Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 Dato: 22. december 2005 Projekt nr. 21 Beredskab Med udgangspunkt i det godkendte kommissorium har projektgruppen behandlet de første 3 punkter i opgavebeskrivelsen, som er følgende: 1. Forslag til indplacering i den kommunale organisation, herunder fysisk placering. 2. Fastlæggelse af egen organisation. 3. Fastlæggelse af serviceniveau i forhold til andre forvaltninger og institutioner samt kommunens borgere og virksomheder m.v. En uddybende beskrivelse af de enkelte punkter følger på side 3, mens projektgruppens konklusioner og anbefalinger er anført her: Ad. 1. Med udgangspunkt i anbefalinger fra centralt hold, muligheden for at sammensætte en effektiv og beslutningsdygtig krisestyringsstab jf. kommunens beredskabsplan, samt en eksisterende velfungerende og effektiv organisation i de to kommuner indstiller projektgruppen, at beredskabschefen får en central placering i kommunens organisation med direkte reference til borgmester og kommunaldirektør. Ligeledes er det projektgruppens indstilling, at beredskabsforvaltningen skal udgøre en egen selvstyrende enhed, der ikke på nogen måde er underlagt andre forvaltningsområder. Dette svarer i øvrigt til den eksisterende organisation i begge kommuner. Med udgangspunkt i en række nærmere beskrevne forhold, herunder muligheden for at varetage indsatsledelse indenfor normal arbejdstid i overensstemmelse med nugældende regler, indstiller projektgruppen, at beredskabschefen og hans forvaltning fysisk placeres i Brønderslev. Ad. 2. I den eksisterende organisation i både Brønderslev Kommune og Dronninglund Kommune sker opgaveløsningen indenfor beredskabsområdet typisk ved en række deltidsansættelser forskellige steder i organisationen. Denne organisationsform finder projektgruppen både uhensigtsmæssig og ineffektiv, og anbefaler derfor, at der i den kommende organisering af beredskabsforvaltningen 1 af 8
sker en samling af de hidtidige deltidsansættelser til et antal fuldtidsansættelser. Projektgruppen har opgjort det eksisterende samlede personalemæssige ressourceforbrug indenfor beredskabsområdet i de to kommuner og fundet, at dette svarer til ca. 2,5 medarbejdere. Projektgruppen indstiller således, at beredskabsforvaltningen organiseres med en fuldtidsansat beredskabschef, en fuldtidsansat beredskabsinspektør (souschef og stedfortræder for beredskabschefen), og en halvtidsansat kontormedarbejder. Med denne organisering og bemanding vil der kunne opnås en mere hensigtsmæssig og effektiv daglig drift i forvaltningen, ligesom der gennem sparring medarbejderne imellem vil kunne oparbejdes en generelt større faglig kompetence i forvaltningen. Det skal understreges, at der med det opgjorte personalemæssige ressourceforbrug ikke er indregnet tidsforbrug til beredskabsplanlægning udover den tid, som medgår ved beredskabsforvaltningens løbende revision/vedligeholdelse af egne planer. Såfremt beredskabsforvaltningen fremover skal varetage andre opgaver, f.eks. beredskabsplanlægning for andre, må der nødvendigvis foretages en afstemning af de personalemæssige ressourcer i overensstemmelse hermed. Ad. 3. Udgangspunktet for opstilling af målsætninger og servicemål har været det eksisterende serviceniveau i de to kommuner. Der er således ikke lagt op til egentlige ændringer i serviceniveauet. I de uddybende bemærkninger på side 6 er der tillige med den overordnede målsætning opstillet målsætninger og servicemål for en række konkrete områder. Den overordnede målsætning er gengivet her: Det er beredskabsforvaltningens overordnede målsætning at sikre, at Brønderslev- Dronninglund Kommune opfylder sine forpligtelser i henhold til beredskabsloven. Dels ved at udføre et omhyggeligt og serviceorienteret forebyggende arbejde i henhold til lovgivningen, og dels ved at opretholde et indsatsberedskab, der i kvalitet og kvantitet modsvarer de krav, som borgere, virksomheder m.fl. i kommunen stiller til det daglige akutte beredskab og til beredskabet ved såvel større fredstidskatastrofer som i en krise- eller krigssituation. Målet er endvidere, at beredskabsforvaltningen markerer sig som en dynamisk og udviklingsorienteret organisation, hvor service i relation til borgerne og den øvrige kommunale organisation er prioriteret højt, og hvor kvaliteten sikres gennem fortsat uddannelse og dygtiggørelse af medarbejdere på alle niveauer. Det er samtidig et mål, at den ekspertise og de materielle ressourcer, der er til rådighed i beredskabet, udnyttes til løsning af andre af kommunens opgaver, hvor dette kan gøres med fordel, dels for at rutinere personalet, og dels for at minimere udgifterne til beredskabet samt kommunens udgifter i øvrigt. 2 af 8
