KMD Elev klar til AULA - Vejledning til skolens registrering af medarbejder, elever og forældre / værger i KMD Elev.
Formål... 3 Ansvar for registrering i KMD Elev... 3 Sammenhæng mellem KMD Elev og UNI-Login / Aula... 3 1. Oprettelse af medarbejdere i KMD Elev... 4 1.1 Kontrol af medarbejderne oprettet i KMD Elev (personaleoverblikket).... 4 1.2 Kontrol af den enkelte medarbejders data er opsat korrekt... 5 1.3 Registrering af Personaletyper på skolens medarbejdere... 6 1.4 Medarbejdernes registrering på klasser (klasselærer eller fraværsregistrering)... 6 1. Klasselærer... 6 2. Øvrige lærere (fraværsregistrering)... 7 1.5 Medarbejdere med Navne- og adressebeskyttelse (alias navn)... 8 Sådan opretter du alias navn... 8 2. Oprettelse af Elever og Forældre / kontaktpersoner... 9 2.1 Oprettelse af elever på skolen, der i forvejen er indskrevet på en anden skole (låneelever)... 9 Supplerende skolekode... 9 Låneelever:... 9 2.2 Elever med Navne- og adressebeskyttelse (alias navn)... 9 2.3 Tilknytning af kontaktpersoner/værger med UNI-Login... 11 Sådan opretter du kontaktperson med adgang til Uni-login... 11 2.4 Personer uden CPR-nr. (kan ikke får Uni-login)... 11 3.0 Oprettelse af personalegrupper og administration af hold... 12 3.1 Oprettelse af personalegruppe i KMD Elev, som fremgår i AULA (team)... 12 Sådan opretter du en personalegruppe (team)... 13 3.1 Administration af hold i KMD Elev... 14 Sådan fravælger du at et hold skal medsendes til Uni-login / AULA.... 14 Sådan ændrer du et holdnavn.... 15 3.2 Fjern REST og WEB klassen fra Aula... 15 4.0 Oprettelse af SFO er (KKFO er) elever og personale... 16
Formål Denne vejlednings formål er at beskrive, hvordan skolekontoret håndterer UNI-Login for personale, elever og forældre, så skolens UNI-Login brugere dannes og vedligeholdes korrekt via elevadministrationssystemet, KMD Elev. En korrekt opretning af brugerne på skolerne sikrer, at de centrale it-systemer hænger sammen og at medarbejdere, elever og forældre/værger har adgang til relevant data i relevante systemer - bl.a. Aula, Meebook, O365, digitale læremidler, Optagelse.dk og fraværs- og karakterdata mm. Endvidere er det centralt for beskyttelsen af borgernes data, at det kun er relevante medarbejdere og ressourcepersoner, der har adgang til data om elever. Ansvar for registrering i KMD Elev Ansvaret for vedligeholdelsen af KMD Elev ligger på skolekontoret, og varetages af administrativt personale, hvilket er besluttet af områdecheferne i 2015. Det er således skolekontorets ansvar at sikre, at data om elever, forældre/værger, medarbejder og eksterne personer (fx praktikstuderende) er korrekt registeret i KMD Elev. Dette sikrer at brugere oprettes og afgrænses, når de henholdsvis begynder i og forlader skolen. Når brugerne er oprettet korrekt i KMD Elev, bliver data automatisk hver eftermiddag eksporteret til UNI-Login, så de dagen efter er tilknyttet skolen og kan tilgå digitale redskaber bl.a. Aula og Meebook. Bemærk: det er muligt at oprette brugere i UNI-Logins brugeradministration (rød cirkel), men dette er er ikke tilladt. Sammenhæng mellem KMD Elev og UNI-Login / Aula Der er en klar sammenhæng mellem KMD Elev, UNI-Login, Office365 og de digitale redskaber, der anvendes på skolerne, hvor KMD Elev hver dag omkring kl. 17. overfører data til UNI-Login. MEGET VIGTIGT: Der har tidligere været enkelte brugere, der skulle oprettes i UNI-Logins brugeradministration (ba.emu.dk), men dette er ikke længere tilfældet. Alle brugere på skolen skal vedligeholdes i KMD Elev.
