STIL Styrelsen for It og Læring Praktisk vejledning til skolerne Grundskolekarakterer 2015
Side 2 af 7 Indhold PRAKTISK:... 3 Hvilken indberetning handler det om?... 3 Hvilke skoler er omfattet af indberetningen?... 3 Hvilke elever er omfattet af indberetningen?... 3 Hvilke karakteroplysninger skal indberettes?... 3 Hvordan indberettes karakteroplysningerne?... 3 Hvordan kan skolen se, om indberetningen til Styrelsen for It og Læring er lykkedes?... 4 Hvornår er indberetningen åben?... 4 Hvordan kan skolen kontrollere og rette i data?... 4 Skal skolen godkende indberetningen?... 4 Indberetningsside... 5 Adgangskode... 5 Kommunens adgang til data... 5 Offentliggørelse af karakteroplysningerne... 5 INDHOLDSMÆSSIGT:... 5 Karakterer i 8. klasse... 5 Karakterer i 9. klasse... 5 Karakterer i 10. klasse... 6 Fritagelser, sygemeldinger og udeblivelser... 6 Skriftlig udtalelse i stedet for standpunktskarakter (specialundervisningselever).. 6 Semesterprøver... 6 Sygeprøver... 7 Privatister... 7 Elever på 20/20-ordning... 7 KONTAKTOPLYSNINGER:... 7 Spørgsmål til indberetningen... 7
Side 3 af 7 PRAKTISK: Hvilken indberetning handler det om? Denne vejledning indeholder praktiske oplysninger vedr. skolernes indberetning af prøvekarakterer ved folkeskolens afsluttende prøver maj/juni 2015 samt de sidste standpunktskarakterer afgivet i skoleåret 2014/15. Hvilke skoler er omfattet af indberetningen? Alle grundskoler med afgangselever samt øvrige skoler, der har haft elever til folkeskolens afgangsprøver, er omfattet af indberetningen. Hvilke elever er omfattet af indberetningen? Der skal indberettes en status for alle elever i 9. og 10. klasse samt elever, der har aflagt prøver i 8. klasse. Dvs. der skal også indberettes en status for elever, der fx har været fritaget eller sygemeldt eller er udeblevet fra en eller flere prøver. Alle klassetyper skal indberettes. Hvilke karakteroplysninger skal indberettes? Skolerne skal indberette de sidste standpunktskarakterer og alle prøvekarakterer for elever på 9. og 10. klassetrin samt de sidste standpunktskarakterer og prøvekarakterer for de elever på 8. klassetrin, der har aflagt prøve i håndarbejde, sløjd, håndværk og design (erstatter håndarbejde og sløjd) og/eller madkundskab (tidligere hjemkundskab). Dette gælder også frie skoler, der har afholdt mundtlig prøve i historie på 8. klassetrin. Der skal både foretages indberetning af karakteroplysninger for prøvetermin maj/juni 2015 samt for semesterprøver afholdt i december 2014/januar 2015. Derudover skal eventuelle sygeprøver fra sidste års prøvetermin indberettes manuelt på indberetningssiden, hvor der findes et særligt link til indberetning af karakterer fra sygeprøver. Hvordan indberettes karakteroplysningerne? Skolerne kan indberette karakteroplysningerne for de enkelte elever på to måder: 1. Via en elektronisk overførsel fra skolens eget administrationssystem til Styrelsen for It og Læring: KMD, Tabulex, Edb-Brugsen, Dansk Skoledata og en række andre systemleverandører har en feature, der giver mulighed for dataoverførsel fra skolen til Styrelsen for It og Læring.
