Silkeborg Tekniske Skole Håndbog om sygefravær 2010 1
Indhold Håndbog om sygefravær... 3 Indledning... 3 Sygemeldingen den første kontakt til arbejdspladsen... 3 Registrering af sygefravær... 4 Langvarigt fravær omsorgssamtale i 3. fraværsuge... 4 Hyppigt fravær... 5 Fastholdelsesplan... 6 Dokumentation mulighedserklæring/lægeerklæring... 6 Kommunens rolle under langvarigt fravær... 6 Bortfald af sygedagpenge... 7 Pligt til aktiv deltagelse / vægringens mulige konsekvenser for ansættelsesforholdet... 7 Opsigelse... 7 Oversigtsskema:»Sygefravær - hvem gør hvad hvornår?«... 8 2
Håndbog om sygefravær Indledning Silkeborg Tekniske Skole stræber efter at have et psykisk og fysisk arbejdsmiljø, der fremmer trivsel og arbejdsglæde og mindsker risikoen for, at arbejdet gør medarbejderne syge. Uanset arbejdsmiljø vil der altid være medarbejdere, som bliver syge af forskellige årsager. Skolens sygefraværspolitik handler om, hvad arbejdspladsen kan gøre i disse tilfælde, og politikkens intention er at hjælpe syge medarbejdere til at vende tilbage til arbejdspladsen og fastholde beskæftigelsen. Hertil anvendes forskellige virkemidler som f.eks. omsorgssamtaler, fastholdelsesplaner og mulighedserklæringer og/eller lægeerklæringer. Både ledere og medarbejdere har et ansvar for at begrænse sygefraværet mest muligt og forebygge langtidssygdom. For at leve op til det ansvar er det nødvendigt med en åben dialog om sygefravær og om eventuelle arbejdsmiljøproblemer. Skolens grundlæggende holdning til sygdom er, at skolen og en sygdomsramt medarbejder har en fælles interesse i, at medarbejderen så hurtigt som muligt bliver rask og kan fungere på så normale vilkår som muligt. Det betyder, at - skolen viser omsorg og interesse og accepterer den nødvendige fraværstid til behandling og helbredelse - medarbejderen udviser tilstrækkelig åbenhed om sin situation og er aktiv mht. at søge og opnå helbredelse Gennem den åbne dialog og inddragelse af relevante aktører kortlægges handlemulighederne, og det aftales, hvad der konkret skal gøres for sammen at skabe et forløb, der er trygt og hensigtsmæssigt. Sygefraværspolitikken vedrører både hyppige og langvarige fraværsperioder. Uanset varigheden af sygeperioden er medarbejder og leder i løbende dialog om udviklingen i sygdomsforløbet. Oversigtsskema ses nedenfor under overskriften:»sygefravær hvem gør hvad hvornår?«. Sygemeldingen den første kontakt til arbejdspladsen Enhver sygemelding skal indgives telefonisk senest ½ time før sædvanlig mødetid til nærmeste leder eller til den af brancheskolen/afdelingen udpegede ansvarlige. Lærere, der har undervisning, skal dog ringe senest 1 ½ time før mødetid, så de fornødne foranstaltninger mht. undervisningen kan iværksættes. Træffes lederen eller den af brancheskolen/afdelingen udpegede ansvarlige ikke, indgives sygemeldingen pr. mail eller SMS, hvorefter den sygemeldte ringes op af lederen eller den af brancheskolen/afdelingen udpegede ansvarlige. Ved sygemeldingen skal medarbejderen oplyse den forventede varighed. Hvis fraværet bliver længere end forventet, skal medarbejderen på ny rette telefonisk henvendelse. 3
Hvis medarbejderen ikke selv er i stand til at indgive meddelelse om sygefraværet, har pågældende ansvaret for, at meddelelsen sker via en pårørende. Snarest muligt herefter tager medarbejderen selv kontakt til sin leder. Hvis medarbejderen undlader at anmelde sygefravær, vil der være tale om ulovlig udeblivelse og lederen kan tage ansættelsesforholdet op til overvejelse. Raskmelding skal ske til lederen eller den af brancheskolen/afdelingen udpegede ansvarlige så vidt muligt dagen i forvejen. Registrering af sygefravær Lederen eller den af brancheskolen/afdelingen udpegede ansvarlige er forpligtet til at registrere alle sygemeldinger og raskmeldinger. Registreringen sker på baggrund af medarbejderens telefoniske