VEJLEDNING OM PERSONALEPOLITIKKER

VEJLEDNING OM PERSONALEPOLITIKKER

VEJLEDNING OM PERSONALEPOLITIKKER UDGIVER Advokatsamfundet Kronprinsessegade 28 1306 København K Telefon 33 96 97 98 Fax 33 36 97 50 samfund@advocom.dk www.advokatsamfundet.dk ARBEJDSGRUPPENS MEDLEMMER Advokat Pernille Backhausen (formand for arbejdsgruppen) Advokat Asger Tue Pedersen Advokat Arvid Andersen Advokat Elise Ross-Hansen Advokat Signe Renée Bundgaard Advokat Jacob Goldschmidt Advokat Alia Abusinni Ingerslev Advokat Jacob Sand Advokat Mads Krarup Advokat Mette Klingsten Advokat Yvonne Frederiksen Advokat Helene Amsinck Advokat Helle Nøhr Larsen Advokat Allan Steen Lynge Advokat Birgitte Frølund Advokat Malene Stampe (sekretær for arbejdsgruppen), Advokatsamfundets sekretariat UDGIVELSESÅR 2007 LAYOUT Camilla Struckmann, Advokatsamfundets sekretariat

INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD 3 INDLEDNING 4 PERSONALEPOLITIKKER 5 ANTICHIKANE- OG MOBNING 7 FLEKSIBEL LØNPOLITIK 9 IT-POLITIK 11 ALKOHOL- & NARKOTIKAPOLITIK 13 RYGEPOLITIK 15 SENIORPOLITIK 17 FAMILIE- & LIGEBEHANDLING 19 SYGDOMS- OG STRESSPOLITIK 1 FERIEPOLITIK 2 TVISTLØSNING PÅ ARBEJDSPLADSEN 4 AFRUNDING 7 BILAG 1 8

FORORD Det Danske Advokatsamfund anser det for en vigtig opgave at synliggøre medlemmernes rådgivningsydelser og kompetencer for virksomheder og borgere. Som led i dette arbejde har en gruppe advokater i en arbejdsgruppe nedsat af Advokatrådet givet in-put til denne publikation om personalepolitikker. Der er tale om et inspirationsoplæg for virksomheder og deres medarbejder for at komme videre med tiltagene til at fastlægge generelle personalepolitikker. Området spænder vidt og dækker over mange overvejelser både på medarbejder side og på virksomheds side. Indholdet kan følge af lovgivning, af kollektive overenskomster, af aftaler parterne imellem eller følge af den såkaldte ledelsesret. Pjecen skal alene ses som et forsøg på at synliggøre muligheder og begrænsninger af mere generel karakter. Advokatsamfundet har valgt at lade publikationen udkomme elektronisk. Den kan således down-loades uden udgifter for brugerne. Advokatrådet hilser publikationen velkommen. Den giver inspiration til et område, hvor advokater med fordel kan inddrages, og som er i betydelig vækst. Udgivelsen er den femte i rækken af Advokatsamfundets erhvervspolitiske udgivelser. Sys Rovsing Formand for Advokatrådet 3

INDLEDNING For de fleste virksomheder er det i dag afgørende at kunne rekruttere og fastholde de bedste medarbejdere. I den forbindelse bliver stadigt flere virksomheder opmærksomme på, at medarbejderne efterspørger professionelle rammer for deres ansættelse. Medarbejderne vægter et godt arbejdsmiljø og en professionel ledelse. Den juridiske vinkel på forholdet mellem arbejdsgiver og medarbejder tager sit naturlige udgangspunkt i lovlige, gennemskuelige og velfungerende ansættelseskontrakter. Det er dog lige så vigtigt, at man får fastlagt den overordnede ramme for virksomhedens holdning i de spørgsmål, som har betydning for medarbejdernes trivsel og vilkår i bredere forstand. Herudover har medarbejderne oftest et ønske om og behov for at få information om virksomhedens holdning ikke mindst med henblik på at kunne påvirke en udvikling eller i sidste ende for at vælge virksomheden fra. En politik må være afstemt i forhold til de juridiske muligheder og de begrænsninger, der er i den eksisterende lovgivning, ligesom virksomhederne kan have behov for at drage nytte af de erfaringer, som advokater har vedrørende tvister i ansættelsesforhold, herunder om medinddragelse af medarbejderne. Vi har i denne pjece forsøgt at samle input til et par af de mere gængse personalepolitikker med fokus på, hvad der er væsentligt at holde sig for øje i forbindelse med fastlæggelsen af disse. Pjecen tilsigter ikke at være udtømmende. 4

