opfyldt. Vi anbefaler styrket fokus på, at blanketterne med arbejdsgivers oplysninger til brug for afgørelse om løntilskud altid udfyldes korrekt, eftersom der i flere sager manglede afgørende oplysninger i blanketterne. Der forelå generelt jobplaner i sagerne, men i 4 af sagerne fremgik det ikke, hvad formålet med løntilskudsansættelse var i det konkrete tilfælde. Mangler i jobplanerne har været den hyppigst forekommende fejl ved denne temarevision i Roskilde Kommune. Kommunen oplyser at have indskærpet over for medarbejderne og anden aktør, som har haft ansvaret for udarbejdelse af en del af jobplanerne, at formålet med løntilskudsansættelsen skal fremgå af jobplanen, og kommunen forventer, at fejlen ikke vil opstå igen. Vi vil følge op på dette i forbindelse med revisionen for 2015. 3.2 Social- Børne- og Integrationsministeriets ressortområder 3.2.1 Det specialiserede voksenområde, jf. servicelovens 85 108 Vi har konstateret fejl i 9 af 12 gennemgåede sager, som vedrører forhold der har væsentlig for den bevilgede støtte i enkeltsagerne. Der ses i 3 sager ikke faglige begrundelser for støtten og/eller omfang og formål med denne, der er i 8 sager fejl i forhold til handleplaner og i 2 sager kunne de beskrevne formål og indsatsmål være mere konkrete, således at det giver leverandørerne bedre mulighed for at tilrettelægge den rette støtte, og således at der kan foretages opfølgning på effekten af den bevilgede støtte. I 7 sager er der enten ikke ført journal efter gældende regler, eller der er ikke sket journalføring i sagerne, fordi der ikke er foretaget opfølgning og sagsbehandling i det hele taget, hvilket kan skyldes, at der ikke har været henvendelser fra/om borgeren, selvom der i længere perioder ikke er foretaget revurderinger i sagerne. Det er oplyst af Voksenservice, at implementeringen af de politisk godkendte retningslinjer for god sagsbehandling er godt i gang, idet der tages udgangspunkt i principperne heri, når der foretages revurderinger i løbende sager, såvel som ved sagsbehandling af nye sager. Voksenservice har iværksat arbejdet med opfølgning i samtlige sager med henblik på, at få opdateret sagerne med et veldokumenteret og aktuelt grundlag, og herunder at øge borgerinddragelsen i forbindelse med udredning og vurdering, samt tilrettelæggelse af støtten i sagerne. PwC 7
Vi anbefaler, at der fastlægges en handleplan for dette arbejde, herunder, at der iværksættes procedurer, der sikrer, at alle sager fremadrettet bliver revurderede løbende. Herudover anbefaler vi, at der sættes fokus på de konstaterede forhold i forbindelse med det fremadrettede ledelsestilsyn for hele det specialiserede voksenområde. Vi vil følge op på dette i forbindelse med revisionen for 2015. PwC 8
4. Redegørelse for den udførte revision 4.1 Overordnet regnskabsanalyse af det samlede regnskabsmateriale I forbindelse med den afsluttende revision har vi foretaget en overordnet regnskabsanalyse af driftsregnskabet for regnskabsåret 2014. Resultaterne af denne overordnede analyse har ikke givet anledning til yderligere revisionshandlinger. 4.2 Opgørelse af endelig restrefusion mv. Kommunens opgørelse over endelig statsrefusion af sociale ydelser for 2014 udviser en samlet statsrefusion på DKK 371 mio. Områder Samlet refusion 2014 Samlet refusion 2013 I Aktiv- og Servicelov 237.892.282 224.207.104 II Pensioner 5.276.000 399.343.182 III Børnetilskud 0 0 IV Dagpenge 68.150.424 70.523.808 V Delpension og fleksydelse 8.011.072 8.032.927 VI Forsikrede ledige 21.478.769 24.686.607 VII Integrationsområdet 28.038.261 19.888.108 VIII Boligstøtte 25.828 30.880.917 VI Berigtigelser tidligere år 2.296.635 87.950 I alt 371.169.271 777.650.603 Den samlede refusion for 2014 DKK 371 mio. og for 2013 udviser den samlede refusion DKK 778 mio. Den store afvigelse mellem årerne kan forklares ved at pensioner og boligstøtte er overgået til Udbetaling Danmark. KONKLUSION Revisionen af opgørelsen over endelig restrefusion af sociale ydelser for 2014 har ikke givet anledning til bemærkninger. PwC 9
4.3 Særligt dyre enkeltsager Kommunens opgørelse over statsrefusion i særligt dyre enkeltsager efter servicelovens 176 udviser samlet statsrefusion på DKK 23.7 mio. Vi har gennemgået grundlaget for refusionsopgørelsen, hvorunder vi har foretaget stikprøvevis kontrol af 5 bevillingssager. Vi har endvidere vurderet, om der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange, der kan medvirke til at sikre et korrekt grundlag for opgørelsen af statsrefusion i særligt dyre enkeltsager efter servicelovens 176. På baggrund af de samlede resultater af vores gennemgang af statsrefusionsopgørelsen for særligt dyre enkeltsager for regnskabsåret 2013, samt vores overordnede vurdering af de etablerede forretningsgange er det vores opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt hjemtagelse af statsrefusion. Det er ligeledes vores opfattelse, at statsrefusionsopgørelsen er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende refusionsregler for området. Det endelige refusionsskema vedrørende særligt dyre enkeltsager er påtegnet uden forbehold. 