EG Retail - www.eg.dk/retail Brugervejledning Staff bemandingsplanlægning Version 2.88.0.0
Staff Brugervejledning Version 2.88.0.0 Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon 7015 3003. Copyright EG. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra EG forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Ajourført juli 2014 Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 1 af 42
Hvad er og kan Staff? Programmet Staff er en brugervenlig løsning til bemandingsplanlægning og tidsregistrering. Løsningen gør det lettere for dig at langtidsplanlægge og optimere dine ressourcer i butikken. Der fokuseres bl.a. på de ansattes vagtplaner og bemanding i butikken samt på nøgletal som lønbudgetter og lønprocenter. Ydermere samles de ansattes ferieregnskaber og overarbejdskonti i Staff. Staff kan også registrere de faktuelle planer, det vil sige de ansattes fravær og komme-gå-tider. De ansattes møde- og gåtider kan godkendes i Staff, hvorefter det er hurtigt og nemt at lave lønrapporter og/eller elektronisk lønrapportering til lønsystem. Staff kan udskrive butikkens egne ansættelseskontrakter, stamkort og ophørsblanketter. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 2 af 42
Indholdsfortegnelse 1 Før udrulning af planer... 4 1.1 Opsætning af Apotek... 4 1.2 Oprettelse af medarbejdere... 5 1.3 Medarbejderplandata... 7 1.4 Angiv kendt fravær... 11 2 Planlægning... 12 2.1 Skemalægning... 12 2.2 Oversigt... 13 3 Tilretninger... 15 3.1 Korrektioner... 15 3.2 Manglende vagter... 16 3.3 Print arbejdsplaner... 17 3.4 Frigiv planer... 18 3.5 Webmodul... 19 3.6 Korrigering... 22 3.6.1 3.6.1 Almene korrigeringer... 22 3.6.2 3.6.2 Sygdoms korrigeringer... 23 3.6.3 3.6.3 Markeringer herunder vagter... 24 3.7 Timekonto... 26 4 Sign-In... 27 4.1 Sign-In, daglig registrering... 28 4.2 Sign-In-godkendelse... 28 5 Lønrapportering... 30 5.1 Løngodkendelse... 30 5.2 Lønprint... 32 6 Diverse... 34 6.1 Ophør, ændring og arkivering af medarbejdere... 34 6.2 Ophør af medarbejder... 36 6.3 Arkivering af medarbejder... 36 6.4 SMS... 37 7 Opsætningsmenu... 38 7.1 Funktioner... 38 7.2 Brugere... 39 7.3 Kalenderstyring/Helligdage... 39 Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 3 af 42
1 Før udrulning af planer 1.1 Opsætning af Apotek Før planlægningen overhovedet kan finde sted er det vigtigt at gøre sig klart, hvordan apoteket skal opbygges. Metode 1 Det kan være, at apoteket har mange medarbejdere i forskellige afdelinger, hvor hver enkel afdeling kan planlægges separat uden hensyn til de andre afdelinger. I så fald skal disse planlægningsafdelinger oprettes. Et eksempel kunne være: Apotek Storeby Apotek Dosispak Magistrel Her er Storeby delt op i særskilte, uafhængige afdelinger. Dvs. der skal planlægges særskilt for hver afdeling og der kan være flere brugere, der kun administrerer en eller flere afdelinger, men ikke nødvendigvis har adgang til hele apoteket. Det er muligt at låne medarbejdere imellem afdelingerne. Metode 2 En anden metode kan være mere af geografisk art, hvis apoteket har flere udsalgssteder og at disse udsalgssteder (eller mindre apotekforretninger) skal planlægges særskilt. Apotek Storeby Storeby Lilleby Tofteparken Dvs. Storeby planlægges separat fra de andre lokationer, men der kan lånes/udlånes afdelingerne i mellem. Metode 3 En tredje metode kan være at der kun ønskes et planlægningssted, for at bevare alle ansatte i samme vindue og at der kun skal planlægges på én gang af en bruger. For at kunne dette er det muligt at tildele far- Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 4 af 42
vefunktionskoder, sådan så arbejdsfunktioner men også lokationer kan få hver deres farve og dermed alligevel skabe det nødvendige overblik. Et eksempel kunne være: Funktion Ekspedition Forsendelse Receptur Service Lilleby Tofteparken Farve Dvs. at alle ansatte er i samme vindue, men at planlægningen i de enkelte funktioner eller lokationer kan laves særskilt pga. farvefunktionsopdelingen. Ved Metode 1 og Metode 2 kan der naturligvis også laves arbejdsfunktioner under hver afdeling. Se afsnit Error! Reference source not found. for hvordan funktioner laves for dit apotek. 1.2 Oprettelse af medarbejdere Dette skal gøres i Dynamics AX. Når medarbejderen er oprettet i Dynamics AX, vil den ansatte være tilgængelig i Staff. Følgende vindue viser at Kim Hansen er oprettet i Dynamics. Du kan vælge at færdiggøre medarbejderen ved "JA" eller vente til næste gang du åbner Staff ved "NEJ". Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 5 af 42