1. Oprettelse af medarbejdere i KMD Elev Selve beskrivelsen af hvordan man opretter medarbejdere i KMD Elev fremgår af vejledningen i selve KMD elevsystemet, og hvis der er tvivl, kan man kontakte KMD s support på 44602189. Dette afsnit beskriver retningslinjerne for at oprette medarbejdere, så de kun har adgang til de relevante data. 1.1 Kontrol af medarbejderne oprettet i KMD Elev (personaleoverblikket). I KMD Elev er det muligt at oprette alle borgere som personale. Det er således også muligt at oprette medarbejdere, der ikke er ansat fx praktikstuderende. Desuden er det muligt at medarbejdere, der er fratrådt stadig, har adgang til systemerne, fordi de ikke er blevet afgrænset i KMD Elev. Det er vigtigt, at der løbende er kontrol af skolens personale i KMD Elev. Der er derfor lavet en integration af data fra lønsystemet, så det fremgår hvorvidt medarbejderne registeret i KMD Elev er ansat på skolen eller i kommunen. Hvis medarbejderen er markeret med: rød, betyder det at medarbejderen ikke er ansat i kommunen eller på skolen, hvorfor skolekontoret skal slette denne bruger omgående, med mindre der er tale om personer der skal have adgang i midlertidige perioder (fx praktikanter) gul, betyder det at medarbejderen ikke er ansat på skolen, men et andet sted i kommunen. Dette vil i mange tilfælde være korrekt ved bl.a. sundhedsplejersker, tandlæger og UU-vejledere, men vil i andre tilfælde ikke være korrekt ved fx lærere, der har fået job på en anden skole. Lyseblå, betyder det at alt er fint og at medarbejderen er ansat på skolen. Mørkeblå, Personalet har været ansat på skolen tidligere i indeværende skoleår, eller er ansat frem i tiden. (personalet forsvinder fra overblikket, når skoleåret afslutter) Hvis en person stopper på skolen og i kommunen (og fjernes fra KKorg), vil personen automatisk blive afgrænset i KMD Elev og skifte til lyseblå. I højre side af personaleoverblikket fremgår det også via flueben om medarbejderen er ansat i kommunen, ansat på skolen, samt om medarbejderen har adgang til ressourcecenteret (det udvidede fraværsmodul). Læs evt. KMD vejledningen: Vejledning til indlæsning af data fra KKorg.
1.2 Kontrol af den enkelte medarbejders data er opsat korrekt Som noget nyt, henter KMD Elev data ind fra lønsystemet, så det fremgår om medarbejderen rent faktisk er ansat i kommunen og herudover indlæses en række andre data også automatisk. Nedenstående data opdateres automatisk: 1. Fratrædelsesdato 2. Stilling 3. Ansat på skolen 4. Ansat i kommunen Dette betyder, at hvis medarbejderen er ansat i skolen, så opdateres nedenstående data (markeret med rød). Da medarbejderoplysninger vedligeholdes via CPR-registeret, er der reelt ganske få datafelter på den enkelte ansatte, der skal vedligeholdes af skolens kontor. Data fra cpr- opdateres, dog kun når man trykker på opdater fra P-data. Følgende data om medarbejderen vedligeholdes af skolekontoret Telefonnummer: Her registreres medarbejderens arbejdstelefonnummer. E-mail: Her registreres medarbejderens arbejdsmail. Mobilnummer: Her kan medarbejderens private mobilnummer eller arbejdsmobilnummer angives. Personaletype: medarbejderens personaletype registreres ud fra vejledningen i næste afsnit. Overføres til brugeradministration (UNI-Login): Her skal der altid være flueben for ansatte medarbejdere, hvilket sættes automatisk. Hvis der ikke er flueben, så oprettes medarbejderen ikke i UNI- Login.