PERSONALEPOLITIKKER Personalepolitik anvendes i daglig tale som en samlet betegnelse for de forskellige regler og procedurer, der gælder for medarbejdere på deres arbejdsplads. Personalepolitikker beskriver de rettigheder og forpligtelser, der gælder for medarbejderne i virksomheden. Noget følger af lov eller af ledelsesbeslutninger, og andet har karakter af serviceoplysninger. Personalepolitik kan fremgå af personalehåndbøger, særlige vejledninger, som er fastlagt af ledelsen, i samarbejdsudvalg eller blot af den praksis, som er opstået ved at behandle en række individuelle problemstillinger. Når vi i denne pjece anvender begrebet personalepolitik, er det som udtryk for en gennemarbejdet skriftlig holdning til, hvilke rettigheder og forpligtelser der skal gælde på særlige områder. Fælles for disse områder er, at virksomhederne har et valg, og at der er en interesse for såvel medarbejderne som virksomheden i at få taget generelt stilling. Hvorfor kan personalepolitikker være værdifulde? Som medarbejder er det rart at kende sine rettigheder. Så behøver man ikke at spørge om dem, og man går derved ikke glip af rettigheder, som arbejdsgiveren gerne vil give. På samme måde kender man som medarbejder sine forpligtelser. Derved undgår en medarbejder ved ukendskab at komme til at støde arbejdsgiveren eller overtræde interne regler, som den pågældende ikke kender. Kendskabet øger ligeledes mulighederne for at kunne påvirke en udvikling. Personalepolitikker kan set fra virksomhedens side være et værdifuldt redskab til at fastsætte retningslinjer for forhold, som det er vanskeligt at formulere i et ansættelsesbrev eller give mundtligt hver gang en medarbejder tiltræder. Det kan være omgangstonen mellem medarbejderne, medarbejdernes adfærd både internt og eksternt, dvs. over for kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere samt medarbejdernes almindelige fremtoning i forbindelse med udførelsen af deres arbejde, herunder påklædning m.v. Herudover kan personalepolitikker være et effektivt middel til at oplyse om virksomhedens holdning til rygning, alkohol, sygdom, sikkerhed i ansættelsen, senior politik etc. Endelig har det i retspraksis vist sig, at det ved afgørelsen af en tvist mellem en medarbejder og en arbejdsgiver, kan blive afgørende, om medarbejderen ved en fastlagt skriftig personalepolitik har kendt arbejdsgiverens holdning til et givent område og tilsvarende med omvendt fortegn om arbejdsgiveren har forsømt at have klare 5

rammer for arbejdets udførelse. Også af den grund har udarbejdelsen af personalepolitikker gennem de senest år fået et langt større omfang. Hvordan kan personalepolitikker vedtages? Personalepolitikker kan vedtages enten ensidigt af virksomheden eller i samarbejde mellem virksomhedens ledelse og medarbejderne eller disses repræsentanter. En personalepolitik, der vedtages i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere eller disse repræsentanter, vil som oftest blive drøftet og vedtaget i virksomhedens samarbejdsudvalg. Der er meget, der taler for at involvere medarbejderne i forbindelse med udarbejdelsen af en personalepolitik. Medarbejderne vil ofte føle højere grad af ejerskab overfor politikker, hvor de selv har været en del af tilblivelsesprocessen. Personalepolitikker, der er vedtaget ensidigt af virksomhedens ledelse En arbejdsgiver har ledelsesretten på virksomheden. Det er derfor som alt overvejende hovedregel arbejdsgiveren, der bestemmer, om medarbejderne skal bære uniform, hvem der må tage telefonen, hvem de skal melde sig syg til etc. Man skal dog være opmærksom på, at reguleringerne skal ske i respekt af lovgivningen og eventuelle kollektive overenskomster. Er en personalepolitik først indført uanset om denne er skriftlig eller mundtlig - kan det medføre, at virksomheden er begrænset i sin adgang til (uden varsel) at ændre eller fjerne de pågældende personalepolitikker. Man skal derfor gøre sig umage med at vælge en form og et indhold, der er gennemarbejdet, og som møder gensidig respekt. Personalepolitikker, der er vedtaget i samarbejde med medarbejderne Virksomheden kan vælge at gennemføre forhandlinger med medarbejderne for i fællesskab at etablere en personalepolitik. Sådanne forhandlingerne gennemføres enten direkte med medarbejderne eller med medarbejdernes repræsentanter, eventuelt via virksomhedens samarbejdsudvalg. Er personalepolitikken vedtaget i samarbejde med medarbejderne, kan personalepolitikken få karakter af en kollektiv aftale, hvorefter virksomheden ikke efterfølgende kan disponere ensidigt over indholdet. Afhængigt af om indholdet i personalepolitikkerne vil medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene i øvrigt, vil virksomheder, der er omfattet af samarbejdsaftalen mellem DA og LO (eller andre kollektive overenskomster) og virksomheder med mindst 35 ansatte, der er omfattet af lov om information og høring af medarbejdere, i en række tilfælde være forpligtede til at behandle og drøfte en ny personalepolitik i virksomhedens samarbejdsudvalg. Det er dog ikke et krav, at parterne skal blive enige om indholdet af en ny personalepolitik. Kontrolforanstaltninger Det er naturligvis væsentligt for en arbejdsgiver at kunne sikre en vis efterfølgende kontrol med, om de fastlagte regler faktisk overholdes. I den forbindelse kan det konstateres, at der gælder klare begrænsninger for arbejdsgiveren med henblik på at beskytte den ansattes integritet mod overgreb fra arbejdsgiver. Ifølge retspraksis kan der opstilles en række forudsætninger for, at en kontrol af den ansatte er lovlig. For kontrollen gælder: at den skal være driftsmæssigt begrundet, det vil sige have et fornuftigt formål og være nødvendig eller i hvert fald velbegrundet fra virksomhedens side, at den ikke har en krænkende form for de ansatte. Udvælgelsen af de, der skal kontrolleres, skal ske vilkårligt, og udvælgelsen må ikke være udtryk for en forfølgelse af enkelte ansatte, medmindre kontrollen er baseret på en konkret mistanke om brud på politikken, og at den ikke forvolder de ansatte tab eller væsentlig ulempe, dvs. kontrollen skal finde sted i arbejdstiden og uden, at den ansatte mister indtægt herved.

