IT- OG TELESTYRELSEN EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER

Til IT- og Telestyrelsen Dokumenttype Rapport Dato November 2010 IT- OG TELESTYRELSEN EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER

IT- OG TELESTYRELSEN EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER Revision 2 Dato 2010-11-11 Udarbejdet af Asger Højen Danielsen, Jacob Primault Ref. 70192586 Rambøll Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N T +45 8944 7800 F +45 8944 7833 www.ramboll-management.dk

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER INDHOLD 1. Resumé 1 2. Indledning 2 3. Ramme for undersøgelse 2 3.1 Afgrænsning 2 3.2 Kategorisering af bruttomateriale 3 3.3 Metode 3 3.4 Rådgiverrolle 4 4. Anvendelse af obligatoriske åbne standarder ved udbud 4 4.1 Annoncering i udbudsbekendtgørelser 5 4.2 Annoncering i øvrigt udbudsmateriale 5 4.3 Fastholdelse af åbne standarder efter leverandørvalg 5 4.4 Vurdering af åbne standarders betydning ved udbudsprocesser 6 5. Erfaringer med obligatoriske åbne standarder i praksis 6 5.1 Erfaringer med anvendelsen af obligatoriske åbne standarder 7 5.2 Myndighedernes forslag til bedre indførelse af obligatoriske åbne standarder 7 Bilag 1 Uddybende bemærkninger til afgrænsning Bilag 2 Analysetræ

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER 1 1. RESUMÉ For at undersøge den aktuelle praktiske overholdelse af krav om obligatoriske åbne standarder i henhold til beslutningsforslag B103 og den fællesoffentlige aftale om anvendelse af åbne standarder for software i det offentlige samt erfaringer om anvendelse samt forslag til forbedret indsats på området, er der gennemført en analyse af relevante udbud for perioden 1. april 2009 til 31. december 2009. Undersøgelsen er baseret på både desk research og kvalitative interviews med de myndigheder, der er knyttet til de enkelte udbud. Baseret på undersøgelsen kan følgende hovedkonklusioner drages: De obligatoriske åbne standarder anvendes som hovedregel i alle relevante udbud. Kendskabet til de obligatoriske åbne standarder er særdeles udbredt, og krav til overholdelse af obligatoriske åbne standarder indarbejdes som hovedregel i relevante udbud. Myndighederne ser positivt på indførelse af obligatoriske åbne standarder og forventer fremtidigt at kunne høste effekt af en løbende større udbredelse af de standarder, der ikke allerede er fuldt udbredte som OIOUBL. Enkelte myndigheder udtrykker dog skepsis overfor, om de enkelte standarder i praksis vil kunne anvendes med de forventede besparelser eller lettere kommunikation til følge. Der efterspørges mere information på området. Meget få myndigheder kender til de udarbejdede vejledninger og efterspørger mere konkret viden om håndteringen af obligatoriske åbne standarder i udbud, både i form af vejledninger og erfaringsudveksling. Mere viden om den enkelte standards udbredelse og effekt vil muliggøre mere nuanceret og fokuseret støtte til myndighedernes arbejde. Den faktiske beskrivelse og form, hvormed obligatoriske åbne standarder omtales i udbudsmaterialet, følger kun sjældent en standardiseret form. Omtale i udbudsbekendtgørelser forekommer sjældent og sker med varierende sprog. De obligatoriske åbne standarder er i stedet altid nævnt i kravspecifikationen med formuleringer, udarbejdet til det konkrete udbud. Enkelte myndigheder har dog udarbejdet standardformuleringer, der sammen med øvrige it-standardvilkår ved myndigheden indgår i det enkelte udbud. Leverandørerne ser sig i stand til at overholde de obligatoriske åbne standarder, hvorfor undersøgelsen ikke har fundet eksempler på, at krav om standarder efterfølgende er frafaldet. På denne baggrund vurderes det, at obligatoriske åbne standarder er fuldt udbredt i markedet, baseret på leverandørernes forpligtelser over for de enkelte myndigheder. Der er udbredt opbakning til standarderne, men blandt myndigheder med stor it-faglig kompetence udtrykkes bekymring for, hvorvidt standarderne i nødvendigt omfang vil blive videreudviklet, således at de også på sigt forventes at være anvendelige i praksis. Samme gruppe understreger behovet for, at indførelsen af obligatoriske standarder skal basere sig på standarder, der allerede inden de gøres obligatoriske har bevist, at de med værdi for myndighederne kan anvendes i praksis.

