Job- og personprofil 19. juni 2019 Jakob Lundgaard Lundgaard Konsulenterne bistår ved rekruttering af Fagchef til www.lundgaard-konsulenterne.dk
Fagchef med mange HK og som går langt på literen Fagchef til er den største fagforening i regionen. Vores vision er ambitiøs: HK er arbejdspladsens foretrukne valg og samtidig Danmarks mest indflydelsesrige fagforening. Det betyder, at vi i det daglige arbejder målrettet, struktureret og opsøgende for at understøtte medlemmerne bedst muligt. Det kræver organisation, ledelse og hestekræfter. Og vi skal helst kunne gå langt på literen. Det er her, du kommer ind i billedet som vores nye fagchef. Du bliver en del af den administrative ledelse i et aktivt nogle gange hektisk hus, hvor 90 medarbejdere knokler derudad. Der er et vanvittigt drive på de gode dage (citat: medarbejder). Du skal her navigere imellem vores politisk valgte ledelse der heldigvis arbejder godt sammen og vores medarbejdere, hvor det bærende er det engagement, du kommer til at møde hele tiden. Det betyder også, at det ikke altid er let. Du skal på den ene side være klar, tydelig og nærværende og på den anden side personligt fleksibel, fordi du ikke kan regne med, at din retning altid vinder uden sværdslag. Din retfærdighedssans skal derfor være på vores medlemmers vegne og ikke din egen. Du lykkes, fordi du er en rigtig dygtig leder, fordi du evner at navigere i en politisk styret organisation, og fordi vi kan mærke, at det betyder noget for dig at arbejde et sted, hvor man gør en forskel. Du er der ikke kun for dig selv. Du formår at være nærværende, og så er du generelt et ordentligt menneske, der er god og gerne sjov at være sammen med. Sammen er du stærkere og det kunne blive sammen med os. Ansættelsesvilkår Løn- og ansættelsesvilkår efter overenskomst (mellem HKC og SAP). Fagchefen indplaceres på løntrin 52 med en forventet årsløn på ca. 750.000 kr. + pension. er Østjyllands største fagforening og dækker ni kommuner. Det er Aarhus, Silkeborg, Skanderborg, Odder, Favrskov, Randers, Norddjurs, Syddjurs og Samsø. Hovedkontoret ligger i Brabrand, mens der er lokalkontorer i Grenaa, Randers og Silkeborg. er bygget op om et fællesskab og fire faglige sektorer (HK Privat, HK Handel, HK Kommunal og HK Stat). side 2
Politisk ledelse er en demokratisk forening. Alle medlemmer kan få indflydelse ved at møde op på afdelingens generalforsamling, der er s øverste myndighed. På generalforsamlingen vælges afdelingens fællesformand og fire bestyrelsesmedlemmer. Ved valg af bestyrelsesmedlemmer tilstræber vi at tage hensyn til en passende fordeling mellem sektorerne og en ligelig kønsfordeling. Bestyrelsen træffer alle beslutninger om s ledelse og økonomi. Kontorchefen og medarbejdernes tillidsrepræsentant deltager i afdelingsbestyrelsesmøderne uden stemmeret. Fællesformanden for hedder siden 2016 Jesper Thorup. Der er et fint, løbende samarbejde mellem de fem politisk valgte formænd i huset. HK s mission, vision & kendetegn: Mission: At skabe værdi, styrke og muligheder i medlemmets arbejdsliv Vision: HK er arbejdspladsens foretrukne valg og Danmarks mest indflydelsesrige fagforening DOF 2.0 (Den Organiserende Fagforening): Nærvær Relevans Fokus Systematik s daglige ledelse består af afdelingens fællesformand, de fire sektorformænd, kontorchefen samt to fagchefer. Ledergruppen afholder ugentlige møder, hvor afdelingens daglige virke, overordnede målsætninger og prioriterede opgaver drøftes. Desuden følges afdelingens økonomiske situation og medlemsudvikling tæt. Derudover udmøntes ledelsesansvaret på de enkelte områder mellem områdets formand og chef i et tæt og koordineret samarbejde. Der er en skriftlig, afklaret struktur omkring arbejds- og ansvarsdeling i ledergruppen: Politikere (niveau 1): Ø Overordnet ledelse af Ø Politiske og faglige mål og strategier Ø Politisk og faglig kommunikation Ø Beskæftigelses- og erhvervspolitiske strategier Ø Uddannelsespolitiske strategier Ø Politiske repræsentationer Ø Budget og formueforvaltning side 3