ANTICHIKANE- OG MOBNING I de senere år har der været mere og mere fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Det er arbejdsgiveren, som har ansvaret for, at der er et godt psykisk arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Der er ikke tvivl om, at manglende håndtering af et dårligt arbejdsmiljø, ud over de menneskelige konsekvenser, har en negativ indvirkning på kolleger og selve arbejdet, fordi arbejdspladsen ofte mister de gode ansatte, der ikke vil acceptere et dårligt arbejdsmiljø. Dertil kommer, at medarbejdere der udsættes for mobning og/eller chikane ofte har et meget højt sygefravær. Endelig er der en stor risiko for, at situationen kulminerer med opsigelser/fratræden, hvilket kan medføre, at der er medarbejdere, som mener, at de har krav på godtgørelse for usaglig afskedigelse, forskelsbehandling, tort mv. Regler om antichikane og forskelsbehandling Der findes ikke en generel lovgivning, som direkte omhandler mobning eller chikane, men der findes regler om chikane indenfor specifikke områder. Efter arbejdsmiljøloven skal arbejdsgivere f.eks. sikre et godt arbejdsklima, herunder psykisk arbejdsmiljø. Der gælder eksempelvis regler om, at man ikke må diskriminere i et ansættelsesforhold forstået som både direkte og indirekte forskelsbehandling samt chikane. Ved chikane omfattet af forskelsbehandlingsloven forstås: uønsket optræden i relation til en persons race, hudfarve, religion eller tro, politiske anskuelse, seksuelle orientering, alder, handicap eller nationale, sociale eller etniske oprindelse, der finder sted med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed og skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima for den pågældende. Forskelsbehandling må ikke finde sted i noget led i ansættelsesforholdet. Der må således ikke ske forskelsbehandling i forbindelse med ansættelse, afskedigelse, forflyttelse, forfremmelse eller med hensyn til lønog arbejdsvilkår. Tilsvarende beskyttelse gælder for forskelsbehandling på grund af køn. Det er en arbejdsgivers pligt løbende at sørge for, at sådanne forhold ikke forekommer noget sted i virksomheden. Undgå mobning/chikane og løs de problemer der opstår Virksomheder kan blive bedre til at forebygge og håndtere mobning. Dette kan f.eks. ske ved, at man fastsætter en mobnings- og chikanepolitik for virksomheden. Ved at have fokus på håndteringen af konflikter herunder mobnings- og/eller chikane problemer og ved at styrke kva- 7

lifikationerne vedrørende konflikthåndtering, mediation mv., jf. tillige nedenfor s. 24 kan arbejdsgiveren eller lederne bl.a. blive bedre til: at tage ansvar og gribe ind overfor en uacceptabel situation at få dem der mobber eller chikanerer til at stoppe denne adfærd at få ofre ud af offer-rollen, og at få de øvrige kollegaer til at være aktive og ansvarlige og sige fra overfor mobning En arbejdsgiver kan ikke bestemme, om personer vil udsætte andre personer for mobning eller chikane, men en arbejdsgiver kan holde øje med, hvordan medarbejderne har det, og have fokus på at eventuel begyndende mobning eller chikane bliver bragt til ophør. Et skridt på vejen er, at man som arbejdsgiver åbent gør sin holdning til mobning og chikane klar, og at man også sørger for at vise, at man slår ned herpå, hvilket i sidste ende kan betyde, at personer, som ikke vil rette ind efter denne politik, må opsiges. Klare retningslinjer om håndtering af mobning og chikane, herunder medarbejdersamtaler, påtaler, advarsler og i sidste ende ophævelse kan medvirke til at sikre, at dem der ønsker den gode arbejdsplads også får den. 8

