Region Hovedstaden - Aktindsigt I Korrespondance Statsforvaltningens brev til en journalist 2014-189522 Dato: 28-09- 2015 Henvendelse vedrørende Region Hovedstadens afgørelse om aktindsigt. Du har anmodet om, at Region Hovedstadens afgørelser om aktindsigt i korrespondance mv. om Eurovision Song Contest 2014 og Wonderful Copenhagen indbringes for Statsforvaltningen, som i medfør af regionslovens 30 fører tilsynet med regionerne. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke har overholdt reglerne i offentlighedslovens 36, stk. 2, om tidsfristen for behandling af aktindsigtsanmodninger. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstadens afgørelser ikke opfylder de krav til begrundelse, der følger af forvaltningslovens 24, jf. 22. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2014-189522 SAGSBEHANDLER: Torsten Pedersen Telefon: 7256 7000 EAN- Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk EKSPEDITIONS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/tider Statsforvaltningen bemærker, at Region Hovedstaden ikke ses at have meddelt aktindsigt i aktliste(r), jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Statsforvaltningen anmoder Region Hovedstaden om at genoptage sine afgørelser af henholdsvis den 23. oktober, 14. november, 1. december, 2. december og 4. december 2014 med henblik at træffe en ny afgørelse om aktindsigt i overensstemmelse med begrundelseskravet i forvaltningslovens 24, jf. 22, samt at meddele aktindsigt i aktliste(r), jf. lovens 7, stk. 2, nr. 2. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Den 14. september 2014 anmodede du om aktindsigt i al korrespondance, mødereferater og telefonnotater med 1
andre parter om Eurovision og Wonderful Copenhagen fra 15. juni til dags dato. Dette gælder også møder hvor kommunens ansatte og regionsformanden har deltaget i eksempelvis i præsidiet, projektselskabets bestyrelse og diverse følgegrupper om eventet. Du søgte samtidig aktindsigt i: al regionens korrespondance med Wonderful Copenhagen, den nuværende og tidligere bestyrelsesformand samt analyser udarbejdet om Wonderful Copenhagen generelt fra 1. juni og frem. Den 23. oktober 2014 traf Region Hovedstaden afgørelse om delvis afslag på aktindsigt. Afgørelsen indeholder følgende begrundelse: Det kan oplyses, at en række dokumenter og dele af dokumenter er undtaget fra aktindsigt under henvisning til dels 86 i lov om radio- og fjernsynsvirksomhed, hvorefter "sager og dokumenter vedrørende DR's og de regionale TV 2-virksomheders programvirksomhed og forretningsmæssige forhold i tilknytning hertil er undtaget fra lov om offentlighed i forvaltningen", dels offentlighedslovens 23, 30 og 33. Regionens Stillingtagen til din anmodning om aktindsigt betyder, at det for en række dokumenters vedkommende gør sig gældende, at disse afventer udtalelse fra berørte parter, primært Danmarks Radio og Wonderful Copenhagen. Den 24. oktober 2014 klagede du over regionens afgørelse. Du begrundede klagen med, at regionen i det mindste skal gøre opmærksom på akternes eksistens og derefter for hver enkel argumentere for, hvorfor de er undtaget. Den 7. november 2014 sendte Region Hovedstaden følgende supplerende begrundelse: Henset til den meget brede formulering af din anmodning om aktindsigt, har regionen skønnet, at der for de dokumenters vedkommende, som er undtaget i deres helhed, kunne henvises generelt til undtagelsesbestemmelserne i offentlighedsloven og i radio- og fjernsynsloven. For de dokumenters vedkommende, hvor oplysninger alene er undtaget med henvisning til de nævnte lovbestemmelser, er du allerede ved det tilsendte materiale bekendt med dokumenternes karakter. Det kan til orientering oplyses, at der - for de dokumenters vedkommende, som er undtaget fra aktindsigt i deres helhed - er tale om undtagelser med henvisning til offentlighedslovens 23 om interne arbejdsdokumenter. Et enkelt dokument er dog undtaget med henvisning til 30 stk. 1 nr. 1. Det skal til orientering oplyses, at regionen har