Resume I denne rapport diskuteres forslag til redesign af BSCW således, at det bedre kan understøtte projektskrivning på RUC. Som begrebsapparat til denne diskussion anvendes begreber fra Computer Mediated Communication og CSCW; det drejer sig bl.a. om nærbefindende og fjernsamarbejde, awareness og workspace awareness. Ydermere tager vi afsæt i Wengers teori om praksisfællesskaber og nogle af Grudins designprincipper for CSCW-systemer. Med disse begreber har vi analyseret vores empiriske materiale bestående af fokusgruppeinterview med RUC-grupper, der har anvendt BSCW i forbindelse med projektskrivning. Dette leder os frem til en række områder, hvorpå BSCW kan forbedres. Det drejer sig primært om, at BSCW skal redesignes, så det bliver lettere for brugerne at få de informationer, der skal til for at skabe awareness.
1 INDLEDNING...4 1.1 PROBLEMFORMULERING...5 1.2 VORES INDGANGSVINKEL...5 1.2.1 Afgrænsning...5 1.2.2 Metode...7 1.2.3 Begrundelse for valg af teori...8 1.2.4 Læsevejledning...9 2 BSCW...10 3 TEORI...14 3.1 PRAKSISFÆLLESSKABER...14 3.2 AWARENESS...17 3.2.1 Workspace awareness...19 3.3 COMPUTER MEDIATED COMMUNICATION (CMC)...22 3.3.1 CMC begrebsafklaring...22 3.3.2 De 4 nøglekoncepter for fjernsamarbejde...25 4 PRÆSENTATION AF CASE-GRUPPER...27 4.1 CASE 1: SPECIALEGRUPPEN...27 4.2 CASE 2: OVERBYGNINGSGRUPPEN...28 4.3 CASE 3: BASISGRUPPEN...29 4.4 BSCW OG PROJEKTSKRIVNING...30 5 ANALYSE...32 5.1 ARKIV OG FILDELING...33 5.2 KOORDINERING AF PROJEKTSKRIVNING...34 5.2.1 Rammer for fjernsamarbejde...35 5.2.2 Rammer for nærbefindende samarbejde...36 5.3 STRUKTUR...38 5.4 RETNINGSLINIER OG FORVENTNINGSRAMMER...39 5.5 DISCIPLIN...41 5.6 TEKNOLOGIPARATHED...42 5.7 BRUGERVENLIGHED...43 2
5.8 INTRODUKTION TIL BSCW...44 5.9 OPSUMMERING AF RESULTATERNE I ANALYSEN...45 6 REDESIGN...47 6.1 DESIGNPRINCIPPER...47 6.2 DESIGNFORSLAG...50 6.2.1 Awareness...50 6.2.1.1 Hvem er online?...52 6.2.1.2 Aktivt genereret awareness...53 6.2.1.3 Integration med andre programmer...56 6.2.1.4 Struktur...56 6.3 DISKUSSION...58 7 METODEKRITISK AFSNIT...61 7.1 EMPIRI...61 7.2 TEORI...62 7.3 ANALYSE...62 7.4 REDESIGN...62 8 KONKLUSION...64 9 LITTERATURLISTE...66 9.1 PRIMÆR LITTERATUR:...66 9.2 SEKUNDÆR LITTERATUR:...67 10 BILAG...69 10.1 INTERVIEWGUIDE...69 10.2 SWOT CASE 1...72 10.3 SWOT CASE 2...73 10.4 SWOT CASE 3...74 10.5 INTERVIEW CASE 1...75 10.6 INTERVIEW CASE 2...75 10.7 INTERVIEW CASE 3...75 3
1 Indledning CSCW-systemer (Computer Supported Cooperative Work) har været meget debatteret i de sidste mange år. Hvordan designer man et system, der kan understøtte projektarbejde? Projekter varierer i tid, størrelse, emne mm., og der er således mange faktorer, der spiller ind på, hvordan et projektarbejde forløber. Det gør det nærmest umuligt for designere af CSCW-systemer at tilgodese alles behov. I løbet af vores studie på Roskilde Universitetscenter (RUC) har vi produceret en del projekter. Hvert projektforløb har været forskelligt, men fælles for dem alle har været, at de resulterede i en rapport. Vi har hver især været i grupper, der varierede i størrelse fra 3 til 8 personer. På basisuddannelsen kendte vi ikke til BSCW, og det krævede en del arbejde at koordinere versionsstyring og backup. Det gør det stadigvæk, men på en anden måde. Nu har vi et værktøj, der kan hjælpe os med at samle trådene omkring projektet; dog kræver det nu en anden indsats at koordinere og holde styr på versioner mm. Vi blev introduceret til BSCW på overbygningen på Datalogi og har siden benyttet det til alle vores projekter. Vores brug af BSCW har samtidig udviklet sig i løbet af de tre projekter, vi har brugt det, hvor vi løbende har anvendt flere og flere funktioner. Det er derfor også kommet til at spille en større og større rolle for vores projektskrivning. Vi har haft glæde af at bruge BSCW i vores projektskrivningsforløb, men vi er også stødt på aspekter ved BSCW, som vi ikke var helt tilfredse med, og som vi derfor heller ikke benytter os af. Efter RUCs ledelse i 2003 valgte at udbrede BSCW som projektværktøj til hele RUC, fandt vi det interessant at se på, hvordan andre grupper bruger det i forbindelse med deres projekter, og om de har glæde af at bruge det. Vi vil derfor undersøge de arbejds- og samarbejdsprocesser, der foregår i forbindelse med det at skrive et projekt i en RUC-gruppe, hvilket vi har valgt at kalde projektskrivning 1. Projektskrivning kombinerer face-to-face samarbejde med computermedieret kommunikation, og vi vil se på, om det nuværende BSCW design understøtter projektskrivning, som brugerne ønsker det, og som den udvalgte teori foreskriver det, eller om BSCW eventuelt kan ændres til fordel for brugeren. Dette leder os frem til følgende problemformulering: 1 Se senere definition af projektskrivning under Afgrænsning, s. 5 4
