D E T S A M F U N D S V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Medlemmer og suppleanter i FSU M Ø D E R E F E R A T 12. DECEMBER 2013 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg PERSONALESEKTIONEN Møde afholdt: Torsdag den 12. december 2013 kl. 10.00 12.00 Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale 5.1.46. ØSTER FARIMAGSGADE 5 1353 KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF 35 32 35 46 DIR 35 32 39 75 FAX 35 32 39 32 Til stede: Fra A-siden: Carsten Strøby Jensen (CSJ), Christian Schultz, (CS), Tina Franck (TFR), Helle Samuelsen (HS), Axel Larsen og Erwin Koster Kristensen (EKK) Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Vibeke Ring (VR), Hans Jakob Kirk (HJK), Søren Hedegaard Sørensen og Lis Højgaard. Afbud fra: Troels Østergaard Sørensen, Lars Bo Kaspersen, Sanne Mendahl, Lisbeth Harms, Tine Gammeltoft, Hilda Rømer Christensen, Malene E. Clausen, Kanwal Preet og Ole Bested. I formandens fravær lededes mødet af næstformanden. cspe@samf.ku.dk www.samf.ku.dk REF: CSPE SAG: 015-0006/13-2000 Sagsnr. oplyses ved henv. Dagsorden: Ad punkt 1. Godkendelse af dagsorden På sidste FSU møde anmodede HRC om at få sat ligestilling på dagsordenen på et kommende FSU møde. Da HRC, og flere andre af B-sidens VIPrepræsentanter, var forhindret i at deltage i FSU-mødet, var der enighed om at udskyde punktet om ligestilling til næste FSU møde. Punkt 4 udgik således af dagsordenen.
Dagsordenen blev herefter godkendt. Ad punkt 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU møde den 19. september 2013 CSJ oplyste, at der nu er udpeget en arbejdsmiljørepræsentant fra medarbejdersiden på Sociologisk Institut. Den udpegede er adjunkt Kristoffer Kropp. TFR oplyste, at fakultetsbibliotekaren har opsagt sin stilling til udløb 31. december 2013. Stillingen er opslået. Ad punkt 3. Økonomi Susanne Fenger (SFE), Økonomiafdelingen, deltog i dette punkt, for så vidt angår spørgsmål til bilag 3 (Budget 2014). Fakultets- og institutoversigt (Q3 2013), Resultatoversigt 2012-14 (Q0 2014 - VT10) og Budget 2014 for SAMF var vedlagt som bilag. TFR gennemgik bilag 3.1. og 3.2. (Fakultets- og institutoversigt samt resultatoversigt). Af Fakultets- og institutoversigt fremgår det, at driftsområdet forventer et underskud på 3,2 mio. kr. i 2013. Dette er et teknisk underskud, som modsvares af et overskud i 2012 (vedrører for sent fremkomne fakturaer). Fakultetet forventer samlet et overskud på 3,8 mio. kr. Som nævnt på budgetseminaret den 21. november har SAMF en stor egenkapital, hvoraf en del skal anvendes i de kommende år. Der må derfor påregnes en betydelig aktivitet på VIP- området i 2014. Af resultatoversigten fremgår det således, at der i 2014 forventes et underskud på SAMF på ca. 15 mio. kr. Underskuddet finansieres ved træk på egenkapitalen, og midlerne anvendes hovedsageligt til ansættelser af VIP. VR spurgte om pengene også kunne bruges på andre områder, fx forbedring af læsesale? TRF bekræftede dette og bemærkede, at forbedringer på CSS også har været under overvejelse. På TAP- området kan der forekomme