Adgang til Ressourcecenter: ledelsesudvalgte medarbejdere skal have adgang til ressourcecenteret, hvor der gives adgang til data på elever med opmærksomhedskrævende eller bekymrende fravær. Bemærk: det er kun ansatte og ledelsesudvalgte personer, der kan få sat flueben og dermed få adgang til ressourcecenteret. 1.3 Registrering af Personaletyper på skolens medarbejdere Skolens personaletyper medsendes til UNI-Login, og angiver hvilken rolle medarbejderen har. Nedenstående oversigt viser, hvordan forskellige stillingsbetegnelser skal registeret ift. de 7 personaletyper (Lærer, TAP, Pædagog, Leder, Ledelse, Vikar og Konsulent). Lærer Teknisk administrativt personale Pædagog Leder Lærer Andre lærer-lignende funktioner Skolesekretær Teknisk personale Rengøringspersonale Andet administrativt personale Skolepædagog (FSR-pædagog) Inklusionspædagog Klasseassistent Andre pædagog-lignende funktioner Inklusionspædagog Skoleleder Vikar Ledelse Konsulent Lærervikar Lærerpraktikant Praktikant i børnehaveklassen Administrativ leder Teknisk ejendomsleder Pædagogisk afdelingsleder o. lign. Administrativ leder Souschef U&U vejleder Tandplejen Sundhedsplejen Skolepsykolog Skolesocialrådgiver (sof) Tale/hørelære Talepædagog Eksterne konsulenter Bemærk: Hvis medarbejderen ikke er ansat, så er KMD Elev opsat således at medarbejderen alene kan registres som Vikar eller Konsulent. 1.4 Medarbejdernes registrering på klasser (klasselærer eller fraværsregistrering) Medarbejderne kan blive tilknyttet klasser og hold, men det er vigtigt at dette kan ske på 2 niveauer, henholdsvis Klasselærer og Øvrige lærere, der kan registrere fravær. 1. Klasselærer (grøn cirkel): Som klasselærer er man tilknyttet klassen, og kan registrere fravær på klassen. Endvidere er klasselæreren oprettet, så man kan kommunikere med klassen og dennes forældre, samt se
personfølsomme og fortrolige oplysninger om eleverne i denne klasse i Aula, Meebook, Office365 og Uddannelsesvejledningssystemet. Det skal således kun være de få lærere, der underviser klassen, som registreres som klasselærer. 2. Øvrige lærere (fraværsregistrering) (rød cirkel): Som Øvrig lærer få man alene adgang til at kunne registrere fravær for klassen / holdet. Her kan man godt registrere mange medarbejdere, hvis det giver mening, fordi skolens lærere vikarierer for hinanden, og derfor kan registrere fravær på flere klasser/ hold. MEGET VIGTIGT: Der har været en tendens til at skolerne registrere alle skolens lærerne som Klasselærere. Dette er et sikkerhedsproblem ift. beskyttelsen af borgernes data, fordi det giver medarbejderne adgang til alt for meget elevdata, som ikke er relevant for den enkelte medarbejders arbejde. Endvidere har det gjort, at bl.a. Office 365 ikke fungerer optimalt. Skolerne har ofte gjort dette, fordi skolerne ønskede at alle lærere skal kunne fraværsregistrere på alle klasser. Hvis dette er tilfælde, skal skolerne bare oprette medarbejderne som øvrige lærere i stedet for klasselærere.
1.5 Medarbejdere med Navne- og adressebeskyttelse (alias navn) Hvis en medarbejder har navne- og adressebeskyttelse, medsendes medarbejderens navn og adressedata ikke til leverandørerne. Konsekvensen er, at når medarbejderen logger ind i digitale løsninger fx Aula, så fremgår medarbejderens navn ikke, men der står alene FE. Der kan være god grund til at have navne- og adressebeskyttelse, men ofte er situationen den, at medarbejderen alene er interesseret i adressebeskyttelse. Sådan opretter du alias navn 1. Hvis medarbejderen ønsker at få sit navn eller et alias vist, så kan det gøres ved at trykke på aliasknappen. Bemærk: alias knappen er kun synlig, hvis medarbejderen har navne- og adressebeskytte. 2. Herefter kan F og E, erstattes af det ønskede fornavn og efternavn, hvorefter det valgte alias (dagen efter) vil blive vist i alle digitale løsninger. MEGET VIGTIGT: Indtastning af alias skal alene ske, hvis der er samtykke fra medarbejderen.