Side 4 af 7 Bemærk at det er skolen selv, der skal sørge for at overføre data til Styrelsen for It og Læring. Hvis skolen benytter et af disse administrative systemer, vil skolen modtage nærmere information fra systemleverandøren om, hvordan skolen konkret skal forholde sig til indberetningen, herunder evt. andre tidsfrister. 2. Via manuel indtastning direkte på Styrelsen for It og Lærings indberetningsside: Skoler, der ikke benytter elevadministrative systemer, som understøtter direkte dataoverførsel, skal selv indtaste oplysningerne på Styrelsen for It og Lærings indberetningsside. Hvordan kan skolen se, om indberetningen til Styrelsen for It og Læring er lykkedes? Skolen modtager en kvittering med en summeret oversigt over de indberettede oplysninger. Kvitteringen sendes som en e-mail til den kontaktperson, som skolen oplyser i forbindelse med overførslen. Hvis overførslen mislykkes, modtager kontaktpersonen en fejlmeddelelse. Derudover kan skolen logge ind på indberetningssiden og se kvitteringen samt udskrive karaktergennemsnit. Hvornår er indberetningen åben? Indberetningen åbner onsdag den 17. juni 2015. Der er indberetningsfrist onsdag den 1. juli 2015. Skolen skal således have foretaget indberetningen, inden skolens administration holder sommerferie. Hvordan kan skolen kontrollere og rette i data? Skolens kontaktperson får kort efter indberetningen tilsendt en mail med en oversigt over de indberettede data. Skolen bedes tjekke, at de indberettede data er korrekte. Eventuelle fejl i de indberettede data rettes som udgangspunkt altid i skolens administrative system, hvorefter data overføres igen (de gamle data overskrives automatisk). Hvis fejl i de indberettede data mod forventning ikke kan rettes i skolens administrative system, er det dog stadig muligt at gøre det via Styrelsen for It og Lærings indberetningsside. Skal skolen godkende indberetningen? Ved tidligere års indberetninger er skolen blevet bedt om at godkende og afslutte indberetningen på Styrelsen for It og Lærings indberetningsside. Dette er ikke længere nødvendigt. Så snart skolen har modtaget en mailkvittering og har tjekket, at data ser korrekte ud, kan indberetningen betragtes som afsluttet.
Side 5 af 7 Indberetningsside Styrelsen for It og Lærings indberetningsside skal benyttes til at kontrollere de indberettede oplysninger. Derudover er siden relevant for de skoler, der skal indtaste karakterer manuelt samt for skoler, der skal have afklaret dubletter med en anden skole. Indberetningssiden findes her: https://statistik.uni-c.dk/grundskolekarakter/ Adgangskode Skolen får login-oplysninger til indberetningssiden tilsendt via mail medio juni, men kan få sendt adgangskoden igen ved at benytte Send adgangskode -funktionen på indberetningssiden. Kommunens adgang til data Kommunerne har adgang til at se karaktergennemsnit for egne skoler (folke- og ungdomsskoler) via en særlig adgangskode. Offentliggørelse af karakteroplysningerne Styrelsen for It og Læring offentliggør senere på året skolens karakteroplysninger i Databanken på Undervisningsministeriets hjemmeside. Her findes også links til karakterer for hver enkelt skole. INDHOLDSMÆSSIGT: Karakterer i 8. klasse Det skal understreges, at skolen kun skal indberette de sidste standpunktskarakterer og prøvekarakterer for de elever på 8. klassetrin, der har aflagt prøve i et af skolens udbudte valgfag. Karakterer i 9. klasse Alle elever skal aflægge folkeskolens afsluttende prøve i 5 bundne prøvefag (mundtlig dansk, skriftlig dansk, skriftlig matematik, mundtlig engelsk og mundtlig fysik/kemi) samt i 2 prøvefag til udtræk, heraf 1 prøve blandt de humanistiske fag (skriftlig engelsk, mundtlig tysk/fransk, skriftlig tysk/fransk, mundtlig historie, mundtlig samfundsfag, mundtlig kristendomskundskab) og 1 prøve blandt de naturfaglige fag (skriftlig biologi, skriftlig geografi og mundtlig matematik). Det betyder, at der som minimum skal optræde en prøvekarakter for hver elev fra disse 7 prøver (i alt 10 forskellige prøvekarakterer, da der gives mere end én karakter ved nogle af prøverne).