ansættelser, hvis det er begrundet i en stigning i aktiviteten på det aktuelle område. LH bemærkede ad fordeling af basismidlerne (side 6 i bilaget), at midlerne synes ulige fordelt i forhold til institutternes størrelse og STÅ produktion. Fx får Økonomisk Institut et større beløb i basismidler end andre institutter. Hun efterlyste en forklaring på dette. SFE oplyste, at basismidlerne fordeles efter samme model som i 2013. TFR bemærkede, at en af forklaringerne på den tilsyneladende skæve fordeling af basismidlerne er, at der ligger forskellige forpligtelser på de enkelte institutter. Således har Økonomi forpligtelse til et forholdsvist større optag af ph.d.er, ligesom Psykologi har en særstatus på grund af klinikken. CS bemærkede, at Økonomisk Institut SIDE 2 AF 7
bruger ca. 7 mio. årligt, alene på ph.d.- studerende. LH tog forklaringen til efterretning, men bemærkede, at hun ikke er enig i fordelingen. TFR orienterede om den økonomiske situation på NIAS, som er finansieret af midler fra Nordisk Ministerråd og KU midler. Nordisk Ministerråd har meddelt, at tilskuddet til NIAS fra Nordisk Ministerråd vil blive beskåret med 1 mio. kroner om året fra 2014 og frem. Det kan ikke udelukkes, at besparelserne vil få personalemæssige konsekvenser. Processen med at finde områder, hvor det er mest hensigtsmæssigt at spare, er sat i gang. Det vil være naturligt at spare på de områder, der retter sig mod de nordiske partnere. LSU på statskundskab er orienteret. SIDE 3 AF 7 Ad punkt 4. Ligestilling (status for handlingsplaner på SAMF og KU) Punktet udgik og blev udskudt til næste FSU møde, jf. ovenfor under punkt 1. Ad punkt 5. Høring vedrørende KU s rapport om brug af engelsk som administrativt sprog Høringsbrev, Rapport og handleplan samt bilag (dansk) samt Rapport og handleplan (på engelsk) var vedlagt som bilag. Peter Rovsing Hald (PRO), ledelsessekretariatet, deltog i dette punkt. PRO orienterede om baggrunden for høringen og om processen. Rapporten er sendt i høring i FSU, Akademisk Råd og på institutterne med en høringsfrist den 10. januar 2014 (fristen er senere rykket til 31. januar 2014). De indkomne høringssvar vil blive drøftet på et FLT-møde den 16. januar 2014. I høringsbrevet er FSU blevet bedt om at forholde sig til en række spørgsmål. HS oplyste, at rapporten har været drøftet i personalekompetenceudvalget. Her blev der peget på, at man fandt det problematisk, at en hel del information fra KU s øverste niveau blev udsendt på dansk. Der blev desuden peget på, at KU stadig skal opfordre de udenlandske medarbejdere til at lære dansk, og at det især kan være et problem i forhold til varetagelse af undervisningen på bachelorniveau, hvis der ikke er dansksprogede undervisere. Samtidig påpegede HS, at det, at der i stigende grad forventes at blive talt engelsk, er et vilkår ved øget internationalisering. AL bemærkede, at han oplever, at det går meget langsommere at skrive på engelsk, selvom han er vant til at skrive artikler mv. på engelsk. Der er tale om et ekstra Work load. Rapporten tager ikke højde for dette generelle aspekt.
