udbyder rute- og visiteret kørsel på Fanø med kørselsstart fra og med 1. januar 2018. Nedenfor er vist de indkomne spørgsmål til udbudsmaterialet samt tilhørende svar. Nr. Spørgsmål Svar 1 Pakke 2: Hvis man f.eks. mister 30 % af kørslen efter 6 måneders drift, får man så kun kompensation året ud? 2 13 i kontrakten: Børneattesterne bør fornyes årligt Der kan ske justeringer i kørselsomfanget i løbet af kontraktperioden. Det gælder både for kørslen i pakke 1 og i pakke 2. Hvis kørselsomfanget reduceres med mere end 20 %, betaler Fanø Kommune en godtgørelse til Entreprenøren, jf. 8 i kontrakten. Godtgørelsen beregnes efter følgende regler, jf. 8, stk. 2: '60 pct. af timebetalingen efter 21, stk. 6, henholdsvis 22 stk. 4 for den køreplantid, der overstiger nedskæringen på 20 % Godtgørelsen betales for ét år - uanset længden af restperioden, indtil kontrakten kan opsiges til udløb. Betalingen sker som et engangsbeløb forud.' Regneeksempel: En reduktion på 30 % af kørslen i pakke 2 vil udløse følgende kompensation: Det oprindelige kørselsomfang er 1.768 timer 20 minutter årligt. En reduktion på 30 % svarer til en reduktion på 10 % udover de 20 %, som må reduceres uden kompensation. 10 % af det årlige kørselsomfang er lig med 176,833 timer. Hvis det antages, at der er budt med en timepris på 600 kr., vil kompensationen udgøre: 176,833 x 600 kr. = 106.100 kr. Af kontraktens 13 fremgår følgende: 'Stk. 2. For alle chauffører, der er tilknyttet kørslen, skal Entreprenøren sørge for, at der foreligger rene børneattester, jf. Lov om Børneattester. Stk. 3. Kommunen kan kræve dokumentation for, at Entreprenøren har indhentet børneattesterne, jf. stk. 2.' Det er kommunens opfattelse, at disse bestemmelser er tilstrækkelige, og at Entreprenøren frit kan indhente supplerende, nye attester, hvis Entreprenøren skønner det relevant. 1
3 Hvordan tildeles kørsel? Er det billigste på pakke 1, der vinder kørslen i pakke 1 og billigste på pakke 2, der vinder pakke 2? 4 Side 31 i udbudsmaterialet: Der nævnes taxa 2 steder i materialet er det en fejl? 5 3 i kontrakten: Det nævnes, at der kun er kørsel inden for kommunegrænsen, men i pakke 2 køres også til Esbjerg. Er det en fejl? Kriteriet for tildeling af kørsel er den laveste pris for for den samlede, udbudte kørsel i pakke 1 og pakke 2. Der tages i den forbindelse hensyn til, at der både accepteres tilbud på enkeltpakker og kombinationstilbud. Hvis det billigste tilbud på pakke 1 og det billigste tilbud på pakke 2 tilsammen er billigere end det billigste kombinationstilbud på begge pakker, så tildeles kørslen til de to bydere, der er billigst på enkeltpakkerne. Hvis omvendt det billigste kombinationstilbud er billigere end de billigste tilbud på enkeltpakker tilsammen, så tildeles kørslen til byderen med det billigste kombinationstilbud. I overskriften til bilagsfortegnelsen på side 5 er fejlagtigt angivet følgende: 'Kontrakt om bus- og teletaxakørsel'. Der skal i stedet stå: 'Kontrakt om rute- og visiteret kørsel' På side 10 er anført følgende: 'Fra ca. kl. 14.45-16.30 afhenter bussen de elever, der er visiteret til kørsel retur fra skolerne i Esbjerg. Indtil videre vil der blive tale om kørsel med to elever. Hjemkørslen foregår alene på dage, hvor mindst et af børnene skal retur til Fanø. Beregningsmæssig skønnes, at det vil ske 3 dage pr. uge i skoletiden. Uden for denne kontrakt anvendes herudover en taxa til aflastningskørsel for disse elever på fastlandet.' Bemærk understregningen af 'Uden for denne kontrakt '. Taxa er ikke nævnt her ved en