1 af 6 30-01-2009 12:42 Vejledning Brugervejledning for OIO-katalog over offentlige it-standarder Version 2.0 - April 2008 INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning OIO på nettet Standarder og standardisering Offentlig involvering Hvad er en åben standard Hvilket anbefalingsniveau kan en standard have Hvordan optages en standard i OIO-kataloget EU-samarbejdet Henvisninger og links Indledning OIO står for Offentlig Information Online og er det offentliges fællesbetegnelse for it-arkitektur, it-standarder og digital forvaltning. OIO-kataloget, der under forskellige navne har eksisteret siden 2004, rummer en samlet oversigt over og indgang til de it-standarder som det offentlige benytter. Regeringen har en politisk målsætning om at være blandt verdens bedste it-nationer, både i udrulningen af infrastruktur til ny informations- og kommunikationsteknologi og i udnyttelsen af teknologien. Forudsætningen for, at vi kan få det fulde udbytte af ny infrastruktur og informations- og kommunikationsteknologi, er interoperabilitet. Interoperabilitet betyder, at it-systemer hos forskellige myndigheder kan tale sammen. Nøglen til interoperabilitet er fælles standarder, og derfor er arbejdet med fælles offentlig standardisering et af Videnskabsministeriets nøgleområder. Det er vigtigt, at alle med forretningsansvar i den offentlige forvaltning forstår nødvendigheden af at bruge fælles offentlige
2 af 6 30-01-2009 12:42 standarder. Udviklingen af forretning og standarder skal fremover gå hånd i hånd, hvis it-systemerne skal vedblive med at kunne tale sammen. Set i et samfundsperspektiv er der store gevinster at hente, når it sammentænkes på tværs af de enkelte it-systemer, således at de kan virke sammen. Både borgere, virksomheder og det offentlige selv kan få mere for de samme penge eller vi kan få det samme for færre penge. Brugen af fællesoffentlige standarder skaber derudover mulighed for valgfrihed mellem forskellige it-løsninger og mulighed for konkurrence mellem forskellige it-leverandører. Dette sikrer også en større leverandøruafhængighed. OIO på nettet Det nuværende OIO-katalog indeholder tekniske standarder, men det er planen, at alle former for standardisering og arkitektur fremover bliver samlet ét sted i en ny kommende udgave af OIO-kataloget. Der bliver således ét centralt sted at orientere sig når man skal have overblik over standarder indenfor det offentlige. I dag er OIO-kataloget som sagt alene et katalog over tekniske standarder. Datastandarder skal man eksempelvis finde et andet sted - i den såkaldte infostrukturbase se link nedenfor : http://isb.oio.dk/info/about/about.htm OIO-kataloget bliver løbende opdateret. Den foreliggende udgave version 2.0 blev senest revideret i marts 2008. Standarder og standardisering Standarder opstår sædvanligvis ved, at en gruppe aktører inden for et bestemt område erkender behovet for fælles retningslinier eller færdselsregler. Kan aktørerne blive enige og opnå konsensus om en fælles måde at gøre tingene på, kan en standard defineres. En standard udtrykker således en overenskomst mellem aktørerne. En it-standard er en præcis beskrivelse af aftalte krav, der skal overholdes i en bestemt sammenhæng eller teknisk løsning. En it-standard sikrer dermed, at de byggesten, der bruges til at lave it-systemer, passer sammen. It-systemer udvikles for at understøtte forretningsbehov ved at digitalisere forretningsprocesser. Der kan opnås store fordele, når der aftales fælles spilleregler for udvikling af nye systemer samt tekniske og indholdsmæssige datadefinitioner, der kan genbruges, og som ikke kun gælder mellem to parter, men mellem alle med et fælles forretningsbehov. Disse regler og tekniske definitioner kaldes standarder. Det betyder, at jo flere der kan enes om en given standard, jo flere kan udnytte de muligheder, dette giver for at kommunikere. Det kan blive en selvforstærkende tendens og motivere leverandører til at udvikle produkter, baseret på standarder. Standarder, der kan aftales internationalt, er at foretrække, da disse vil sikre størst mulig udbredelse samt stabilitet omkring standardvalget. Men da it-udviklingen går meget hurtigt, og standardiseringsarbejdet kræver tid, debat og megen koordination, er det sjældent muligt at opnå globale standarder, der vinder tilslutning fra alle. OIO-standarder vil i udgangspunktet ofte være baseret på internationale standarder. Det kan dog være nødvendigt med tilpasninger til særlige nationale forhold og behov. Endelig kan der være helt lokale standarder for en sektor som sundhed, handel eller geografiske data eller inden for eksempelvis