1.1 Problemformulering Hvordan understøtter BSCW projektskrivning i grupper på RUC? Kan denne understøttelse forbedres? - I så tilfælde på hvilken måde? 1.2 Vores indgangsvinkel Vores indgangsvinkel til projektskrivning er vores egen erfaring fra de tidligere 7 projekter, vi hver især har skrevet på RUC. De sidste 3 projekter har vi skrevet sammen og har her benyttet BSCW. Da vi selv er brugere af og har en positiv indstilling til BSCW, er vi klar over, at vores syn på BSCW vil påvirke vores diskussioner og konklusioner; dette både i positiv og negativ forstand. Den begrænsende side ved vores subjektivitet er, at vi måske kan have svært ved at sætte os ind i og forstå vores interviewpersoner og deres brug af BSCW, da vi har en idé om, at BSCW kan være en hjælp for projektskrivning. Den positive side er, at vi har et godt kendskab til BSCW og dets funktioner og derfor kan forholde os til, hvad vores interviewpersoner siger og mener, når de refererer til systemet. Vi vil nu kort gennemgå afgrænsning, metode, begrundelse for valg af teori samt læsevejledning for rapporten. 1.2.1 Afgrænsning I dette afsnit vil vi nærmere forklare, hvad der ligger indenfor og udenfor problemformuleringen. Vi afgrænser os til at kigge på en fase i projektarbejde (projektskrivning), som det foregår på RUC, og som dermed ikke nødvendigvis omfatter generelt projektarbejde. På RUC finder de studerende sammen i grupper alt efter interesse og skriver en rapport over en periode på 1-2 semestre, hvorefter gruppen oftest opløses. Meget af den litteratur vi er stødt på omkring CSCW omhandler samskrivning (collaborative writing 2 ). I mange af disse tekster ligger fokus på selve tekstproduktionen 3. Samskrivning er ikke klart og entydigt defineret som begreb, men som vi ser det, bliver det ofte brugt om det, der foregår tæt på selve skriveprocessen f.eks. definerer Couture og Rymer Collaborative writing som 2 Vi har valgt at oversætte Collaborative writing med samskrivning 3 Eksempler på tekster er blandt andet: Reviewing Practices in Collaborative Writing af Hee-Dheol (Ezra) Kim & Kerstin Severinson Eklundh, Empirical Study on Collaborative Writing: What do co-authors do, use, and like? Af Sylvie Noël og Jean-Marc Robert og Learning to Write Together Using Groupware af Ilona Posner, Alex Mitchell and Ronald Baecker. 5
noget Where people actually write together [Noël and Robert, 2004, s. 64]. Vi mener, at der er mere i det at skrive et projekt, end blot det der foregår, når man skriver sammen. Projektarbejde omfatter hele processen omkring at få produceret et projekt herunder både projektledelse, kommunikation, koordination mm. Vi ser projektarbejde som bestående af flere faser, som er projektetablering, projektskrivning og projektafslutning. Selve formen af projektarbejde (projektrapporten) er relativ veldefineret og velkendt på RUC, men indholdet af rapporten er ikke defineret fra starten. Til projektetableringen knytter sig derfor nogle aktiviteter omkring emneindkredsning, som ikke nødvendigvis kun foregår i starten af projektfasen, men inkrementielt gennem hele forløbet. Dette omfatter eksempelvis litteratursøgning, brainstorming, diskussioner, afgrænsning og fokuseringen af emnet samt redegørelse af teori. Endvidere spiller området omkring social etablering af gruppen og medlemmerne i denne en stor rolle i projektetableringen. I den sociale etablering af gruppen, etableres medlemmernes positioner overfor hinanden, og rollerne forhandles og fordeles individerne imellem. Alle disse ovenstående aktiviteter er med til at etablere gruppen og projektet, men vi vælger ikke at anskue disse aktiviteter i denne rapport, selvom vi anser dem som vigtige for projektarbejdet som helhed. Vi vil afgrænse os fra at skrive om hele processen, projektarbejde, men i stedet fokusere på projektskrivning. Vi har valgt at benytte begrebet projektskrivning som en mellemting mellem det snævert definerede samskrivning og det bredt definerede projektarbejde. Projektskrivning er den del af projektarbejdet, hvor der produceres skriftlige dokumenter. Vi mener, at denne fase for alvor træder i kraft, når gruppen er etableret som en gruppe og har fundet ud af, hvad de skal skrive om og klargjort deres fælles interesser og mål. Vi har valgt at opfatte projektskrivning som de meningsskabende processer omkring produktionen af tekst til projektet. Der er mange aspekter indenfor projektskrivning, og vi vil anskue så mange som muligt, men primært koncentrere os om dem, BSCW kan understøtte. Projektskrivning ser vi som en blanding af individuelt arbejde og gruppearbejde. Det individuelle arbejde foregår oftest ved, at de enkelte gruppemedlemmer sidder hver for sig og skriver på deres egen computer i et tekstbehandlingsprogram. Vi afgrænser os dog fra at kigge på individets behov og selve editoren, og fokuserer i stedet på selve samarbejdssystemet. Gruppearbejdet foregår ofte som møder, hvor gruppen er samlet, og hvor der diskuteres, planlægges og kommenteres. Nogle gange dannes der undergrupper, der diskuterer og skriver sammen, enten ved at flere medlemmer sidder sammen ved en computer, eller at medlemmerne skriver hver for sig, men arbejder indgående sammen om det, de hver især skriver. Vi har som sagt bevidst valgt ikke at se på den opstartende fase af projektarbejdet. Vi er dog klar over, at aktiviteter forbundet med opstartsfasen sagtens kan forekomme senere i projektet. Vi har 6