Vælges "JA" skal du færdiggøre den ansatte med grundplan, medarbejdertype, månedsnorm etc. Der er en række medarbejdertyper at vælge i mellem. Disse typer bestemmer den ansattes arbejdsmæssige forhold i henhold til arbejdstider/tillæg og overarbejde, honorering ved sygdom, ferie osv. Vinduet hvor du skal angive medarbejdertype + stilling ser således ud: Der er følgende typer at vælge i mellem. Typenavn Tillæg Afspadseringskonto Løn ved sygdom 00 - Apoteker NEJ NEJ JA 10 - Fastlønnet Farmaceut JA JA JA 10/20 - Faglært Vikar Ferie m/løn JA NEJ JA 10/20 - Fastlønnet Jobløn NEJ NEJ JA 20 - Fastlønnet Farmakonom JA JA JA 30 - Defektrice JA JA JA 50 - FastLønnet Elev JA JA JA 80 - Ufaglært Fastlønnet Ferie u/løn JA JA NEJ kan sættes individuelt 80 - Ufaglært Timelønnet JA NEJ NEJ kan sættes individuelt 85 - Faglært Vikar Ferie u/løn JA NEJ JA 90 - Ufaglært Fastlønnet Ferie m/løn JA JA JA kan sættes individuelt Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 6 af 42
Bemærk at visse vikarer og fastlønnet ufaglærte kan have ferie med eller uden løn. Det er derfor meget vigtigt at vælge den rigtige type. Det er kun typen "80 Ufaglært Timelønnet" der sendes timer på hver måned til Dynamics. OBS!! Bemærk at Staff regner med ugenorm udregnet på basis af månedsnorm. Arbejdsfunktionen sættes under fanebladet "Person Data". 1.3 Medarbejderplandata Ved at klikke på nedenstående knap vises alle stamdata vedrørende medarbejdere. Stamdata kan dog også vises ved at vælge menuen Afdeling/Medarbejdere. 1. Tryk på knappen Medarbejder Stamdata Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 7 af 42
2. Vælg en medarbejder i listen til venstre og vælg fanebladet Skemalægning. Her udarbejdes de stamplaner, der skal rulles ud. Som udgangspunkt skal du oprette, hvor mange uger den ansattes stamplan består af 3. Tryk på knappen Tilføj ny uge 4. Nu foretager Staff den første uge i rulleplanen. Tryk herefter på knappen Tilføj ny uge igen, for at lave uge nr. 2. Hvis du har en stamplan, der er angivet i lige eller ulige uger, er dette tilstrækkeligt. Har du en 3 ugers rulleplan, skal du trykke tre gange på knappen Tilføj ny uge osv. Bemærk Den første uge vil være ugen med den dato, du har valgt at køre den første plan i Staff. Nu skal du angive de vagter, der findes for medarbejderen. De vagter, som oprettes her, kan også benyttes som skabeloner til resten af butikken. 1. Vælg fanebladet Planer, herunder Indtast ny plan 2. I billedet indtaster du nu vagtens længde og varighed af pausen, fx Bemærk Der kan kun skrives i én linje, uden punktum og komma, som vist i eksemplet ovenfor. Det vil sige, at der nu er lavet en plan fra kl. 9.15 til 18.45 med 3 kvarters medarbejderbetalt pause. Du skal kun angive medarbejderbetalt pause. Er vagten en åbne/lukke vagt eller skal vagten være en døgnvagt/tilkaldevagt mm. skal du nederst trykke på markering nederst i vinduet: Tryk på knappen til højre og vælg en eller flere valgmuligheder som vist på billedet. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 8 af 42
Når vagten er oprettet, vil den figurere som en byggesten, som du kan vælge på de enkelte dage i de enkelte uger. Nedenstående vindue viser, at vagten, vi har oprettet, skal gælde torsdage i lige og ulige uger. Næste vagt indtastes efterfølgende under Indtast ny plan på samme måde som beskrevet ovenfor. Skal vagten splittes op i flere tidsrum skal du trykke på "Indsæt Ny Tid" fanebladet når du er ved at lave vagten. F.eks. hvis den ansatte skal møde 9 14.30 og have en vagt igen samme dag fra 21 23. Først laves 9 14.30 som normalt derefter trykkes på "Indsæt Ny Tid" og der angives 21-23 og derefter afsluttes der med OK. Se nedestående billede for korrekt angivelse. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 9 af 42
Planen skal kun indtastes én gang. Derefter eksisterer den altid som byggesten og er klar til at blive klikket ind på den enkelte dag i den specifikke rulleuge. OBS! Det er meget vigtigt at alle ekstraaktiviteter inkorporeres i medarbejderens stamplan, f.eks. læsetid 2 timer hver mandag morgen. Brug bemærkningsfeltet til dette. Grunden til at alt skal inkorporeres skyldes ferieudregning og månedsnorm udregning, der ikke vil give korrekte ferietimer og derfor vil være i strid med aftalt ferieafregning. Bemærk Planen skal kun indtastes én gang. Derefter eksisterer den altid som byggesten og er klar til at blive klikket ind på den enkelte dag i den specifikke rulleuge. Løse medhjælpere For disse specielle medarbejdere, som ikke har en decideret stamplan at rulle ud, trykkes kun på Tilføj ny uge. Dermed får de en friuge, når der rulles ud. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 10 af 42