3 af 6 30-01-2009 12:42 en privat koncern eller et ministerium. Det er imidlertid et generelt kendetegn ved den danske standardiseringsproces, at den altid søger et udgangspunkt i internationale standarder og derved sikre, at de nationale standarder dels understøttes af it-industrien, dels at nationale systemer kan hænge sammen med internationale. Standardiseringsarbejdet i den offentlige sektor lægger vægt på, at: Standarderne skal være åbne. Standarderne skal understøtte myndighedernes forretningsmæssige og forvaltningsmæssige behov og støtte op omkring centrale forvaltningsprocesser. Standarderne skal være understøttet på markedet. Offentlig involvering I de senere år har der været en tendens til, at offentlige myndigheder i forbindelse med digital forvaltning i stigende grad bliver opmærksomme på behovet for standardisering blandt andet for at sikre, at der udvikles og anvendes standarder, der kan understøtte de politisk fastsatte samfundsmæssige målsætninger. Det gælder også internationalt eller i EU, hvor der skal udveksles standarder, der for eksempel kan sikre handel over grænser eller udveksling af information om personer. En offentlige sektors it-standardisering skal medvirke til, at den offentlige sektor kan fungere effektivt. I nogle tilfælde giver den offentlige standardisering også mulighed for effektivisering i private virksomheder. Det offentlige kan også i kraft af sin størrelse spille en rolle ved at påvirke den generelle udvikling i (og anvendelse af) standarder. Et centralt middel i denne forbindelse er at støtte åbne standarder, da dette sikrer, at flere leverandører kan levere de nødvendige produkter, og at alle har adgang til at benytte disse. De standarder der sikrer, at den offentlige sektor i Danmark hænger sammen og sørger for, at vi udnytter den mulige fleksibilitet og sikrer konkurrence og valgfrihed, kaldes OIO-standarder. OIO (Offentlig Information Online) udtrykker, at der er tale om standarder, der er valgt på basis af internationale standarder, men tilpasset den danske offentlige sektor og de særlige forretningsbehov, der kan være her. Udtrykket OIO-standard er med andre ord en slags offentligt kvalitetsstempel. Hvad er en åben standard? Et centralt mål med it-standardiseringsarbejdet er at skabe og opretholde et velfungerende marked det vil sige et marked, der gør det muligt for mange leverandører at tilbyde løsninger på en given opgave. Derfor er det vigtigt, at standarderne er åbne og gennemskuelige. En åben standard betyder I henhold til den danske definition, at standarden er Veldokumenteret med den fuldstændige specifikation offentlig tilgængelig Frit implementerbar uden økonomiske, politiske eller juridiske begrænsninger på implementering og anvendelse og Standardiseret og vedligeholdt i et åbent forum ( en såkaldt standardiseringsorganisation) via en åben proces. Når nye standarder bliver vurderet af OIO-komiteén, som tager stilling til, hvilke standarder som kan
4 af 6 30-01-2009 12:42 optages i OIO-kataloget, benyttes vurderingskriterier fordelt på 3 hovedgrupper: Åbenhed er standarden og standardiseringsorganisationen åben? Markedsmæssige forhold understøttes standarden af leverandører på markedet? Forretningsmæssig relevans er der behov for standarden i offentlige myndigheder? OIO-kataloget skal kunne bruges mange steder i offentlig forvaltning og ikke kun af af myndigheder, som skal bestille et nyt it-system, men tillige af markedets leverandører af it-systemer til det offentlige. Set således kan kataloget formidle en dialog mellem it-indkøbets parter. Den offentlige indkøber kan bruge kataloget til kravspecifisering og tilbudsvurdering af et nyt system og leverandøren kan finde informationer om, hvilke standarder hans produkter skal leve op til. Desuden kan parterne ved at bruge OIO-kataloget sikre sig, at et nyt system kan følge de fælles rammer og spille sammen med andre offentlige systemer. Endelig kan OIO-kaaloget bruges af private virksomheder til inspiration for deres egen fastlæggelse af standarder. Hvilket anbefalingsniveau kan en standard have? Der benyttes syv forskellige niveauer, når det beskrives i hvilket omfang en standard kan anbefales: Obligatorisk Anbefalet Anvendelig Under observation Udfases Frarådes De Facto Niveauene kan illustreres som et omvendt trafiklys som nedenfor: De enkelte niveauer bruges på følgende måde: Obligatorisk En obligatorisk standard er besluttet som obligatorisk og åben i henhold til aftalen mellem regeringen og
5 af 6 30-01-2009 12:42 de kommunale parter i 2007 (B 103). Standarden vil typisk forinden have været fastlagt som anbefalet. Anbefalet En anbefalet standard er afgørende for myndighedens interoperabilitet og bør håndhæves. Ved udbud bør samtlige anbefalede standarder vises særlig opmærksomhed. Anvendelig En standard med betegnelsen anvendelig er moden og har vundet tilstrækkeligt indpas til, at den betragtes som stabil. Under observation Standarder i denne gruppe vurderes at have potentiale til at blive godkendt, anbefalet eller obligatorisk, men der mangler evt. tilslutning fra åbne standardiseringsorganisationer eller tilslutning fra leverandørerne, eller også har standarden endnu ikke vist nogen specifik fordel for myndighederne. Anvendelse af standarden kan inddrages i myndighedernes strategier, hvis der vurderes at være behov for det. Udfases Det forventes, at standarden indenfor