Kontorchef (niveau 2): Ø Afdelingens drift, herunder o Økonomi o Overordnede personaleforhold o Intern service, herunder kantinedrift o Ejendomsadministration & IT-drift Ø Medlemskommunikation & Markedsføring Ø HKA Job & Vejledning Ø HK Jobbørs Ø Karriere & Uddannelse Fagchef Tina Andersen (niveau 3): Ø Sektor Privat & Handel Ø Tværgående brancheklubber Ø HK Uddannelse Ø Synlighedsaktiviteter og tværgående kurser, herunder FIU Fagchef NN (niveau 3): Ø Sektor Kommunal & Stat Ø Arbejdsmiljø Ø HK Medlemskontakt Ø Medlemsservice Ø Synlighedsaktiviteter og tværgående kurser, herunder FIU Den administrative organisation Afdelingen ledes overordnet af kontorchef Berit Dehli, og der er samlet set 90 medarbejdere, herunder to fagchefer. Kontorchefen har en mangeårig HK-ballast, og kollega-fagchefen har været i HK i fire år. Det er således et par rutinerede samarbejdspartnere, den nye fagchef kommer til at møde. Samtidig er de dog bevidste om at være fleksible, når der kommer en ny kollega ind ad døren, så de tre ledere kan få det bedste ud af hinandens forskellige kompetencer. Mødestrukturerne er i udgangspunktet: Ugentlige møder i afdelingsledelsen med deltagelse af fællesformand, sektorformænd samt de administrative chefer. Sektormøder ugentligt med deltagelse af medarbejderne i sektorerne Teammøder ugentligt med deltagelse af medarbejdere i de tværgående teams Månedlige møder for alle medarbejdere i HK-Østjylland med deltagelse af den samlede ledelse side 4
Arbejdet i sektorerne tager blandt andet afsæt i handlingsplaner, der udvikles og bearbejdes i sektorbestyrelserne. Det forventes, at fagchefen er aktiv i udmøntningen af disse og også gerne som administrativ bidragsyder ind i udviklingen af planerne. I en organisation, hvor medlemsdemokratiet er så synligt fællesformanden samt sektorformændene har deres daglige gang i huset er det klart, at man skal være en dygtig navigator. Man er på den ene side en del af ansvaret for helheden. På den anden side er fagcheferne i tæt sparring og dialog med den politisk valgte ledelse af de fire sektorer, der hver især har egne dagsordener, der både kan være lokalt og nationalt funderede. De politisk valgte har selvfølgelig en forventning om, at de administrative ledere er loyale i samarbejdet, men har også en forventning om at få modspil. Og det er en fin balance, som man skal finde sine ben i. Medarbejderne er dedikerede, energifyldte og direkte i deres kommunikation. Det skal man også kunne være i på en måde, hvor man på den ene side tør lede, men på den anden side også formår at lytte og inddrage og bakke op, når der er brug for det. I en organisation, der igennem mange år har været præget af en betydelig grad af selvledelse, opstår der det klassiske paradoks, at man på den ene side gerne vil have en dygtig leder, men på den anden side ikke altid har lyst til at blive ledet. Ledelse >< selvledelse er derfor ofte til diskussion. Den form for ledelse i debat skal man kunne være i, men ved at gå ind i den i form af tydelighed og retning og ikke ved at gemme sig. Der er et fint samspil med medarbejdernes faglige repræsentanter, der vil blive oplevet som direkte, men samtidig fair og ordentlige. side 5