1.4 Angiv kendt fravær Det er en god idé altid at angive det fravær, som man er bekendt med, inden man planlægger. 1. Klik på knappen Medarbejder Stamdata 2. Vælg fanebladet Skemalægning 3. Vælg fanebladet Specifik Uge 4. Klik på knappen Tilføj ny uge Heri angiver du år og uge for medarbejderens fravær. Nu skal du vælge fraværstypen for medarbejderen. 1. Klik på fanebladet Fraværstyper 2. Vælg her den aktuelle fraværstype Her kan du indsætte ferie på en medarbejder. Klik på knappen Ferie og klik efterfølgende på de dage, som medarbejderen ønsker ferie i. Se eksempel nedenfor. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 11 af 42
Eksemplet viser en ferieplanlægning for uge 22 og 23. Nu ved Staff under udrulning, at medarbejderen skal på ferie og ikke kan arbejde som sædvanligt i disse uger. Husk Hvis medarbejderen har ferie i en hel uge, skal du markere alle ugens dage som ferie, uanset om medarbejderen kun plejer at arbejde en dag i løbet af ugen. Dette grundet, at en ferieuge altid udgør 7 ugedage. 2 Planlægning Når du har angivet stamplan for alle medarbejdere, skal du nu skemalægge/udrulle stamplanerne. 2.1 Skemalægning 1. Klik på knappen Guider/Skemalægning af planer Nu fremkommer et vindue, hvor du har to muligheder. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 12 af 42
Skemalægning Det betyder, at du vil lægge planer for en helt ny periode med alle medarbejdere. Gen-skemalægning Det vil sige, du vil gen-skemalægge en eksisterende periode med en eller flere medarbejdere. Typisk brugt ved ændring af medarbejdernes stamplaner. Herefter kommer nedenstående billede frem. 1. Angiv her den næste ledige skemalægningsperiode ved at klikke på Listepilen 2. Vælg med Listepilen, hvor mange uger frem du vil skemalægge for 3. Klik på knappen Videre for at komme videre til næste billede. Bemærk Du kan skemalægge 2, 4, 6, 8, 12 eller 16 uger ad gangen. Husk også at angive det rigtige ugenummer for start. 2.2 Oversigt Når udrulningen er foretaget, vil du kunne gennemgå planerne uge for uge. Du kan rette til for eventuelle søndagsåbninger eller byttede vagter m.m. Det gør du ved at skrive direkte i planerne, der er rullet ud. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 13 af 42
I ugeskemaet er også tre totalkolonner. Kolonnen Timer Angiver arbejdstimerne ekskl. pause for medarbejderen. Kolonnen Periode Angiver periode-totalen. Det indikerer, om medarbejderen rammer sin 16-ugers norm. Kolonnen Konto Kolonnen Konto Angiver timekontoen for medarbejderen. Det er en ajourført konto, der uge for uge viser, hvem der skylder hinanden hvad. Er kontoen i plus (grøn), skylder arbejdsgiver medarbejderen timer, dvs. medarbejderen har arbejdet mere end arbejdsplanen pågældende uge. Er kontoen i minus (rød), skylder medarbejderen sin arbejdsgiver timer, dvs. medarbejderen har arbejdet mindre end arbejdsplanen pågældende uge. Følgende skærmbillede viser oversigt med funktionsnavne, bemærkninger, tilkalde-døgnvagter og mødepenge dage. Dvs. en visning af ugeskema uge 13 2009 status faktisk. Funktionsnavnene er forkortet. Planer med nøgle-ikon betyder åbne-lukke vagt. Planer med rødt kryds er en tilkaldevagt eller døgnvagt. Henrik Bruun er rødmarkeret mandag pga. sygdom. Vælg under ugeskema den specifikke funktion du vil se for at få det store overblik. Nedestående vindue viser ugeskemaet uge 13 2009 kun med Ekspedition funktion: Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 14 af 42
3 Tilretninger 3.1 Korrektioner I oversigten ugeskema eller medarbejderskema kan du rette i planerne ved simpel markering og skrivning direkte i feltet. Brug denne løsning ved søndagsåbent, status, allerede kendte vagtændringer osv. Her er valgt Hans Jensen tirsdag. Skriv derefter som vist og vagten bliver 9-17.15 (3). 1. For at angive ferie på fx Gitte skal du markere hende alle ugens dage. Benyt Shift + venstre museknap for at markere alle dage. 2. Højreklik med musen og vælg Sæt plantype 3. Vælg her Ferie. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 15 af 42