sygemelding/raskmelding. Undervisernes fravær registreres i Flex-systemet, mens TAP ernes og ledelsens fravær registreres i afdelingens hertil indrettede Excel-regneark. Registreringer af barns sygedage, omsorgsdage og ferie sker i de samme systemer. Registreringerne danner grundlag for skolens sygefraværsstatistik. Lederen eller den af brancheskolen udpegede ansvarlige giver Administrationens HR-konsulent og lønteam besked, når et sygefravær forventes at strække sig ud over 2 uger. Herved sikres en korrekt sygefraværsproces og en rettidig orientering af bopælskommunen. Langvarigt fravær omsorgssamtale i 3. fraværsuge Forskningen viser, at langvarigt sygefravær af mere end én måneds varighed øger risikoen for medarbejderens udstødelse fra arbejdsmarkedet. Lovgivningen om sygefravær bygger derfor på intentioner om en tidlig indsats og et styrket samarbejde mellem sygemeldte medarbejdere, arbejdspladserne og kommunerne. For at styrke dialogen mellem en langtidssyg medarbejder og Silkeborg Tekniske Skole, skal lederen indkalde medarbejderen til en personlig samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Samtalen indkaldes skriftligt med nogle dages varsel og afholdes i 3. fraværsuge. I indkaldelsen orienteres medarbejderen om muligheden for at tage en bisidder med til samtalen. Giver sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke mulighed for en personlig samtale, holdes samtalen så vidt muligt telefonisk. Hvis en telefonisk samtale heller ikke er mulig, holdes der ikke en samtale. Silkeborg Tekniske Skole har ikke pligt til at indkalde til samtalen, hvis medarbejderen skal fratræde sin stilling inden 8 uger efter den første sygedag, eftersom samtalens formål er at drøfte medarbejderens tilbagevenden til arbejdet og fremtidige arbejdsmuligheder på skolen. Senest 4 uger fra første sygedag skal Silkeborg Tekniske Skole orientere bopælskommunen, om medarbejderen har deltaget i samtalen. Hvis samtalen har været afholdt, skal kommunen have oplyst, om sygefraværet forventes at vare mere end otte uger. Hvis sygdommen forventes at vare mere end 8 uger fra første 4
sygedag, skal Silkeborg Tekniske Skole oplyse kommunen, om der er mulighed for, at den sygemeldte kan genoptage arbejdet delvist på et tidspunkt i løbet af sygeforløbet. Orienteringen til kommunen sker samtidig med anmodningen om sygedagpengerefusion, og formålet med orienteringen er at give kommunen en indikation af, om den syge medarbejder har brug for en særlig indsats, f.eks. fordi der er risiko for at miste arbejdsevnen. Hvis arbejdspladsen ikke rettidigt indsender orienteringen om samtalen til kommunen, mistes retten til sygedagpengerefusion, indtil orienteringen er indsendt. På Silkeborg Tekniske Skole afholdes den lovpligtige sygefraværssamtale som en omsorgssamtale, hvor der f.eks. kan tales om: - Hvordan medarbejderen har det - Hvor medarbejderen er i sit arbejdsliv - Forhold i det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø, som påvirker sygdomsforløbet - Hvornår medarbejderen kan vende helt/delvis tilbage - Hvornår der kan trappes op i arbejdstid - Specielle skånehensyn, der skal tages i en periode, f.eks. ændrede arbejdsopgaver, hvilemuligheder, hjemmearbejde mv. - Første del af en mulighedserklæring, jfr. nærmere herom nedenfor - Fastholdelsesplan, jfr. nærmere herom nedenfor - Kontakt til skolen og kollegerne i sygeperioden - Hvordan orienteres kollegerne, og hvad må de få at vide - Hvordan følges der op på omsorgssamtalen (aftale tid for næste samtale) - Hvilke konsekvenser kan manglende handling få Der laves et referat af omsorgssamtalen, så medarbejderen og lederen får et fælles billede af, hvad der er talt om, og hvad der skal følges op på. Hyppigt fravær Lederen kan indkalde en medarbejder til en omsorgssamtale, hvis medarbejderen har et hyppigt sygefravær. Under samtalen kan der f.eks. tales om: - Hvordan medarbejderen har det - Hvor medarbejderen er i sit arbejdsliv - Forhold i det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø, som påvirker medarbejderens trivsel - Skånehensyn, der skal tages midlertidigt eller permanent, inden for ansættelsesforholdets rammer - Inddragelse af kommunen eller andre aktører mht. etablering af mere specielle støtteforanstaltninger, herunder muligheden for at opnå sygedagpenge fra første sygedag i tilfælde af kroniske lidelser, som medfører hyppigt fravær - Første del af en mulighedserklæring, jfr. nærmere herom nedenfor - Hvordan kollegerne inddrages i evt. aftaler - Hvordan der følges op på omsorgssamtalen - Hvilke konsekvenser kan manglende handling få 5
Fastholdelsesplan En langtidssyg medarbejder, som ikke forventes at vende tilbage til arbejdet inden 8 uger regnet fra første sygedag, kan anmode om at få udarbejdet en fastholdelsesplan sammen med arbejdspladsen. Planen beskriver, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende helt eller delvis tilbage til arbejdspladsen. Medarbejderen kan når som helst i sygeforløbet anmode om fastholdelsesplanen, og ledelsen vurderer, om anmodningen skal imødekommes eller afslås. Hvis der udarbejdes en fastholdelsesplan, tager medarbejderen den med til opfølgningssamtalerne hos kommunen, jfr. nærmere herom nedenfor. Dokumentation mulighedserklæring/lægeerklæring Ved kortvarigt, gentaget eller langvarigt sygefravær er dialogen mellem lederen og medarbejderen udgangspunktet for aftaler om evt. skånehensyn, men hvis der er usikkerhed om, hvilke arbejdsfunktioner medarbejderen kan varetage og/eller hvilke skånehensyn der skal tages, kan lederen bede om en mulighedserklæring. Formålet med erklæringen er at fastholde medarbejderen i arbejdet, og erklæringens fokus er derfor indrettet på de muligheder, som medarbejderen har for at udføre arbejdsfunktioner på trods af sygdommen. I vedhæftede filer ses standardattesten vedr. en mulighedserklæring med tilhørende vejledning. Første del af mulighedserklæringen udfyldes af lederen og medarbejderen i fællesskab; så vidt muligt i forbindelse med en personlig samtale. Samtalen kan holdes telefonisk, hvis medarbejderen ikke kan møde op pga. sygdommen. Medarbejderen har pligt til at medvirke til indhentelsen af mulighedserklæringen. Ved manglende deltagelse kan det få konsekvenser både for sygedagpengerefusionen og for ansættelsesforholdet. Anden del af mulighedserklæringen udfyldes af lægen på baggrund af en samtale med medarbejderen og oplysningerne i den første del af erklæringen. Denne del indeholder lægens vurdering af lederens og medarbejderens beskrivelse af funktionsnedsættelse og arbejdsmuligheder, lægens forslag til skåneinitiativer og forventet varighed af den periode, hvor arbejdet skal tilpasses helt eller delvist fravær fra arbejdet anses for påkrævet. Skolen kan forlange en traditionel lægeerklæring eller en speciallægeerklæring, som dokumentation for sygdommen, hvori fraværets forventede varighed vurderes. Lægen skal fakturere regningen for mulighedserklæringen eller lægeerklæringen til skolen EAN nr. 5798000554177. Fakturaen skal indeholde oplysninger om medarbejderens navn og cpr.nr., og om den vedrører en mulighedserklæring eller en lægeerklæring. Kommunens rolle under langvarigt fravær Kommunen skal følge langtidsfravær ved individuelle opfølgningssamtaler. 6