begrænset os til at se på projektskrivning som den midterste fase i projektarbejdet. I projektafslutningen printer gruppen rapporten, går til eksamen mm., hvilket ligger udenfor fokus i denne opgave. Nedenstående figur illustrerer de forskellige faser i projektarbejdet, herunder denne rapports fokus, som er projektskrivningsfasen. Projektarbejde Projektetablering Tid Projektskrivning Projektafslut- Figur 1: Illustration af et projektarbejdes forløb over tid 4 1.2.2 Metode Vi har fra starten været enige om, at vi i denne rapport ville beskæftige os med emnet CSCW. Det har dog været sværere at finde fokus indenfor dette brede emne, selv om vi hele tiden har haft en idé om, at projektet mere konkret skulle handle om BSCW. Derfor lagde vi ud med at læse baggrundsteori om emnet og ved hjælp af denne, prøvede vi at finde fokus for problemstillingen. I løbet af teorilæsningen havde vi en uformel snak med Gissur Jonsson, der administrerer BSCW på RUC og introduktionen af BSCW til de nye studerende. Han gav os en udvidet introduktion til BSCW, mens vi fik svar på nogle af de spørgsmål, vi havde omkring systemet. Da vi stadig var i tvivl om, hvor fokus skulle være, interviewede vi en underviser på RUC på Filosofi og Videnskabsteori omkring hans erfaringer med at benytte BSCW i kursussammenhæng. Senere blev vi dog enige om, at fokusere på BSCWs rolle i projektskrivning på RUC og ikke i forbindelse med undervisning. Mens vi arbejdede på at finde vores interviewgrupper ved at sende mails til forskellige RUC-postlister, udformede vi interviewguides på baggrund af den læste litteratur og pilottestede interviewet på os selv. Endvidere prøvede vi BSCWs forskellige funktioner for at finde ud af, hvordan de fungerede i praksis og evt. kunne understøtte projektskrivning på RUC. Dette var funktioner som diskussioner, notifikation, versionering, kalender mm. Derudover afprøvede vi også at holde gruppemøde over MSN Messenger. Da vi havde skabt kontakt til vores interviewgrupper, foretog vi interviews med 3 projektgrupper på RUC omkring deres brug af BSCW i deres projektskrivning. Det drejede sig om en gruppe fra 4 Egen tilvirkning 7
basisuddannelsen, overbygningen samt en gruppe, der skrev speciale. Vi valgte at interviewe grupper fra forskellige stadier i uddannelsen for at få et nuanceret billede af brugen af BSCW på RUC. Interviewene foregik på den måde, at vi sammen med gruppen startede med at lave en SWOTanalyse 5 med fokus på gruppernes samarbejde med og uden BSCW, hvorefter vi foretog fokusgruppeinterview med de spørgsmål i interviewguiden, der ikke umiddelbart blev besvaret via SWOT en. Vi kunne have foretaget flere interviews med flere grupper, men idéen med projektet var ikke at lave en kvantitativ, generaliserende undersøgelse, men derimod en kvalitativ undersøgelse af, hvordan BSCW understøtter og ikke understøtter projektskrivning. Interviewene blev transskriberet og analyseret på baggrund af den teori, vi har læst gennem hele processen, og vi supplerede endvidere med yderligere teori, hvor vi fandt det nødvendigt og nyttigt. Helt konkret læste vi de transskriberede interviews igennem hver især, markerede passager, vi fandt spændende, modstridende eller i overensstemmelse med begreberne fra teorien, gennemgik og diskuterede punkterne sammen og inddelte sammen interviewene i overordnede emner i et affinitetsdia- i analysen og ud fra denne samt vores teori, diskuterede vi forslag til gram. Til slut tog vi udgangspunkt ændringer i BSCW. 1.2.3 Begrundelse for valg af teori I den litteratur vi har læst, bruges der en lang række forskellige begreber. I forbindelse med rapporten har vi valgt 3 hovedbegreber til brug i vores analyse, som er praksisfællesskaber, awareness og computermedieret kommunikation. Vi har valgt at se på Etienne Wengers definition af praksisfællesskaber for at kunne anskue RUC-grupperne udfra et teoretisk grundlag. Vi bruger det til analyse af gruppernes adfærd og indbyrdes interaktion med og uden BSCW. I samme forbindelse har vi valgt også at inddrage Torben Berg Sørensens tanker omkring regler, idet vi anser regler (implicitte og eksplicitte) som en vigtig bestanddel af gruppers indbyrdes interaktion. Awareness er et begreb, vi har valgt at fokusere på, idet vi anser det som en vigtig del i at få en gruppe til at fungere. Vi har derfor kigget nærmere på begrebet i forhold til, hvordan grupperne opnår awareness omkring deres indbyrdes arbejde. Vi har herunder læst artikler om emnet af Gary M. og Judith S. Olson, Jörg M. Haake, Paul Dourish og Victoria Bellotti, Carl Gutwin og Saul Greenberg, som alle har belyst emnet med forskellige vinkler. 5 Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, se bl.a. [Bødker & Kensing & Simonsen, 2000, s. 260-263] 8
Vi har valgt at inddrage teori omkring computermedieret kommunikation, idet RUC-gruppers samarbejde med BSCW nødvendigvis hører ind under den kategori. Her bruger vi John B. Thompsons definition af begrebet og belyser det yderligere gennem Paul Dourish samt Gary M. og Judith S. Olson. I afsnittet om redesign inddrager vi yderligere Jonathan Grudin og hans designprincipper, som vi bruger til at diskutere designet af BSCW i forhold til det eksisterende design samt vores analyseresultater. 1.2.4 Læsevejledning Vi lægger ud med at klargøre, hvad BSCW er, og hvordan det fungerer. Hvorefter går vi over til kort at redegøre for praksisfællesskaber og forklarer, hvordan disse kan kobles til RUC-grupper. Herefter redegør vi for begreberne awareness og computer-medieret kommunikation, som, vi mener, har stor betydning for projektskrivning. Efter præsentationen af de mest benyttede begreber i dette projekt, introducerer vi vores empiri for derefter at analysere vores interviews. Analysen drejer sig om, hvordan RUC-grupper benytter BSCW til projektskrivning, og hvilke egenskaber eller aspekter af BSCW, der eventuelt kan forbedres i forhold hertil. Analysen foretages på baggrund af de introducerede teori-begreber. Resultaterne fra denne analyse viderebringes i redesign-afsnittet, hvor vi diskuterer vores forslag til et redesign af BSCW på baggrund af analysen samt designteorier. Til slut runder vi af med en opsummering af vores resultater og erfaringer fra hele opgaven, hvilket munder ud i en konklusion. 9