Dermed kan du hurtigt markere en hel uge og ændre denne. Når ferien er registreret, vil der fremkomme manglende vagter. 3.2 Manglende vagter Hvergang du højreklikker på en vagt og angiver et fravær (fx ferie/sygdom/afspadsering/barn 1. sygedag mm.) vil Staff i bunden af oversigten Ugeskema præsentere den manglende vagt pr. dag. Disse vagter kan trækkes op til andre medarbejdere, der skal planlægges at besætte denne manglende vagt. Hvis du ikke ønsker en manglende vagt, så angiv direkte i planen dit fravær ved at skrive bogstaverne. Nedenstående eksempel viser de manglende vagter for Sofie Erikssens ferieuge. Hold musen over vagten for at få informationen. Bemærk Visse manglende vagter kan vælges ikke at blive besat af andre medarbejdere. Højreklik da på den manglende vagt og vælg Slet Vagt. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 16 af 42
Nedenstående eksempel viser de manglende vagter for Sofie Eriksens ferieuge. Hold musen over vagten for at få informationen. Bemærk Visse manglende vagter kan vælges ikke at blive besat af andre medarbejdere. Højreklik da på den manglende vagt og vælg Slet Vagt. 3.3 Print arbejdsplaner Når du har fået rettet det, du ønsker, og er blevet tilfreds med planerne, er du klar til at printe dem ud. 1. Vælg fanebladet Rapporter 2. Vælg fanebladet Data 3. Her kan du vælge imellem print af fx Ugeskema, Dagsliste og medarbejderens personlige planer, som eksemplet nedenfor. Bemærk Der er flere faneblade, herunder flere udskriftsmuligheder. Husk altid at trykke på knappen Lav Rapport for hver gang, du vil se en ændring. Tryk derefter på ikonet Print Report for at udskrive. Opsætning Her kan du bl.a. vælge, om udskriften skal være liggende eller stående. Du kan ændre font, fontstørrelse og tekstfarve. Planvisning Ved at markere i tjekboksene kan du vælge, hvad du vil have vist i udskriften, fx datoer, arbejdsfunktioner, bemærkninger og telefonnummer. Funktioner Her kan du gemme en ønsket rapport eller få vist tidligere gemte rapporter. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 17 af 42
3.4 Frigiv planer Nu har du udskrevet planerne, og de er måske også blevet godkendt af medarbejderen. Så kan du frigive planerne. Det betyder, at du fastlåser alle planlagte vagter og budgetter for dermed altid at kunne sammenholde disse med det realiserede. 1. Klik på knappen Guider/Frigiv planlagte skemaer. Du kan vælge at frigive en hel periode ad gangen, men du kan også frigive op til den uge, som du ønsker. Nedenstående billede viser et eksempel i Guiden, hvordan du vælger frigivelsesperioden. 1. Angiv ved hjælp af Listepilen det antal uger, du ønsker at frigive frem eller 2. Angiv ved hjælp af Listepilen, hvilken uge du ønsker at frigive frem til (og med). Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 18 af 42
WEB-frigivelse følger som standard altid den periode du frigiver, men du kan overtrumfe dette og angive en anden frigivelse for WEB dvs. en anden periode dine ansatte kan se på internettet. Det kan være en fordel at planlægge og frigive i samme moment, såfremt der planlægges meget efter afspadseringskontoen. 3.5 Webmodul Når du har frigivet planerne, vil disse blive tilgængelige på internettet. Du kan godt planlægge lang tid frem uden at frigive alle planer. Fx kan du planlægge sommerferien til og med uge 36, men kun have frigivet til og med uge 27. Medarbejderne vil da kun kunne se til og med uge 27 på internettet. Hjemmesiden, de ansatte skal gå ind på, er: WWW.STAFFWEB.DK Hvor login-vinduet ser således ud: Login er bestemt af, hvad der er angivet i Alt. Webskema Login. Kodeordet defineres i Staff under medarbejderens "Person Info". Kodeordet kan angives én gang af medarbejderen selv eller af administrator og skal derefter ikke ændres. Herefter kan medarbejderen selv se sine planer og timekonto, butikkens planer og sin timeseddel. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 19 af 42
Udbud På www.staffweb.dk kan de ansatte nu sætte vagter i udbud og byde på vagter, der er sat i udbud. Selve skemaerne på www.staffweb.dk er udvidet med et pile-ikon som den ansatte skal trykke på, for at sætte en vagt i udbud. Se Bo Petersens vagter nedenfor. Når der trykkes på vagten kan man sige OK for at sætte den i udbud eller fortryde. Hvis Bo Petersen vil sætte fredag den 13.07 i udbud og trykker OK kommer man direkte ind på "Vagtbørs"-fanebladet. Bo Petersen kan her se samtlige vagter, han har i udbud. Ydermere kan man se at søndag den 8. juli er blevet besat af Jesper Hansen. Fredag den 06.07 og 13.07 er stadig i udbud og er endnu ikke besat. Kolonnen "Egen vagt" bliver til fridag, hvis vagten bliver besat. Indtil da er "Egen vagt" det samme som udbudsvagten. Bliver vagten ikke besat, vil den ansatte stadig have vagten stående i ugeskema både i Staff og på www.staffweb.dk. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 20 af 42