2. Oprettelse af Elever og Forældre / kontaktpersoner Alle skolens elever skal indskrives på skolen og tilknyttes klasse/hold, hvorved de oprettes i UNI-Login. Elevernes forældre oprettes og tilknyttes automatisk i samme proces til eleven, hvis de har forældremyndighed og/eller bor sammen med barnet. Der kan være situationer, hvor eleven skal tilknyttes til flere skoler og dermed have adgang til UNI-Login for flere skoler. Ligeledes kan der være situationer, hvor kontaktpersoner/værger skal oprettes og tilknyttes barnet i UNI- Login. Oprettelsen af disse brugere beskrives nedenfor, sammen med beskrivelsen af alias navn. 2.1 Oprettelse af elever på skolen, der i forvejen er indskrevet på en anden skole (låneelever) Der er i sjældne tilfælde enkelte elever, der undtagelsesvist skal være tilknyttet andre skoler, end den elev er indskrevet på. Disse elever skal oprettes via supplerende skolekode eller som låneelever. Supplerende skolekode: Hvis eleven går på en kommunal skole, og skal eleven tilknyttes via Supplerende skolekode (jf. vejledning på opgaveportalen). Eksempler: Elever, der går i modtagelsestilbud, men et par dage om ugen er på deres kommende skole. Hjemmeunderviste elever, hvor skolen vurderer, at de skal have adgang til skolens digitale læremidler. Låneelever: Hvis eleven går på en privat skole, skal eleven tilknyttes skolen via Låneelev (jf. vejledningen på opgaveportalen). Eksempel: Elever i privat dagbehandling, der skal til Folkeskolens Afgangsprøve. 2.2 Elever med Navne- og adressebeskyttelse (alias navn) Hvis en elev har navne- og adressebeskyttelse, medsendes elevens navne og adressedata ikke til leverandørerne. Konsekvensen er, at når eleven logger ind i digitale løsninger fx Aula, så fremgår elevens navn ikke, men der står alene FE (fx FE245312). Der kan være god grund til at have navne- og adressebeskyttelse, men ofte er situationen den, at eleven alene er interesseret i adressebeskyttelse. 1. Hvis elevens forældre ønsker at få elevens navne eller et alias vist, så kan det gøres ved at trykke på alias knappen
2. Herefter kan F og E, erstattes af det ønskede fornavn og efternavn, hvorefter det valgte alias (dagen efter) vil blive vist i alle digitale løsninger. MEGET VIGTIGT: Indtastning af alias for elever skal alene ske, hvis der er samtykke fra forældrene.
2.3 Tilknytning af kontaktpersoner/værger med UNI-Login Når eleven begynder på skolen, bliver forældremyndighedsindehaverne/samboende forældre automatisk oprettet med UNI-Login, så de kan tilgå data og kommunikation omkring barnet. Der kan ligeledes tilknyttes kontaktpersoner/værger til eleven, hvor kontaktpersonerne kan tilknyttes eleven som hhv. kontaktperson og kontaktperson med UNI-Login Kontaktperson: Dette er en kontaktperson, som kan hente barnet på skolen eller som man kan ringe til. Kontaktperson med UNI-Login: Dette giver kontaktpersonen/værgen et UNI-Login tilknyttet barnet og dermed adgang til at kunne kommunikere og se data om et barn på fx AULA eller i Meebook. Sådan opretter du kontaktperson med adgang til Uni-login Hvis en kontaktperson skal oprettes med adgang til UNI-Login kræver det, at kontaktpersonen er oprettet i KMD Elev med CPR-nr., samt at der er sat flueben udfor feltet Overført til brugeradm. (se nedenfor). Desuden kan man sætte adgangsniveauet, hvis kontaktpersonen skal have adgang til fortrolige data om eleven. MEGET VIGTIGT: Papforældre og værger har i udgangspunkt ikke adgang til elevens data. Dette får de først, når skolen opretter dem. Skolen skal kun oprette kontaktpersoner, hvis de har samtykke fra forældrene. Værger kan oprettes, hvis det er besluttet og der foreligger er en sag i kommunen. 2.4 Personer uden CPR-nr. (kan ikke får Uni-login) I regi af BPI-projektet er der pt. udfordringer med borgere uden CPR-nr. (fx svenskere), som ikke kan få et unilogin, og dermed ikke komme på AULA. Der kigges pt. på en nationalløsning.