2 BSCW BSCW er et CSCW-system, der er udviklet på Fraunhofer Institute for Applied Information Technology i Tyskland af bl.a Richard Bentley, Thilo Hortsmann og Jonathan Trevor 6. Definitionen af CSCW (Computer Supported Cooperative Work) er uklar og bliver brugt på forskellige måder i forskellige kontekster [Schmidt & Bannon, 1989, s. 358-372], men vi har afgrænset os fra at gå nærmere i dybden med de forskellige definitioner i denne rapport og har i stedet valgt én enkelt optik. Vi vælger derfor at se CSCW-systemer som computerunderstøttede samarbejdsværktøjer. Vi har valgt at tage udgangspunkt i BSCW (Basic Support for Cooperative Work) version 4.1.4, da det er det primære værktøj til at understøtte projektskrivning, som er til rådighed på RUC. Dog har BSCWs administrator på RUC slået nogle af funktionerne fra i denne udgave, da de ikke fungerede optimalt. 7 BSCW er et system, der primært støtter asynkront og parallelt 8 samarbejde. BSCW er ikke tænkt til at skulle understøtte direkte synkron samskrivning (der er f.eks. ingen fælles tekst-editor), men til skrivning i fællesskab hvor brugerne arbejder hver for sig og deler arbejdet via BSCW. Det er således ikke et system, der er beregnet til fælles arbejde på samme dokument, da det kun håndterer hele filer. BSCW er et samarbejdssystem, som på baggrund af web-teknologien søger at understøtte samarbejde og videndeling. Skaberne af BSCW siger: The intention is to extend the basic Web architecture with mechanisms to support cooperation and information sharing [ ] [Bentley & Horstmann & Trevor, 1997, s. 121] Web-teknologien muliggør et distribueret system, hvor alle brugerne har adgang til filer/dokumenter (der ligger på en BSCW-server) hvor som helst og når som helst, så længe de har adgang til Internettet og en browser. Via en browser kan de tilgå BSCW-serveren, hvor deres filer og dokumenter ligger; se Figur 2. BSCW er tænkt til at støtte koordinering og organisering af samarbejde i distribuerede arbejdsgrupper og netværk; f.eks. praksisfællesskaber. 6 http://www.bscw.de/index_en.html [Bentley, Horstmann, Trevor 1997] 7 Blandt disse funktioner er bl.a. en onlinefunktion, hvor man kan se andre brugere der er online på BSCW. Funktionen var dog utilstrækkelig og problematisk at bruge, så den er nu fjernet fra systemet. 8 Med parallelt arbejde mener vi, at projektet deles op i mindre dele, og hver person eller undergruppe arbejder på hver deres del på samme tid. [Noël & Robert, 2004, s. 65] 10
Figur 2: Aspekter af BSCW 9 BSCW er opbygget omkring en hierarkisk mappestruktur, som består af mapper med filer og undermapper, der igen består af filer og undermapper etc. I Figur 3 ses en mappe med undermapper og et dokument. Brugeren opretter selv mapperne og bestemmer dermed selv den hierarkiske struktur. En mappe kan deles med andre brugere, og i denne mappe kan brugerne uploade og downloade forskellige slags filer såsom dokumenter, billeder, lyd m.fl. Det er muligt at flytte, kopiere og slette mapper samt tilføje noter til mapper og dokumenter. I BSCW kan brugeren selv definere, hvor mange funktioner, han/hun ønsker at bruge. Brugeren er pr. default defineret som normal user, hvilket vil sige, at brugeren har adgang til de mest banale og benyttede funktioner i BSCW. Brugeren kan derefter vælge at definere sig selv som extended user eller full user og dermed forøge de tilgængelige funktioner. Den person, der opretter mappen, får titlen som manager. Alle kan invitere andre til mappen (eller dele af den), men det er kun manageren, der kan tildele roller til de andre medlemmer af mappen og på denne måde bestemme, hvilke rettigheder de har til mappen. Der er foruddefinerede roller i BSCW såsom member (har rettigheder til alt undtagen rollefordeling) eller restricted member (har kun adgang til filerne i mapperne, men kan ikke ændre på dem eller diskutere mm.). Det skal for god ordens skyld pointeres, at bare fordi gruppemedlemmet har en rolle i forhold til BSCW, er det ikke sikkert, at denne har samme rolle i gruppen, når medlemmerne mødes face-to-face, f.eks. er en manager (ejeren af mappen) i BSCW ikke nødvendigvis gruppelederen. 9 Fra www.bscw.de 11