4.4 Det lokale beskæftigelsesråd På baggrund af resultaterne af vores gennemgang af opgørelsen vedrørende midler til Det lokale Beskæftigelsesråd for regnskabsåret 2014 er vi af den opfattelse, at denne er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende retningslinjer for området. Vi er samtidig af den opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt grundlag for opgørelse af forbrugte midler og hjemtagelse af tilskud. Opgørelsen over midler til Det lokale Beskæftigelsesråd er påtegnet uden forbehold. 4.5 Boligstøtte På baggrund af resultaterne af vores gennemgang af refusionsopgørelsen vedrørende lån efter boligstøttelovgivningen er vi af den opfattelse, at opgørelsen er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende lovgivning. Vi er samtidig af den opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt udarbejdelse af opgørelse af lån efter boligstøttelovgivningen. Refusionsopgørelsen vedrørende lån efter boligstøttelovgivningen er påtegnet uden forbehold. 4.6 Systemafstemninger af de sociale udbetalingssystemer I forbindelse med vores afsluttende regnskabsanalytiske gennemgang har vi påset, om der foreligger tilfredsstillende afstemninger mellem de udbetalte beløb fra it-systemerne, økonomisystemet og indberetninger til SKAT. Det er vores vurdering, at der som helhed foreligger tilfredsstillende afstemninger af ydelsessystemerne og tilhørende personregistranter til bogføringen, ligesom der som helhed foreligger tilfredsstillende afstemninger i forhold til indberetninger til SKAT, af A-indkomst, A-skat, AM-bidrag og ATP. 4.7 Statusafstemninger I forbindelse med vores afsluttende regnskabsanalytiske gennemgang har vi stikprøvevis påset, at der foreligger tilfredsstillende afstemninger af statuskonti med tilknytning til de sociale- og beskæftigelsesmæssige områder. PwC 10
Der foreligger et velgennemarbejdet materiale med specifikationer af alle væsentlige statuskonti pr. ultimo 2014. Det er vores vurdering, at der er tilrettelagt tilfredsstillende procedurer for sikring af løbende afstemninger af alle statuskonti. 4.8 Indsats mod socialt snyd Organisation Kontrolenheden er organisatorisk placeret i Borgerservice og refererer til Beskæftigelses- og Socialudvalget. Kontrolarbejdet tager udgangspunkt i gældende lovgivning. Personale Kontrolteamet er bemandet med 2 medarbejdere, som udover at kontrollere konkrete sager, fungerer som konsulenter for sagsbehandlerne i kommunen. Anmeldelser I 2014 har kontrolteamet i Borgerservice og sagsbehandlere i Ydelsesområdet opdaget snyd med sociale ydelser i 126 sager. Besparelse i 2014 Arbejdet i kontrolenheden har i 2013 medført en besparelse på DKK 13,4 mio. heraf udgør Roskilde Kommunes andel DKK 9,4 mio. Samarbejdspartnere Kontrolmedarbejder samarbejder med Skat, boligsociale medarbejdere, politiet og andre offentlige myndigheder. Udbetaling Danmark Alle anmeldelser der vedrører borgere, der modtager barselsdagpenge, børnetilskud, pension og boligstøtte er videresendt til Udbetaling Danmark, idet kontrolteamet ikke har kompetence til at træffe afgørelse i disse sager. Kontrolenheden skal af egen drift eller på anmodning fra Udbetaling Danmark undersøge og beskrive sager på Udbetaling Danmarks kompetenceområde. Når sagerne er oplyst, videresendes de til Udbetaling Danmark til afgørelse. Kommunen får ikke en specifik tilbagemelding på afgørelsen eller det økonomiske resultat. KONKLUSION Det er vores opfattelse, at kontrolteamet fungerer meget tilfredsstillende såvel vedrørende forhold som administreres af Roskilde Kommune som vedrørende forhold til eksterne samarbejdspartnere, herunder Udbetaling Danmark. 4.9 Revision af bevillingssager Vi har tilrettelagt revisionen af bevillingssager efter bestemmelserne i ressortministeriernes revisionsbekendtgørelser, og har i den forbindelse aflagt besøg i de enkelte afdelinger i kommunen i regnskabsåret 2014. Formålet med revisionsbesøgene i afdelingerne har været at vurdere, hvorvidt der i kommunen er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og ved driften af de virksomheder, der er PwC 11