FLEKSIBEL LØNPOLITIK Fleksible lønpakker indgår i flere og flere firmaers lønpolitik, og vil typisk være aftalt med den enkelte medarbejder i dennes ansættelseskontrakt. Virksomheder kan dog supplere de individuelle aftaler med nogle mere generelle aftaler vedrørende personalegoder, som med fordel kan fremgå af en egentlig lønpolitik. Anvendelse af fleksible lønpakker forudsætter, at man som arbejdsgiver og medarbejder er bevidst om de finansierings- og skattemæssige krav, som en sådan ordning medfører. Hertil kommer, at der ofte skal opbygges en administration i virksomheden, som kan varetage virksomhedens forpligtelser i henhold til de aftalte lønpakker. De skattemæssige forhold er formentlig den vigtigste faktor, når den mest optimale lønpakke skal sammensættes, idet nogle personalegoder er skattefrie, og andre er skattepligtige. Det er desuden vigtig at holde sig for øje, at personalegoder beskattes forskelligt afhængigt af deres anvendelse. Et personalegode kan således være skattefrit, når det stilles til rådighed i forbindelse med medarbejderens udførelse af dennes arbejde, hvorimod privat brug af godet kan medføre, at der skal betales skat. Det skal fremhæves, at skattelovgivningen fritager en række personalegoder fra skattepligt, når de falder ind under en bagatelgrænse på kr. 5.200,00 (2007), hvilket til eksempel kan være arbejdsgiverbetalt avis, der leveres til medarbejderens hjemadresse, almindeligt tøj, der er påført virksomhedens navn eller logo, fortæring i forbindelse med medarbejderens overarbejde, afholdelse af ferie i forbindelse med forretningsrejser, udlevering vareprøver, fri befordring i enkelte tilfælde, vaccinationer til medarbejderen m.v. Personalegoder kan i hovedtræk opdeles således: personalgoder, der som kontantløn er undergivet beskatning, f.eks. avis, abonnement til motionscenter, medlemskab af golfklub personalegoder uden værdi, hvorfor de i praksis er fritaget for beskatning, f.eks. tilskud til frokostordning, fri kaffe, te og frugt, fredagsvin, motionsfaciliteter på arbejdspladsen og firmasport personalegoder, omfattet af bagatelgrænsen og derfor muligvis fritaget for beskatning f.eks. fri avis og tidsskrifter til brug for arbejdet, forplejning ved overarbejde, tøj med synligt firmalogo mv. 9

personalegoder der i henhold til skattelovgivningen er undergivet lavere beskatning end kontantløn eller helt fritaget for beskatning, f.eks. bredbåndsforbindelse, fri befordring, offentlig transport, brobizz og færgeabonnement og parkeringsplads til brug for arbejdet. Bruttotrækordning Som medarbejder er det en mulighed at aftale med arbejdsgiveren, at man går ned i løn, mod, at virksomheden til gengæld stiller en række personalegoder til rådighed for medarbejderen. Denne ordning betegnes, som en bruttotrækordning og indføres ved, at der indgås en skriftlig aftale mellem arbejdsgiveren og den ansatte. Medarbejderen har således mulighed for at konvertere en del af lønnen til et personalegode og derved opnå en økonomisk gevinst i form af en eventuelt sparet skat. Som udgangspunkt kan stort set alle personalegoder medtages i en bruttotrækordning, f.eks. uddannelsesforløb, fri telefon, fri befordring, fri bil og frie sundhedsudgifter, som alle anvendes i stor stil i bruttotrækordningen. Medarbejderen kan dog ikke modtage skattefri kørselsgodtgørelse og rejsegodtgørelse ved en bruttotrækordning. PC-ordninger kan godt finansieres ved bruttotrækordninger, men idet medarbejderen beskattes med 50 % af computerens nypris i det indkomstår, hvor hjemme-pcordningen oprettes, er bruttotrækordningen ikke attraktiv. Her bør ordningen med nettotræk overvejes. Der stilles en række betingelser til den skriftlige aftale, der skal indgås mellem medarbejdere og virksomheden. Det anbefales, at der søges rådgivning, således at de indgåede aftaler opfylder de strenge betingelser, som skattelovgivningen og ansættelsesretten stiller. 10