I BSCW er der endvidere mulighed for at tilføje noter og beskrivelser til filerne i mapperne, og der kan oprettes links, asynkrone diskussioner, mødeindkaldelser og en fælles og/eller personlig kalender samt sættes lås på dokumenterne. De uploadede filer kan forsynes med versionsnummer, så der er mulighed for versionsstyring ved upload af nye udgaver af filen. Den gamle version vil stadig være tilgængelig, efter en nyere version er uploadet. Det er muligt at tilføje en beskrivelse af evt. ændringer ved hver version. Disse ændringsbeskrivelser bliver dog kun vist, når brugeren vælger visning af tidligere versioner og får en samlet oversigt over versioner samt ændringer foretaget i disse. BSCW giver mulighed for at få vist lister med mappernes historik. Her kan brugeren se, hvem der har tilgået de forskellige mapper og dokumenter på hvilke tidspunkter samt hvilke handlinger, der er sket siden sidst; f.eks. om dokumentet er blevet læst eller redigeret. Dog giver BSCW kun et overblik på fil-niveau, brugeren kan ikke se, hvilke ændringer, der er lavet i filerne, men blot at noget er ændret; se evt. Figur 3. Via contents -funktionen er der mulighed for at få vist indholdet af udvalgte mapper, dvs. både undermapper samt dokumenter. Der er også mulighed for hurtigt at tage en backup af indholdet på BSCW ved at bruge archive -funktionen, som laver en zip-fil af en ønsket mappe med indhold. Ydermere er der også en papirkurvsfunktion, der opbevarer de slettede mapper/dokumenter, indtil brugeren vælger at tømme den. Der er flere funktioner tilgængelige i BSCW end de ovenfornævnte, men dem vil vi tage op hen ad vejen om nødvendigt. Samtidig vil vi uddybe nogle af de eksisterende funktioner, hvor dette er relevant. 12
Undermappe til mappen Beskrivelse af undermappe Sket ændring Læst Ændring Oprettet af Nyt Figur 3: Undermapper og funktioner i BSCW Sidst ændret Låst dokument Note til dokument Vurdering af dokument 13
3 Teori I dette afsnit vil vi redegøre nærmere for teori og brug af begreber. Vi vil komme ind på praksisfællesskaber i forhold til RUC-grupper, awareness i forhold til projektskrivning og computermedieret kommunikation til at beskrive den kommunikation, der foregår mellem gruppemedlemmerne over BSCW. Vi vil løbende relatere de 3 begreber til hinanden for at belyse sammenhængen. 3.1 Praksisfællesskaber Da vores fokus i denne rapport er RUC-grupper, er det vigtigt at opnå en forståelse af, hvordan en sådan gruppe er sammensat og fungerer. I denne forbindelse vil vi anvende brugen af begrebet communities of practice eller praksisfællesskaber på dansk, som det bliver defineret af Etienne Wenger. Han definerer det på følgende måde: a community of practice is a group of people who share an interest in a domain of human endeavor and engage in a process of collective learning that creates bonds between them [Wenger, 2001, s. 2-3]. Han stiller endvidere 3 afgørende karakteristika op for praksisfællesskaber 10 : Et praksisfællesskab er koncentreret om et fælles interesse-domæne, som medlemmerne skal have viden om, så de adskiller sig fra ikke-medlemmer. Medlemmer tager del i fælles aktiviteter, diskussioner, deler information og hjælper hinanden i forfølgelsen af deres interesse i domænet. På denne måde former de fællesskabet omkring domænet og udvikler relationer. De interagerer og lærer sammen. Praksisfællesskaber handler ikke blot om fælles interesser. For at være et praksisfællesskab, skal gruppen af individer også udvikle et fælles repertoire af ressourcer såsom erfaringer, værktøjer, historier og måder at håndtere gentagne problemer på. Medlemmerne i en RUC-gruppe har alle et fælles interesse-domæne omkring rapporten, som er gruppens mål. Wenger taler ikke selv direkte om mål i forhold til praksisfællesskaber, men interesse. Vi er af den opfattelse, at han taler om interesser, idet han generaliserer for alle typer af praksisfællesskaber, som er bygget op omkring en specifik interesse. Praksisfællesskaber kan have flere typer af mål indenfor denne interesse, og når et mål er nået, kan et nyt sættes. I forbindelse med RUC-grupper giver det for os mening at tale om mål i stedet for interesser, da en RUC-gruppe har et bestemt overordnet mål, som er at få afleveret en rapport på et bestemt tidspunkt, og når dette mål er nået, ophører dette specifikke praksisfællesskab oftest. 10 Beskrivelserne af de 3 karakteristika er frit oversat fra [Wenger, 2001, s. 2-3]. 14
Den enkeltes motivation for at indgå i en RUC-gruppe kan være forskellig som f.eks. emnet for rapporten eller selve det at få lavet rapporten, men når individerne først indgår i gruppen som en del af et fællesskab, er deres fælles mål i sidste ende den færdige rapport. Vi mener ikke nødvendigvis, at man indgår i et praksisfællesskab i det øjeblik, man er med i en gruppe på papiret, da en gruppe skal opfylde de 3 ovenstående karakteristika, førend der er tale om et praksisfællesskab. Det enkelte individ bliver dermed ikke medlem af et praksisfællesskab lige pludselig, men skal lægge et stykke arbejde i indlemningsprocessen. Vi har dog valgt at se bort fra aspektet omkring, hvornår et praksisfællesskab helt præcist starter, og forskellen på hvornår et individ bliver medlem af praksisfællesskabet. Medlemskabet opstår, når individet opfylder de 3 karakteristika for praksisfællesskaber og kan agere indenfor rammerne af praksissen, men præcist hvornår dette sker, er svært at sige. Ligesom det er flydende, hvornår et praksisfællesskab opstår, er grænsen, for hvornår man bliver medlem af praksisfællesskabet, også flydende. Medlemmerne af en RUC-gruppe opnår en specifik viden indenfor deres valgte domæne og adskiller sig på denne måde fra ikke-medlemmer. Desuden