Byde på udbud Som ansat kan man byde på de vagter, der er sat i udbud. Virksomheden kan have sat forskellige regler op for udbud og bydning. Den kan konfigureres om de ansatte der byder autoaccepteres, dvs. bydningen ikke skal igennem en godkendelsesproces af butikschef eller lign. Det kan sættes op, om man kan sætte vagter i udbud til at gælde andre lokationer end ens egen forretning (geografisk lokation) Først-til-mølle princip er gældende, dvs. den første der byder på vagten får den og vagten er derefter usynlig for andre, der søger efter vagter i udbud. Skemaerne opdateres så snart udbuddet er blevet besat. Staff vil sende en email til udbyderen og byderen, at udbuddet er blevet besat. Dette forudsætter, at Email-adressen i Staff er udfyldt i "Medarbejder Stamdata" menuen. For at byde på en vagt, skal den ansatte logge sig på www.staffweb.dk og gå ind i "vagtbørs" fanebladet. For at lette søgningen er der et søgefilter som vist: Det nemmeste er at vælge "Kun Udbud". Du kan ikke byde på en vagt, hvis du selv har en arbejdsplan den dag, også selvom udbudsvagten har andre komme-gå-tider end din egen. For at kunne byde på en vagt, skal "Hammer"-ikonet være synlig i kolonnen "Byd". Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 21 af 42
Den ansatte kan i dette tilfælde kun byde på Bo Petersens lørdag 14. juli. Klik på "Hammer"-ikon for at tage denne vagt. OBS!! Det kan tage 10-15 sek. før siden er opdateret og vagten er endelig besat. Bemærk: Du kan som staffweb-administrator slette vagter i udbud via "Slet"-knappen yderst til højre. 3.6 Korrigering 3.6.1 3.6.1 Almene korrigeringer Ved frigivelse af planer oprettes en status, der hedder Faktisk. Heri retter du i planerne for de faktuelle komme-gå-tider og det realiserede fravær. 1. Klik på Listepilen ved Status 2. Vælg her Faktisk. Billedet ændrer sig nu til Status Faktisk. Rettelser i planerne angiver nu de faktuelle rettelser, der også endeligt foretages lønrapportering på. Det er igen meget nemt at rette et tidspunkt. Markér dagen og skriv tiden ind som vist i nedenstående vindue. Det vil sige, vi retter Hans Jensen tirsdag til 9.15-17.45 med 3 kvarters pause. 1. Markér Hans Jensen om tirsdagen 2. Skriv ny arbejdstid f.eks. 915-1745 (3). Bemærk Husk nu at efter frigivelse er det kun i status faktisk, der arbejdes med planerne. Det er udelukkende de faktiske vagter, der efterfølgende benyttes til lønrapportering og elektronisk Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 22 af 42
lønindberetning. 3.6.2 3.6.2 Sygdoms korrigeringer Sygdom laves ved et simpelt højreklik på dagen. Vil du lave et delvist syg på dagen, dvs. hvor noget af dagen er syg og resten arbejde, skal du gøre dette ved at dobbeltklikke, såfremt dagen skal indrapportere sygdom for dagen til Dynamics. Nedestående vindue viser dobbelklik på Lotte Dam Thomsen 12. april 2011. Hun er gået hjem kl. 11. Derfor skal der trykkes på fanebladet "Indsæt ny tid" og skrive 11-17.30 Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 23 af 42
Der er flere sygdomstyper at vælge imellem. Husk at vælge Syg (Kronisk) for dem der er 56 syge pga. deres kroniske lidelse. 3.6.3 3.6.3 Markeringer herunder vagter Disse markeringer fremkommer ved et simpelt højreklik på planen. Der vil være et par egen-oprettede farvemarkeringer, f.eks. filial/udsalgssteder eller en OBS-markering. Derudover er der samtlige vagtmarkeringer. Det er vigtigt, at markere både nattevagt og lørdagsvagt, hvis den ansatte skal have både nattevagt til søndag morgen og lørdagsvagttillæg for dagtimerne lørdag. Nedestående lister markeringerne, der er mulige i dag. Har du ufaglærte der er syge og skal have maksimal dagpengesats, skal disse markeres med "Sygdom (max. dagpengesats)" udover sygdomsmarkeringen. Her skal du være særlig opmærksom på at ansatte på barsel også skal have vagtmarkeringer, ellers sendes den rigtige information til Dynamics ikke. Det er nemt at gå ind i oversigten "Medarbejderskema" og vælge Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 24 af 42