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER 2 2. INDLEDNING I 2008 gennemførte IT- og Telestyrelsen en evaluering af den praktiske anvendelse af åbne standarder, ved analyse af en række udbud samme år. Folketingsbeslutningen B103 pålægger regeringen at sikre, at offentlige myndigheder fra 1. januar 2008 overholder et sæt af vedtagne obligatoriske standarder i forbindelse med fremadrettede systemudviklingsopgaver. Dvs. nyudvikling eller tilretning af eksisterende systemer. IT- og Telestyrelsen (ITST) er ansvarlig myndighed for praktisk implementering af B103. Rambøll Management Consulting har gennemført denne undersøgelse som en opfølgning på den tidligere undersøgelse, for at kunne evaluere udviklingen i inddragelsen af åbne standarder i forbindelsen med åbne standarder. IT- og Telestyrelsen ønsker at undersøge, hvorvidt og hvordan offentlige myndigheder indarbejder kravet om åbne standarder i it-udbud, sammenlignet med tidligere. Dertil kommer en vurdering af, hvorvidt undtagelsesregler, de såkaldte Følg eller Forklar, finder anvendelse, og om disse i givet fald bruges efter hensigten. Endelig vurderes myndighedernes generelle syn på åbne standarder og anbefalinger til arbejdet med standarder, for at disse, om muligt, kan bringe forbedret forretningsværdi for myndighederne. 3. RAMME FOR UNDERSØGELSE Undersøgelsens metode, afgrænsning og begrænsninger er beskrevet i de følgende afsnit, sammen med en beskrivelse af den sortering af udbud, der er sket forud for den egentlige analyse vedrørende anvendelsen af obligatoriske åbne standarder. 3.1 Afgrænsning De undersøgte udbud i denne analyse er udvalgt ud fra nedenstående kriterier: Alle anskaffelserne er kategoriseret som kategori 7, IT-Tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser, under bilag 2A-ydelse i udbudsdirektivet. Overstiger EU's tilhørende udbudsgrænse. Udbudsgrænsen er for 2008-2009 fastsat til 991.589 kr. for statslige kontrakter og 1.535.844 kr. for regionale og kommunale kontrakter. Er annonceret i den såkaldte TED-database (Tenders Electronic Daily) i tidsrummet mellem 1. april 2009 til og med 31. december 2009. Ud fra ovenstående kriterier er der udtrukket en bruttoliste med relevante udbud fra den valgte periode. En række offentlige myndigheder er ikke omfattet af B103 og kravene til anvendelse af åbne standarder. Blandt disse er eksempelvis selvejende institutioner, hvorfor udbud annonceret af fx DSB er udeladt. Herudover omhandler et højt antal af de udvalgte udbud ydelser eller løsninger hvor det ikke skønnes relevant at stille krav om overholdelse af én eller flere af de syv obliga- 2toriske åbne standarder. Dette gælder eksempelvis udbud vedrørende rene konsulentydelser, itinfrastruktur eller kontrakter vedr. outsourcing. Endelig indeholder listen også annonceringer, hvortil der er anvendt misvisende kategoriseringer, således at indkøb af eksempelvis planteservice placeres under it-tjenesteydelser. Ved filtrering af de samlede fremsøgte udbud baseret på ovenstående kriterier, bliver de oprindeligt 71 udvalgte udbud indsnævret, så der i alt er undersøgt 24 udbud i denne undersøgelse.