fejl, men mere som en generel oplysning om, at forventer at benytte taxa til at udføre aflastningskørsel på fastlandet med de omtalte børn. Den evt. taxakørsel vedrører ikke dette udbud. Af kontraktens 3 fremgår følgende: 'Ydelserne består i offentlig servicetrafik inden for Kommunen samt befordring af visiterede brugere til og fra læge/speciallæge, til og fra aktivitets- og genoptræningstilbud på institutioner beliggende i Kommunen'. I slutningen af sætningen burde have været tilføjet: '. og i Esbjerg Kommune'. Det vil blive rettet i den endelige kontrakt. 2
6 28. Det virker lidt hårdt, at Fanø Kommune kan opsige aftalen, hvis det gentagne gange ikke er muligt at kontakte chaufføren over telefonen. Er det korrekt? 7 Bilag A3, krav til busserne: Er det korrekt, at der ønskes monteret automatisk brandslukningsudstyr i motorrummet på bussen til pakke 2? 8 Bilag A3, krav til busserne: Er det korrekt, at der ønskes monteret et bremser og dør system? Det er ikke en hyldevare. 9 Bilag A3, krav til busserne: Er det korrekt, at der skal være monteret seler i busser i pakke 1? Af kontraktens 28 fremgår følgende: 'Stk. 3. Hvis Entreprenøren ikke sikrer, at alle Entreprenørens køretøjer er tilgængelige via mobiltelefon i hele driftsperioden, kan Kommunen modregne 3.000 kr. i kontraktbetalingen pr. konstateret tilfælde. I gentagelsestilfælde er Kommunen efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for Entreprenøren'. Af hensyn til sikkerheden for passagererne, fastholder bestemmelsen i stk. 3, der indebærer, at er berettiget til at ophæve kontrakten, hvis det gentagne gange ikke har vist sig muligt at kontakte chaufføren i Entreprenørens køretøjer i driftsperioden, og hvis Kommunen skriftligt har advaret Entreprenøren om, at det ved fortsatte gentagelsestilfælde kan føre til ophævelse af kontrakten. Formålet er at sikre, at chaufføren kan kontaktes i driftsperioden, hvis der skønnes behov for det. Automatisk brandslukningsudstyr monteret i motorrummet er en simpel foranstaltning, der øger sikkerheden for chauffører og passagerer, først og fremmest ved automatisk at slukke en brand, der måtte opstå, og dernæst ved at begrænse følgeskaderne som følge af en evt. brand. Der findes flere leverandører på markedet, og systemerne anvendes i dag bl.a. i større og mindre busser, i biler og både. De mest simple systemer findes til priser på under 5.000 kr. fastholder, at de anvendte køretøjer skal monteres med automatisk brandslukningsudstyr i motorrummet. Af Bilag A3 fremgår bl.a.: 'Køretøjet skal være forsynet med en holdebremse, der sikrer, at bussen ikke kan køre med åbne ind- eller udstigningsdøre' For køretøjet i pakke 2 vil dette krav udgå. For køretøjet i pakke 1 fastholdes det. Bilag A3 justeres i overensstemmelse hermed i forbindelse med kontraktindgåelsen. Af Bilag A3 fremgår kravene til de anvendte køretøjer. Af bilaget fremgår, at der ikke stilles krav om seler i det køretøj, der skal anvendes i pakke 1. 3
10 Pakke 1: Hvorfor vælger kommunen ikke en 12 meter bus til kørslen? Den klassiske 12 meter bus har aldrig passet optimalt til de fysiske forhold på Fanø med små gader og smalle vendepladser, bl.a. ved skolen. Den traditionelle højgulvsbus er heller ikke optimal når det handler om let ind- og udstigning for gangbesværede brugere eller brugere med barnevogne. Med kravet om en midibus med lavt gulv i hele bussens længde eller lavt gulv i den forreste del af bussen (laventré) ønsker kommunen at gøre det let at benytte bussen for alle, og særligt ønsker kommunen at imødekomme borgere med gangbesvær og rollatorer. Sidst men ikke mindst ønsker vi fremover at bussen skal kunne køre fra havnen op til sundhedshuset. Dette kan ikke lade sig gøre med den nuværende 12 meter bus. Samtidig vil vi fortsat gerne kunne have op til 50-60 personer med i bussen rundt på ruten. Derfor Midibusmodellen. 