er deres rapport en fælles aktivitet, der kræver diskussioner, informationsdeling og involverer gruppens samlede ressourcer. I løbet af tiden sammen, danner RUC-grupper erfaringer og relationer. De lærer og interagerer, og problemhåndtering bliver en del af den daglige praksis. Vi mener dermed, at Wengers definition af praksisfællesskaber kan bruges til at beskrive RUC-grupper i hvert fald de grupper, vi har interviewet. Alle praksisfællesskaber er selvfølgelig ikke ens, og det gælder også for RUC-grupper. Hvert medlem af fællesskabet er samtidigt medlem af andre praksisfællesskaber [Wenger, 2001, s. 3]. Dette medfører, at hvert individ har forskellig baggrund at trække på, hvilket gør sammensætningen af individer i ethvert praksisfællesskab unikt. En gruppe kan også være forskellig på bl.a. antallet af medlemmer, kønsfordeling, teknologi-forståelse, hvor langt de er kommet i studiet, emnet de beskæftiger sig med, medlemmernes alder, interesser, baggrund og ikke mindst deres måde at arbejde sammen på. Hvis BSCW skal understøtte projektskrivning, skal der tages højde for de praksisfællesskaber, hvori projektskrivning foregår. Med andre ord skal systemet kunne tilpasse flere behov. For at være medlem af et praksisfællesskab skal individet besidde visse kompetencer. Her mener Wenger ikke kun personlige kompetencer som f.eks. evnen til at udføre bestemte handlinger, besiddelsen af en bestemt viden eller information, men også om kompetencer i forhold til fællesskabet. Disse kompetencer drejer sig bl.a. ifølge Wenger om evnen til at skabe forbindelse til og inddrage de andre medlemmer i fællesskabet for dermed at kunne reagere i forhold til deres handlinger. Det drejer sig om at være involveret i det fælles projekt og forstå det godt nok til at 15
kunne bidrage til den fortsatte forhandling af det og opnåelsen af målet. Samtidig drejer det sig om evnen til at forhandle sig frem til et meningsfyldt indhold i f.eks. en rapport eller en handling på baggrund af deltagelse i og historisk viden om praksisfællesskabet. [Wenger, 1998, s. 136-137] Indenfor praksisfællesskabet kræves et vist niveau af tilhørsforhold, for at det enkelte medlem kan fungere i fællesskabet, og dermed at fællesskabet kan fungere. Endvidere kræver opretholdelsen af et praksisfællesskab aktiv involvering, koordinering af energi og aktiviteter samt at være i stand til at danne overblik over og forstå aktiviteter over tid og sted [Wenger, 1998, s. 173-174]. Dette er også med til at etablere en bevidsthed omkring hinandens position i gruppen, såsom: who knows what, who is good at what, who is cool, who is funny, who is friendly, who is central, who is peripheral [Wenger, 1998, s. 150]. Med andre ord etableres der roller indenfor fællesskabet. Wenger taler endvidere om engagement og alignment, som er to tilstande, der skal være opfyldt for, at et medlem kan tilhøre et praksisfællesskab. I denne forbindelse taler han også om imagination, hvilket handler om medlemmernes forestillingsevne til at skabe billeder af verden og til at se sammenhænge udfra erfaringer[wenger, 1998, s. 173-176]. Vi vil ikke beskæftige os videre med imagination, da vi ikke mener, det har betydning for vores projekt. Vi fokuserer derfor på engagement, som er den gensidige meningsdannelse, som opstår i de forhandlinger, der er med til at forme et praksisfællesskab samt alignment, som er koordineringen af aktiviteter og perspektiver, der skal til for at opnå det fælles mål. Alignment kræver fælles artefakter og fikspunkter, som kan være omdrejningspunkt for koordineringen af aktiviteter. Mere konkret kræver det mulighed og rum for at kommunikere formål, behov, metoder og kriterier samt en støtte og deltagelse fra medlemmerne i denne koordinering [Wenger, 1998, s. 186-187]. Ligeledes kræver engagement mulighed for interaktion medlemmerne af praksisfællesskabet imellem. For at skabe mening med praksissen i fællesskabet, kræver det fuld tilgang til sproget(diskursen), symboler, værktøjer, dokumenter og lignende. Meningsdannelsen påvirkes af, hvordan det er muligt at præsentere, eksplicitere og kommunikere artefakter, symboler og dokumenter medlemmerne imellem [Wenger, 1998, s. 184]. I et praksisfællesskab indgår medlemmerne i et gensidigt engagement 11, og de lærer at interagere indbyrdes. De får en idé om, hvordan de skal behandle hinanden, og hvordan de skal arbejde sammen [Wenger, 1998, s. 152]. Det er dette gensidige engagement 12 og den historiske kontekst, 11 Her bruges ordet i den danske betydning 12 Her bruges ordet i den danske betydning 16