IT-POLITIK De fleste virksomheder benytter i dag it-systemer, internet og e-mail, hvilket har medført en række områder, hvor det er hensigtsmæssigt, at de enkelte virksomheder tager stilling til konkrete problemstillinger. I forbindelse med den intensive anvendelse af it er der opstået et behov for at beskytte virksomhedens systemer. Beskyttelsen skal dog afstemmes i forhold til medarbejdernes interesser og eventuelle private kommunikation, som foregår over virksomhedens web-adresse. Der findes enkelte regler i persondatalovgivningen om arbejdsgivers rettigheder i forhold til medarbejderne på it-området. En række punkter, bør dog reguleres i en it-politik. En god it-politik kræver først og fremmest en grundig gennemgang af virksomhedens behov og rutiner. E-mails I forbindelse med de ansattes brug af e- mails skal det være klart kommunikeret, hvis arbejdsgiveren ønsker, at alle e-mails til og fra virksomheden skal tilhøre virksomheden. Der bør herefter tages stilling til: Skal medarbejderne kunne anvende virksomhedens system til at sende og modtage private e-mails? Skal private e-mails i givet fald gemmes i særskilte mapper eller på anden måde markeres som private? Ønsker virksomheden, at medarbejderne alene bruger hotmail eller free-mail services til private formål? Uanset hvilken løsning man måtte vælge, er det hensigtsmæssigt, at medarbejdernes eventuelle private e-mails kan identificeres, da en arbejdsgiver hverken må kopiere eller læse en medarbejders private e-mails. Som arbejdsgiver kan man under visse betingelser lovligt foretage sikkerhedskopiering af medarbejdernes e-post samt foretage en gennemgang heraf, hvis der er mistanke om at e-mail-systemet misbruges. En af grundbetingelserne herfor er, at medarbejderne på forhånd er informeret om, at der foretages sikkerhedskopiering af medarbejdernes e-mails. I forhold til brugen af e-mails kan det også være relevant at tage stilling til: Hvornår og hvordan medarbejderne får besked om eventuel kontrol af e-mails Hvorvidt medarbejderne må bruge e- mails til distribution af vittigheder, kædebreve, videoklip m.v. 11

Hvordan medarbejderne skal forholde sig ved sygdom, ferie og andet fravær. Hvorvidt oplysninger fra virksomheden skal sendes pr. e-mail og/eller som vedhæftede filer, osv. I forbindelse med at en medarbejder fratræder sin stilling, kan det endvidere være relevant, hvornår e-mail konti må slettes og hvilke former for e-mails, der eventuelt vil kunne videresendes til medarbejderen. Internettet Mange arbejdsgivere har en holdning til, i hvilket omfang medarbejderne må surfe på internettet i arbejdstiden, og hvilke hjemmesider man ikke ønsker, at medarbejderne besøger, mens de er på arbejde. For at kunne håndhæve disse holdninger er det vigtigt, at arbejdsgiveren underretter medarbejderne om, hvilke former for (mis)brug arbejdsgiveren anser for misligholdelse af ansættelsesforholdet. Det kan f.eks. være besøg på hjemmesider med racistisk eller pornografisk indhold. Ved mistanke om misbrug kan arbejdsgivere under visse betingelser lovligt logge og registrere medarbejderes hjemmesidebesøg. Grundbetingelsen herfor er, at medarbejderne på forhånd skal være informeret om, at registreringen/logningen finder sted, og at registreringen eventuelt vil blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om brug af internettet i strid med arbejdspladsens retningslinier herom. For virksomheder kan det i forhold til brugen af internettet bl.a. være relevant at tage stilling til: regler for medarbejdernes private brug af internettet i og uden for arbejdstiden, om der er websites, som medarbejderen skal afholde sig fra at besøge, hvorvidt medarbejderne må downloade materiale, f.eks. billeder, musik eller programmer, og hvorvidt der skal være overvågning af bestemte websites, transmissioner, osv. Overvågning I forbindelse med virksomhedens eventuelle overvågning af medarbejdernes brug af e-mails og internettet vil det først og fremmest være relevant at få afklaret, hvad formålet er dermed. Dernæst skal der bl.a. tages stilling til, hvordan og hvornår der logges/kontrolleres data, hvem der har adgang til logfilerne, og om der gælder særlige regler om tavshedspligt for disse personer. Endeligt bør det afklares, hvilke sanktioner arbejdsgiveren har overfor medarbejderen i tilfælde af misbrug. Hjemmearbejdsplads Hvis virksomheden stiller hjemmearbejdspladser til rådighed for de ansatte, bør det klart tilkendegives overfor medarbejderne, i hvilket omfang it-retningslinjerne også gælder her. Der bør f.eks. tages stilling til, hvorvidt andre end medarbejderen selv må anvende it-udstyret, og om medlemmer af husstanden må bruge hjemmearbejdspladsen til surfing på internettet også på mere tvivlsomme sites? I det omfang medarbejderen via opkobling har adgang til arbejdsgiverens system og fortroligt materiale, bør det endvidere fastlægges i it-politikken, hvilke krav og forventninger virksomheden har til medarbejderens beskyttelse af følsomme data overfor resten af husstanden. 12