omfattet af regnskabet for 2014. Vi har ved besøgene stikprøvevis efterprøvet, om forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser. Der er således tale om en såvel juridisk kritisk som en økonomisk kritisk gennemgang af områderne (forvaltningsrevision). Revisionen af bevillingssager inden for de nævnte hovedområder er foretaget stikprøvevis med udgangspunkt i, at der skal sikres en relevant repræsentativitet. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination, baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko, inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Vi har derudover ved udvælgelsen af stikprøverne særligt vægtet nyetablerede bevillingssager på hovedområder, hvor der er adgang til at udøve et skøn. Endelig har vi stikprøvevis efterprøvet, om man ved etablering af nye bevillingssager og ved den løbende lovpligtige opfølgning har udnyttet de tilgængelige muligheder for at foretage elektronisk kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder om der i fornødent omfang sker sammenholdelse af oplysningerne fra forskellige registre for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige eller uberettigede ydelser. PwC 12
Redegørelse til ressortministerierne af omfang samt resultater af revisionen af bevillingssager 5. Beskæftigelsesministeriets ressortområder 5.1 Vurdering af interne forretningsgange og ledelses- og kvalitetstilsyn inden for beskæftigelsesområdet Vi har som led i revisionen af Roskilde Kommunes regnskaber for 2014 vurderet, om det internt beskrevne grundlag for sagsadministrationen er dækkende og hensigtsmæssigt, samt om det efterleves. Vi har i forbindelse med vores sagsrevision vurderet og efterprøvet væsentlige forretningsgange. Endelig har vi som led i revisionen vurderet og efterprøvet, om der er etableret et hensigtsmæssigt og betryggende internt ledelses- og kvalitetstilsyn. På grundlag af resultaterne af den samlede gennemgang er det vores vurdering, at der som helhed er etableret et godt administrationsgrundlag, herunder at der som helhed er tilrettelagt et meget fyldestgørende og tilfredsstillende samt hensigtsmæssigt internt ledelses- og kvalitetstilsyn for områderne. Det er ligeledes vores opfattelse, at de fastlagte retningslinjer som helhed efterleves. 5.2 Kontanthjælp og aktivering efter aktivloven og beskæftigelsesloven Vi har gennemgået 7 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv, med fokus på sager, som er opstartet i andet kvartal af 2014. Vi har konstateret fejl i alle de 7 gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 3 bevillingssager er der ikke gennemført fyldestgørende eller rettidige jobsamtaler som en del af det individuelle kontaktforløb. I 2 af de 3 bevillingssager er ansøgerne omfattet af målgruppen LAB 2, nr. 3 Aktivitetsparate. Denne målgruppe har ret til en koordinerende sagsbehandler, der skal sikre en helhedsorienteret indsats på tværs af de kommunale forvaltninger og andre myndigheder, men eftersom der ikke er fulgt op i sagerne, har ansøgerne ikke modtaget denne tværfaglige og koordinerede indsats. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig. I 3 bevillingssager har ansøgerne ikke fyldestgørende, aktive CV på Jobnet. Eftersom det for kontanthjælpsmodtagere er et krav, at ansøgerne skal have et CV på Jobnet, er det vores opfattelse, at manglende opfyldelse af dette krav skulle medføre en stillingtagen til, hvorvidt der skulle gennemføres økonomiske sanktioner. Der er ikke taget stilling til, om de manglende eller mangelfulde CV er skulle medføre økonomiske sanktioner. Fejlene har udbetalings- og refusionsmæssig. I 1 bevillingssag, hvor ansøger ikke har en erhvervskompetencegivende uddannelse, fremgår det ikke af sagen, at der er afgivet tilbud om læse-, skrive- og regnetest. Fejlen har ikke umiddelbart refusionsmæssig. I 4 bevillingssager er reglerne om ret og pligt til tilbud efter beskæftigelseslovens kap. 17 ikke overholdt, og ansøgerne har således ikke modtaget korrekte aktive tilbud efter beskæftigelseslovens kap. 9b-12 rettidigt. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig. PwC 13
I 1 bevillingssag foreligger der ikke fremmødelister fra iværksatte tilbud, og det kan således ikke afgøres, om ansøger har haft udeblivelser, der skulle medføre økonomiske sanktioner. Fejlen kan have haft udbetalings- og refusionsmæssig. I 4 bevillingssager er begrundelserne i brevene til ansøgerne med afgørelse om bevilling af kontanthjælp mangelfulde. Den materielle afgørelse er i de 4 sager korrekt, og fejlene er således af formel karakter uden udbetalings- eller refusionsmæssig. I 1 af bevillingssagerne foreligger der ikke en afgørelse til ansøger med begrundelse for, hvorfor der er bevilget kontanthjælp fra et senere tidspunkt end ansøgningstidspunktet. Vi har modtaget dokumentation på, at ansøgers afsluttede uddannelse var en grunduddannelse, der forventedes efterfulgt af en elev-, lære- eller praktikplads, hvorfor det var korrekt at bevilge kontanthjælp med den konkrete startdato, jf. Ankestyrelsens principafgørelse nr. 38-13. Kommunen oplyser, at Ankestyrelsens principafgørelse om forholdet har været sendt til ansøger, men kommunen medgiver samtidig, at dette ikke er tilstrækkeligt til at udgøre en fyldestgørende forvaltningsretlig begrundelse. Den manglende begrundelse for bevillingstidspunktet kan have haft for ansøgers stillingtagen til, om