Tilstede: Offentligt referat af bestyrelsesmøde i Hadsten Varmeværk A.m.b.a. d. 5.11.14. N-J Bärtel, Agna Skriver, Ole Jensen, Per N. Jensen, Kjeld Larsen, Flemming Nørgaard, Jacob Toft og Palle Laugesen. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra mødet d. 25.08.2014. 2. Forelæggelse af evt. indførsler i revisionsprotokollen. 3. Orientering fra driftschefen. 4. Endelig godkendelse af forretningsorden. 5. Mødeplan 2015. 6. Bench-Marking 2013. 7. Henvendelse fra Per Jensen og Kjeld Larsen. 8. Valg af pengeinstitutter. 9. Energibesparelser. 10. Udlejning af antennepladser. 11. Overenskomstforhold. 12. Vedtægtsændringer. 13. Planlægning af fremtidig produktionskapacitet. 14. Evt. 15. Næste møde. 1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra mødet d. 25.08.2014. 2. Forelæggelse af evt. indførsler i revisionsprotokollen. Ingen. 3. Orientering fra driftschefen. a) Tekniske nøgletal: Gennemgås på mødet. b) Likviditet / kvartalsregnskab: Gennemgås på mødet. c) Favrskov Kommune ønsker at kabellægge den vestligste ende af Vestergade i indeværende år. Der er pladsproblemer i fortovet, så man ønsker at vi omlægger vores ledning fra Vibevej og mod vest. Vi har opponeret imod det da vi er i fyringssæsonen, samt af ressourcemæssige årsager. d) Vi er i færd med at udarbejde et projektforslag for Industriområdet ved Brogårdsvej. Generelt er interessen ikke så stor som det kunne være ønskeligt, men vi har besluttet at gennemføre det alligevel. e) Vi deltog d. 25.10.2014 i Energimessen på D.j.H. Der var en pæn interesse for os, men der var ingen potentielle kunder på besøg. Det er relevant at deltage f) Eventuelle klager: Der har været klager over sodnedfald. Pga. uheldige sammenfald kørte vi røggassen uden om posefilteret i en periode på godt 2 timer tirsdag d. 21.10.14. I den forbindelse har vi betalt for nogle bilvask. - 1 -
Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen tages til efterretning idet bestyrelsen besluttede at H.V. deltager i Energimessen hvert år. 4. Mødeplan 2015. Udkast til mødeplan fremsendes separat. Mødeplanen tilrettes og godkendes. Mødeplanen blev tilrettet og godkendt. UGE DAG Aktivitet 8 Tirsdag d. 17. februar Årsregnskab 2014 samt beretning 10 Tirsdag d. 3. marts Tilretning af beretning samt oplæg generalforsamling 13 Onsdag d. 25. marts Generalforsamling 17 Torsdag d. 23. april 1.Kvartalsregnskab 25 Onsdag d. 17. juni Opfølgning 36 Tirsdag d. 1. september 2.Kvartalsregnskab 46 Onsdag d. 11. november 3.Kvartalsregnskab 51 Torsdag d. 17. december Juleafslutning Budget 2015 5. Bench-Marking 2013 Der er udarbejdet en redigeret Bench-Marking i lighed med tidligere år- se venligst vedhæftede bilag. Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med resultatet. 6. Forretningsorden. Opdateret Forretningsorden gennemgås og underskrives. Punktet er fortsat fra sidste møde. - 2 -
Forretningsordenen gennemgås og underskrives. Forretningsordenen blev gennemgået og underskrevet og ligger på bestyrelsens sider. 7. Valg af pengeinstitut. Det er på ny tid til at indhente tilbud på vores bankforretninger. Ved sidste tilbudsrunde blev det besluttet at bankforretningerne skulle fordeles på 3 pengeinstitutter for at reducere risikoen ved et eventuelt bankkrak. Beslutningen har vist sig at være relevant da der i perioden har været bankkrak og et af vores pengeinstitutter også er kommet på børsens observationsliste. Imidlertid får vi en bedre pris ved at samle bankforretningerne på et sted og det er nu også rimeligt afdækket hvilke banker der er robuste. Det kunne overvejes fremover at samle bankforretningerne i et pengeinstitut og f. eks. vælge at spørge en del af de pengeinstitutter der ligger over midten i opgørelsen af solvensprocent. Det blev besluttet at 5-7 pengeinstitutter forespørges om et tilbud. Der udvælges pengeinstitutter der ligger i den højeste ¼ af offentlig tilgængelig opgørelse over solvensdækning. Pengeinstitutterne forespørges om tilbud ud en forudsætning om enten at have den samlede bankforretning eller delt på 2. 