ALKOHOL- & NARKOTIKAPOLITIK Mange arbejdsgivere antager, at de uden videre er berettigede til at indføre et totalt forbud mod både alkohol og narkotika på arbejdspladsen. Denne antagelse holder dog langt fra i alle tilfælde. I praksis eksisterer klare grænser for arbejdsgivers ret til at indføre politikker for indtagelse af alkohol og narkotika. Grænserne er særlig klare, når politikkerne er kombineret med en efterfølgende kontrol. Da narkotika er ulovligt at besidde, kan en arbejdsgiver forbyde enhver form for indtagelse eller påvirkning af narkotika i arbejdstiden. Arbejdsgiveren kan dog ikke forbyde den ansatte at benytte narkotika i fritiden, under forudsætning af at den ansatte ikke må være påvirket, når han efterfølgende møder på arbejde. Det er i den forbindelse væsentligt at sondre mellem, om den ansatte er påvirket af narkotika, eller om der blot kan påvises/spores tidligere indtagelse af narkotika. Der gælder væsentlig snævrere grænser for arbejdsgiver, når der skal fastlægges alkoholpolitikker. Fra praksis kan nævnes et eksempel, hvor en murermester indførte et totalt alkoholforbud, som også omfattede de selvbetalte spisepauser. Forbudet var begrundet i, at man ønskede at fremstå som en moderne virksomhed. I afgørelsen blev det fremhævet, at der er almindelig forståelse for, at indtagelse af alkohol i arbejdstiden naturligvis medfører øget risiko for arbejdsuheld. Til trods herfor blev det fastslået, at et totalt forbud mod indtagelse af alkohol var for vidtgående. Det blev præciseret, at arbejdsgiver ville være berettiget til at forbyde indtagelse af alkohol i arbejdstiden, og at arbejdsgiver uden for arbejdstiden, bl.a. i de selvbetalte spisepauser, kunne fastsætte grænser for, hvor meget alkohol de ansatte måtte indtage. Rammerne vil afhænge af, hvilken branche der er tale om. Det er væsentligt både at fastlægge regler om helt eller delvist forbud mod indtagelse af alkohol og narkotika og at sikre en vis efterfølgende kontrol af, at reglerne faktisk overholdes. Kontrolforanstaltninger i forhold til de ansatte kan blandt andet bestå i urin- og blodprøver. En sådan kontrol betragtes med god grund som meget indgribende og kan kun gennemføres, hvis der er en velbegrundet driftsmæssig årsag hertil. Se forbeholdene for kontrolforanstaltninger, pjecen s. **. Krav om urin- og blodprøver er bl.a. accepteret, hvor medarbejderen indgår i et særligt sikkerhedsteam, hvilket har været tilfældet i flere sager om ansatte på skibe. I forhold til eksempelvis administrative ansatte vil der ikke være tilstrækkeligt grundlag for at indføre urin- og blodprøvekontrol. 13

Har en arbejdsgiver en konkret og velbegrundet mistanke om, at en ansat er påvirket eller har indtaget alkohol eller narkotika, er arbejdsgiveren berettiget til at spørge medarbejderen, om denne frivilligt ønsker at afgive en urin- eller blodprøve med henblik på at af- eller bekræfte mistanken. Ved en eventuel efterfølgende afskedigelsessag, som er begrundet i det pågældende forhold, vil en nægtelse formentlig kunne have en vis skadevirkning for medarbejderen. konkret at hjælpe, eventuelt økonomisk, via forsikringsordninger eller blot med at skabe kontakt til behandlere og måske bevilge orlov. Hvis virksomheden konstaterer en krænkelse af den vedtagne politik, må det altid anbefales, at der foretages en nuanceret bedømmelse af situationen, hvor bl.a. sikkerhedshensyn og den ansattes ansvar og stilling vurderes. Konsekvenser af overtrædelse En virksomheds alkohol- og/eller narkotikapolitik bør også beskrive de mulige konsekvenser af, at en medarbejder overtræder politikken. Beskrivelsen kan gives i generelle vendinger, men det skal præciseres, at der skal foretages en konkret vurdering i hver enkelt sag. Politikken skal med andre ord ikke fastslå, at enhver krænkelse af et forbud vil føre til eksempelvis bortvisning, men snarere angive, at det i værste fald kan føre dertil. Retspraksis har ligeledes fastslået, at arbejdsgiver skal foretage en konkret vurdering af konsekvenserne i hver enkelt sag. Som eksempel kan nævnes, at en bortvisning af en ansat på et skib, efter en positiv prøve for indtagelse af cannabis og under henvisning til en krænkelse af en gældende politik, var uberettiget, da arbejdsgiveren ikke havde foretaget nogen yderligere vurdering eller indhentet yderligere oplysninger, inden den ansatte blev bortvist. Det er også vigtigt, at virksomheden får fastlagt, om og i givet fald på hvilken måde en virksomhed vil hjælpe en medarbejder, der er kommet ud i et misbrug. Medarbejdere med et misbrugsproblem vil formentlig hurtigere kunne komme ud af sit misbrug, hvis medarbejderen og ikke mindst medarbejderens nærmeste er bekendt med, at virksomheden er indstillet på 14