Side 6 af 7 Hvis der ikke findes en karakter i hver af disse prøver, skal det angives, om det skyldes fritagelse, sygemelding eller udeblivelse. Derudover skal skolen indberette alle øvrige prøvekarakterer og standpunktskarakterer, som fremgår af elevens afgangsbevis. Karakterer i 10. klasse For eleverne i 10. klasse skal skolen indberette karakteroplysninger, uanset om eleven har været til folkeskolens afsluttende prøver eller ej. Dvs. at skolen for alle elever i 10. klasse som minimum skal indberette de sidste standpunktskarakterer, der afspejler det valgte prøveniveau. Fritagelser, sygemeldinger og udeblivelser Hvis eleven er fritaget fra prøve af skolens leder, ikke er mødt til prøven/bortvist fra prøven eller er sygemeldt fra prøven, skal feltet Karakter være blankt og i feltet Status oplyses en af følgende årsager: D15: Elev fritaget efter 32 D16: Elev fritaget efter 36 U: Eleven ikke mødt til prøve eller bortvist fra prøven, jf. 25 S: Eleven sygemeldt, jf. 15. De anførte refererer til Prøvebekendtgørelsen (bek. nr. 1001 af 15/9-2014). Skriftlig udtalelse i stedet for standpunktskarakter (specialundervisningselever) Hvis en elev, der modtager specialundervisning, har fået en standpunktskarakter erstattet af en skriftlig udtalelse, skal feltet Karakter være blankt og i feltet Status oplyses følgende årsag: E: Standpunktskarakter erstattet af skriftlig udtalelse, jf. 14. De anførte refererer til Specialundervisningsbekendtgørelsen (bek. nr. 693 af 20/06 2014). Semesterprøver Det er muligt at afslutte undervisningen i et fag i december/januar prøvetermin. For elever i 9. klasse og for elever i 10. klasse, der ønsker at aflægge folkeskolens afgangsprøver på 9.-klasse-niveau, er det alene muligt at aflægge prøve i et eller flere af de bundne prøvefag: dansk, mundtlig og skriftlig matematik, skriftlig engelsk, mundtlig fysik/kemi, mundtlig/praktisk.
Side 7 af 7 Karakterne indberettes med en markering af, at prøven er aflagt som en semesterprøve. Sygeprøver Der skal indberettes karakteroplysninger for de elever, der havde mulighed for at aflægge sygeprøve i august/september 2014 eller i december 2014/januar 2015. Dette gælder både de elever, der var forhindret i at gennemføre en prøve i maj/juni 2014 på grund af dokumenteret sygdom, uforskyldt grund, udeblivelse eller bortvisning fra prøven. Sygeprøver kan alene indberettes manuelt på indberetningssiden. Her findes et særligt link til indberetning af karakterer fra sygeprøver. Skolen skal alene indberette karakterer for den prøve eller de dele af prøven, der gennemførtes som sygeprøve. Privatister Privatisters karakteroplysninger indberettes på samme måde som skolens øvrige elever, blot med angivelse af klassetype 71 (privatister). Hvis privatister ikke er oprettet i skolens administrative system, indtastes disse manuelt på indberetningssiden. Karakterer for privatister indgår i opgørelser på landsplan, men vil ved offentliggørelse i Databanken ikke indgå i skolens karaktergennemsnit. Elever på 20/20-ordning Det er vigtigt, at skolen er opmærksom på at indberette karakteroplysninger for elever på 20/20-ordning. 20/20-ordningen er et 10.-klasseforløb, der først består af 20 uger i folkeskolen/ungdomsskolen, dernæst 20 uger i et erhvervsuddannelsesgrundforløb. Efter 20 uger i erhvervsuddannelsesgrundforløbet har eleven mulighed for at afslutte 10. klasse. Det er en betingelse, at eleven i grundforløbet har fulgt en undervisning, der i indhold og niveau svarer til folkeskolens, for så vidt angår de frivillige fag dansk, matematik og engelsk og evt. fysik/kemi, tysk og fransk. KONTAKTOPLYSNINGER: Spørgsmål til indberetningen Tekniske og praktiske spørgsmål vedr. indberetningen af karakterer kan rettes til Styrelsen for It og Læring, Center for Data og Analyse via statistiksupport@stil.dk eller supporttelefonen 3587 8300 (man-fre: 9-14). Spørgsmål vedr. prøvernes indhold og afvikling kan rettes til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, Kontor for Prøver og Eksamen via fp@ktst.dk eller supporttelefonen 3392 6100 (man-fre: 9-14).