Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, torsdag d. 12.03.19, kl. 19.00-21.30 Tilstede: Afbud: Referat: Ib Christoffersen, Klarskov, Lise Eriksen, Bitsch, Katrine Ohlendorff, Jakob Møldrup, Henrik Andersen Christian Hjortgaard Lise Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referat godkendt 2. Sponsor Undersøgelser omkring fremtidig tøjsponsor pågår. og Lars Dissing har deltaget på møde i Rotary og præsenteret Klubben. Der arbejdes i sponsorudvalget også på at skaffe diverse sponsorer til Ungdoms DM. Sponsorudvalget bedes huske at sige tak for sæsonen til sponsorer evt. fremsendelse af holdbillede 3. Gennemgang af regnskab for perioden Budgettet er opdateret. Der er en del fonde, der skal søges. og Jakob sætter sig sammen. 4. Opfølgning på aktivitetslisten og arbejdsopgaver Listen blev løbet igennem og aktiviteterne blev opdateret. 5. Sportsligt område Dame serie 1 er rykket op i kvalifikationsrækken, hvilket er super flot tillykke. Træner kabalen er ved at falde på plads. Meldes løbende ud. Enkelt- og dobbeltårgange skal drøftes i de små årgange trænerne imellem. 6. Indsendte punkter Intet 7. Bordet rundt 8. Evt. og næste møde Næste møder: Onsdag den 3. april kl. 18:00, Klubben (snack-vært: Jakob) Mandag den 6. maj kl. 19:00, Hallen (snack-vært: )
Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde. Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 2. Detailbudget 30-09-2018: Der udarbejdes detailbudget, som gør det muligt løbende at følge op samt tilgodeser eksterne interesser 22-10-2018: Intet ny 06-11-2018:Oplæg udarbejdet 09-01-2019: Ib og udarbejder oplæg til månedligt overblik 12-03-2019: Afsluttet - lukket Ib + Lukket 5. Sponsor bemanding 30-09-2018: Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator 22-10-2018: Aktivitet i gang. Henrik undersøger med Thomas, om han kan bidrage med noget. 06-11-2018: Vi har gang i flere personer omkring eventuel involvering. 09-01-2019: Lars Dissing er nu også tiltrådt. 12-03-2019: Iab 6. Eliteklubudvikling 30-09-2018: Eventuel afholdelse i klubhuset 20. nov. 22-10-2018: Konfirmeret at det afholdes i Roskilde tirsdag den 20/11. Vi skal stille minimum 3 personer. sørger for lokaler. Der skal være forplejning til ca. 30 personer Lise ansvarlig for afvikling af arrangementet. 06-11-2018: Vi skal forberede et oplæg. Rasmus og Anders får mulighed for at supplere, inden fremsender til review. Katrine spørger sin far, Robert, om at stå for maden. Køkkennøgler hos Katrine, og Ib. 09-01-2019: Næste møde er 6. februar, hvor vi skal sikre noget forberedelse 27-01-2019: Mødet blev forberedt. følger op på, hvem der deltager. 12-03-2019: Næste gang er 26/3 i HØJ 16-19:30 7. Divisionsarrangementer Step 1 30-09-2018: Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler 22-10-2018: Aktivitet i gang. Der arbejdes på at mande op på diverse poster 22-10-2018: Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/19. 06-11-2018: Bemanding på vej. Lise kontakter Anne Birgit omkring at sidde ved indgang. 09-01-2019: Intet nyt omkring bemanding. Der skal findes en anden løsning på indhentning af nøgler efterfølgende, da vi nu igen har oplevet at nøgler ikke er blevet afleveret. 12-03-2019: I bero indtil ny sæson 8. Samtykkeerklæring billeder 30-09-2018: Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer. 22-10-2018: Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. Lise kontakter Stian. 06-11-2018: Stian undersøger. Alle Lise Lise Lise + 06-02-19 I bero