der skulle klages over afgørelsen. Det fremgår i øvrigt ikke, at ansøger har modtaget klagevejledning. I 1 bevillingssag, hvor ansøger var samlevende på tidspunktet for ansøgning om kontanthjælp, er der først flere måneder senere truffet afgørelse om samliv og dermed gensidig forsørgerpligt mellem de 2 personer. Ansøger har modtaget kontanthjælp siden marts 2014, og afgørelse om samliv og gensidig forsørgerpligt er fremsendt medio august 2014. Fra og med juli 2014 er der foretaget fradrag i ansøgers kontanthjælp for samleverens indtægter. Afgørelsen om samliv skulle have været truffet tidligere, og den sene afgørelse har haft udbetalings- og refusionsmæssig. Samtidig er det vores opfattelse, at der ikke kunne foretages fradrag på baggrund af samlevers indtægter i ansøgers kontanthjælp for juli måned 2014, når afgørelsen om samliv og gensidig forsørgerpligt først er fremsendt i august måned 2014. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at området ikke administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt, hvorfor vi har afgivet revisionsbemærkning på området, jf. foranstående afsnit 3 Revisionsbemærkninger. PwC 14
5.3 Uddannelseshjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har gennemgået 7 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv, med fokus på sager, som er opstartet i andet kvartal 2014. Vi har konstateret fejl i alle de 7 gennemgåde sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 3 bevillingssager er der ikke kontinuerligt gennemført rettidige opfølgninger på det individuelle kontaktforløb. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig. I 3 bevillingssager er reglerne om ret og pligt til tilbud efter beskæftigelseslovens kap. 17 a ikke overholdt, og ansøgerne har således ikke rettidigt modtaget korrekte tilbud efter beskæftigelseslovens kap. 9b-12. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig. I 5 bevillingssager, hvor ansøgerne ikke havde gennemført en ungdomsuddannelse, er der ikke inden for en måned (eller senere) gennemført en læse-, skrive- og regnetest. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig, men det er vores vurdering, at disse fejl har karakter af systematiske fejl. I 1 bevillingssag, hvor der er bevilget mentor efter beskæftigelseslovens kap. 9 b, foreligger der ikke en aftale mellem ansøger og Jobcenteret omkring denne mentorbevilling. Det er et krav, at en sådan aftale skal foreligge, og det er vores opfattelse, at manglende aftale har refusionsmæssig. I 1 bevillingssag er uddannelseshjælpen i en kort periode konteret med for høj refusionssats. Fejlen har refusionsmæssig, og kommunen foretager berigtigelse. I 7 bevillingssager har vi konstateret fejl og mangler i forhold til afgørelsesbreve til ansøgerne i forbindelse med afgørelse om bevilling af uddannelseshjælp samt evt. aktivitetstillæg. I nogle af sagerne er der ikke fremsendt afgørelsesbreve til ansøgerne, og i andre sager er begrundelsen for afgørelsen mangelfuld, eftersom det ikke fremgår, efter hvilket hjemmelsgrundlag, afgørelserne er truffet. I stedet fremgår det, at afgørelsen er truffet efter de retsregler, der fremgik af det tidligere fremsendte partshøringsbrev, hvilket efter vores opfattelse ikke er tilstrækkeligt til at kunne udgøre en forvaltningsretlig begrundelse. Den materielle afgørelse er i alle sagerne korrekt, og fejlene er således af formel karakter uden udbetalings- eller refusionsmæssig. På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det vores opfattelse, at området ikke administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt, hvorfor vi har afgivet revisionsbemærkning på området, jf. foranstående afsnit 3 Revisionsbemærkninger. 5.4 Fleksjob efter beskæftigelseslovens kapitel 13 mv. Vi har gennemgået 6 bevillingssager, hvori der er foretaget visitation til fleksjob i 2014, efter beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på grundlag af lister udleveret af kommunen. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, hvorfor det er vores opfattelse, at området administreres hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. PwC 15
5.5 Ledighedsydelse og særlig ydelse til fleksjobvisiterede efter aktivlovens kapitel 7 Vi har gennemgået 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ledighedsydelse efter aktivlovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv. Vi har konstateret fejl i 2 af de gennemgåede sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 1 bevillingssag er revurdering efter aktivlovens 74 c gennemført ca. 2 måneder for sent. Fejlen har ikke refusionsmæssig. I 1 bevillingssag hjemtog kommunen fortsat statsrefusion for den udbetalte ledighedsydelse, selvom der havde været udbetalt ledighedsydelse i mere end 18 ud af 24 måneder. Fejlen har refusionsmæssig, og kommunen har foretaget berigtigelse. De konstaterede fejl er af enkeltstående karakter, og 3 bevillingssager er gennemgået, uden at der er konstateret fejl. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.6 Integrationsområdet, kontanthjælp til personer omfattet af introduktionsprogrammet, tilbud, tilskud og hjælp i særlige tilfælde Vi har gennemgået 5 sager, hvori der er bevilget ydelser til personer omfattet af integrationslovens bestemmelser. Sagerne er tilfældigt udvalgt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv, og der er primært lagt vægt på nyere sager. Vi har konstateret fejl i 4 af de gennemgåede sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 2 bevillingssager havde ansøgerne ikke modtaget tilbud om udarbejdelse af integrationsplan efter integrationslovens 15 a inden for maks. 3 måneder. Kommunen oplyser, at ansøgerne efterfølgende er blevet tilbudt integrationsplaner. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig. I 4 bevillingssager fremgik det ikke af sagen, at ansøgerne var blevet tilbudt helbredsmæssig vurdering efter integrationslovens 15 d. I 2 af sagerne er kommunen enig i, at den helbredsmæssige vurdering ikke er blevet tilbudt, mens kommunen oplyser, at tilbuddet er afgivet i de 2 øvrige sager, men at dette blot ikke er noteret i sagerne. Når forholdet ikke fremgår af sagen, er det vores opfattelse, at det ikke er dokumenteret. Kommunen har nu afgivet tilbud om helbredsmæssig vurdering og noteret tilbuddet i alle 4 bevillingssager. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig. I 1 bevillingssag er rettidigheden for opfølgning på integrationskontrakten overskredet med ca. 1 måned. Kommunen oplyser, at der har været gennemført opfølgning, men at dette ikke er blevet noteret i sagen. Når forholdet ikke fremgår af sagen, er det vores opfattelse, at det ikke er dokumenteret. Fejlen har ikke umiddelbart refusionsmæssig. Vi anbefaler fokus på, at ansøgerne gives de tilbud, de i helhold til integrationsloven har ret til, og at det noteres i sagerne, at tilbuddet er afgivet, samt hvorvidt ansøgerne ønsker at benytte sig af tilbuddet. Eftersom de fleste forhold var i orden i sagerne, er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. PwC 16
5.7 Ressourceforløb og ressourceforløbsydelse Vi har gennemgået 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ressourceforløb og ressourceforløbsydelse efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv. Vi har konstateret fejl i 4 af de gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 1 bevillingssag er der efter vores opfattelse ikke dokumentation for, at der er foretaget tilstrækkelig opfølgning på ressourceforløbet. I sagen er lovgivningens krav til opfølgning overholdt, men det fremgår af sagen, at der skal følges op min. 1 gang månedligt. Kommunen oplyser, at denne hyppigere opfølgning er foregået gennem ansøgers mentor, men der er i sagen ingen dokumentation for denne opfølgning. Såfremt opfølgningerne er foretaget, er notatpligten således ikke overholdt. Fejlen har ikke refusionsmæssig. I 4 bevillingssager var der ved revisionsgennemgangen ikke angivet en periode for det bevilgede ressourceforløb, og det kunne således ikke afgøres, hvorvidt ressourceforløbet havde en varighed på min. 1 og maks. 5 år. Kommunen har efterfølgende berigtiget forhold, og vi har modtaget dokumentation for, at ressourceforløbene er bevilget med en varighed på min. 1 og maks. 5 år. Fejlene har ikke refusionsmæssig. De manglende angivelser af varigheden for ressourceforløbene er af formel karakter og har ikke haft for sagernes forløb. Kommunen oplyser, at der er opmærksomhed på angivelse af tidsperiode for de ressourceforløb, der fremadrettet bevilges. Selvom der er konstateret fejl i 4 ud af 5 bevillingssager er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.8 Sygedagpenge efter sygedagpengelovens bestemmelser Vi har gennemgået 10 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter sygedagpengelovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af listemateriale, dp143 fra KMD doc2archive. Vi har konstateret fejl i 9 af de 10 gennemgåede sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 5 bevillingssager er rettidigheden for afholdelse af opfølgninger på sygedagpengeforløbet enkelte gange overskredet. Overskridelserne af rettidigheden har en varighed på 2-6 uger. Fejlene har ikke umiddelbart refusionsmæssig. I 1 bevillingssag, hvor det er noteret i sagen, at ansøger er i stand til at deltage i beskæftigelsesindsats med aktive tilbud, fremgår det ikke af sagen, om ansøger skal deltage i aktive tilbud, eller hvorfor dette ikke vurderes relevant. Kommunen har efterfølgende redegjort for, hvorfor det ikke vurderes at være relevant at iværksætte aktive tilbud i den konkrete sag, men det er vores opfattelse, at denne vurdering skulle fremgå af sagen. I 6 bevillingssager er der konstateret mangler i henvisningerne til hjemmelsgrundlaget i brevene til ansøger i forbindelse med afgørelse om forlængelse af sygedagpengeperioden. I nogle af sagerne henvises der til en historisk lovbekendtgørelse, som ikke længere er gældende, og hvor perioderne med forlængelse af sygedagpengene er anderledes, end efter gældende lovgivning. PwC 17