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER 3 Denne undersøgelse er en opfølgning på en tidligere analyse af samme emne gennemført i efteråret 2008. Kriterierne anvendt i denne undersøgelse er således så vidt muligt identiske med de, der er anvendt i 2008. Grundet opdatering af kategoriseringen anvendt i TED-databasen er foretaget enkelte justeringer i udvælgelseskriterierne sammenlignet med 2008. Disse vurderes at være uden betydning for undersøgelsens konklusioner og sammenlignelighed med tidligere undersøgelser. For detaljerede bemærkninger, der yderligere uddyber betingelserne for de præcise kriterier anvendt til udvælgelse af de undersøgte it-udbud, henvises til bilag A, bagest i denne rapport. 3.2 Kategorisering af bruttomateriale 71 udbud opfylder udvælgelseskriterierne anvendt til søgning i TED-databasen. Blandt disse gælder det, at: 1 udbud er genannoncering af et allerede fremsat udbud, hvorfor udbuddet således kan opfattes som redundant. 8 udbud er fra myndigheder eller institutioner, som ikke vurderes at være underlagt kravenene om anvendelsen af obligatoriske åbne standarder. Disse er udeladt som beskrevet i afsnit 3. 38 udbud omhandler ydelser, hvor det er vurderet, at ingen af de obligatoriske åbne standarder er relevante. Denne filtrering resulterer i 24 udbud, der opfylder alle kriterier for inddragelse i undersøgelsen. 3.3 Metode Undersøgelsen tager udgangspunkt i en systematisk gennemgang af udbudsbekendtgørelserne for de udbud, der er annonceret og udvalgt, som beskrevet i afsnit 3.1. Ud fra den gennemførte analyse er det analyseret, om og hvorledes obligatoriske åbne standarder omtales i udbudsbekendtgørelser. Disse analyser af udbudsbekendtgørelser er suppleret med telefoninterviews med den højest placerede ved myndigheden med teknologisk indsigt, der har været aktivt involveret i udarbejdelsen af det konkrete udbud. Dette sker for at belyse de dele af udbudsprocessen, der ikke kan afdækkes ud fra udbudsbekendtgørelser, og for at undersøge myndighedernes erfaringer og holdninger til udarbejdelsen. Telefoninterviewene har således fokuseret på såvel de helt konkrete elementer fra selve udbudsprocessen, som de mere generelle erfaringer med anvendelsen af obligatoriske åbne standarder i udbudsprocesser og de generelle holdninger til samme. De spørgsmål om konkrete elementer fra selve udbudsprocessen, der er blevet afdækket ved telefoninterviews, har været: Hvorvidt obligatoriske åbne standarder omtales i andre dele af udbudsmaterialet end den annoncerede udbudsbekendtgørelse, og i så fald hvor og hvordan. Om de nævnte standarder der nævnes i udbuddene bliver fulgt efterfølgende, når opgaven iværksættes. Hvorvidt fravalg af opstillede krav til obligatoriske åbne standarder bliver forklaret og annonceret i henhold til undtagelsesreglerne Følg eller Forklar i de tilfælde, hvor de undviges.