09-01-2019: Conventus er på vej med en løsning 12-03-2019: Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. Lise og kigger på det 10. Stillingsopslag Journalist Katrine 30-09-2018: Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne. 22-10-2018: Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne 06-11-2018: Får skudt oplægget afsted asap. 09-01-2019: Arbejder videre med rekruttering. Forslag om ugens fokus, hvor de enkelte trupper får ansvaret for at levere input til de sociale medier. Til det skal der udarbejdes en kort vejledning. 12-03-2019: Intet nyt 11. Døm selv dommere Jakob 30-09-2018: Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper 22-10-2018: Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. Jakob bør tage en snak med U16 og U18 drenge. 06-11-2018: Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere. 09-01-2019: Allokeringen af dommere til weekenden kører 12-03-2019: Møde forventes sat på benene efter sæsonafslutning 12. MasterClass vindermentalitet 30-09-2018: Hvem kan overtage efter Rasmus Svane? 22-10-2018: Intet nyt 06-11-2018: Intet nyt 09-01-2019: Rasmus Svane deltager lukkes derfor Lukket 13. Håndoffice 30-09-2018: Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være 22-10-2018: har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak 06-11-2018: Intet nyt afventer møde 09-01-2019: der sigtes mod at Tina overtager i marts 2019 12-03-2019: Skal allokeres til den nye sæson 14. Sport24 webshop 30-09-2018: Information til medlemmer om at der er problemer med adgang Kontakt til Susanne Svane omkring fremtidig opgave 22-10-2018: Henrik har snakket med Sport24. De er ikke klar endnu og kender ikke dato. Tilbud om Klubaften her i aften. Henrik arbejder videre omkring planlægning. Jo hurtigere des bedre. 06-11-2018: Den rigtige webshop afventer. Sport24 holder fysisk webshop i uge 45 og 46 i forretningen. Henrik kontakter Dennis i næste uge mhp opfølgning samt dato for Klubaften. 09-01-2019: Webshop er stadig på vej. 12-03-2019: Intet nyt punktet lukkes. Løses formentlig gennem den nye tøjsponsor aftale 15. Fonde 30-09-2018: Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning /Katrine Ib/Henrik Ib/Jakob/ Lukket
22-10-2018: Jakob har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen. 06-11-2018: Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes. 09-01-2019: Vi er i fuld gang. Vi har fået fra Idræt for alle. Jakob har udarbejdet oversigt med ansøgningsfrister. Vi skal have tilføjet bankerne til listen. Ib undersøger omkring mulighed for funding af køkken. 12-03-2019: Nye fonde skal søges 16. Ny hjemmeside Jakob / Ib 30-09-2018: Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet 22-10-2018: Kim er i gang. Jakob overtager tovholderrollen i stedet for Lise 06-11-2018: Der holdes møde med Kim i næste uge. 09-01-2019: Ib holder møde med Kim i morgen. Der er god fremdrift 12-03-2019: Der er meget lidt fremdrift. Kim inviteres med på næste Bestyrelsesmøde, så vi kan høre, hvor vi er, og hvad der skal til for at sikre fremdrift. Roskilde Kommune har inviteret prioriterede idrætsgrene til et inspirationsmøde den 25. april. Max. 3 deltagere fra Klubben. Jakob deltager og tager fat i Sponsorudvalget. 17. Udstyr til Kælderen Alle I bero 22-10-2018: Jakob har skaffet en kontakt en leverandør af udstyr til vægttræning. Kontaktoplysninger er givet til Anders. Med hensyn til finansiering undersøges bl.a. materialefonde. 06-11-2018: Der er afsat 15.000 til nyt udstyr. Rune er orienteret omkring dette. 09-01-2019: Vi undersøger til stadighed om vi kan skaffe flere midler. 