Af andre sager fremgår det, at lovgrundlaget blandt andet er Lov nr. 720 af 25. juni 2014 (loven, der udmøntede sygedagpengeloven) 7, 24 og 27. Eftersom der er tale om en ændringslov, som omfatter ændringer i flere forskellige love, er det vores opfattelse, at det ikke er tilstrækkeligt at henvise til bestemmelserne på denne måde. De paragraffer, der henvises til, er ikke ændringslovens 7, 24 og 27, men derimod sygedagpengelovens 7, 24 og 27, som er ændret i denne ændringslov. Den anvendte hjemmelshenvisning kan således give anledning til forvirring hos ansøger. Der bør i stedet henvises til bekendtgørelse af lov om sygedagpenge nr. 833 af 27. juni 2014, som er den gældende lovbekendtgørelse med de indarbejdede ændringer, der er trådt i kraft pr. 1. juli 2014. Kommunen er enig i, at der er henvist til et mangelfuldt eller fejlagtigt lovgrundlag, både i forbindelse med partshøring og afgørelse. Brevene med afgørelserne er dannet fra Jobcenterets fagsystem KMD Opera, hvorfor kommunen har taget kontakt til IT-leverandøren KMD og gjort opmærksom på, at disse standardbreve straks skal rettes, hvilket efterfølgende er sket. Kommunen har desuden gennemgået og rettet alle breve om partshøring og afgørelser med korrekt lovgrundlag. Hjemmelshenvisninger er en væsentlig del af en korrekt begrundelse i en forvaltningsretlig afgørelse. Afgørelserne er imidlertid materielt korrekte, og de fejlagtige hjemmelshenvisninger er af formel karakter uden for sagens forløb. Ud over de fejlagtige hjemmelshenvisninger i afgørelserne, som kommunen allerede har ageret på, anbefaler vi fokus på overholdelse af rettidigheden i forbindelse med opfølgninger i Jobcenteret. På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.9 Revalidering og forrevalidering efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har gennemgået 5 bevillingssager, hvori der er bevilget forløb under (for)revalidering efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv med fokus på nye sager. Der er konstateret fejl i 3 af de gennemgåede sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 1 bevillingssag var sagen fejloprettet som en forrevalideringssag. Det var ved vores gennemgang ikke muligt, at finde det relevante dokumentationsgrundlag for bevilling af revalidering, og kommunen har oplyst, at sagen ikke skulle behandles som en revalideringssag, men skulle have været registreret som en LAB 2.10 selvforsørgende og ikke som LAB 2.4 (for)revalidering. Ansøger modtager ingen forsørgelsesydelse fra kommunen, og fejlen har ikke udbetalings- eller refusionsmæssig. I 2 bevillingssager er revalideringsydelsen ikke konteret korrekt i forhold til ansøgers aktivitetsstatus. I den ene sag hjemtog kommunens statsrefusion med for lav sats, og i den anden sag gjorde det modsatte forhold sig gældende. Fejlene har refusionsmæssig, og kommunen har foretaget berigtigelse. Vi anbefaler fokus på korrekt kontering af revalideringsydelse, eftersom kommunen kan være berettiget til enten 30 %, 50 % eller 65 % statsrefusion for ydelsen, afhængigt af ansøgers aktivitetsstatus. PwC 18
På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.10 Jobafklaringsforløb med ressourceforløbsydelse eller lønrefusion Vi har gennemgået 2 bevillingssager, hvori der er bevilget jobafklaringsforløb med ressourceforløbsydelse eller lønrefusion til arbejdsgiver. Sagerne er udvalgt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv og udgjorde på tidspunktet for revisionsgennemgangen den fulde sagsmængde på området. Vi har konstateret fejl i begge bevillingssager, som kan henføres til, at den måde, hvorpå der henvises til lovgrundlaget for afgørelsen om stop af sygedagpenge og iværksættelse af jobafklaringsforløb er mangelfuld. Det fremgår, at lovgrundlaget blandt andet er Lov nr. 720 af 25. juni 2014 (loven, der udmøntede sygedagpengeloven) 7, 24 og 27. Eftersom der er tale om en ændringslov, som omfatter ændringer i flere forskellige love, er det vores opfattelse, at det ikke er tilstrækkeligt at henvise til bestemmelserne på denne måde. De paragraffer, der henvises til, er ikke ændringslovens 7, 24 og 27, men derimod sygedagpengelovens 7, 24 og 27, som er ændret i denne ændringslov. Den anvendte hjemmelshenvisning kan således give anledning til forvirring hos ansøger. Der bør i stedet henvises til bekendtgørelse af lov om sygedagpenge nr. 833 af 27. juni 2014, som er den gældende lovbekendtgørelse med de indarbejdede ændringer, der er trådt i kraft pr. 1. juli 2014. Kommunen er enig i, at der er henvist til et mangelfuldt eller fejlagtigt lovgrundlag, både i forbindelse med partshøring og afgørelse. Brevene med afgørelserne er dannet fra Jobcenterets fagsystem KMD Opera, hvorfor kommunen har taget kontakt til IT-leverandøren KMD og gjort opmærksom på, at disse standardbreve straks skal rettes, hvilket efterfølgende er sket. Kommunen har desuden gennemgået og rettet alle breve om partshøring og afgørelser med korrekt lovgrundlag. Hjemmelshenvisninger er en væsentlig del af en korrekt begrundelse i en forvaltningsretlig afgørelse. Afgørelserne er imidlertid materielt korrekte, og de fejlagtige hjemmelshenvisninger er af formel karakter uden for sagens forløb. På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. 