SKAGEN KOMMUNE Beretning nr. 151 Revisionsbesøg i perioden fra september 2006 til december 2006 Delberetning for regnskabsåret 2006 841.000
Side 1 1 Indledning 2 Beholdningseftersyn m.v. 2.1 Uanmeldte kasseeftersyn 2.2 Afdelingskasser 2.3 WEB-betalinger 2.4 Lønninger Indholdsfortegnelse Side 2 Side 3 Side 3 Side 3 Side 4 Side 5 3 Områder vedrørende overførselsindkomster m.v., hvortil der ydes statsrefusion og tilskud 3.1 Formål 3.2 Revisionens omfang 3.3 Personsager 3.4 Forretningsgangene 3.5 Sagsrevision opdelt efter ministerielt område 4 Opgørelser, specialregnskaber m.v. 5 Revisionens bemærkninger Side 6 Side 6 Side 6 Side 7 Side 7 Side 7 Side 10 Side 11
Side 2 Til Skagen Byråd Som led i den løbende revision har vi i perioden fra september 2006 til december 2006 aflagt revisionsbesøg i kommunen. Om den udførte revision afgives følgende beretning: 1 Indledning Denne beretning er en del af den løbende rapportering for regnskabsåret 2006. I afsnittet Bemærkninger anføres eventuelle revisionsbemærkninger, som byrådet skal tage stilling til og besvare over for tilsynsmyndigheden. I afsnittene om de enkelte områder har vi redegjort for vore revisionshandlinger og konklusioner for disse. Under de enkelte konklusioner anføres eventuelle anbefalinger og aftaler om forbedringer og forretningsgange m.v. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i Skagen Kommunes revisionsregulativ.
Side 3 2 Beholdningseftersyn m.v. 2.1 Uanmeldte kasseeftersyn Vi har foretaget uanmeldt eftersyn ved Skagen Kommunes hovedkasse den 26. oktober 2006 og den 13. december 2006, hvor vi har kontrolleret den kontante beholdnings tilstedeværelse og foretaget afstemning til bogføringen. Vi har endvidere kontrolleret kommunens afstemninger af: w Konti i pengeinstitutter w Fejlkonto w Mellemregningskontoen for midlertidigt uanbringelige indbetalinger w Venteremitteringskonti. Det er endvidere påset, at økonomisystemet udviser balance. Endelig har vi gennemgået et udsnit af kommunens kontante regnskabsbilag omkring eftersynstidspunktet og påset, at bilagene er korrekt behandlet i henhold til gældende forretningsgange for området. Vi har konstateret, at de likvide aktiver m.v. var til stede, tilhører kommunen og var korrekt afstemt pr. eftersynsdatoen. 2.2 Afdelingskasser Vi har aflagt uanmeldt revisionsbesøg ved følgende afdelingskasser: w Skagen Lystbådehavn den 13. december 2006 w Skagen Forbrændingsanlæg den 14 december 2006 w Virksomheden Skagen, Kantinen den 14. december 2006 w Virksomheden Skagen, Genbrugsbutikken den 14. december 2006 w Virksomheden Skagen Kontoret, Forretningsgang for afregninger den 14. december 2006 w Ankermedet Ældrecenter, Dagcentret den 15. december 2006.