Projektgruppens uddybende bemærkninger til punkterne 1, 2 og 3. Ad. 1. Forslag til indplacering i den kommunale organisation, herunder fysisk placering. Indplacering i den kommunale organisation Projektgruppen har taget udgangspunkt dels i de eksisterende forhold i henholdsvis Brønderslev og Dronninglund kommuner, og dels i de anbefalinger, som givet i Indenrigsministeriets vejledning nr. 185 af 23. november 1993 om det kommunale redningsberedskabs struktur og administration samt om samarbejdsformer. Af vejledningen fremgår det bl.a., at den daglige administration af beredskabslovens regler om kommunernes opgaver varetages af kommunens forvaltning. Det er forudsat, at der skal være en chef for kommunens redningsberedskab (beredskabschef), og at denne har en central placering i kommunens organisation. Den centrale placering begrundes bl.a. i kommunalbestyrelsens forpligtelse til at udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab (redningsberedskabet og den civile sektors beredskab). I denne plan indgår kommunens samlede personel- og materielmæssige ressourcer, og derved forbedres mulighederne for at kunne yde en forsvarlig indsats i en ekstraordinær situation, f.eks. en større ulykke eller katastrofe, som måske berører flere forvaltninger, og som kræver ekstra ressourcer. Det er i begge kommuner således, at beredskabschefen refererer direkte til borgmester og kommunaldirektør. Det er projektgruppens helt klare indstilling, at dette også skal være tilfældet i den ny kommune. Ligeledes er det projektgruppens indstilling, at Beredskabsforvaltningen skal udgøre en egen selvstyrende enhed, der ikke på nogen måde er underlagt andre forvaltningsområder. Dette svarer i øvrigt til den eksisterende organisation i begge kommuner. En model med Beredskabsforvaltningen som en aftalestyret eller kontraktstyret decentral enhed kunne være aktuel. Projektgruppens forslag til indplacering af beredskabsforvaltningen i den kommunale organisation er i skitseform angivet i Bilag 1a. Fysisk placering Der er flere forhold, som har betydning for valg af fysisk placering af den kommende Beredskabsforvaltning. Det er bl.a. af afgørende betydning for muligheden for at skabe et højt kvalificeret fagligt niveau og for effektiviteten i den daglige drift, at forvaltningens medarbejdere fysisk er samlet på én og samme lokalitet. Herudover er der en række andre forhold, som spiller en rolle: Ledelsesmæssig reference til borgmester og kommunaldirektør. Kontakten til centrale forvaltningsområder (økonomi, personale m.v.). Kontakten til bygningsmyndigheden og Teknisk Forvaltning i øvrigt. Kontakten til øvrige forvaltninger. Kontakten til Falck og den lokale stationsleder, som har sit hovedkontor i Brønderslev. 3 af 8
Kontakten til institutioner m.v. i kommunen. Koncentrationen af myndigheds- og tilsynsopgaver udenfor kontoret er størst i og omkring Brønderslev by. Muligheden for forvaltningens medarbejdere for at varetage indsatsledelse i overensstemmelse med gældende regler indenfor normal arbejdstid. Det er projektgruppens opfattelse, at en nærmere vurdering af de nævnte forhold generelt taler for en placering i Brønderslev, idet der med denne placering vil kunne opnås den største effektivitet i den daglige drift i forvaltningen. Såfremt der vælges en anden placering end Brønderslev, må der med den nuværende medarbejderstab forudses problemer med at varetage indsatsledelse i overensstemmelse med de nugældende regler. Umiddelbart synes en placering på Rådhuset i Brønderslev at være aktuel, men der er principielt intet til hinder for at placere Beredskabsforvaltningen på en anden lokalitet i Brønderslev by. Det skal tilføjes, at der kunne være fordele forbundet med en placering tæt på bygningsmyndigheden og bygningskontoret i Teknisk Forvaltning. Det vurderes dog, at fordelene her i vid udstrækning vil være på Teknisk Forvaltnings side. 4 af 8