der giver mening til det, de gør (deres praksis), dvs. her tales ikke blot om praksis, men om social praksis. Der er både eksplicitte og implicitte aspekter af social praksis. De eksplicitte kan være sprog, dokumenter, retningslinier og veldefinerede roller. Flere af aspekterne er usagte og kun implicit tilgængelige for medlemmerne. Kender individet til disse, er det med til at definere ham/hende som medlem. De implicitte aspekter er usagte regler og konventioner, fornemmelser, skjulte relationer, underliggende antagelser, delt verdenssyn etc.[wenger, 1998, s. 47]. Det tager tid at opnå dette fælles kendskab og forståelse for det usagte. For at være sikker på at alle medlemmer har samme forståelse og ikke pludselig divergerende antagelser om mål, gruppenorm etc., er det vigtigt, at det betydningsfulde ekspliciteres og ikke lades usagt [Wenger, 1998, s. 65]. Jo mere formaliseret proceduren omkring vedtagelsen af retningslinier, forventninger og ansvarsfordeling er, jo større er chancen for et succesfuldt samarbejde [Olson & Olson, 2000, s. 163]. Indenfor den sociale praksis er der endvidere nogle overordnede, ofte implicitte, regler for interaktionen. Alle medlemmer har en fornemmelse af, hvor de befinder sig, samt hvad der er relevant og meningsfyldt at gøre i netop den situation, de befinder sig i. De har samtidig en forventning om, at de andre medlemmer opfører sig på en normal måde, samt de forventer, at hvad de har forhandlet sig frem til og vedtaget i fortiden, huskes og efterkommes i fremtiden [Berg Sørensen, 1988, s. 103]. Disse regler er helt overordnede sociale regler for enhver interaktion mellem flere individer og anvendes ikke blot om praksisfællesskaber. Generelt gælder ifølge Torben Berg Sørensen, at individet og interaktionen er styret af en ydre struktur eller et ydre regelsæt [Berg Sørensen, 1988, s. 84]. Det skal dog tages in mente, at regler skal betragtes som guidende og forventningsregulerende, og ikke som endegyldigt bestemmende. Med forventningsregulerende menes, at individet regner med, at et bestemt sæt af regler vil blive benyttet, men dette behøver ikke nødvendigvis være tilfældet i virkeligheden [Berg Sørensen, 1988, s. 84]. 3.2 Awareness Awareness er en vigtig faktor i forbindelse med projektskrivning, da det er en nødvendighed for at kunne koordinere gruppearbejde. Understøttelse af awareness er derfor med til at lette samarbejdet og vigtig for organiseringen af dette [Shiozawa, Okada, Matsushita, 1999, s. 71]. Awareness har indflydelse på mange aspekter af projektskrivning og er altafgørende for succes. I dette projekt har vi valgt at benytte det engelske begreb awareness i stedet for en oversættelse, da vi ikke umiddelbart finder nogle danske ord, der dækker over samme mening og indhold, som begrebet awareness gør. Begrebet awareness er med tiden blevet noget udvandet og kan tillæg- 17
ges flere betydninger [Schmidt, 2002, s. 285-289]. Vi vil i dette afsnit præcisere, hvad vi forstår ved awareness. For at gøre det, vil vi læne os op af Paul Dourish og Victoria Bellotti. De definerer awareness som an understanding of the activities of others, which provides a context for your own activity [Dourish & Bellotti, 1992, s. 107]. Bevidstheden om konteksten er med til at sikre, at det individuelle bidrag er relevant for hele gruppens samlede aktivitet, hvilket indbefatter viden om objektet for samarbejdet, og den måde objektet produceres på. Derfor skal både indholdet af det individuelle arbejde samt karakteren (betydningen af arbejdet i forhold til projektskrivning) af arbejdet vurderes. Vurderingen af arbejdet skal ske på baggrund af hele gruppen og dens mål. [Dourish & Bellotti, 1992, s. 107] For at præcisere awareness-begrebet er det inden for CSCW-feltet ofte blevet brugt i sammensætning med flere forskellige tillægsord f.eks. peripheral awareness, background awareness og mutual awareness [Schmidt, 2002, s. 285-289]. Inspireret af Dourish og Bellotti har vi ligeledes valgt at præcisere awareness ved at se på to aspekter af awareness; high-level og lowerlevel awareness. High-level awareness er awareness omkring karakteren (typen) af de aktiviteter, der foregår i gruppen. Denne awareness gør det muligt for deltagere at strukturere deres eget arbejde i forhold til gruppens, så der f.eks. ikke laves dobbeltarbejde 13. Awareness omkring indholdet kaldes lower-level awareness, og det forudsætter, at medlemmerne har en detaljeret viden om hinandens arbejde, hvilket gør dem i stand til at arbejde mere detaljeret med egne tekster og deres indhold, så de kan korrigere indholdet af et dokument i overensstemmelse med gruppens øvrige dokumenter og det samlede mål [Dourish & Bellotti, 1992, s. 112]. Disse to aspekter er ikke ment som to adskilte former for awareness, men en analytisk distinktion for at kunne tale mere specifikt om awareness. Grænsen mellem de to former skal ikke ses som en klar skillelinie, men som en flydende overgang. Med andre ord bringer awareness mening til ens egne aktiviteter udfra de andre gruppemedlemmers handlinger og gruppens fælles mål. Det er svært at skabe og opretholde awareness, og det er en kontinuerlig proces, der foregår gennem hele projektskrivningen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det at skabe awareness er en opgave, hvert enkelt individ må påtage sig. Det er ikke et systems opgave. Systemet kan ikke give awareness til individet, men det kan give en forudsætning ved hjælp af informationer til individet, så dette selv aktivt kan skabe awareness. Derfor når vi skriver, at noget skaber awareness, ligger det implicit, at der dannes forudsætninger for, at individet kan skabe awareness. 13 Frit oversat efter Dourish og Bellottis definition [Dourish & Bellotti, 1992, s. 112]. 18