11 Er der tale om overtagelse af personale? Nej. Virksomhedsoverdragelsesloven finder ingen anvendelse i forbindelse med dette udbud. 12 Er der krav til parkering af busserne om natten? 13 Stiller kommunen velfærdsfaciliteter til rådighed for den (de) entreprenører, der vinder kørsel Ja. tillader parkering af kontraktbusser om natten to steder på øen. Det ene sted er ved rutebilstationen i Sønderho, det andet sted er langs vejrabatten ved kommunens materialegård, på Sønder Nytoft i Nordby. Derudover henvises til s parkeringsregulativ, eksempelvis hvis man ønsker at parkere på p-pladsen bag diget ved færgen i Nordby, se f.eks. http://www.fanoe.dk/files/files/dagsordner/committee_79886/agenda_221059/documents/646 a2690-7860-4d58-8614-f1c992333dfd.pdf. tilbyder entreprenøren(rne) at leje faciliteter af kommunen ved rutebilstationen i Sønderho. Udledningen sker på baggrund af en erhvervslejekontrakt, og faciliteterne omfatter i alt 50 m², fordelt på: Frokostrum på ca. 28 m² med køkken Andel af mellemgang, bad og toilet (samlet ca. 18 m²) Depot på ca. 3 m². Lejen inkl. udgifter til el, vand, varme og rengøring udgør 2.850 kr. pr. måned. Lejen pristalsreguleres hvert år. 4
Hvis to entreprenøren vinder kørslen og begge ønsker at benytte faciliteterne deles lejeudgifterne ligeligt mellem parterne. 14 Hvor kan kontraktbusserne vaskes? Vask af busserne kan finde sted ved rutebilstationen i Sønderho. Her findes nødvendigt udstyr til manuel vask og der er adgang til vand. Der er ikke olieudskilningsanlæg på pladsen, så motorvask eller andet, der medfører forurening, er ikke tilladt. 15 Billetmaskiner: Bent Gerts har monopol på en række billetmaskiner, og kan derfor være dyr. Skal entreprenøren selv betale for vedligeholdelse af udstyret undervejs i kontrakten? 16 Refundering af udgifter til færgebilletter hvordan fungerer det? 17 Kan en stigning i kørselsomfanget på 20 % eller mere udløse en ekstra kontraktbus? Busserne kan parkeres på pladsen, også om natten. Der er ikke tankanlæg på pladsen, i stedet henvises til øens tankstation. har endnu ikke fastlagt takster og billettyper detaljeret, og der er ikke klarhed om nødvendigt udstyr til billettering. ønsker en meget simpel løsning, der kan sikre billetindtægter fra øens turister. Basisløsningen kunne være en simpel ALMEX A maskine, men det kan også ende med en anden løsning. Entreprenøren skal af praktiske årsager betale for vedligeholdelse af evt. udstyr, som Kommunen udleverer. Kommunen betaler de forbundne omkostninger til montering af udstyret, og når udstyret er installeret og kommet i alm. drift, overtager Entreprenøren ansvaret for vedligeholdelse og servicering, da han er den daglige bruger af udstyret og derfor kender udstyrets tilstand. Kommunen vil i rimeligt omfang være behjælpelig med at hjemtage reserveudstyr og evt. nødvendige reservedele. Det er s forventning, at udgifterne for Entreprenøren til løbende vedligeholdelse af udstyret vil være meget begrænsede. Hvis udstyret mod forventning viser sig at fejle i tide og utide, tager kommunen ansvar for at tilvejebringe en alternativ løsning. Når bussen skal med færgen fra Fanø til Esbjerg sættes et Handicap-skilt i forruden på bussen. Det sikrer, at bussen kommer med på næste afgang. På returvejen fra Esbjerg til Fanø købes en VIPbillet, som efterfølgende refunderes af kommunen. Nej. Hvis der undervejs i kontraktperioden viser sig behov for at øge kørselsomfanget mere end 20 %, eller der bliver behov for at indsætte en ekstra bus i driften, vil det kræve en ny aftale. 5