personen der er på barsel. Derefter markeres alle tirsdage og der højreklikkes for at få mulighed for at give medarbejderen "Barsel - Nattevagt" på alle tirsdage. Mødepenge er også en markering du skal bruge for at indrapportere mødepenge til Dynamics. I Staff kan du nemt vælge de ansatte der skal have mødepenge. Gå ind i oversigten "Ugeskema" og marker da de ansatte der skal have mødepenge ved at holde Ctrl-knappen nede og succevsivt venstre-klikke de ansatte. Dermed bliver de markeret enkeltvis. Afslut det hle med et højreklik og vælg da markeringen mødepenge (se vindue nedenfor). Bemærk at alle der skal have mødepenge for at gruppe-ikon i øverste venstre hjørne af hver plan. I eksemplet vil der være 3 ansatte der ikke får mødepenge. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 25 af 42
3.7 Timekonto Alle procenttillæg og overarbejde ryger over på de ansattes timekonto. Underpræsterer de ansatte (går tidligere, får fri osv) ryger dette også direkte ind på kontoen, der dermed altid er ajourført. Se de ansattes timekonto i oversigten Følgende billede viser et eksempel på en time konto, hvor der er lavet en manuel opstart på +25.5 time, som medarbejderen havde til gode inden Staff blev taget i brug. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 26 af 42
Ad timekontoen kan vi se samtlige tillæg og overarbejde samt hvis medarbejderen underpræsterer i løbet af en turnus. Hans Knudsen vil ende med et minus på 11.25 i uge 20, medmindre Hans kommer mere på arbejde. Hvis der skal foretages udbetalinger til Dynamics tryk da på knappen. Herefter skal du angive mertimer eller 50% udbetalte timer eller 100% udbetalte timer. Alle udbetalinger skal have en udbetalingsdato påhæftet. Det er vigtigt at vælge en dato der er indeholdt i den lønperiode, der indberettes for. Dvs. laves maj-lønnen skal der vælges en april dato. I eksemplet udbetales Hans Knudsens overarbejdsdag 03.04 på 8.5 mertimer. Udbetalingsdatoen er 30.04, dvs Hans får disse 8.5 mertimer med i majlønnen til udbetaling ultimo maj. 4 Sign-In I Sign-In registreres de daglige komme-gå-tider online, dvs. på en pc. Når medarbejderen møder, tastes en Sign-In-kode, og når medarbejderen går, indtastes Sign-In-koden igen. Hvis ønsket, kan dette også benyttes til at styre medarbejdernes pauser. De logger sig dermed ind med Sign-In-kode ved pausestart og -slut. Sign-In kan i din butik foregå på tre måder: Ved simpel kodeindtastning med keyboard Ved simpel kodeindtastning på touch-skærm Ved aflæsning af den ansattes højre/venstre pegefinger Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 27 af 42
4.1 Sign-In, daglig registrering Sign-In virker nøjagtig som et elektronisk stempelkort. Nedenstående billede viser de ansatte, der er på arbejde, samt hvem der er til pause. Bemærk Hans Jensen har allerede afholdt 20 min. pause. 4.2 Sign-In-godkendelse Inde i Sign-In-godkendelsen skal man tage stilling til Sign-In-tiderne holdt op imod den faktiske plan, medarbejderen har haft planlagt. Listen over Sign-In-tider er sorteret efter dato, og listen indeholder kun de Sign-In-tider, der kræver, at du som bruger tager stilling til, hvad lønvagten endeligt skal være. Sign-Ingodkendelsen ligger under Guider. 1. Klik på knappen Guider/Godkend SignIn 2. Markér ved hver medarbejder, hvordan du ønsker, at deres vagt skal registreres. Dette gøres ved at sætte markering i den ønskede kolonne. 3. Klik på knappen Videre for at afslutte. Billedet Sign-In-godkendelse ser således ud. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 28 af 42
Som udgangspunkt skal du rette fokus på de fire kolonner, som beskrevet nedenfor. Foreløbig lønvagt Dette er vagten, som medarbejderen vil få løn for, og som står i Staff-planen lige nu. Sign-In Dette er de reelle komme-gå-tider. Bruger butikken lønvagter som rå sign-in-tider, kan du også bruge dette felt. Hvis ikke, vil feltet være inaktivt og kun stå som oplysning til at danne den endelige lønvagt. Ny foreslået lønvagt Hvis der er uoverensstemmelse mellem den planlagte vagt og tiderne i Sign-In, vil Staff foreslå denne vagt som ny lønvagt. Ny manuel lønvagt Denne kolonne skal benyttes, hvis de andre er utilstrækkelige og ikke angiver den korrekte lønvagt. Markér feltet og skriv den nye lønvagt, fx 9 1715 3 for lønvagten 9.00 17.15 med 3 kvarters pause. Ved at klikke på den lille knap i kolonnen kan du angive fravær eller overarbejde. Bemærk Hvis du også vil se alle de Sign-In-vagter, som er automatisk godkendt, vælg da at sætte en markering i tjekboksen 'Vis også godkendte planer'. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 29 af 42