Første samtale afholdes inden udgangen af 8. uge regnet fra første fraværsdag. Hvis den sygemeldte har fået udarbejdet en fastholdelsesplan skal denne så vidt muligt indgå i opfølgningen. I forbindelse med samtalen tager kommunen kontakt til arbejdspladsen og indgår i en dialog om arbejdspladsens mulighed for at lade den sygemeldte vende helt eller gradvis tilbage til arbejdspladsen. Dialogen kan foregå i en rundbordssamtale, hvor alle implicerede parter er samlet. Kommunen skal ved hver samtale vurdere, om den sygemeldte er fuldt uarbejdsdygtig eller kan vende gradvist tilbage til arbejdet. Det betyder, at kommunen i forbindelse med sin opfølgning løbende skal vurdere den sygemeldtes arbejdsevne. Kommunen kan opfordre den sygemeldte til at anmode arbejdspladsen om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, hvis en sådan ikke allerede er udarbejdet. Kommunens indsats skal tilpasses den sygemeldtes forudsætninger og behov samt den sygemeldtes helbredstilstand og ressourcer. Bortfald af sygedagpenge Retten til sygedagpenge bortfalder, så længe den sygemeldte uden rimelig grund undlader at medvirke ved kommunens opfølgning, eller den sygemeldte mod lægens opfordring afviser at lade sig indlægge på sygehus eller modtage nødvendig og relevant behandling. Sygedagpengeudbetalingen genoptages, hvis betingelserne opfyldes senest 4 uger efter, at den sygemeldte er blevet underrettet om bortfaldet. Retten til sygedagpenge bortfalder helt, hvis den sygemeldte ved sin adfærd forhaler helbredelsen. Pligt til aktiv deltagelse / vægringens mulige konsekvenser for ansættelsesforholdet Medarbejderen har pligt til at fremme sin helbredelse, og medarbejderen har pligt til at samarbejde med arbejdspladsen og kommunen i opfølgningen på sygefraværet. Det kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet, hvis disse forpligtelser ikke overholdes. Hvis Silkeborg Tekniske Skole mister sygedagpengerefusion som følge af medarbejderens vægring, kan skolen modregne tabet i medarbejderens løn. Opsigelse Ved langvarigt sygefravær, som ikke indeholder noget arbejdsmæssigt perspektiv, for om eller hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen, kan det være nødvendigt at opsige medarbejderen på grund af sygdom. Dette vil altid ske efter en grundig og individuel vurdering. I forbindelse med opsigelsen sikrer skolen, at der er etableret kontakt til andre relevante instanser, navnlig til medarbejderens bopælskommune. Det afgøres konkret, om medarbejderen i forbindelse med en evt. opsigelse skal have tilbud om, at opsigelsen kan revurderes, hvis medarbejderen i løbet af opsigelsesperioden bliver så rask, at han eller hun igen kan varetage sit ansættelsesforhold på sædvanlige vilkår. 7
»Sygefravær hvem gør hvad hvornår?«hvornår Hvem Medarbejderen Lederen HR-konsulenten Lønteamet Bopælskommunen Dag 1 Medarbejderen sygemelder sig til nærmeste leder eller den af brancheskolen/afdelingen udpegede ansvarlige senest ½ time før sædvanlig mødetid (undervisere dog senest 1 ½ time før undervisning). Fraværets forventede varighed oplyses. Lederen eller den af brancheskolen/afdelingen udpegede ansvarlige sørger for, at undervisernes fravær registreres i Flex-systemet, og at alle andres fravær registreres i Excel. Dag 2 Kontakter medarbejderen, hvis sygemeldingen ikke er modtaget telefonisk. Er i løbende kontakt med den sygemeldte medarbejder 10. fraværsdag Medarbejderen er i løbende dialog med skolen om fraværet og perspektiverne for helbredelsen. Hvis fraværet varer eller forventes at vare mere end 8 uger kan medarbejderen anmode om en fastholdelsesplan. Lederen afgør, om planen skal udarbejdes. Lederen orienterer HR-konsulenten og lønteamet om, at en medarbejder har langvarigt fravær af betydning for skolens kontakt med kommunen Vejleder lederen om omsorgssamtale, socialt kapitel mv. Overfører løbende sygefraværsregistreringer fra Flex/Excel til lønsystemet herved skabes et validt grundlag for sygefraværsstatistikken. 3. fraværsuge Lederen og HR-konsulenten afholder omsorgssamtale. Medarbejderen tilbydes at have en bisidder med til samtalen. Det overvejes, om der skal indhentes mulighedserklæring eller lægeerklæring 4. fraværsuge Sender orientering om omsorgssamtalen til bopælskommunen 8. fraværsuge Sender anmodning om sygedagpenge til bopælskommunen Opfølgningssamtaler og evt. rundbordssamtaler