overvejet, om der efter bestemmelserne om meroffentlighed kunne gives aktindsigt i de undtagne dokumenter, men at afvejningen af hensynet til de beskyttelsesinteresser, der ligger bag de pågældende undtagelsesbestemmelse, eller andre lovlige hensyn, mod hensynet til de interesser, der ligger bag anmodningen om aktindsigt, fører til, at regionen ikke finder grundlag for at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Den 10. november 2014 meddelte du, at du ønskede at opretholde din klage. Den 14. november 2014 traf Region Hovedstaden yderligere afgørelse om aktindsigt. Regionen begrundede denne afgørelse således: 2
Som svar på din anmodning om aktindsigt af 14. september 2014 vedlægges i nærværende mail en række dokumenter. Det bemærkes, at nogle oplysninger i nogle af dokumenterne er undtaget fra aktindsigt under henvisning til offentlighedslovens 30, stk. 1, nr. 2. Den 18. november 2014 sendte Region Hovedstaden din klage til Statsforvaltningen og oplyste i den forbindelse: Regionen besvarede i første omgang klagen ved i mail af 7. november 2004 at oplyse, at regionen henset til den meget brede formulering af hans anmodning om aktindsigt havde skønnet, at der for de dokumenters vedkommende, som var undtaget i deres helhed, kunne henvises generelt til undtagelsesbestemmelserne i offentlighedsloven, herunder offentlighedslovens 23 om intern arbejdsdokumenter, og i radio- og fjernsynsloven. Herudover oplystes det, at et enkelt dokument var undtaget fra aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens 30, stk. 1, nr. 1. Regionen skal for god ordens skyld for så vidt angår interne arbejdsdokumenter i sagen oplyse, at de ikke var omfattet af Lars Fogts anmodning af 14. september 2014, der gik på korrespondance med eksterne parter, hvorfor de ikke indgår i klagesagen. Det beror således på en fejl, når regionen i sin afgørelse af 23. oktober 2014 oplyste, at visse dokumenter var undtaget fra aktindsigt i kraft af deres status som interne arbejdsdokumenter. Det kan supplerende oplyses, at regionen i sin mail af 7. november 2014 til Lars Fogt oplyste, at det var overvejet, om der efter bestemmelserne om meroffentlighed kunne gives aktindsigt i de undtagne dokumenter, men at afvejningen af hensynet til de beskyttelsesinteresser, der ligger bag de pågældende undtagelsesbestemmelse, eller andre lovlige hensyn, mod hensynet til de interesser, der ligger bag anmodningen om aktindsigt, førte til, at regionen ikke finder grundlag for at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Endelig bemærkes, at en række andre dokumenter, som er omfattet af Lars Fogts anmodning, er sendt i høring hos berørte parter med henblik på indhentning af udtalelse til brug for regionens stillingtagen til hans anmodning om aktindsigt. Sagsbehandlingen af disse dokumenter er derfor endnu ikke afsluttet. Der er tilsendt Lars Fogt en kopi af dette brev uden bilag. Den 1. december 2014 sendte Region Hovedstaden yderligere dokumenter til dig. Regionen anførte samtidig, at regionen forsat behandlede nogle dokumenter med henblik på stillingtagen til din anmodning, og at denne proces var forventet afsluttet inden udgangen af ugen. Den 2. december 2014 traf Region Hovedstaden på baggrund af en høring af Wonderful Copenhagen endnu en afgørelse om aktindsigt og sendte en række yderligere dokumenter. Regionen undtog ved denne afgørelse visse dokumenter og oplysninger fra aktindsigt med følgende begrundelse: De dokumenter, som er undtaget fra aktindsigt i deres helhed, er for nogles vedkommende undtaget med henvisning til offentlighedslovens 30 stk. 1 nr. 2, idet dokumenterne indeholder oplysninger af forretningsmæssig karakter og gør det i et 3