overskuelig tid erstattes af en anden, som evt. er bedre, mere åben etc. Det anbefales, at der udarbejdes en strategi for at udfase løsninger, der benytter standarden. Frarådes En standard med betegnelsen frarådes refererer enten til en standard, der aldrig har fået betydning eller til en standard, som er opgivet til fordel for en bedre standard. I begge tilfælde bør man undgå den ved nyanskaffelser. Hvis man bruger standarden, bør der foreligge en plan for udfasning. De Facto En de facto standard er en standard, der bruges som en konsekvens af de faktiske omstændigheder, fx en meget stor markedsudbredelse, og vil typisk være en leverandørejet standard. Hvis der findes egnede og udbredte åbne standarder, bør disse som hovedregel i stedet anvendes. Hvordan optages en standard i OIO-kataloget? De standarder, der gælder for det offentlige i Danmark, vedtages i en åben proces i den offentlige sektor. Alle relevante aktører har mulighed for at deltage i standardiseringsprocessen. Optagelse af en standard i OIO-kataloget sker på følgende måde: En idé om, at der bør være en ny standard i OIO-kataloget, eller der bør være en ændring i en eksisterende, kan opstå mange steder, fx i IT- og Telestyrelsen, i en myndighed, eller i et fællesoffentligt projekt. Den, der har ideen og forslaget henvender sig til IT- og Telestyrelsen (kontaktperson Søren Klostergaard Pedersen, 3337 9298) om forslaget. Typisk vil IT- og Telestyrelsen gå i dialog med forslagsstilleren om præcisering af forslaget og særligt sikre, at der findes en begrundelse for forslaget. Det er en forudsætning for behandling, at der er en fordel ved at etablere denne standard. På baggrund af dette input om den foreslåede standard og begrundelsen herfor vil IT- og Telestyrelsen sammen med OIO-komiteen gennemføre en prioritering af, hvornår der kan ske. OIO-komiteen er et forum for standardisering sammensat af nøgleinteressenter på tværs af en række offentlige myndigheder.
6 af 6 30-01-2009 12:42 Når behandlingen af forslaget går i gang, gennemføres der en samlet analyse af de 3 vurderingskriterier: åbenhed, forretningsmæssig relevans og forventet markedsunderstøttelse. IT- og Telestyrelsen står for at få analysen gennemført, men der inddrages typisk eksperter på de enkelte områder i vurderingen. Når analysen er gennemført, sendes analyseresultat og foreslået anbefalingsgrad i offentlig høring. De mulige anbefalingsniveau er som nævnt i det foregående kapitel: Anbefalet, Anvendelig, Under observation, Under udfasning, Frarådes eller De Facto. Efter modtagelsen af høringssvarene gennemgås disse, og der udarbejdes svar fra IT- og Telestyrelsen. Svarene kan være samlede eller opdelt på de høringsparter, der har svaret. IT- og Telestyrelsen offentliggør såvel høringssvar som styrelsens svar på disse høringssvar. På baggrund af analysen og høringsresultaterne udarbejder styrelsen et forslag til OIO-komitéen til beslutning. Efter beslutning i OIO-komitéen offentliggøres den standarden med besluttet anbefalinsniveau i OIO-kataloget. EU-samarbejdet De politikker, der gælder for udveksling af information i den offentlige sektor i Danmark, publiceres ikke kun i OIO-kataloget, men nyttiggøres også i europæisk sammenhæng. EU har et European Interoperability Framework, EIF, der er en europæisk pendent til det danske OIO-katalog og ramme for de nationale interoperabilitets-kataloger. Når de nationale kataloger overholder de europæiske rammer er det lettere at sammenligne kataloger og identificere både muligheder og barrierer for udveksling af offentlig information i EU. EIF er udviklet og vedligeholdes i regi af EU-programmet IDABC. Programmets navn er en forkortelse af Interoperable Delivery of European egovernment Services to public Administrations, Businesses and Citizens. IDABC-programmet har således til formål at forbedre de europæiske myndigheders effektivitet og deres indbyrdes samarbejde ved at levere administrative onlinetjenester til offentlige myndigheder, virksomheder og borgere på tværs af grænserne. IDABC indgår i EU-Kommissionens initiativer eeuropa 2005 og i2010. Interoperabilitet og åbne standarder hører til Kommisssionens prioriterede indsatsområder og er et område i stærk vækst. Danmark indgår aktivt i dette europæiske samarbejde og derfor har OIO-kataloget en fremtrædende plads i den større sammenhæng. I 2007 har man på baggrund af OIO-kataloget lagt fundamentet til en videreudvikling af samarbejdet i EIF. Initiativet kaldes CAMSS, som er en forkortelse af Common Assessment Methodology Specifications and Standards. I CAMSS arbejder man med et forslag til en fælles metodik for undersøgelse af standarder. En fælles europæisk brug af den foreslåede metodik gør det fremover mulig for de nationale interoperabilitets kataloger at genbruge de andre landes arbejde med at analysere standarder. Henvisninger og links Mere information om OIO kan læses på IT- og Telestyrelsens adresse : http://www.itst.dk/arkitektur-og-standarder/oio-arbejdet-offentlig-information-online