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER 4 For at afdække erfaringer med, holdninger til og ideer om anvendelsen af obligatoriske åbne standarder er følgende områder blevet undersøgt via telefoninterviewene: Hvilken rolle de obligatoriske åbne standarder spiller ved it-anskaffelser og gennemførelse af udbudsprocesser? Hvilket vidensgrundlag myndighederne baserer sig på, når det vurderes, om og hvordan obligatoriske åbne standarder skal indgå i udbud? Hvilken værdi myndighederne ser ved anvendelsen af de obligatoriske åbne standarder i deres nuværende udformning? Om myndighederne har forslag til bedre tiltag i forhold til fælles standarder sammenlignet med den nuværende ordning og varetagelsen af den? Hvorvidt myndighederne vurderer, at indførelsen af obligatoriske åbne standarder har haft en effekt på it-markedet, og hvilken konsekvens dette vurderes at have haft? Undersøgelsen er således gennemført i en kombination af desk research og kvalitative interviews. For samlet oversigt over analytisk fremgangsmåde henvises til bilag B. 3.4 Rådgiverrolle I et antal af de undersøgte udbud har der været benyttet rådgivere og konsulenter til assistance i dele af eller hele udbudsprocessen. I alle tilfælde har det dog været en person ved myndighederne, der har deltaget i denne undersøgelse i nogle tilfælde efter at have rådført sig med sin eksterne rådgiver på det konkrete udbud. Det skal endvidere nævnes, at Rambøll Management Consulting har medvirket som rådgiver på 3 af de betragtede udbud. Analysen viser, at rådgivere ofte spiller en betydelig rolle i gennemførelse af udbudsprocesser, hvorfor deres viden og rådgivning om åbne standarder har betydelig effekt på myndighe-dernes adfærd. Dette kommenteres i afsnit 5.2, omhandlende tiltag til forbedret udbredelse af information om obligatoriske åbne standarder. 4. ANVENDELSE AF OBLIGATORISKE ÅBNE STANDARDER VED UDBUD På baggrund af den gennemførte analyse kan følgende konkluderes i forhold til den aktuelle brug af obligatoriske åbne standarder ved gennemførelse af udbud: Krav til overholdelse af obligatoriske åbne standarder omtales som hovedregel ikke i udbud, men beskrives i stedet i kravspecifikationerne. Omtalen er generelt ikke baseret på standardformuleringer. Opstillede krav til overholdelse af obligatoriske åbne standarder opfyldes af itleverandørerne. Generelt indgår standarder som en formalitet i udbudsprocesser. Myndighederne ser imidlertid stort potentiale i anvendelsen af standarderne, så håndteringen opfattes ikke som en devaluering af standarderne.

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER 5 4.1 Annoncering i udbudsbekendtgørelser Det kan ud fra den gennemførte analyse konkluderes, at krav om anvendelsen af obligatoriske åbne standarder som hovedregel ikke nævnes i udbudsbekendtgørelserne. I undersøgelsen er der fundet 2 udbud, der omtaler standarder i bekendtgørelsen. Omtalen af obligatoriske åbne standarder sker i uformelle termer, der henviser til overholdelse af åbne standarder i det offentlige. Der benyttes således ikke standardformuleringer som beskrevet i IT- og Telestyrelsens vejledning på området. I ingen af de nævnte tilfælde, hvor obligatoriske åbne standarder omtales, sker dette i afsnittet med tildelingskriterier. 4.2 Annoncering i øvrigt udbudsmateriale Den nærmere undersøgelse af de enkelte udbud viser, at de obligatoriske åbne standarder som hovedregel indgår i det øvrige udbudsmateriale. I alle tilfælde sker omtalen i udbuddenes kravspecifikationer. I 22 af 24 udbud omtales en eller flere standarder som en del af kravspecifikationen. De udbud der fravælger omtale i kravspecifikationen, baserer det på en vurdering af, at det ikke er relevant at stille krav om obligatoriske åbne standarder i det konkrete udbud. De anvendte krav er af varierende form, og kun i mindre omfang anvendes standardformuleringer fra de udarbejdede vejledninger. De anvendte formuleringer vurderes dog alligevel at være kvalificerede og dækkende for det enkelte udbud. En række myndigheder håndterer de obligatoriske åbne standarder som et standardvilkår i alle it-anskaffelser og har krav til obligatoriske åbne standarder indarbejdet i standardbilag, der beskriver myndighedens principper for og rammer om it, herunder anvendelsen af obligatoriske åbne standarder. Den manglende anvendelse af udarbejdede standardformuleringen skyldes i flertallet af tilfældene manglende kendskab til de udarbejdede relevante vejledninger hos myndighederne. I de tilfælde, hvor standardtekst anvendes, skyldes det aktiv søgning efter information om