CSJ tilsluttede sig, at det vil kræve ekstra ressourcer ikke blot til kompetenceudvikling, og at dette bør indgå i overvejelserne. AM bemærkede, at det vil være alt for ressourcekrævende, hvis hvert institut skulle oversætte alle tekster. Ressourcerne bør derfor primært afsættes centralt, især til opgaver som gælder for hele KU. PRO bemærkede, at rapporten opfordrede til, at man indtænkte sprogaspektet i al kommunikation, hvilket vil sige, at man i hvert enkelt tilfælde skal tænke målgruppe(r) - er det relevant også for ikke-dansk talende medarbejdere/studerende - og dermed forholde sig til, om alt skal oversættes, eller om formidling kan ske på en anden måde. TFR bemærkede, at der på fakultetssekretariatet er en sprogkyndig i hver afdeling, som kan oversætte og hjælpe med de rigtige formuleringer. TFR orienterede om TAP dagen den 28. november, hvor emnet var internationalisering. I arrangementet deltog to medarbejdere fra CIP, som fortalte om deres erfaringer som udlændinge på KU. De fortalte bl.a. at de foretrækker, at deres kollegaer taler dansk til dem. Læren af dette kunne være, at vi skal vænne os til at tale to sprog. HS bemærkede, at det er et vilkår i forbindelse med internationalisering, at vi må tale et fremmed sprog. Rapporten tager højde for at forvaltningssproget i Danmark er dansk, og det kan fx løses med summaries, fremfor at oversætte hele tekster. LH oplyste, at det akademiske sprog på statskundskab stort set er engelsk. Hun havde bemærket, at diskussionslysten på de kollegiale møder var svækket efter indførelsen af dette. Det kunne være et sprogligt problem, som kunne løses ved, at man lokalt fandt de løsninger, der passede bedst det pågældende sted og i den pågældende situation, f.eks. ved at man lod den enkelte udtrykke sig på det sprog, vedkommende var mest tryg ved, jf. også forslag i rapporten. AM gav et eksempel på, at han havde valgt at foretage et oplæg om tillidsmandsinstitutionen på dansk, ud fra den betragtning at hverken udlændinge eller danskere ville kunne forstå oplægget, hvis det blev holdt på engelsk. Han pointe var, at der skulle være plads til, at nogen kommunikation, herunder samtaler, oplæg mv., kunne foretages på dansk, fordi det på grund af kulturforskelle eller lignende, fungerede bedre på dansk. AM pegede på den i rapporten oversete problematik omkring manglende sprogligt niveau ift. engelsk hos nogle af de tilrejsende (studerende og forskere). Desuden var AM skeptisk overfor et decideret krav om, at udenlandske medarbejdere fulgte danskkurser, hvis der ikke blev medtænkt tidsressourcer til dette i deres arbejdstid SIDE 4 AF 7
CS bemærkede, at vi skylder vores udenlandske medarbejdere, at de føler sig velkomne på KU. De forventer ikke, at vi taler perfekt engelsk. Institutterne kan melde yderligere kommentarer ind til PRO (pro@samf.ku.dk) indtil den 10. januar 2014 (fristen er senere rykket til 31. januar 2014). Der vil blive udarbejdet et udkast til høringssvar for hele SAMF. SIDE 5 AF 7 Ad punkt 6. Udbud af rengøring. Tids- og handlingsplan for EU udbud af rengøringsservice var vedlagt som bilag. EKK oplyste, at udbuddet af rengøringen er lovpligtigt. Udbuddet foretages både på CSC og i Indre By. Ledelsen på CSC har varslet opsigelse af den pause, som servicemedarbejderne har, som ikke er overenskomstmæssig (kutymebaseret). I mødet deltog repræsentanten for servicemedarbejderne, Kanwal Preet og Ole Bested. Ledelsen har fundet det nødvendigt for at kunne vinde rengøringsudbuddet. På forespørgsel oplyste EKK, at det er en privat konsulent, der gennemgår tilbuddene og kommer med indstilling til, hvem der skal vinde udbuddet. Det er det samme firma, som SAMF benyttede ved det seneste udbud, og som man har gode erfaringer med, og som Science også har benyttet. Der vil i udbuddet være beskrevet særlige forhold. Vinduespudsning ligger ikke i udbuddet. Der vil blive vægtet både på økonomi, kvalitet og arbejdsmiljø. Da økonomien vejer tungt, er det en udfordring at gøre rengøringen billigere, uden at det går ud over kvaliteten. HS foreslog at der blev indregnet en grundig hovedrengøring én gang årligt. CSJ bemærkede, at man bør prioritere kvaliteten i de områder servicemedarbejderne allerede har, fremfor at give dem flere arealer at rengøre. EKK bemærkede, at kvaliteten kan blive ringere, hvis CSC taber dette udbud. Kvalitetsniveauet på CSS svarer til kvalitetsniveauet på hele KU. AM bemærkede, at man på SUND vægtede økonomi mere end kvalitet, med uheldige konsekvenser. Det bør undgås på CSS. Han oplyste, at han har to personalesynspunkter til udbuddet: 1. Hvis udbuddet har personalemæssige konsekvenser, skal det drøftes i LSU. 2. At der er en følgegruppe med repræsentanter for medarbejderne. EKK oplyste, at der er en projektgruppe, en kontrolgruppe og at HSU s følgegruppe også er inde over.