3.0 Oprettelse af personalegrupper og administration af hold Fra KMD er det muligt at administrere og oprette en række grupper i AULA. Det er centralt at forstå sammenhænget mellem KMD Elevs gruppe, og hvordan det slår igennem i AULA. Nedenfor fremgår sammenhæng mellem KMD Elev og AULA s gruppetermer: KMD Elev (termer) AULA (termer) Klasse Hovedgruppe Hold Hold Gruppe (kun personale) Team @SFO (Bemærk: kun Skoler med KKFO) SFO 3.1 Oprettelse af personalegruppe i KMD Elev, som fremgår i AULA (team). Som skole kan du oprette medarbejdergrupper i KMD Elev, som slår igennem i AULA. Dette kan fx være hvis skolen ønsker at oprette PLC, Pedelteam, ledergruppen Inklusionsteam mv. Når skolen opretter en sådan gruppe, så vil den fremgå i AULA fremgå som et team og være låst. Gruppen kan altså kun vedligeholdes via KMD Elev, hvorfor skolen skal overveje om central styring på disse grupper er ønskeligt. Alternativt kan gruppen oprettes som en gruppe i AULA, hvor brugerne kan tilmelde sig direkte eller anmode om tilmelding.
Sådan opretter du en personalegruppe (team) 1. Du trykker på knappen Grupper, og herefter Opret gruppe 2. Herefter vælger du en periode, hvilket er sat til resten af skoleåret, men du kan vælge mindre, og giver gruppen et navn fx Ledelsesgruppen. Efterfølgende markerer du om gruppen skal fremskrives, når der skiftes skole år, samt markere om gruppen skal medtages i Brugeradministration (UNI-login) (Vigtig: dette flueben gør at data sendes til AULA). Herefter trykkes Gem. 3. Herefter markerer man gruppen, vælger fanebladet Tilmeldinger og tilkn. personale.
4. Du kan markere medarbejder og tilknytte dem gruppen, når medarbejderne er tilknyttet, så trykker du OK gruppen. 5. Herefter fremgår medarbejderne under tilmeldinger. Gruppe og tilmeldte medarbejdere vil næste dag være overført til Uni-login og fremgå i AULA. Man kan altid efterfølgende tilføjes yderligere medarbejdere. I Aula fremstår gruppen som et Team. 3.1 Administration af hold i KMD Elev Som skole har du en række hold i KMD Elev, men det er ikke altid meningsgivende at disse hold skal være synlige i AULA, ligesom holdnavne ikke altid er lige meningsgivende. Nedenfor gennemgår det hvordan du fravælger at hold skal overføres til AULA, og hvordan du ændre holdnavne. Sådan fravælger du at et hold skal medsendes til Uni-login / AULA. Hvis et hold ikke skal medsendes til AULA, så sætter du et flueben i ikke til Aula
Sådan ændrer du et holdnavn. Hvis du ønsker at ændre holdnavn på et hold, så skriver du det ønskede hold i feltet Holdbetegnelse til Aula. Du kan altid ændre det tilbage ved at trykke på pilen. 3.2 Fjern REST og WEB klassen fra Aula En række klasser er ikke relevant at vise på AULA, hvilket gælder for REST og WEB klassen. Disse to klasser kan fjernes ved markere Ikke til AULA, når man er inde på AULA.
4.0 Oprettelse af SFO er (KKFO er) elever og personale For alle de skoler, der har en KKFO tilknyttet skolen, så er KKFO en en del af skolens AULA. Både elever og personale på KKFO en skal derfor oprettes i KMD Elev og tilknyttes SFO-gruppen. Alle SFO-børn bliver automatisk oprettet i SFO-gruppen fx SFO Musen, hvilket også gælder de elever, der ikke er indskrevet på skolen, men som går på en anden skole. For at koble KKFO ens personale til KKFO en, så skal alle pædagogerne tilknyttes KKFO en, hvilket sker i fanebladet Grupper og under tilmeldinger. Når dette er sket, vil både personale og elever fremgår i Aula under gruppetypen SFO, hvor KKFO en fremgår med det navn fx fritidsinstitution ved Valbyskole. Bemærk: de elever, der kommer fra andre skoler, vil blive oprettet i en hovedgruppe @SFO, der bliver synlig på AULA. Der arbejdes på at fjerne denne hovedgruppe, da det kan skabe forvirring. Før man kan SFO en bliver synlig, så skal dette oprettes centralt i BUF af KMD Elev systemejer. Skriv til Arc@kk.dk, hvis din KKFO ikke er oprettet.