emnet. De myndigheder der ikke kender til vejledningerne, overvejer ikke at sådanne standardformuleringer faktisk allerede er udarbejdet. Det kan konkluderes, at myndighederne i al overvejende grad anvender kravet om obligatoriske åbne standarder i forbindelsen med deres udbud. De anvendte formuleringer er dog udtryk for et lavt kendskab til relevante vejledninger, dels ved myndighederne, men også i nogen grad blandt de anvendte rådgivere, fra hvem myndighederne forventer at modtage den nødvendige rådgivning om obligatoriske åbne standarder som en del af ydelserne ved gennemførelse af udbud. Viden om standarder i meget ringe grad fra officielle vejledninger, og i højere grad fra rådgivning, generel medieomtale og kollegial sparring både internt ved myndighederne og eksternt på tværs af myndighederne. 4.3 Fastholdelse af åbne standarder efter leverandørvalg Alle undersøgte udbud har efter kontraktindgåelse med konkret leverandør fastholdt krav om efterlevelse af obligatoriske åbne standarder. Undersøgelsen har således ikke afdækket eksempler, hvor der aktivt er anvendt forklar som følge af et fravalg blandt påkrævede standarder. Ved de analyserede udbud har leverandørerne enten kunnet opfylde standarderne på forhånd, hvor det har været aktuelt, og/eller agter at opfylder standarderne, hvis videreudviklingen af den konkrete it-løsning gør det aktuelt. Det vurderes at de obligatoriske åbne standarder er indarbejdet i de tilbudte løsninger, eller vil blive det, når eksempelvis behov for dataudveksling opstår. Det er myndighedernes opfattelse, at it-leverandørerne på forhånd har forberedt sig på at skulle opfylde krav om overholdelse af de obligatoriske åbne standarder, hvorfor krav om overholdelse ikke bliver udslagsgivende faktor i tilbudsvurderinger, da alle leverandører generelt opfylder kravene.

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER 6 4.4 Vurdering af åbne standarders betydning ved udbudsprocesser Myndighedernes faglige indsigt i de obligatoriske åbne standarder, og typen af it-anskaffelse er afgørende for, hvilken betydning standarderne får i de gennemførte udbudsprocesser. Myndighederne tillægger anvendelse af obligatoriske åbne standarder stor værdi, og har på sigt høje forventninger til eksempelvis lettere dataudveksling som følge af anvendelsen. I selve udbudsprocessen er standarderne dog sjældent en afgørende faktor. Krav om anvendelse af obligatoriske åbne standarder håndteres som en standardforudsætning, leverandører bør overholde, men kravene tillægges ikke megen fokus i myndighedernes udarbejdelse af kravspecifikationer. En meget stor del af de offentlige it-indkøb omhandler indkøb af standardsystemer, hvor myndigheden ønsker meget lille grad af tilpasning til de udbudte løsninger. Ved disse anskaffelser opfattes indarbejdelsen af obligatoriske åbne standarder primært som en formalitet, uden betydning for det enkelte udbud. Leverandørerne af denne type systemer til håndtering af eksempelvis økonomi eller løn- og personaleadministration opfylder på forhånd kravene til standarder, og da myndighederne netop efterspørger standardløsninger, ønsker de ikke at udfordre leverandørerne ved særligt skrappe krav i forbindelse med anskaffelserne. Enkelte myndigheder med stor faglig kompetence på området har dog et større fokus på, hvilken betydning anvendelse af de enkelte obligatoriske åbne standarder har i de konkrete udbud, og hvilken effekt anvendelsen af eksempelvis omkostninger og tidsforbrug. De anvender aktivt standardernes muligheder, når løsninger skal udvikles, og ser både fordele og ulemper ved de aktuelle standarder. På baggrund af undersøgelsen vurderes det at obligatoriske åbne standarder i lige så høj grad anvendes ved indkøb via rammeaftaler, fx via SKI, som via offentlige udbud. Dette baseres på, at myndighedernes positive indstilling til og opmærksomhed på anvendelse af standarderne samt leverandørernes evne til at overholde standarderne vurderes at være uforandret, uanset den formelle fremgangsmåde i forhold til selve anskaffelsen. 