5.11 Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2013 5.11.1 Beskæftigelsesministeriets ressortområder Vi har modtaget Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering s decisionsskrivelse af 10. december 2014, vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2013 på områder med statsrefusion for Roskilde Kommune. Der er ikke forhold heri, hvor STAR anmoder om redegørelse i revisionsberetningen for 2014. PwC 19
6. Social-, Børne- og Integrationsministeriets ressortområder 6.1 Administrationsgrundlag samt kvalitets- og ledelsestilsyn for det specialiserede børn og unge område i afdelingen for Børn og Unge Vi har som led i vores revision for 2014 vurderet, om det internt beskrevne grundlag for administrationen af det specialiserede børn og unge område er dækkende og hensigtsmæssigt, samt om det efterleves. Vi har i forbindelse med vores sagsrevision vurderet og efterprøvet væsentlige forretningsgange. Endelig har vi som led i revisionen vurderet, om der er etableret et hensigtsmæssigt og betryggende internt kvalitets- og ledelsestilsyn. Afdelingen for Børn og Unge i Roskilde Kommune udfører fagligt og økonomisk ledelsestilsyn 2 gange årligt. Ledelsestilsynets formål er blandt andet at vurdere lovmedholdeligheden i sagerne, og at påse, at der også er et økonomisk fokus ved sagsbehandlingen. Ledelsestilsynene foretages tematiseret, og der er således fastlagt særlige fokuspunkter. For det første halvår i 2014 var fokus handleplaner og opfyldelse af de særlige lovkrav ved underretninger. For det andet halvår var fokuspunkterne børnesamtaler/inddragelse af børnene samt reglerne omkring underretninger. Det er vores vurdering, at der foreligger et godt administrationsgrundlag, og at dette som helhed efterleves. Det er ligeledes vores vurdering, at ledelsestilsynet giver et tilstrækkeligt grundlag for en vurdering af kvaliteten i sagerne, og om gældende regelsæt efterleves. 6.2 Administrationsgrundlag samt kvalitets- og ledelsestilsyn for det specialiserede voksenområde Vi har som led i vores revision for 2014 vurderet, om det internt beskrevne grundlag for administrationen af det specialiserede voksenområde er dækkende og hensigtsmæssigt, samt om det efterleves. Vi har i forbindelse med vores sagsrevision vurderet og efterprøvet væsentlige forretningsgange. Endelig har vi som led i revisionen vurderet, om der er etableret et hensigtsmæssigt og betryggende internt kvalitets- og ledelsestilsyn. I Voksenservice udføres ledelsestilsyn 4 gange årligt, hvor der tilfældigt udvælges sager til tilsyn, efter et bestemt administrativt indsatsområde, og efter paragrafområde. Ved ledelsestilsynet tages der udgangspunkt i både faglige og økonomiske hensyn, og områdelederen følger op, såfremt der konstateres fejl i sagerne. Ud over det formelle ledelsestilsyn har afdelingen et visitationsudvalg, hvor sager vedr. Servicelovens 85, 103, 104, 107 og 108 tages op. Der afholdes møde hver 14. dag, og afsnitslederen er formand. På området for Servicelovens 100 er nedsat et råd, som træffer afgørelse i alle 100 sager. I rådet sidder afsnitslederen og medarbejdere fra Voksenservice. Rådet afholder ligeledes møder hver 14 dag. Vi har fået oplyst, at der ikke findes et politisk vedtaget serviceniveau på området for særlig støtte og merudgifter, men at man har et administrativt serviceniveau i form af interne retningslinjer, som rådgivere og visitationsudvalg tager udgangspunkt i ved sagsbehandlingen og afgørelser i sagerne. PwC 20