Projektgruppens uddybende bemærkninger til punkterne 1, 2 og 3. Ad. 2. Fastlæggelse af egen organisation. I den eksisterende organisation i både Brønderslev Kommune og Dronninglund Kommune sker opgaveløsningen indenfor beredskabsområdet typisk ved en række deltidsansættelser forskellige steder i organisationen. Denne organisationsform finder projektgruppen både uhensigtsmæssig og ineffektiv. Projektgruppen anbefaler derfor, at der i den kommende organisering af beredskabsforvaltningen så vidt muligt sker en samling af de hidtidige deltidsansættelser til et antal fuldtidsansættelser. Det nuværende opgavesæt fremgår i detaljeret form af Skema A Statusbeskrivelse. I Bilag 2a er opgavesættet beskrevet i kort form, og der er tillige medtaget et idékatalog, som i oversigtsform beskriver en række opgaver, som i forbindelse med en omorganisering kunne henlægges til beredskabsforvaltningen. Projektgruppen har opgjort det eksisterende samlede ressourceforbrug indenfor beredskabsområdet i de to kommuner og fundet, at dette svarer til 2,5 medarbejdere. Det beregnede ressourceforbrug fremgår af Bilag 2b og Bilag 2c. Projektgruppen anbefaler således, at beredskabsforvaltningen organiseres med en fuldtidsansat beredskabschef, en fuldtidsansat beredskabsinspektør (souschef og stedfortræder for beredskabschefen), og en halvtidsansat kontormedarbejder. Det er projektgruppens opfattelse, at man med denne organisering og bemanding vil kunne opnå en mere hensigtsmæssig og effektiv daglig drift i forvaltningen, ligesom der gennem sparring medarbejderne imellem, vil kunne oparbejdes en generelt større faglig kompetence i forvaltningen. Som nævnt er det personalemæssige ressourceforbrug opgjort på grundlag af det eksisterende samlede ressourceforbrug indenfor beredskabsområdet i de to kommuner og modsvarer det opgavesæt, som for nuværende er henlagt til de to kommuners beredskabsforvaltninger. Ressourceforbruget inkluderer således ikke tidsforbrug til beredskabsplanlægning udover den tid, som medgår ved beredskabsforvaltningens løbende revision/vedligeholdelse af egne planer. Såfremt beredskabsforvaltningen fremover skal varetage, f.eks. beredskabsplanlægning for andre, jf. servicemålsætningen på side 7 og idekataloget i bilag 2a, må der nødvendigvis foretages en afstemning af de personalemæssige ressourcer i overensstemmelse hermed. 5 af 8
Projektgruppens uddybende bemærkninger til punkterne 1, 2 og 3. Ad. 3. Fastlæggelse af serviceniveau i forhold til andre forvaltninger og institutioner samt kommunens borgere og virksomheder m.v. Overordnet målsætning Det er Beredskabsforvaltningens målsætning at sikre, at Brønderslev-Dronninglund Kommune opfylder sine forpligtelser i henhold til beredskabsloven. Dels ved at udføre et omhyggeligt og serviceorienteret forebyggende arbejde i henhold til lovgivningen, og dels ved at opretholde et indsatsberedskab, der i kvalitet og kvantitet modsvarer de krav, som borgere, virksomheder m.fl. i kommunen stiller til det daglige akutte beredskab og til beredskabet ved såvel større fredstidskatastrofer som i en krise- eller krigssituation. Målet er endvidere, at beredskabsforvaltningen markerer sig som en dynamisk og udviklingsorienteret organisation, hvor service i relation til borgerne og den øvrige kommunale organisation er prioriteret højt, og hvor kvaliteten sikres gennem fortsat uddannelse og dygtiggørelse af medarbejdere på alle niveauer. Det er samtidig et mål, at den ekspertise og de materielle ressourcer, der er til rådighed i beredskabet, udnyttes til løsning af andre af kommunens opgaver, hvor dette kan gøres med fordel, dels for at rutinere personalet, og dels for at minimere udgifterne til beredskabet samt kommunens udgifter i øvrigt. Brandteknisk sagsbehandling/rådgivning Målsætning: At Beredskabsforvaltningen udover at fungere som myndighed også er konsulent, dvs. rådgiver og vejleder på det brandtekniske område. Servicemål: At rådgivende firmaer m.v. kan tilbydes brandteknisk vejledning, når det ønskes i projektforløbet. At der i forvaltningen altid vil være en