omfang, der i henhold til 34 stk. 1 nr. 1 udelukker muligheden for at udlevere en eventuelt ikke-fortrolig del af dokumentet. Der er i øvrigt til din orientering i de pågældende dokumenter tale om oplysninger, som i al væsentligt drejer sig om andre aktiviteter end ESC 2014. For andre dokumenters vedkommende er der tale om dokumenter vedr. kommunikation mellem medlemmer af bestyrelsen, som undtages efter 33 stk. l nr. 5 af hensyn til behovet for at beskytte bestyrelsesmedlemmernes mulighed for at kunne udveksle synspunkter om forhold af forretningsmæssig og styringsmæssig karakter, jf. herved bestemmelserne om fortrolighed i lov om erhvervsdrivende fonde. Herudover er der med samme begrundelse enkelte steder i det vedlagte materiale markeret oplysninger, som efter administrationens opfattelse må undtages efter reglerne i offentlighedslovens 30 eller 33. Den 4. december 2014 traf Region Hovedstaden endnu en afgørelse om aktindsigt. Regionen undtog ved denne afgørelse visse oplysninger fra aktindsigt med følgende begrundelse: Denne afgørelse er truffet på baggrund af en høring af fonden Wonderful Copenhagen, DR, Københavns Kommune og Retshaleøens ejendomsselskab vedr. dele af materialet. Materiale, der er udvekslet mellem medlemmer af den jf. redegørelse fra Projektselskabet nedsatte styregruppe, kan betragtes som interne arbejdsdokumenter, som er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 23, forudsat, at materialet i administrativ henseende har været holdt afsondret fra regionens øvrige dokumenter. Dette har dog for Region Hovedstadens vedkommende ikke været tilfældet, hvorfor din anmodning er behandlet efter lovens almindelige regler. Regionen har derfor skønnet, at der kan gives aktindsigt i de vedlagte dokumenter. Regionen har imidlertid undtaget visse oplysninger fra aktindsigt under henvisning til offentlighedslovens 30 i det vedlagte materiale og din anmodning imødekommes hermed ikke fuldt ud vedrørende denne del af materialet. På en foranledning af en henvendelse fra Statsforvaltningen har Region Hovedstaden den 11. juni 2015 sendt en kopi af de akter, der er helt eller delvist undtaget fra aktindsigt ved afgørelsen af 23. oktober 2014, samt en aktliste vedrørende regionens journalnr. 13008751. Region Hovedstaden har i denne forbindelse blandt andet oplyst, at: regionen har journaliseret korrespondance vedrørende regionens engagement i Eurovision Song Contest 2014 på journalnr. 13008751 der kun er et eksternt dokument, som er undtaget i sin helhed fra aktindsigt på baggrund af høringssvar har regionen truffet afgørelser af henholdsvis den 14. november, 1. december, 2. december og 4. december 2014 om aktindsigt i øvrige akter omfattet af anmodningen 4
der den 2. juni 2015 er blevet meddelt aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet i en række dokumenter, som regionen tidligere havde meddelt helt eller delvis afslag på aktindsigt i. Efter en gennemgang af de dokumenter, som Region Hovedstaden den 23. oktober 2014 helt eller delvist har undtaget fra aktindsigt, kan Statsforfatningen konstatere, at: det dokument, der er undtaget i sin helhed efter offentlighedslovens 30, nr. 1, består af en e-mail fra Region Hovedstaden til Wonderful Copenhagen om en navngiven person, i de dokumenter, hvori der er meddelt delvist aktindsigt, består de undtagne oplysninger af interne e-mails, hvoraf flere kan karakteres som formløse e- mails. Statsforvaltningen kan endvidere konstatere, at der i journalnr. 13008751 er journaliseret 196 dokumenter mellem den 1. juni 2014 og 14. september 2014. De udleverede akter og Region Hovedstadens afgørelser præciserer ikke, hvilke dokumenter der anses for omfattet af de enkelte undtagelsesbestemmelser i offentlighedsloven 30-33 og i radio- og fjernsynslovens 86. Statsforvaltningen har ikke modtaget kopi af de akter, som blev sendt i høring hos eksterne parter, og som var omfattet af Region Hovedstadens afgørelser af henholdsvis den 14. november, 1. december, 2. december og 4. december 2014. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at regionerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. regionslovens 30-31, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Det tilsyn, som Statsforvaltningen udøver overfor en region, er et retlig tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt regionen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder regionale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Med udtrykket retsgrundlag menes i denne forbindelse offentligretlig lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen kan derfor ikke tage stilling til spørgsmål vedrørende skønsudøvelsen, så længe skønnet udøves indenfor de rammer, der følger af den offentligretlige lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af regionale dispositioner eller undladelser, jf. regionslovens 31, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Region Hovedstaden har henholdsvis den 23. oktober, 14. november, 1. december, 2. december og 4. december 2014 truffet afgørelse om aktindsigt på baggrund af din anmodning af 14. september 2014 om aktindsigt i al korrespondance, 5
mødereferater og telefonnotater med andre parter om Eurovision og Wonderful Copenhagen. Statsforvaltningen forstår regionens afgørelse af 23. oktober 2014 således, at - regionen har vurderet, at din anmodning om aktindsigt alene vedrører dokumenter journaliseret på journalnr.13008751 - interne dokumenter i journalnr.13008751 ikke anses for omfattet af din aktindsigtsanmodning - en række dokumenter er undtaget fra aktindsigt efter radio- og fjernsynslovens 86 - et enkelt dokument er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 30, nr. 1 - der er meddelt delvis aktindsigt og undtaget oplysninger i en række dokumenter under henvisning til, at disse indeholder oplysninger omfattet af henholdsvis radio- og fjernsynslovens 86, offentlighedslovens 30, nr. 1, og offentlighedslovens 33. Statsforvaltningen forstår regionens afgørelser af henholdsvis den 14. november, 1. december, 2. december og 4. december 2014 således, at: en række dokumenter er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 30, stk. 1, nr. 2, og 33, nr. 5. der er meddelt delvis aktindsigt og undtaget oplysninger i en række dokumenter efter offentlighedslovens 34, jf. 30 og 33. Sagen giver Statsforvaltningen anledning til at tage stilling til, om Region Hovedstaden har handlet i overensstemmelse med reglerne i offentlighedsloven om tidsfrister for besvarelse af aktindsigtsanmodninger og om aktindsigt i aktlister. Sagen giver endvidere Statsforvaltningens anledning til at tage stilling til, om Region Hovedstaden har handlet i overensstemmelse med reglerne i forvaltningsloven om begrundelse. Henset til, at Statsforvaltningen anmoder Region Hovedstaden om at genoptage sine afgørelser om aktindsigt, idet vi finder, at afgørelserne ikke er i overensstemmelse med: offentlighedslovens 7, stk. 2, om aktindsigt i aktlister, begrundelseskravet i forvaltningslovens 24, jf. 22, kan Statsforvaltningen ikke på foreliggende grundlag tage stilling til, hvorvidt Region Hovedstadens afgørelser er i overensstemmelse med offentlighedslovens 30-33, 34 og meroffentlighedsprincippet i offentlighedslovens 14. Af samme grund kan Statsforvaltningen ikke tage stilling til, hvorvidt Region Hovedstadens afgørelser er i overensstemmelse med radio- og tv-lovens 86. 6
Tidsfrist for aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Dette følger af offentlighedslovens 36, stk. 2, som har følgende ordlyd: Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det fremgår af de akter, som Statsforvaltningen har modtaget, at du anmodede om aktindsigt den 14. september 2014, og at Region Hovedstaden den 23. oktober 2014 meddelte aktindsigt og underrettede om yderligere sagsbehandlingstid for akter sendt i høring hos eksterne parter. Det er derfor Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke har overholdt reglerne i offentlighedslovens 36, stk. 2, om tidsfristen for behandling af aktindsigtsanmodninger. Aktliste Retten til aktindsigt fremgår af offentlighedslovens 7, som har følgende ordlyd: 7. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i 19-35 nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Stk. 3. Retten til aktindsigt efter stk. 2, nr. 1, i et dokument, der er afsendt af myndigheden m.v., gælder først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet. I lovforslaget til offentlighedsloven (Lovforslag 144 fremsat den 7. februar 2013), er følgende blandt andet anført under de specielle bemærkninger til 7, stk. 2: Bestemmelsen i stk. 2, nr. 2, giver som hidtil adgang til aktindsigt i indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (journalindførslen/aktlisten). Det gælder uanset, om journalen m.v. føres manuelt eller elektronisk. Bestemmelsen indebærer, at den pågældende myndighed m.v. på eget initiativ og samtidig med sagens øvrige dokumenter skal meddele aktindsigt i journalindførslen (aktlisten). Den aktindsigtssøgende har således et selvstændigt krav på aktindsigt i journalindførslen, og afslag herpå kan alene meddeles, hvis den pågældende indførsel indeholder oplysninger, der i sig selv er omfattet af de bestemmelser i loven, der undtager oplysninger fra retten til aktindsigt, jf. lovforslagets 30-35, eller hvis oplysningerne er omfattet af særlovgivningens undtagelsesbestemmelser. Der gælder 7
dog ikke en ret til aktindsigt i journalindførslen, hvis aktindsigtsanmodningen angår en sag, f.eks. en straffesag, der som sådan er undtaget fra loven, jf. lovforslagets 19, stk. 1. I Offentlighedsloven med Kommentarer af Mohammad Ahsan, Jurist og Økonomforbundets Forlag, 2014, side 200-201, er følgende blandt andet anført om fortolkning af 7, stk. 2, nr. 2. Bestemmelsen i 7, stk. 2, nr. 2, giver som hidtil adgang til aktindsigt i indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter, dvs. den del af journalregistret, som vedrører den sag, der anmodet om aktindsigt i (aktlisten). Det gælder uanset, om journalen mv. føres manuelt eller elektronisk. Baggrunden herfor er hensynet til, at den aktindsigtssøgende ved at få en udskrift af aktlisten kan kontrollere, om den pågældende har fået aktindsigt i samtlige de dokumenter, der knytter sig til den sag, som vedkommende har anmodet om aktindsigt i, jf. betænkning nr. 1510-2009, side 333, samt FOB 1989, side 241 (268). Det anførte vedrører det tilfælde, hvor den aktindsigtssøgende har anmodet om aktindsigt i en (samlet) sag. I tilfælde, hvor den aktindsigtssøgende alene har anmodet om aktindsigt i bestemte angivne dokumenter eller typer af dokumenter i en sag, kan det derfor ikke udelukkes, at den pågældende alene meddeles aktindsigt i den del af aktlisten, der knytter til de pågældende dokumenter, hvad enten der meddeles aktindsigt i alle dokumenterne eller ej. På denne måde kan vedkommende fortsat ved hjælp af aktlisten kontrollere, om myndigheden har forholdt sig til og inddraget samtlige af de dokumenter, som der er anmodet om aktindsigt i. Det samme må antages at gælde, hvor den aktindsigtsøgende har anmodet om aktindsigt i en afgrænset problemstilling i en sag, der rummer flere problemstillinger. Region Hovedstaden ses ikke at have sendt akliste(r) sammen med sine afgørelser om aktindsigt. Statsforvaltningen bemærker, at regionen af egen drift skal meddele aktindsigt i aktlister for de sager/dokumenter, som er omfattet af aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Statsforvaltningen anmoder derfor Region Hovedstaden om at genoptage sine afgørelser med henblik på at sende aktliste(r), jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Begrundelse Når en myndighed meddeler helt efter delvis afslag på aktindsigt, skal afgørelsen begrundes. Dette følger af forvaltningslovens 22 og 24, som har følgende ordlyd: 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. 8
Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. En begrundelse skal derfor fremtræde som en sandfærdig forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået netop det pågældende indhold. I FOB 2015-26 har Folketingets Ombudsmand beskrevet begrundelseskravet ved afgørelser om aktindsigt efter offentlighedsloven: I sager, hvor der gives helt eller delvist afslag på aktindsigt, indebærer begrundelseskravet bl.a., at det tydeligt skal fremgå af afgørelsen, at der er tilbageholdt dokumenter/oplysninger, ligesom det skal fremgå, efter hvilken bestemmelse i offentlighedsloven de enkelte dokumenter/oplysninger er undtaget. Dette kan f.eks. ske ved, at myndigheden på de aktlister, som er udleveret i forbindelse med aktindsigten, ud for hvert dokument angiver den eller de relevante undtagelsesbestemmelser. Det vil således ikke være i overensstemmelse med begrundelseskravet blot mere generelt at anføre, at en række dokumenter/oplysninger er undtaget efter forskellige bestemmelser i offentlighedsloven, hvis ikke det specifikt for det enkelte dokument fremgår, med hvilken hjemmel dokumentet (eller en del af dokumentet) er tilbageholdt. Jeg henviser bl.a. til Folketingets Ombudsmands beretning for 2005, s. 485, og til beretningen for 2009, sag nr. 2009 1-2. Se endvidere Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer (2014), s. 620. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, Jurist- og Økonomiforbundets Forslag, 2014, side 620 fremgår følgende om fortolkningen af begrundelseskravet ved afgørelser om aktindsigt: Begrundelseskravet i forvaltningslovens 24 indebærer således bl.a., at en forvaltningsmyndighed ved et delvist afslag på aktindsigt tydeligt skal tilkendegive, at der tilbageholdes dokumenter eller oplysninger. Herudover skal det specifikt i forhold til de enkelte dokumenter og oplysninger oplyses, hvilken bestemmelse i offentlighedsloven der begrunder en tilbageholdelse af de enkelte dokumenter (f.eks. offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, og 33, nr. 5). Begrundelseskravet indebærer dog ikke, at forvaltningsmyndigheden dokument for dokument er forpligtet til at forklare, hvorledes undtagelsesbestemmelserne er anvendt, men myndigheden kan nøjes med at henvise til, at undtagelsen er sket med hjemmel i den pågældende bestemmelse (eventuelt ved på aktlisten ud for de enkelte dokumenter at anføre, hvilken bestemmelse der har begrundet undtagelsen), jf. bl.a. FOB 2005, side 485, FOB 2009-1-2. Det vil således ikke være i overensstemmelse med begrundelseskravet blot mere generelt at anføre, at en række dokumenter er undtaget efter f.eks. offentlighedslovens 23, nr. 1, nr. 1, og 33, nr. 5, uden samtidig at præcisere, hvilke dokumenter der er anset for omfattet af de enkelte undtagelsesbestemmelser. Hvis der er tale om undtagelse af oplysninger omfattet af f.eks. 30, nr. 1, bør myndigheden efter omstændighederne give en kort redegørelse for karakteren af de oplysninger, der undtages fra aktindsigt, f.eks. at der er tale om, at der i dokumenter er undtaget oplysninger om beskyttede adresser og hemmelige telefonnumre, sammenlign FOB 2009-19-1. 9
Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstadens afgørelser om aktindsigt ikke opfylder de krav til begrundelse, der følger af forvaltningslovens 24, jf. 22. Vi lægger herved vægt på, at afgørelserne ikke indeholder oplysninger om, hvilke sager og dokumenter, som anses omfattet af aktindsigtsanmodningen, eller hvilke dokumenter der indgår i de omhandlede sager. Vi lægger endvidere vægt på, at det ikke fremgår af afgørelserne efter hvilken bestemmelse, de enkelte dokumenter og oplysninger er undtaget fra aktindsigt, eller efter hvilken bestemmelse, der er undtaget oplysninger i de enkelte dokumenter. Endelig lægger vi vægt på, at der i afgørelser af henholdsvis den 23. oktober og 4. december 2014 ikke er en redegørelse for karakteren af de oplysninger, der er undtaget aktindsigt. Region Hovedstadens afgørelser fremstår derfor ikke, jf. ovenfor som forklaringer på, hvorfor afgørelserne på din anmodning om aktindsigt fik netop det pågældende indhold. Statsforvaltningen anmoder derfor Region Hovedstaden om at genoptage sine afgørelser med henblik på at træffe en afgørelse om aktindsigt i overensstemmelse med begrundelseskravet i forvaltningslovens 24, jf. 22. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Region Hovedstaden. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk. Med venlig hilsen Hanne Villumsen Kontorchef Torsten Pedersen 10