Side 4 I forbindelse med besøgene har vi efterprøvet, om kommunens interne kontrol vedrørende afdelingskasserne er hensigtsmæssig og betryggende. Skagen Lystbådehavn Det blev konstateret, at de kontante tilsvar var til stede og at forretningsgangene for årlig afstemning af billetsalget fungerer tilfredsstillende. Virksomheden Skagen Det er konstateret, at de kontante tilsvar var til stede og at forretningsgangen for kassekontrol fungerer tilfredsstillende. Det er dog indskærpet over for afdelingen, at der oftere bør foretages afregning til pengeinstitut, da der ved eftersynet forelå adskillige kassetømninger, der ikke var afregnet. Øvrige afdelingskasser De kontante tilsvar var til stede og de etablerede forretningsgange fungerede tilfredsstillende. 2.3 WEB-betalinger Vedtagelsen af Lov om offentlige betalinger med krav om, at alle regninger til og fra det offentlige skal være i elektronisk format har medført væsentlige ændringer i bogføringsprocesserne i kommunen. Vi har undersøgt forretningsgangene vedrørende bogføringsprocesserne i forbindelse med indførelsen af elektroniske bilag i kommunen med ikrafttræden pr. 1. februar 2005. Vi har konstateret følgende forhold vedrørende kommunens bilagsbehandling: w Kommunens kasse- og regnskabsregulativ er ikke ajourført således, at det fastlægger de nye rutiner på området w Der mangler stillingtagen til niveauets interne kontroller i forbindelse med anvendelsen af WEB-betalinger. Det er vor vurdering, at kommunen burde have etableret forretningsgange vedrørende bogføringsprocessen, som sikrer de interne kontroller m.v. til bl.a. afdækning af ovenstående forhold.
Side 5 2.4 Lønninger Vi har foretaget lønrevision for perioden januar til september 2006. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne vedrørende indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vor lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund heraf har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning (5.11 og 5.13) Skoleområdet (3.01, 3.05 ) Ældreområdet (5.32) Det administrative område (6.51). I lønsagerne har vi bl.a. påset, at w der foreligger underskrevet ansættelsesbrev w lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst w der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn w der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse w den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens lønadministration fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har udtaget 13 sager med forskellige kontrolpunkter, som var uden fejl. Forretningsgangen vedrørende kommunens interne kontrol på lønindberetningssystemer er kontrolleret. Kvalitetskontrollen på systemerne vurderes fornuftig og betryggende.
Side 6 3 Områder vedrørende overførselsindkomster m.v., hvortil der ydes statsrefusion og tilskud 3.1 Formål Formålet med revisionen er at påse, om overførselsindkomsterne generelt og til enkeltpersoner administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med lovgivningen og kommunens regler således, at der kan hjemtages statsrefusion. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, som det er fastlagt i 3 i Lov om revision af statens regnskaber m.v. omfattende finansiel og forvaltningsrevision. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 3.2 Revisionens omfang I henhold til Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område er det byrådet, der er ansvarlig for og beslutter, hvorledes kommunen skal planlægge og udføre sin virksomhed på det sociale og på det sundhedsmæssige område. Som led i revisionen har vi gennemgået og vurderet udvalgte overførselsindkomster med statsrefusion eller -tilskud inden for følgende love: w Lov om aktiv socialpolitik w Lov om ansvar for styring af den aktive socialindsats w Lov om aktiv beskæftigelsesindsats w Integrationsloven w Lov om social service w Lov om dagpenge ved sygdom og fødsel w Lov om sociale pensioner w Børnetilskudsloven og Lov om børnefamilieydelse w Boligstøtteloven. Valget af områder og personsager er sket på grundlag af en forudgående væsentlighedsog risikovurdering.
Side 7 3.3 Personsager Vi har revideret et antal personsager, jf. gældende regnskabs- og revisionsbekendtgørelse på det sociale område. Der er ved revisionen af sagerne foretaget kontrol af udbetalingerne for en 3 måneders periode, dog vægtes helhedsindtrykket af personsagen. Herudover følges sagen ved eventuel overgang til øvrige områder, eksempelvis kontanthjælp til aktivering, revalidering til fleksjob etc. Ved gennemgangen af de enkelte sager har vi desuden kontrolleret, at bogførte udbetalinger m.v. sker med hjemmel i gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Oplysninger til bedømmelse af de enkelte sager er indhentet ved gennemgangen af sagsakterne. Det er påset, at der i videst muligt omfang foreligger dokumentation for fastsættelse af ydelserne, og at der er etableret en forudgående kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, så der ikke med urette udbetales uforenelige ydelser samtidig. 3.4 Forretningsgangene Vi reviderer udvalgte forretningsgange. Det er vurderet, om forretningsgangene er betryggende og hensigtsmæssige, og om de opstillede retningslinier for dokumentationsog kvalitetskontrol, herunder retningslinier for personalemæssig adskillelse, efterleves. Det er vor vurdering, at forretningsgangene generelt fungerer tilfredsstillende. Vore stikprøver har vist, at de interne kontroller udføres, som det er fastsat, og hermed også så de opfylder de retningslinier, som er udstukket fra ministerierne. 3.5 Sagsrevision opdelt efter ministerielt område Efterfølgende redegøres for, hvilke områder, der er revideret og for eventuelle væsentlige fejl, der er konstateret i personsagerne på de enkelte ministeriers områder. Mindre væsentlige fejl, som revisionen har afdækket, er drøftet og afklaret med forvaltningen og omtales ikke i denne beretning.