18 Hvor lang tid må der gå, før der indsættes en reservebus ved nedbrud o.l.? 19 Skal der også stilles garanti for reservebusserne? 20 Der er angivet 3 ture i køreplanen (vinter), hvor der køres fra Sundhedshuset og videre til Plejecentret. Køretiden fra Sundhedshuset til Plejecentret er for kort. 21 Hvorfor er der ophold ved Rindby Strand på visse ture i køreplanen? 22 Er der kapacitet nok om sommeren? Vil det ikke give mange klager til chaufføren? Som udgangspunkt gælder, at reservemateriel skal opfylde de samme krav som kontraktbusserne, jævnfør det foreliggende udbudsmateriale. Reservemateriel skal i øvrigt indsættes så hurtigt som muligt for at opretholde servicen. Som en tilføjelse hertil vil acceptere, at Entreprenøren inden for 24 timer efter en hændelse (nedbrud eller lignende) afvikler den planlagte kørsel med køretøjer, der ikke opfylder alle kravene til kontraktbusser, men som minimum opfylder gældende krav til de pågældende køretøjer. Accepten kræver dog, at Entreprenøren hurtigst muligt sætter andet materiel ind og genopretter driften. Nej. Der kræves kun garantistillelse for 1 kontraktbus i pakke 1 og for 1 kontraktbus i pakke 2. har besluttet, at de 3 omtalte ture i vinterkøreplanen justeres, så der køres fra Færgen til Sundhedshuset og videre derfra direkte via Vestervejen til Sønderho. Det oprindelige stop ved Plejecentret udgår dermed af køreplanen. Den samlede køretid er uændret. har udarbejdet den foreliggende køreplan i udbudsmaterialet, bl.a. på baggrund af ønsker fra borgere. Behovet for ture til Rindby Strand overvejes igen inden kørselsstart. Det kan føre til mindre køreplanjusteringer, som dog ikke påvirker det årlige kørselsomfang ved kontraktens start, som angivet i udbudsmaterialet. forventer, at der stort set hele året er tilstrækkelig kapacitet med en midibus til at dække behovet. Om sommeren vil der være ture, hvor de foreliggende passagertællinger indikerer, at der vil være for mange passagerer til bussen. Det ses også i dag, men det er ikke forventningen, at det vil forekomme ofte. Kommunen vil overveje at gennemføre passertællinger og på den måde øge vidensniveauet om efterspørgslen på ruten, med det mål at udbud og efterspørgsel så vidt muligt afstemmes med hinanden. Generelt ønsker Kommunen, at klager fra rejsende til chauffører viderebringes til Kommunen. Det er Kommunens ansvar at behandle og håndtere klagerne. Hvis der opstår mange klager, og det bliver et problem for chaufførerne, vil Kommunen sætte ind på passende vis, så klager ikke forstyrrer driften. 6
23 Hvem tager imod bestilling på kørsel i pakke 2? Reglerne for bestilling af kørsel i pakke 2 er beskrevet i kontraktens 15, stk. 2, 3 og 4. Heraf fremgår følgende: 'Stk. 2. For kørslen i pakke 2 skal Entreprenøren planlægge og tilrettelægge de daglige ture og ruter inden for køreplanens rammer ud fra de indkomne bestillinger. Turene planlægges ud fra køretider i Google Maps + en ekspeditionstid pr. bruger på 3 minutter pr. tur. Stk. 3. For kørslen i pakke 2 skal Entreprenøren håndtere bestillinger fra brugerne af den visiterede kørsel. Bestilling til ture dagen efter skal senest bestilles kl. 14.00, eller kl. 16.00 sidste hverdag før weekend og helligdag til udførelse på første hverdag efter en weekend eller helligdag. 