8. Henvendelse fra Per Jensen og Kjeld Larsen Der henvises til vedhæftede mail. Henvendelsen blev drøftet og besvaret på følgende måde. 1. Hvem af personalet har en leder funktion på værket? Driftschefen. 2. Hvornår og hvem forhandler driftslederens løn? Formanden i samråd med næstformanden. - 3 -
3. Hvordan kan det være at der skal gå 2½ år inden pille kedel er i drift? Der var problemer med den formelle godkendelse af varmeplanmæssige forhold. Disse blev afklaret i maj 2013. Derpå skulle der udarbejdes en miljøgodkendelse. Favrskov Kommune besluttede ved den lejlighed at udarbejde en ny miljøgodkendelse for den samlede virksomhed. Miljøgodkendelsen blev endeligt godkendt medio juli 2014. 4. Hvor kan man finde posten i regnskabet for de ekstra omkostninger der har været i forbindelse med fyringer på værket? Omkostninger ved opsigelse kan findes under juridisk bistand. 5. Hvad mener bestyrelsen om det store beløb (kr.400.000,00) der er brugt til vikar? Det blev præciseret at der ikke var tale om et forbrug, men at der var indregnet et beløb på 400.000 kr. i budgetopfølgningen for 2. kvartal. Det samlede beløb er nu opgjort og nettoudgiften, dvs. omkostninger til vikarassistance fratrukket sygedagpengerefusion udgør ca. 85.000 kr. Det er bestyrelsens opfattelse at det har været nødvendigt at bruge vikarer. 9. Udlejning af antennepladser. Vi har fået en henvendelse fra KM-Telecom. Der henvises til vedhæftede korrespondance. Det forekommer sandsynligt at firmaets opgave er forhandle lejepriserne ned for alle positioner der er antenner på i dag og det vil så udgøre en del af beslutningsgrundlaget for hvilke positioner der skal nedlægges. Imidlertid er der nogle positioner der er nødvendige for at have en tilstrækkelig mobildækning. Det kan måske være vanskeligt for et teleselskab at forklare omverdenen at man nedlægger en position for at oprette en ny nogle få hundrede meter væk og især på baggrund af, at man ønsker at halvere den årlige leje. I forhold til vores hovedaktiviteter er det et overskueligt beløb der er tale om. Den nuværende leje er 110.153 kr. og man fremsender en ny allonge, hvor man tilbyder 45.000 kr. på dårligere vilkår. Det skal retfærdighedsvis nævnes at man telefonisk har udtrykt vilje til forhandle beløbet. KM-Telecoms fremgangsmåde forekommer at være særpræget. Det ønskes drøftet, hvorvidt vi fortsat ønsker at udleje antennepladser og under hvilke vilkår. Det blev besluttet at forsøge at forhandle en ny aftale hjem på samme niveau. 10. Energibesparelser. Energispareloven har været gældende siden 2006. På daværende tidspunkt var vores sparekrav 535 MWh/år.. Siden da er sparekravet løbende øget og vil i 2015 beløbe sig til 2.424 MWH altså mere end en 4-dobling. Priserne har bevæget sig fra omkring 200 kr./mwh til nu over 400-4 -