5. ERFARINGER MED OBLIGATORISKE ÅBNE STANDARDER I PRAKSIS På baggrund af den gennemførte analyse kan følgende konkluderes om myndighedernes erfaringer med anvendelse af de obligatoriske åbne standarder: Myndighederne er positivt indstillet over for de obligatoriske åbne standarder, men mener generelt ikke, at de har høstet større gevinster ved anvendelsen. Der er store forventninger til det fremtidige udbytte, omend enkelte myndigheder udtrykker skepsis for, om der fremtidigt vil være værdi ved investeringerne. Indførelse af nye obligatoriske standarder skal baseres på standarder, hvis værdi i praksis kan påvises, inden de gøres obligatoriske. Der efterspørges mere information om standarderne og om de vejledninger, der findes. Endvidere efterspørges fora, hvor myndighederne kan udveksle erfaringer på området. De enkelte standarders udbredelse i dag er varierende, hvorfor de enkelte myndigheder har varierende kendskab til de enkelte standarder. Mere viden om den enkelte standards udbredelse og effekt vil muliggøre mere nuanceret og fokuseret støtte til myndigheders arbejde med standarderne. De mest vidende myndigheder på området udtrykker bekymring for, om obligatoriske åbne standarder fremadrettet vil få den nødvendige opmærksomhed i form af videreudvikling af de nuværende standarder.

EVALUERING AF PRAKTISK INDARBEJDELSE AF ÅBNE STANDARDER 7 5.1 Erfaringer med anvendelsen af obligatoriske åbne standarder Myndighederne er positivt indstillet over for indførelsen af de obligatoriske åbne standarder. Standarder som har opnået hurtig udbredelse via tvungen anvendelse, fx OIOUBL, giver i dag positive effekter for myndighederne, og opfattes som eksemplet på, hvilket udbytte man fremtidigt kan få af mindre udbredte standarder som OIOXML. Overordnet set er opfattelsen, at man indtil nu primært har investeret i fremtidige gevinster, da indførelsen af obligatoriske åbne standarder i myndighedernes it-system-porteføljer tager tid, da kontrakterne på it-området løbende skal udskiftes, førend de enkelte standarder er så udbredte, at det giver effekt for den enkelte. Enkelte myndigheder giver samtidig udtryk for en skepsis i forhold til, hvorvidt det er realistisk i praksis at opnå de ønskede gevinster via fx OIOXML, da erfaringer med anvendelse i praksis har givet væsentligt større udfordringer og dermed ressourceforbrug end forventet. 5.2 Myndighedernes forslag til bedre indførelse af obligatoriske åbne standarder Kendskabet til de obligatoriske åbne standarder vurderes at være meget udbredt blandt myndighederne. Omvendt er kendskabet til formelle vejledninger og krav til, hvorledes de obligatoriske åbne standarder bør indarbejdes i udbudsmaterialerne, lavt. De enkelte medarbejdere efterspørger vejledninger og standardformuleringer, som de der allerede er udarbejdet, men kender blot ikke til eksistensen af de eksisterende vejledninger. Derfor er der behov for bedre information om standarderne. Endvidere kan der generelt ikke konstateres større anvendelse af fx standardformuleringer ved udbudsannonceringer i de udbud, hvor der er anvendt rådgivere. Det tyder således på, at der også over for denne gruppe er behov for yderligere information. Det ønskes at information udsendes bredt ved myndighederne, da erfaringen illustrerer, at myndighederne ikke selv søger efter de vejledninger der findes om obligatoriske åbne standarder. Herudover efterspørges muligheder for erfaringsudveksling vedrørende håndtering af de obligatoriske åbne standarder imellem lignende myndigheder, da især mindre myndigheder savner viden om håndteringen af obligatoriske åbne standarder i udbud, og gerne vil lære af andres erfaringer. Myndighederne erklærer sig generelt tilfredse med den nuværende ordning om obligatoriske åbne standarder. Dog er især de myndigheder, der besidder større faglig viden om området end gennemsnittet, kritiske over for såvel den reelle effekt ved standarderne, sammenholdt med omkostningerne ved indførelsen. Denne gruppe af myndigheder gør samtidig opmærksom på, at man aktuelt har behov for videreudvikling af nogle standarder, fordi videreudvikling af itløsningerne stiller nye krav til standarderne. Der argumenteres, at manglende videreudvikling af standarderne på sigt vil medføre fravalg af de obligatoriske åbne standarder, og at de investeringer, der er foretaget for at indføre de pågældende standarder, vil være spildt. Standarderne opfattes som et positivt bidrag til udvikling af it, men det pointeres, at det er væsentligt fremadrettet kun at indføre standarder, hvor man kan påvise, at standarderne fungerer i praksis, før de gøres obligatoriske. Herved ønsker man at undgå unødigt ressourceforbrug på implementering af standarder, der muligvis efterfølgende reelt ikke kan fungere i praksis uden væsentlige meromkostninger. De obligatoriske åbne standarder i dag rummer stor forskellighed i udbredelse og fokusområde. Det vurderes, at en mere differentieret undersøgelse og løbende monitorering af myndighedernes indsats og udbytte i forhold til de enkelte standarder vil muliggøre en mere nuanceret støtte til myndighedernes arbejde med standarderne.