5 Lønrapportering 5.1 Løngodkendelse Når du har lavet rettelser for en lønperiode, skal du foretage en løngodkendelse. 1. Klik på knappen Guider/Løngodkendelse 2. Vælg og markér de planer, der skal løngodkendes 3. Klik på knappen Videre 4. Afslut løngodkendelsen ved at trykke på knappen Udfør. Bemærk at man ikke kan løngodkende dage hvor der er sign-in tider, som endnu ikke er godkendt. Dermed bliver de faktiske vagter låst, og der kan ikke længere rettes i den faktuelle lønmåned. Du kan nu gå ind i Rapporter for at se relevante løntimer m.m. Staff leverer løbende løninformation for fravær og vagter til Dynamics AX. Nedestående lister alt der sendes dag for dag til Dynamics AX. Fravær Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 30 af 42
Sygdom o Fraværet syg dækker alle former for almindelig sygdom Kronisk syg o Angives hvis der foreligger en 56-aftale med kommunen Flex syg o Angives hvis en flexjobber bliver syg pga. den sygdom, der gør at den ansatte er på flexjob ordningen. Barn Syg Sygdom (maks dagpengesats) o Angives hvis det skal være dagpengesats og ikke fuld løn for sygedagen Syg (arbejdsskaderelateret) Ferie Feriefri o Gælder kun 70 Kontorfunktionær, 80 Ufaglært Timelønnet og 95 Ufaglært fastlønnet ferie m/løn Vagter Nattevagt Tilkaldevagt Lørdagsvagt Søndagsvagt Helligdagsvagt Nytårsaftensdagsvagt Alle vagter listet ovenfor men med påtryk Barsel. Med andre ord: Når du angiver fravær eller vagt i Staff kan du se dette i AX dagen efter. En gang om måneden skal der foretages en løngodkendelse. Datoen for hvornår I skal løngodkende kan variere, men Staff sender altid kun løndata for forrige måned. Dette sikrer at følgende bliver sendt til Apotekerforeningen: Periode : Forrige kalendermåned Normaltimer o Gælder kun typen 80 Ufaglært timelønnet Udbetalt overarbejde o Skal der udbetales overarbejde gøres dette under fanebladet timekonto. Husk at vælge en dato i forrige kalendermåned. Mødepenge o Sendes for de personer der har fået markeringen mødepenge pågældende mødedag. Efter løngodkendelsen vil planerne blive låst, så der ikke længere kan rettes i dem. Dette sikrer at data der er sendt til Apotekerforeningen og Dynamics AX er ens med data i Staff. Når apoteker-foreningen har indlæst løndata vil disse blive synlige i Dynamics AX. Løngodkendelsen foretages ved aktionen til venstre i Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 31 af 42
Staff hovedvindue. Klik da på "Løngodkendelse" og vælg da altid sidste dag i forrige måned, f.eks. vil det være 31. marts når du skal lave april-lønnen. 5.2 Lønprint Der er flere rapporter i Staff, der kan hjælpe med opsummering af lønoverblikket. Gå ind i oversigten sin A4). og vælg enten "Løntimer" (alle ansatte på samme A4) eller "Timeseddel" (alle ansatte på hver Her kan du se at der er valgt "Timeseddel" for hele april 2009. Tryk på "Lav Rapport" og følgende vil fremkomme: Rapporten udspecificerer samtlige dage i lønperioden med tillæg og udbetalt overarbejde. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 32 af 42
Tryk på printer-ikon knappen for at printe endeligt ud. Fraværsrapporten inkl. alt ferie i timer dannes i menu-oversigten Vælg da fra den lange liste "Fraværsoversigt - Samlet" og husk korrekt til og fra dato. Tryk på knappen "Hent Udtræk" som vist på nedestående billede: Her er valgt fravær for samtlige medarbejdere fra 1.april til og med 30. April 2009. Du kan nu printe oversigten vha. printknappen eller overføre til excel ved "excel"-knappen. I menuen udtræk findes mange andre relevante statistikker eller nyttige informationer. F.eks. kan du herinde se sygedage og sygestatistik. Du kan lave en rapport over samtlige manglende vagter osv. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 33 af 42
6 Diverse 6.1 Ophør, ændring og arkivering af medarbejdere Ved brugen af Staff kan der ske ændringer i de ansattes ansættelsesforhold. Du kan i Staff datoangive ændringen, hvad enten der er tale om ophør af en medarbejder eller et nyt ansættelsesforhold. Vælg "Ændring af ansættelse" guide til venstre i hovedmenuvinduet. I fremkommende vindue vælges medarbejderen og datoen for det nye ansættelsesforhold. I eksemplet skal Ketty gå ned i norm til 150 timer pr. 1. maj 2011 og have en ny stamplan. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 34 af 42
Tryk "Videre" og "Udfør" og Staff giver dig i ansættelsesvinduet for Ketty mulighed for at ændre på månedsnormen. Her skriver du 150, da tidsperiode-bjælken øverst i vinduet er fra 1.maj 2011. Herefter kan du angive Ketty's nye grundplan i "Skemalægning"-fanebladet.. Staff spørger da om hvornår Ketty s grundplan skal gælde fra. Her skal du igen vælge 1. maj. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 35 af 42