For at opnå awareness i et dynamisk gruppearbejde er medlemmerne nødt til at orientere sig om fortid, nutid og fremtid. Forståelse af fortid, såsom hvad er der foregået, hvem har lavet hvad etc., er nødvendigt, for at kunne forstå de ændringer, der er lavet og evt. nye ting, der er kommet til. Nutid, såsom hvem laver hvad lige nu, og fremtid, såsom hvad der skal laves, er begge nødvendige elementer for at kunne koordinere opgaver. Det er dog ikke nødvendigvis sikkert, at et gruppemedlem har behov for at vide alt. Hvis f.eks. et medlem arbejder på et bestemt emne af rapporten, har han/hun måske kun behov for at vide noget om lige præcis dette specifikke emne [Haake, 1999, s. 366]. Der er flere måder at give forudsætninger for, at individet kan skabe awareness. Dourish og Belotti nævner to måder: informational og role restrictive. Informational awareness er enn infobaseret mekanisme gør det muligt for et medlem af et praksisfællesskab at holde de andre underrettede om sine aktiviteter og dermed muliggør at de andre i gruppen at skabe awareness [Dourish & Bellotti, 1992, s. 109]. Eksempelvis kan brugeren ved versioneringen i BSCW skrive, hvilke ændringer denne har foretaget i den nye version, det kan både omhandle indholdet (lowerlevel awareness), eller det kan omhandle teksten karakter, så den passer til resten af ens dokumenter (high-level awareness). En role restrictive mekanisme er en anden generel måde at tilbyde awareness på, som foregår ved tildeling af roller. Ved at tildele roller ved alle i gruppen, hvem der står for hvad, hvilket er nødvendigt for at kunne koordinere, hvem der laver hvilke opgaver. En rolle beskriver individets forhold til det fælles arbejde og til de andre deltagere. Awareness gennem rollefordeling giver kun information om karakteren af en aktivitet som f.eks. læst af reader (higher-level awareness) og ikke om indholdet (lower-level awareness) [Dourish & Bellotti, 1992, s. 109]. BSCW understøtter muligheden for at tilbyde awareness ved at tildele roller. Manageren af en mappe kan gå ind og definere og tildele roller, og til disse roller kan der knyttes forskellige rettigheder f.eks. rettigheden til at ændre eller slette et dokument. 3.2.1 Workspace awareness Et workspace, eller et fælles workspace (shared workspace), er et virtuelt rum, hvori en gruppe kan dele og udveksle information. The shared workspace is a concept from groupware systems that provides workers with a virtual space in which they execute collaborative tasks by sharing and exchanging information. [Nomura, Hayashi, Gudmundson, 1998, s. 19]. BSCW er et eksempel på et fælles workspace [Haake, 1999, s. 365]. Workspacet er med andre ord det virtuelle rum, medlemmerne af gruppen interagerer og kommunikerer i, når de interagerer via BSCW. 19
Fælles workspaces kan være svære at administrere, idet grupperne og deres aktiviteter hele tiden udvikler sig. Haake beskriver problemet på denne måde: A common problem is that the dynamic change of the workspace, due to multiple parties interacting with the workspace, makes it difficult to understand the ongoing changes, to coordinate activities with each other, and to recognize conflicts and opportunities for synergy. [Haake, 1999, s. 365]. Et samarbejde omkring et fælles workspace kan foregå synkront, asynkront og/eller parallelt. Man kan godt befinde sig flere medlemmer i et workspace på samme tid og sted og arbejde med forskellige opgaver uden at interagere med hinanden. Arbejdet bliver først synkront, idet gruppemedlemmerne interagerer med hinanden. Sidder en person med en opgave, som en anden tilgår på et andet tidspunkt, er der tale om asynkront samarbejde. [Haake, 1999, s. 366] og [Noël & Robert, 2004, s. 6] Asynkront samarbejde gør ikke arbejdet nemmere, idet man skal forstå og koordinere aktiviteterne medlemmerne imellem på tværs af tid og sted, hvilket kræver god understøttelse af awareness. Asynkront samarbejde er en ofte benyttet arbejdsform i forbindelse med projektskrivning, hvilket gør skabelsen af awareness mere kompliceret. Ved gruppearbejde people tend to divide up their labor, thus making awareness even more critical [Haake, 1999, s. 365]. Workspace awareness går ud på at skabe awareness indenfor workspace. Med andre ord skal brugerne opnå en fornemmelse af, hvem der er i workspacet, hvor de arbejder, og hvad de foretager sig [Gutwin & Greenberg, 1999, s. 243]. Workspace awareness forsøger altså at give en fornemmelse af, hvad andre i gruppen laver på det pågældende tidspunkt. Det er med til at gøre brugeren bevidst omkring sin egen rolle i forhold til gruppens og det fælles mål. Gennem workspace awareness bliver individet således bedre i stand til at tilpasse sine egne aktiviteter og ansvarsområder i forhold til gruppens fælles mål. Workspace awareness skal dog ikke kun give overblik over, hvad de andre foretager sig. Som Gutwin, Roseman og Greenberg siger: [ ] the idea of workspace awareness should cover more than just knowledge of others interactions with the workspace: it also includes knowledge of the state of the workspace and its artefacts, and of your own actions within that context [Gutwin, Roseman, Greenberg, 1996, s. 264]. Brugeren skal således også have overblik over selve workspacet, og hvad der foregår i dette. Der er forskel på, hvordan forudsætningerne for skabelsen af awareness genereres og præsenteres indenfor workspace. Inspireret af Dourish og Bellotti, har vi opstillet nedenstående tabel 1 [Dourish & Bellotti, 1992, s. 107]. 20