Der er en lang række samspil med HK s hovedkontor i København. Det gælder HK Danmark, og det gælder i de fire sektorer. Det får fagchefen også en rolle i, og det betyder, at man skal påregne en del rejseaktivitet til primært København. Formodentlig 2-3 gange månedligt (gennemsnitsbetragtning). Mere om de afdelinger/enheder den nye fagchef får ansvaret for: HK-Stat (3 medarbejdere) samt HK Kommunal (7 medarbejdere): Arbejdspladsbesøg og klubgeneralforsamlinger Facilitere valg af tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter Uddannelse af tillidsvalgte & TR-udviklingssamtaler Løbende samarbejde med arbejdspladsklubber om organisering af kolleger, SU-aftaler, kompetenceudviklingsprojekter, lokale problemstillinger m.v. Forhandlinger af lønindplacering, afskedigelser, omplaceringer, arbejdsmiljøproblemstillinger m.v. Elevorganisering og arrangementer målrettet elever Facilitere netværksdannelse på relevante områder (TR-kollegier, Landsklubber) HK- og FH-kampagner på forskellige fagpolitiske emner (OK-fornyelse, lønstatistik, løntjek, karrieretelefonen, brug af kompetencefond m.v.) Kurser og arrangementer for alle medlemmer Løbende ajourføring af stamdata på medlemmer, tillidsvalgte, virksomheder og overenskomster side 6
Faglig Front, HK Kommunal & HK Stat (3 sagsbehandlere fra de offentlige sektorer) Telefonisk faglig rådgivning Uddybende faglig rådgivning til medlemmer i egen afdeling (omstillet fra HKM i hele landet) Faglig rådgivning ved personlig henvendelse i afdelingen Visitere faglige problemstillinger til behandling rette sted Besvarelse af e-mails fra HK.dk s kontaktformular samt direkte fra medlemmer Medlemsservice: (5 Medarbejdere) Indmeldelser Udmeldelser Overflytninger Jobskifte Fastholdelse Kontingentrestance Medlemsadministration (gruppeskift, forsikringer, arbejdsplads mv.) HK Medlemskontakt: (3 Medarbejdere) Besvarelse af telefoniske henvendelser til HK 70 11 45 45 Direkte besvarelse af henvendelser om medlemskab Booking af samtaler i Job & Vejledning Viderestilling af faglige kald og HKA-kald Mailbesvarelser Chat via hk.dk Sociale medier Arbejdsmiljøteam: (3 Medarbejdere) Stress Nej Tak kurser i Brabrand Individuel rådgivning om psykisk arbejdsmiljø Trivselssamtaler Arbejdsskadesager & erstatningsansvarssager Rådgivning til fleksjobbere & netværk for fleksjobbere Rådgivning til sygemeldte medlemmer Kontakt til AT Fagchefens ansvar og opgaver Fagchefen refererer til kontorchef Berit Dehli og har administrativt ansvar for de faglige områders daglige drift, herunder: Daglig personaleledelse for medarbejdere på de tilknyttede områder At budgettet følges side 7
At faglige mål og strategier følges, herunder sektorplanerne Udmøntning af centralt og lokalt besluttede krav til kvalitets- og serviceniveau for medlemsydelser Faglig medlemskommunikation Udvalg og netværk nedsat af en sektorbestyrelse Koordineringsopgaver med øvrige områder i afdelingen Administrativt samarbejde med forbund og sektorer Ekstern mødevirksomhed og deltagelse i sektor- og ledelsesrelevante fora på det administrative niveau Fagchefen skal bistå sektorformanden med at forberede møderne i sektorbestyrelsen, herunder bidrage til udarbejdelse af oplæg til diskussion og politisk beslutning om faglige strategier og mål. Fagchefen skal desuden bidrage til, at sektorbestyrelserne holdes løbende orienteret om den enkelte sektors virke og faglige resultater. Fagchefen skal medvirke til at sikre den interne kommunikation og information mellem det politiske niveau, den administrative ledelse og personalet. Fagchefen indgår derfor også i afdelingens SU, AMO og andre interne samarbejdsfora. Fagchefens baggrund og bagage De vigtigste kompetencer/erfaringer: Fagchefen skal være en dygtig leder. Det må gerne være bakket op af solid ledelseserfaring og en ærlig nysgerrighed ift. at bidrage til at få det bedste ud af andre mennesker. Ideelt set har du god