Skemaer med ændringer skal stå til ikke at blive overskrevet. Dermed bibeholder Staff byttede vagter, kursusdage, feriedage osv. Problemet er, at ferien er lavet med gammel grundplan og derfor med forkert norm. Du bør derfor gå ind på Ketty s ferieuge under medarbejderskema. Markér hele ugen og højreklik "Indsæt stamplan". Derefter markerer du hele ugen igen og højreklikker Fravær->Ferie. Nu vil ferieugen stå til den nye stamplans norm. 6.2 Ophør af medarbejder Dette skal gøres i Dynamics og (hvis ikke din Staff er integreret med Dynamics) skal du også køre guiden ophør af medarbejder. 6.3 Arkivering af medarbejder Når en medarbejder er ophørt, kan man arkivere denne. Dette kan være interessant, hvis man i en periode efter ansættelsesophøret ønsker, at medarbejderen stadig skal figurere på rapporter. 1. Klik på knappen Guider/Arkivering af medarbejder 2. Vælg med Listepilen den ønskede medarbejder 3. Afslut ved at klikke på knappen Videre. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 36 af 42
6.4 SMS I Staff kan du sende SMS'er til dine medarbejdere, hvis du mangler personale til dækning af nogle vagter eller blot vil sende medarbejderne automatiske påmindelser om kommende vagter. 1. Højreklik på vagten i planen eller den manglende vagt og vælg Send SMS. Dermed fremkommer nedenstående vindue. 2. Vælg her, om du vil sende til en enkelt medarbejder eller til en gruppe af medarbejdere, fx alle servicemedarbejderne. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 37 af 42
Medarbejderne kan svare tilbage på SMS'en, om de kan arbejde eller ej. Afsendernummer kan fx være de enkelte lederes mobilnummer. 7 Opsætningsmenu I menuen Afdelinger ligger der nogle menuer, hvori man kan ændre og tilpasse opsætninger i Staff. Det er ikke alle menuer, som man i butikken har adgang til, herunder bl.a. Lønopsætning, Stillinger og Opsætning. I denne brugervejledning beskriver vi nedenstående funktioner. Bemærk Hvis det skulle blive behov for at ændre i nogle af de menuer, som man ikke har adgang til, så kontakt EG Retail Support på tlf. 4820 1650. 7.1 Funktioner Man kan vælge at oprette nogle overordnede afdelinger i Staff, således at man i sine rapporter lettere kan se og skille afdelingerne fra hinanden ved evt. at give dem en forkortelse. Man kan ydermere angive en sorteringsværdi, så man får rapportens indhold listet i ønsket rækkefølge. Bemærk Efter at have oprettet arbejdsfunktionerne skal hver enkelt medarbejder tildeles en arbejdsfunktion. Dette foretages under menuen Medarbejder Stamdata, fanebladet Person Data. 1. Vælg menuen Afdeling/Arbejdsfunktioner 2. Klik på knappen Ny 3. Angiv et kort navn for den tiltænkte afdeling 4. Angiv afdelingens fulde navn Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 38 af 42
5. Vælg en farve ved at klikke på Listepilen 6. Markér i tjekboksen, hvis du ønsker, at funktionen skal tælle med som en del af bemandingen 7. Angiv, hvis ønsket, en sorteringsværdi 8. Klik på knappen Ok for at gemme. 7.2 Brugere Når du får nye medarbejdere, der skal have adgang til Staff, skal disse oprettes som brugere. Det gør du på følgende måde: 1. Vælg menuen Afdeling/Brugere 2. Klik på knappen Ny 3. Angiv medarbejderens Brugernavn 4. Indtast et kodeord 5. Ønsker man, at brugeren selv skal angive kodeord ved allerførste opstart af Staff, kan man sætte en markering i tjekboksen 'Reset ved login' 6. Klik på Listepilen ved Brugerniveau og vælg niveau 7. Klik på Listepilen og vælg medarbejderen. Bemærk Brugernavn og kodeord skal indeholde min. 5 tegn. 7.3 Kalenderstyring/Helligdage Under menuen kalenderstyring angiver man, om butikken er åben eller lukket på helligdage. Har man ændrede åbningstider disse dage, skrives den tidligste og seneste vagt samt pauselængde i felterne. I Staff ligger alle danske helligdage som udgangspunkt med status lukket. Til hver helligdag kan man tilknytte en regel, som angiver hvordan den skal behandles. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 39 af 42
Det er muligt at lave sine egne dage, som IKKE er helligdage. F.eks. torvedage, open-by-night, status, personalemøde etc. Opret dagen og angiv en dato. I Staff vil der i ugeskema og på WEB stå øverst for dagen teksten som dagen hedder. 1. Vælg menuen Afdeling/Kalenderstyring 2. Markér den ønskede dag i feltet under Datoer 3. Dobbeltklik på dagen og nedenstående billede kommer frem I dette billede angives vagttidspunkterne. Der er tre muligheder. Åbent Hvis butikken holder åbent på den valgte helligdag, sættes en markering deri. Staff version 2.88.0.0 Brugervejledning, juli 2014 Side 40 af 42