person til stede, der kan besvare spørgsmål i brandteknisk henseende. At mundtlige spørgsmål vedrørende brandtekniske områder, så vidt det er muligt, besvares straks. At ekspeditionstiden for brandteknisk sagsbehandling af byggesager er højst 2 uger under forudsætning af, at sagerne ikke skal sendes til yderligere høring hos andre myndigheder m.v. eller til afgørelse i beredskabskommissionen. At Teknisk Forvaltning kan sende alle sager med brandteknisk indhold, eller brandtekniske spørgsmål i øvrigt, til udtalelse, dvs. uanset om sagerne er omfattet af beredskabslovgivningen eller ej. Brandsyn En af beredskabsforvaltningens vigtigste opgaver er, gennem det forebyggende arbejde, at medvirke til at hindre, at brande og ulykker opstår. Som et led i det brandforebyggende arbejde foretages der brandsyn på steder, hvor mange mennesker samles, f.eks. skoler, børne- og ældreinstitutioner, forsamlingslokaler, store butikker m.m. og på brandfarlige virksomheder og oplag. 6 af 8
Målsætning: At alle virksomheder og institutioner, der er omfattet af kommunens tilsynspligt, inspiceres i overensstemmelse med beredskabslovgivningens bestemmelser med de foreskrevne intervaller. Servicemål: At rådgive og vejlede institutioner og virksomheder m.v. om brandforebyggelse for at animere til øget sikkerhed. At der hos de inspicerede institutioner og virksomheder m.v. skabes forståelse og interesse for en forebyggende indsats. At inspektionerne udføres i et positivt samarbejde og i dialog med de inspicerede institutioner og virksomheder m.v., samt i overensstemmelse med kulturen i landsdelen. Beredskabsplanlægning Beredskabsforvaltningen vil kunne tilbyde andre forvaltninger samt kommunale institutioner m.v. bistand i forbindelse med udarbejdelse af beredskabsplaner. For forvaltningernes vedkommende drejer det sig primært om deres bidrag (delplaner) til kommunens samlede beredskabsplan, og for institutionernes vedkommende drejer det sig om disses respektive detailplaner. Målsætning: At alle kommunens forvaltninger og institutioner m.v., der enten er forpligtet til eller har et ønske om at udarbejde en beredskabsplan, vil kunne indhente den fornødne faglige rådgivning og vejledning hos Beredskabsforvaltningen. Tillige at Beredskabsforvaltningen på vegne af og i tæt samarbejde med den enkelte forvaltning eller institution kan varetage dele af eller hele den praktiske udarbejdelse af beredskabsplanen samt den efterfølgende vedligeholdelse og revision heraf. Servicemål: At kunne rådgive og vejlede forvaltninger og institutioner m.v. om beredskabsplanlægning generelt og konkret. At kunne bistå forvaltninger og institutioner m.v. med den praktiske udarbejdelse af delplaner og detailplaner. At kunne varetage den praktiske udarbejdelse af delplaner og detailplaner for kommunens øvrige forvaltninger og institutioner m.v.. Indsatsberedskabet Dimensioneringen af beredskabet til indsats mod brand, uheld med farlige stoffer, m.v. har hidtil været fastlagt ud fra en række centralt fastsatte detailbestemmelser. I henhold til ny bekendtgørelse om risikobaseret kommunalt redningsberedskab, som er trådt i kraft den 1. september 2005, skal det kommunale redningsberedskab identificere og analysere lokale risici, som skal lægges til grund for en dimensionering af beredskabet (risikoprofil). Kommunalbestyrelsen skal fastlægge niveauet for det kommunale redningsberedskabs opgavevaretagelse (serviceniveau) på grundlag af risikoprofilen. 7 af 8
Kommunalbestyrelsen skal fastlægge redningsberedskabets organisation, virksomhed, dimensionering og materiel på grundlag af risikoprofilen og serviceniveauet. Kommunens risikoprofil, serviceniveau, organisation, virksomhed, dimensionering og materiel skal beskrives i en plan for det kommunale redningsberedskab, som skal indgå i den samlede plan for kommunens beredskab. Kommunalbestyrelsen skal indsende den første plan for det kommunale redningsberedskab til Beredskabsstyrelsen senest den 31. august 2007. Projektgruppen finder ikke anledning til hér at opstille yderligere målsætninger og servicemål, da dette, som det fremgår af ovenstående, vil være en del af arbejdet med den forestående risikobaserede dimensionering af redningsberedskabet. 8 af 8