kr. Det er samtidig blevet væsentligt vanskeligere at finde besparelser og vurdere hvad den rigtige pris er. Dette er et generelt problem for branchen. På den baggrund har vores brancheforening stiftet Dansk Fjernvarmes Handelsselskab a.m.b.a. Selskabet skal varetage medlemmernes forpligtigelse både med hensyn til køb, kvalitetssikring, audits og indberetning af energibesparelser. De besparelser medlemmerne selv genererer, håndteres også imod en betaling af et gebyr. Et andelsbevis koster 15.000 kr. Hadsten Varmeværk indmelder sig Dansk Fjernvarmes Handelsselskab a.m.b.a. Hadsten Varmeværk indmelder sig Dansk Fjernvarmes Handelsselskab a.m.b.a. 11. Overenskomstmæssige forhold. På sidste møde blev det uden for dagsordenen foreslået, at Hadsten Varmeværk melder sig ind i en arbejdsgiverforening og tegner en overenskomst. Det blev besluttet at sætte det på som et punkt til dette møde. Jacob Toft fremsender oplæg. Det fremsendte oplæg blev gennemgået og diskuteret. Kjeld Larsen blev tilbudt at udarbejde revideret personalepolitik hvilket blev afslået, det blev derfor besluttet at Palle Laugesen og Jacob Toft fremlægger en revideret personalepolitik på bestyrelsesmødet i marts måned og personalet høres om de foreslåede ændringer. 12. Vedtægtsændringer. Vedtægterne justeres i forhold til tidligere aftalt. Oplæg fremsendes separat. Vedtægterne tilrettes og besluttes. Det fremsendte ændringsforslag blev diskuteret og følgende ændringer blev besluttet: 6.8 Skriftlig afstemning finder sted efter dirigentens bestemmelse, eller når det forlanges forud for afstemningen af mindst et andelshaver. 6.9 Afstemning til bestyrelsen foretages skriftlig. Hver andelshaver kan afgive op til 2 stemmer, dog ikke på samme bestyrelseskandidat. - 5 -
6.15 Forslag til bestyrelseskandidater der ønsker at opstille til bestyrelsen skal skriftligt være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før generalforsamlingen. Bestyrelsen er forpligtet til at undersøge om bestyrelseskandidaterne opstillingsberettiget i henhold til vedtægternes 7.4. 6.16 Kandidater offentligøres på Hadsten varmeværks hjemmeside. 7.4 Valgbar som generalforsamlingsvalgt bestyrelsesmedlem og suppleant er enhver andelshaver, som har stemmeret, og enhver person som er tegningsberettiget for tilknyttede selskaber, institutioner eller lignende, som er andelshavere og har stemmeret. Man er ikke valgbar, såfremt man ejer kapitalandele (Aktier eller anparter eller lign.)for mere end 5%, og der igennem har direkte eller indirekte indflydelse i et selskab der udfører arbejde eller leverandør til Hadsten varmeværk for et årligt beløb, der er større end bestyrelsesvederlaget for et menigt medlem. Per Jensen og Kjeld Larsen stemte imod 6.15 og 6.16. 13. Planlægning af fremtidig produktionskapacitet. Der vil blive præsenteret et diskussionsoplæg på mødet. 14. Evt. Diskussionsoplægget blev drøftet og det blev besluttet at afsætte 100.000 kr. på budgettet i 2015 til at udarbejde et beslutningsgrundlag for den fremtidige produktionskapacitet. Vi har fået tilbudt at købe planter til en Folkeskov ved Hadbjerg. Der købes træer for 5.000 kr. Palle orienterede om at der siden dagsordenens udsendelse, er kommet en henvendelse fra Saint- Gobain hvor de beder os om, at udarbejde og indsende projektforslag til Favrskov Kommune om udnyttelse af overskudsvarme fra Leca værket til Hadsten Varmeværk. Det blev aftalt at acceptere at de får det udarbejdet på vores vegne. Niels Jørgen orienterede fra formandsmødet hvor Kurt Andreassen formand for Teknik- og miljøudvalget opfordrede Hadsten Varmeværk af udarbejde projektforsalg for Selling og Hadbjerg elles ville Favrskov Kommune pålægge det i 2015. 15. Næste møde. Onsdag den 17. december 2014 Niels Jørgen Bärtel Bestyrelsesformand - 6 -
- 7 -