24 Er det korrekt, at der skal være et elektronisk skilt over forruden på køretøjet i pakke 2 som beskrevet i Bilag A3? Stk. 4. I det omfang køreplanen og de planlagte kørsler i pakke 2 tillader det, skal Entreprenøren udføre individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede i.' Reglerne præciseret i stk.3., om at Entreprenøren skal håndtere bestillinger fra brugerne af den visiterede kørsel ændres, idet s personale vil tage imod alle bestillinger af visiteret kørsel i pakke 2. De bestilte og godkendte ture bliver herefter formidlet videre til entreprenøren efter nærmere aftale og inden for de omtalte tidsfrister. Entreprenøren tilrettelægger efterfølgende den daglige kørsel med afsæt i den køreplan, der er vist i udbudsmaterialet. 15., stk. 3 omformuleres i den endelige kontrakt til følgende: 'Stk. 3. For kørslen i pakke 2 vil Entreprenøren modtage lister med bestillinger af visiteret kørsel. Bestilling til ture dagen efter formidles til Entreprenøren senest kl. 14.00, eller kl. 16.00 sidste hverdag før weekend og helligdag til udførelse på første hverdag efter en weekend eller helligdag.' Af Bilag A3 fremgår bl.a. om køretøjet i pakke 2: 'Køretøjet skal være udstyret med et destinationsskilt over forruden, som kan skilte med mindst 3- cifrede numre efter kommunens anvisning' For køretøjet i pakke 2 vil dette krav udgå. Bilag A3 justeres i overensstemmelse hermed i forbindelse med kontraktindgåelsen. 7
25 Indretning af bussen: Krav om dørbredde af hensyn til at kunne medbring gangstativ og/eller kørestol? 26 Hvor gamle må busserne være ved kontraktudløb? Ændringer til udbudsmaterialet Af Bilag A3 fremgår kravene til de anvendte køretøjer. For køretøjet i pakke 1 tilføjes følgende: 'Den fri dørbredde ved åbning af dobbeltdøre skal være mindst 110 cm og ved åbning af enkeltdøre mindst 70 cm.' Bilag A3 justeres i overensstemmelse hermed i forbindelse med kontraktindgåelsen. Af Bilag A3 fremgår kravene til de anvendte køretøjer. Krav til busserne alder er ikke formuleret som et specifikt krav om maksimal alder for busserne ved kontraktens udløb. Alderskravet til busserne er, at busserne skal være indregistreret første gang efter den 1. januar 2008. 27 Minibus: Tabel på side 7 og tilbudsblanketterne I tabellen på side 7 i udbudsmaterialet og i tilbudsblanketterne er ved en fejl angivet, at kørslen i pakke 1 skal udføres med en minibus. I det øvrige udbudsmateriale er beskrevet, at bussen i pakke 1 skal være en midibus. Det præciseres hermed, at kørslen i pakke 1 skal udføres med en midibus med 25-30 siddepladser samt plads til 25-30 stående. 28 Option i pakke 2 I udbudsmaterialet er angivet, at optionen omhandler evt. befordring af svært bevægelseshæmmede efter kl. 16.30 på hverdage. Som en ændring hertil tilføjes, at der kun kan bestilles ture til udførelse inden kl. 23 på hverdage. Ændringen indarbejdes i den endelige kontrakt. 29 ESPD-dokument, fejl ved print Ved print af ESPD-dokumentet kan det forekomme, at der står 'Vordingborg Kommune' og 'Udbud af skolebuskørsel med garantivogne' på side 8 i selve dokumentet under overskriften 'Oplysninger om udbudsprocessen', se herunder. Der skal som vist neden for stå '', og 'Udbud af rute- og visiteret kørsel'. 8
Hvis der er fejl, når tilbudsgiver printer dokumentet, så skal tilbudsgiver fortsat udfylde dokumentet, underskrive det og vedlægge det som del af tilbuddet. Fejlen vil ikke få betydning for, hvorvidt tilbuddet vurderes til at være konditionsmæssigt. 9