Side 8 3.5.1 Beskæftigelsesministeriet Vi har foretaget revision af sociale ydelser på følgende områder: w Kontanthjælp w Aktivering w Revalidering w Fleksjob w Skånejob w Jobtræning w Ledighedsydelse w Sygedagpenge. Der er ved gennemgangen konstateret enkelte fejl og mangler på områderne vedrørende kontanthjælp, aktivering, forrevalidering, revalidering og fleksjob. De oftest forekomne fejl er mangelfuld opfølgning hver 3. måned iht. AKL 10. Herudover er de enkeltstående fejltyper, manglende udarbejdelse af jobplan, mangelfuld journalføring, manglende registrering i arbejdsmarkedsportal, manglende ressourceprofil, manglende eller for sen opfølgning på det individuelle. kontaktforløb jf. LAB 16. Fejlene og manglerne i forbindelse med sagsgennemgangen, herunder opfølgning hver 3. måned iht. AKL 10 samt de manglende jobplaner, er drøftet med forvaltningen og det er aftalt, at alle sagerne på de fejlberørte områder gennemgås og ajourføres med de nødvendige journalnotater og manglende planer forinden revision af de sociale regnskaber. Revisionen vil være i løbende dialog med forvaltningen, indtil rettelserne er berigtiget. 3.5.2 Socialministeriet Vi har foretaget revision af sociale ydelser på følgende områder: w Tabt arbejdsfortjeneste i henhold til SL 29 w Merudgifter i henhold til SL 28 w Sociale pensioner w Børnetilskud w Boligstøtte.
Side 9 Der er ved gennemgangen konstateret en enkeltstående fejl vedrørende merudgifter i henhold til SL 28, der kan henføres til mangelfuld eller forsinket journalføring. 3.5.1 Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Vi har foretaget revision af sociale ydelser på følgende områder: Introduktionsydelse Introduktionsprogram. Der er ved gennemgangen konstateret enkeltstående fejl, der kan henføres til mangelfuld opfølgning jf. IL 20 samt fejlkontering. Det er aftalt med forvaltningen, at der foretages korrekt omkontering forinden regnskabsaflæggelse for 2006. 3.5.2 Told og Skattestyrelsen Vi har foretaget revision af sociale ydelser på følgende områder: w Børnefamilieydelser. Der er ikke konstateret fejl eller mangler ved gennemgangen.
Side 10 4 Opgørelser, specialregnskaber m.v. Vi har i forbindelse med revisionsbesøget revideret og påtegnet følgende opgørelser: w Indberetning af kompensationsbeløb som følge af nedsættelse af den amtskommunale grundskyldspromille 2005 w Indberetning af kompensationsbeløb som følge af nedsættelse af den amtskommunale grundskyldspromille 2006 w Anlæggelse af cykelsti langs Buttervej 2005 w Salg af parcelhusgrunde 2006 w Olieforurening af Vestkysten mellem Grenen og Kandestederne 10. - 18. september 2006 w Olieforurening på Kattegatkysten, ved Ålbæk marts 2006 w Olieforurening på Vestkysten ved Kandestederne marts 2006 w Enhedstimebetalingssystemet (beredskabsstyrelsen) 2006 w Erklæring vedr. afregning af uhævede feriepenge, optjeningsår 2004.
Side 11 5 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Aalborg, den 26. januar 2007 KOMMUNERNES REVISION A/S (sendt via mail med digital signatur) Anders Øster / Keld Jensen