RYGEPOLITIK Den stigende fokus på medarbejdernes sundhed kombineret med større viden om de sundhedsmæssige risici forbundet med passiv rygning har igennem de seneste år medført et behov for, at der på arbejdspladsen indføres regler for rygernes adfærd. En undersøgelse gennemført af Ledernes Hovedorganisation i 2005 viste, at hver 5. danske virksomhed kunne erklære sig for røgfri efter indførelsen af et totalt rygeforbud på arbejdspladsen. 84 % af de virksomheder, som medvirkede i undersøgelsen, havde indført rygeregler i en eller anden form. Det ligger fast, at det er en privat sag om medarbejderne ryger i deres fritid. Omvendt har arbejdsgiveren et fuldt ud legitimt formål med at fastsætte regler for rygning på arbejdspladsen både af hensyn til medarbejdernes sundhed og arbejdsmiljøet generelt. Set fra en personalejuridisk synsvinkel har regeringen tilkendegivet, at den fremtidige indsats for røgfri miljøer i de kommende år vil være et område, hvor der fra lovgivers side vil blive stillet krav til virksomhederne om indførelse af rygepolitikker. I november 2006 indgik regeringen en bred politisk aftale med et flertal af folketingets partier om indførelse af lovgivning, som har til formål at sikre, at ingen ufrivilligt udsættes for passiv rygning. Dette er efterfølgende fulgt op af et lovforslag, som blev fremsat den 21. marts 2007 og forventes at træde i kraft den 15. august 2007. Lovforslaget lægger op til, at der skal gennemføres en ensartet regulering for hele arbejdsmarkedet, hvorefter der som den klare hovedregel ikke må ryges indendørs på danske arbejdspladser. Udendørs rygning er ikke omfattet af lovens bestemmelser. Til denne hovedregel er der foreslået en række undtagelser. Det vil eksempelvis være tilladt at ryge i lokaler, der alene tjener som arbejdsplads for én medarbejder, ligesom der vil være mulighed for at etablere særlige rygelokaliteter såsom rygebokse eller lokaler med gode udluftningsmuligheder. Endvidere er der opstillet et krav om, at der på alle danske virksomheder skal udarbejdes en rygepolitik. Kravet om en rygepolitik skal medvirke til, at loven bliver udmøntet på de enkelte arbejdspladser. Kravet om en rygepolitik indebærer, at virksomheden skal gøre op med følgende problemstillinger: skal der gælde et totalt rygeforbud på virksomheden? Skal medarbejderne have adgang til at 15

ryge på deres eget kontor? Skal medarbejderne have adgang til særlige rygelokaliteter? Hvor ofte kan der holdes rygepause? Kan det accepteres, at medarbejderen forlader sin arbejdsplads for at ryge udendørs? Hvilke konsekvenser har en eventuel overtrædelse af rygepolitikken? Gennemførelsen af rygeregler på arbejdspladsen vil have store konsekvenser for rygerne blandt medarbejderne. Det vil ved indførelsen af virksomhedens rygepolitik derfor som i alle andre forhold, hvor medarbejdernes arbejdsliv bliver påvirket være vigtigt med en god dialog med medarbejderne omkring udformningen af rygepolitikken. Indførelsen af en rygepolitik vil for mange af medarbejderne, samtidig kunne være en motivationsfaktor til helt at holde op med at ryge. Rygepolitikken kan derfor med fordel kombineres med et tilbud til medarbejderne om sundhedsfaglig hjælp til at kvitte tobakken. Der vil naturligvis være tale om en balancegang, men set fra både medarbejderens og virksomhedens side vil der være fordele forbundet med et rygestop. 16