0-1 BILAG 1 UDDYBENDE BEMÆRKNINGER TIL AFGRÆNSNING TED-databasen er et elektronisk supplement til Den Europæiske Unions Tidende og indeholder alle de udbud, der samtidig er annonceret i Tidende. TED findes på adressen www.ted.europa.eu. Under kategori 7, Bilag 2A, kan søgning præciseres yderligere gennem de såkaldte CPVkoder, der svarer til et fælles europæisk indkøbsglossarium. Følgende CPV-koder er anvendt i undersøgelsen: 50310000, 50320000, 48000000, 72100000, 72200000, 72311000, 72312000, 72313000, 72314000, 72315000, 72316000, 72317000, 72319000, 72320000, 72330000, 72400000, 72500000, 72600000, 72800000, 72900000. Det må antages, at søgning på udbud, der overstiger EU's tærskelværdier, undervurderer det reelle antal udbud. Årsagen hertil er, at udbud i visse tilfælde erfaringsmæssigt skæres til eller opsplittes i flere leverancer netop med det formål ikke at overstige tærskelværdierne. Udbud gennemført i henhold til Tilbudsloven er ikke medtaget i analysen, da denne netop anvendes ved offentlige indkøb, der af forskellige årsager falder uden for udbudsdirektiverne. Det gælder fx, når der er tale om indkøb, der ligger under tærskelværdien.

2- BILAG 2 ANALYSETRÆ Bruttomateriale EU-udbud, Bilag II A kat. 7 Tilbudslov, beslægtet kategori Nettomateriale Relevante fra bruttomateriale Irrelevante fra bruttomateriale, grundet: - udbud, der dækker flere CPV-koder - udbud, hvor standarder ikke anvendes Nævnt i udbudsbekendtgørelse Ja, som del af tilbudsevaulering Ja, men ikke under tilbudsevaluering Nej, bekendtgørelelse omtaler ikke Åbne standarder Formaliseret formulering Ja, som beskrevet af ITST Nej Anden angivelse af åbne standarder Nævnes åbne standarder samtidig i: - Kravspecifikation? - Andet udbudsmateriale? Ja, antal Nej, antal Nævnes åbne standarder så i: - Kravspecifikation? - Andet udbudsmateriale? Ja, antal Nej, antal Standarder omtalt i udbud Standarderne er fulgt Standarder ej fulgt Hvorfor følges standarder ikke? Grundet en undtagelse i h.t. F&F Annoncering af F&F Er undtagelse annonceret? Annonceringsoplysning Standarderne er ikke fulgt Anden årsag Følg eller forklar Hvad er forklaringstypen? Ja, antal: Nej, antal: Hvor henne? Hvorfor ikke? Standarder ej omtalt Er du/myndighed bekendt med B103? Ja, antal: Nej, antal: Farvekoder: Afdækket gennem deskresearch Kvalitative interviews