12-03-2019: Sættes i bero 18. Klubhusansvarlig 22-10-2018: kontakter Jeannette Kagan, om hun har mulighed for at fortsætte 06-11-2018: Intet nyt. følger op. 09-01-2019: Intet nyt der skal findes en løsning 12-03-2019: Der skal ryddes op køkken fælles oprydning søndag den 17. marts. 19. Anvendelse af promotion kontoen 22-10-2018: Trænertøj og Elitecenter damer/herrer træningstøj samt spilletøj skal på promotion kontoen. følger op med Anne Munk og sørger for korrekt kontering 06-11-2018: Der skal følges op på anvendelsen af promotion kontoen. får overblik over fakturaer og kontakter Anne Munk. 09-01-2019: Der skal følges op på økonomien i de store sponsoraftaler. 12-03-2019: har udarbejdet et overblik, som der skal kigges nærmere ind i 20. Markedspladsaftaler 22-10-2018: holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven 06-11-2018: har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler. 09-01-2019: Der er gang i aktiviteterne. 12-03-2019: Ligger i regi af sponsorudvalget. Arrangementet omkring OK Benzin forventes gentaget. / Lars Dissing
21. Indretning af køkken mv i Klubhuset /Ib/ 22-10-2018: udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning 06-11-2018: har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge 09-01-2019: Tilbud indhentet. Hvis det skal blive en realitet, skal det fundes. Der søges de steder, vi kan. 12-03-2019: Ib har søgt funding på køkken. Der er søgt penge til persienner og skabe. Der skal søges til resten af indretningen. Jakob 22. Kontingentindbetalinger & Conventus 22-10-2018: og følger op 06-11-2018: og har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. og følger op igen. Lise undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus. 09-01-2019: Muligheden foreligger. Udgifterne herved skal holdes op imod fordelene. 12-03-2019: Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. 12-03-2019: Tages sammen med punkt 8. Drøftede betaling for de, der skal på efterskole. Ved at være passive har de adgang til beach, juleture etc. Lise 30-04-19 24. Tøj Partner aftale 06-11-2018: Da vores aftale udløber med Hummel i sommeren 2019, skal vi allerede nu have gang i et udvalg, der undersøger muligheder og priser. skaffer tal for tøj-forbrug. spørger Anne Munk samt i Herre og Dame truppen omkring deltagelse i udvalgt 09-01-2019:Indledende sonderinger i gang 27-01-2019: Der afholdes en del møder (Lars Dissing) 12-03-2019: Forhandlinger pågår 26. Holdbilleder til hjemmeside m.m. 06-11-2018: skriver ud til ungdomstrupperne og beder dem om at få lavet et holdbillede, som kan bruges på hjemmeside, facebook m.m. 09-01-2019: Nogle trupper har afleveret og billede er lagt på hjemmeside. følger op. 12-03-2019: De skal stadig indhentes også i forhold sponsorer. 28. Opdatering af sponsoraftale 09-01-2019: Vi skal sikre at sponsoraftalen er præcis i sin ordlyd uden at det bliver en lang kontrakt. 12-03-2019: Intet nyt. 29. DM for U16/U18 Drenge 09-01-2019: Ansøgning fremsendes 27-01-2019: Vi er blevet tildelt DM. Aktiviteter igangsættes 12-03-2019: Kører i regi af nedsat udvalg. Punktet lukkes her der informeres fremadrettet i Bestyrelsen under punktet Sportsligt område 30. Andre uofficielle DM 09-01-2019: Aktiviteter skal i gang 12-03-2019: Undersøgelser omkring hvordan, hvornår m.m. pågår. 31. Håndbold camp 2019 09-01-2019: Aktiviteter skal i gang Henrik/ /Ib 01-04- 2019 28-11-18 Lise 01-04-19 27-04-19
12-03-2019: Tim og Linda har taget ansvaret for denne. 32. Liste over sponsoraktiviteter 31-01-2019: Oversigt udarbejdes og opdateres løbende Thomas K.