SENIORPOLITIK Den demografiske udvikling med en vigende ungdomsandel af befolkningen, højkonjunktur og behov for at bevare viden i virksomhederne har været med til at sætte fokus på at stimulere og motivere ældre medarbejdere til at forblive længere på arbejdspladsen. Tilsvarende opleves der også et behov for at rekruttere nye medarbejdere blandt seniorer. Mange virksomheder overvejer, hvordan fastholdelse og tiltrækning af seniorer bedst kan nås. Ofte er det virksomhedens ønske at skabe højere arbejdstilfredshed ved at give øgede muligheder for arbejdsfleksibilitet. Mulighederne er mange og varierede, og det er derfor anbefalelsesværdigt at opstille nærmere rammer for de tiltag, som besluttes på en arbejdsplads. En skriftlig seniorpolitik kan indeholde sådanne rammer for virksomhedens seniorordninger. En virksomhed bør altid overveje, om en specifik seniorpolitik vil være formålstjenlig. Nogle finder, at en ordning, der alene retter sig mod seniormedarbejdere, fører til stigmatisering og måske endda medvirker til, at seniorer føler sig presset til at afvikle deres nuværende arbejde. Ét alternativ kunne være livsfase-politikker, der søger at tilpasse arbejdsvilkårene til medarbejderens til enhver tid værende livssituation. En anden mulighed er politikker for medarbejdere med særlige behov, der gør det muligt at indrette arbejdet, så medarbejderne fastholdes. Sådanne politikker kan f.eks. være rettet mod medarbejdere med børn, sygdom eller personlige problemer. I forhold til selve indholdet af seniorpolitikken bør man overveje, hvilke elementer der kan optimere seniorpolitikken i forhold til arbejdspladsens/medarbejdernes behov og ønsker, herunder om der skal fastsættes en alder, fra hvilken seniorpolitikken kan anvendes. Mulighederne for indholdet i en seniorpolitik er mange: Fleksibel arbejdstid, deltid, seniorfridage, hjemmearbejdsdage, seniorbonus, efteruddannelse/kompetenceudvikling, jobrotation/skifte, specialisering indenfor typiske seniorkompetencer (fx udvikling, personalepleje, overvågning, specialviden/mentorrolle), reduceret ansvar, fratrædelsesaftaler ved personalereduktion, fysisk og psykisk arbejdsmiljø, sygdoms/ sundhedsordninger, velfærdssamtaler, seniorsamtaler, kurser i overgang til seniortilværelse, hjælp vedrørende pensionsordninger mv. Foruden ovennævnte kan der tages stilling til forholdene omkring efterløn og pension, fratrædelsesgodtgørelse med mere. 17

Ved udarbejdelsen af en seniorpolitik skal man være opmærksom på, at flere af de typiske elementer i en sådan politik er eller kan være omfattet af lovgivningen. Til eksempel er det forbudt at aldersdiskriminere ved og under ansættelsen samt i forbindelse med afskedigelse, jf. forskelsbehandlingsloven. I lov om deltidsansættelse findes der regler vedrørende ligebehandling af fuldtids- og deltidsansatte, og i forskelsbehandlingsloven er der lovgivet om, hvornår aftaler om fratræden er gyldige. 18

FAMILIE- & LIGEBEHANDLING Der er i dag stor fokus på at skabe rammer, så medarbejdernes arbejds- og familieliv kan hænge sammen. Det er muligt i en fælles personalepolitik at opridse virksomhedens holdning til disse spørgsmål, samt opridse hvilke muligheder der er i virksomheden for at få en individuel ordning. Ordningerne kan eksempelvis være: Fleksibel arbejdstid, deltid, omsorgsdage, barns første og eventuelt anden sygedag, hjemmearbejdsdage, orlovsmuligheder, fritagelse for udlandsrejser, osv. Der gælder et princip om ligebehandling af mænd og kvinder på arbejdsmarkedet. Det gælder ikke bare i relation til løn, men også i relation til alle andre ansættelsesvilkår. I dansk ansættelsesret er princippet om ligebehandling af mænd og kvinder fastlagt i ligebehandlingsloven og i ligelønsloven. Udgangspunktet er, at alle virksomheder har pligt til at behandle medarbejdere ens, uanset køn. Dette forhindrer dog ikke, at en virksomhed i deres personalepolitik fastlægger nogle områder, hvor man aktivt søger at fremme ligebehandlingen. I relation til forskellige rettigheder, der traditionelt set har været betragtet som kønsspecifikke, kan det være rigtigt at angive, at dette gælder både mænd og kvinder. Det kan eksempelvis være tilfældet for barns første sygedag. Hvad angår løn, følger det af ligelønsloven, at mænd og kvinder skal have lige løn (og lønvilkår i øvrigt) for samme arbejde eller arbejde af samme værdi. Der knytter sig dog særlige problemstillinger til lønmæssige rettigheder i forbindelse med graviditet og barsel. Der er således forskel på, hvilke fraværsrettigheder mænd og kvinder har i al fald frem til den 14. uge efter fødslen. En gravid kvinde har således i henhold til barselloven ret til at være fraværende fra det tidspunkt, hvor der er 4 uger til forventet fødsel. Efter fødslen har kvinden pligt til 2 ugers fravær og har herefter yderligere ret til 12 uges fravær. Mænd har derimod inden for de første 14 uger efter fødslen alene ret til fravær i 2 uger (fædreorloven). Først efter de 14 uger er der ligestilling mellem kønnene, idet begge har ret til 32 ugers forældreorlov (der kan forlænges til 40 eller 46 uger). Det følger af disse forskelle i retten til fravær, at der også kan være forskelle i retten til løn under dette fravær. Det skal understreges, at en arbejdsgiver kun skal betale løn under barsel, hvis det er aftalt med den enkelte medarbejder eller fremgår af kollektiv overenskomst. Kvindelige funktionærer har dog i medfør af funktionærloven altid ret til ½ løn i 4 uger før og 14 uger efter fødslen. 19