Efter en gennemgang af de enkelte ledelseskontroller, der er registreret for 2014, er det vores vurdering, at forholdene giver et tilstrækkeligt grundlag for en vurdering af kvaliteten i sagerne, herunder om gældende regelsæt efterleves. Dog vil vi anbefale, at ledelsestilsynet i en periode holder fokus på de i revisionen konstaterede fejl, således at det sikres, at garantiforskrifter og opfølgninger er gennemgående for alle sager. 6.3 Merudgiftsydelse til børn og unge efter servicelovens 41 og kompensation for tabt arbejdsfortjeneste, jf. servicelovens 42 Vi har gennemgået 6 bevillingssager, hvori der er bevilget støtte til merudgifter efter servicelovens 41 og 42 til kompensation for tabt arbejdsfortjeneste. Sagerne er udvalgt tilfældigt ud fra aktuel bevillingsoversigt, udleveret af kommunen. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, hvorfor det er vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. 6.4 Merudgifter til voksne efter servicelovens 100 Vi har gennemgået 6 sager, hvori der er bevilget støtte til merudgifter til voksne efter servicelovens 100. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt, på grundlag af aktuel bevillingsoversigt udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 4 af de gennemgåede sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: At der i 2 sager ikke fremgår faglige vurderinger af, og begrundelser for de enkelte merudgifter i 1 sag er merudgiftsansøgningen ikke færdigbehandlet, næsten 1 år efter modtagelsen. At der i 2 sager ikke er foretaget en korrekt beregning eller sandsynliggørelse af de enkelte merudgifter. At der i 1 sag ikke er afgivet en afgørelse næsten 1 år efter en hjemvisning af en anke. At der i 2 sager ikke er foretaget en revurdering af sagen. At der i 1 sag ikke er ført korrekte oplysninger i journalen, hvorved grundlaget for borgerens berettigelse til den bevilgede ydelse, efter Servicelovens 100, ikke fremgår af sagen. Flere af fejlene kan henføres til 1 sag, hvor der vil blive foretaget revurdering i februar 2015. For de øvrige sager er der tale om enkeltstående fejl, som er baseret på, at der ikke er foretaget kontinuerlig opfølgning på sagen. Det er oplyst, at der er taget kontakt til samtlige borgere, som modtager merudgiftsydelse, og at denne kontakt følges op i løbet af marts måned, med henblik på revurdering af sagerne inden for en kortere periode. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen, er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. PwC 21
6.5 Områder med statsrefusion efter servicelovens 176 - Særligt dyre enkeltsager 6.5.1 Det specialiserede børn og ungeområde, servicelovens 52 mfl. Vi har gennemgået 8 bevillingssager, hvori der er bevilget støtte til forebyggende foranstaltninger eller anbringelser efter servicelovens 52. Sagerne er udvalgt tilfældigt på grundlag af aktuel bevillingsoversigt, udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 1 af de gennemgåede sager, som kan henføres til, at der ikke er fulgt op på en børnesamtale, eller der er ikke redegjort for, hvorfor børnesamtalen ikke er afholdt. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. 6.5.2 Det øvrige specialiserede voksenområde jf. servicelovens 85-108 Vi har gennemgået 12 sager på det øvrige specialiserede voksenområde. Udvælgelsen er foretaget tilfældig, på grundlag af aktuel bevillingsoversigt udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 9 af de 12 gennemgåede sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: At der i 8 sager enten mangler en myndighedshandleplan, eller det fremgår ikke, om borger er blevet tilbudt denne, og har fravalgt den. At der i 3 sager ikke ses myndighedens faglige begrundelser for, og omfanget af den bevilgede støtte. At der i 2 sager ikke findes målbare indsatsmål, således at der kan sikres en løbende opfølgning på opfyldelsen af de fastlagte mål og en vurdering af borgers fortsatte støttebehov. At for 7 sager, er sagen enten ikke sagsbehandlet, fordi der ikke har været henvendelser fra/om borgeren, herunder at der ikke er foretaget revurdering og opfølgning eller der er ikke ført systematisk og struktureret journal. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen, er det vores vurdering, at området ikke fuldt ud er varetaget hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. Vi har derfor givet revisionsbemærkning for området, jf. foranstående afsnit 3 Revisionsbemærkninger. Ledelsen for området har oplyst, at der er iværksat tiltag i forhold til manglende handleplaner i de enkelte sager. Fremadrettet tilbydes handleplaner til borgere i samtlige nye sager, samt i sager, hvor kommunen foretager opfølgning i eksisterende sager. Kommunen har pr. 20. april 2015 fulgt op på flere af de gennemgåede sager, og vi har efterfølgende modtaget materiale, der viser, at borger i 4 sager er tilbudt myndighedshandleplan i april 2015, og at der for 2 af disse er udarbejdet handleplan jf. servicelovens 141. For 3 sager er der foretaget revurdering af borgers støttebehov. Ledelsen for området har foretaget en gennemgang af de seneste 3 måneders sager, som har været forelagt Visitationsmødet. Det er i den forbindelse konstateret, at der har været tilbudt handleplan i 75 % af sagerne. Ledelsen har foretaget en sammenligning til en analyse, som KL har foretaget i forbindelse med en evaluering af VUM. KL s analyse viser, at borgerne i 45% af tilfældene ikke havde fået tilbudt en handleplan. Roskilde Kommune ligger således væsentlig højere, hvorfor ledelsen for området ikke på PwC 22