Udbudsfasen løber frem til august næste år. SIDE 6 AF 7 Ad 7. MUS afrapportering (opfølgning på punkt 5 på FSU mødet den 19. september) På sidste FSU møde foreslog TOES, at der, uanset den ny procedure, stadig følges op på MUS i FSU. TOES foreslog at institutlederne fremover, inden årets udgang, melder skriftligt tilbage, hvor mange der er afholdt MUS med i årets løb, fordelt på medarbejderkategorier. Det bør fremgå, hvor mange MUS samtaler, der er afholdt, i forhold til antallet af medarbejdere i den pågældende medarbejderkategori. Hvis der ikke er afholdt MUS med alle medarbejderne indenfor en kategori, bør det kort begrundes hvorfor (sygdom, barsel el.lign.), da det er noget fakultetet vil blive bedt om at redegøre for overfor HR & Organisation og HSU. Et overblik over MUS samtalerne på SAMF vil under alle omstændigheder være hensigtsmæssig, for at undgå eventuelle uoverensstemmelser i tallene i forhold til KU s centrale opgørelse. Der var tilslutning til denne model. SAMF-HR skulle udarbejde et skema, som institutleder/institutadministrator kan udfylde. Udkast til skema vedr. institutternes afvikling af medarbejderudviklings-samtaler 2013 var vedlagt som bilag. AM anbefalede nogle justeringer til skemaet. Der vil blive indsat en ny kolonne: Relevant antal medarbejdere på instituttet. Her kan man trække personer fra, som ikke har MUS, fordi de er i udlandet, er sygemeldt, på barsel el.lign. Det forudsættes at det uddybes i bemærkninger. Rubrikkerne vedr. TAP ændres, så der også er en Øvrige. Ad 8. Orientering fra HSU Dagsorden for HSU møde den 9. oktober, den 27. november og den 4. december 2013 var vedlagt som bilag. AM oplyste, at rapporten om brug af engelsk som administrativt sprog, blev drøftet på HSU mødet den 4. december. Ellers ingen bemærkninger Ad 9. Meddelelser Orientering om situationen på NIAS, se ovenfor under punkt 3. Ad 10. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) EKK oplyste, at der, som opfølgning på APV, er lavet en 5 punkts plan for forbedring af det fysiske arbejdsmiljø. Denne følges planmæssigt. Hovedpunktet i planen er tætning af forsatsruder på CSS. Tætningen er stort set udført, dog mangler bygning 33. Derudover er der planlagt en kosmetisk istandsættelse af de mest kedelige undervisningslokaler.
Ad 11. Energi v/erwin K.K. EKK oplyste, at han forventer en nedgang i varmeforbruget på CSS som følge af de nye forsatsruder. Spændingsforsyningen til CSS, som pt forsynes af to højspændingstransformere, er ved at blive undersøgt. En mere dynamisk styring af spændingen kan gøres forholdsvis billigt og vil give en besparelse på el på ca. 2%. Ad 12. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Havde møde for 14 dage siden, hvor bl.a. studiefremdriftsreformen blev drøftet. Sociologi: Havde møde for 14 dage siden, hvor bl.a. studiefremdriftsreformen blev drøftet. Statskundskab: Har holdt møde om situationen på NIAS. Psykologi: Holdt møde for 3 uger siden. Der blev drøftet nedsparing, pladsproblemer og studiefremdriftsreform. Økonomi: Holder møde den 13. december. Fakultetssekretariatet: Holder møde i uge 51. Campus Service City: Har holdt møde om udbudsprocessen af rengøringsafdeling. SIDE 7 AF 7 Ad 13. Eventuelt Ingen bemærkninger.