ledelsesmæssig videreuddannelse. Du skal kunne navigere i en politisk styret organisation, hvor beslutningsprocesserne er præget af, at mange har indflydelse, men også af, at det er de politisk valgte, der har det endelige ansvar. Det er derfor en fordel at have erfaring med arbejdet i en politisk styret organisation. Det er praktisk at have viden om/erfaring med fagligt arbejde, men det er ikke en forudsætning for at søge stillingen. Vi er nemlig så heldige, at der er meget viden og dygtighed i organisationen. Men uanset hvad du har med dig, skal du have den ambition at blive en dygtig sparringspartner for såvel ledelsen som medarbejderne på relativt kort sigt. Du skal ville sætte dig godt ind i tingene. Du er pragmatisk og fleksibel i stilen. Lader dig ikke gå på, af at der kommer bump på vejen. Din retfærdighedssans skal være på vegne af medlemmerne og ikke dig selv. Og så skal du have bevist, at du er et menneske, der arbejder for andet end dig selv. Vi bygger nemlig på, at folk tager ansvar for andre. Det gælder på arbejdspladserne, og det gælder i organisationen. Den gnist skal vi helst kunne finde i dig også. side 8
Ingen ansøgere kan det hele men ansættelsesudvalgene vil derudover kigge efter: evne til at skabe sig et godt overblik for at kunne prioritere i en travl hverdag veludviklet empati om du formår at være ærligt nærværende ift. dine medarbejdere ansvarlighed men også ydmyghed over for opgaven personlig pondus det er helt naturligt at spidse ører, når du tager ordet det, at du ikke vælter, når det blæser. Du tager det ikke personligt, hvis du eller din organisation får kritik undervejs om du grundlæggende er velstruktureret om du er med til at sprede godt humør at højne energiniveauet nysgerrighed og din evne til også at være nyskabende og idérig humor og gerne i den form, hvor du også kan tage gas på dig selv én, der kender sig selv godt både styrker og svagheder et ordentligt og troværdigt menneske. Ansættelsen Ansøgers vurdering af arbejdspladsen Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om stillingerne og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til Jakob Lundgaard, Lundgaard Konsulenterne, tlf. 4033 2414 og/eller kontorchef Berit Dehli, tlf. 2845 5404 Under de to samtalerunder, der indgår i ansættelsesproceduren, vil der som udgangspunkt ikke være anledning for ansøgerne til at stille spørgsmål. De ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde, opfordres i stedet til at aftale et møde med Berit Dehli for at få mulighed for at danne sig et personligt indtryk af arbejdspladsen og få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste runde. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Ansættelsesudvalgene udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Ansættelsesudvalget vedrørende fagchefen er sammensat af: Kontorchef Berit Dehli Fællesformand Jesper Thorup Sektorformand Kommunal Hans Henrik Hansen side 9
Sektorformand Stat Bent Klim Johansen Fagchef Tina Andersen Tillidsrepræsentant Heidi Bonde Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste ca. tre ansøgere: Den skriftlige ansøgning Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde Et skriftligt resumé af en kompetenceafklaring/test hos en anden af Lundgaard Konsulenterne. Resuméet udarbejdes på baggrund af en dybtgående, struktureret samtale om ansøgerens faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer (resuméet sendes også til ansøgeren, der får lejlighed til at kommentere det ved 2. samtalerunde) Et skriftligt resumé af ca. 3-4 referencer, som konsulenten indhenter telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før anden samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren (referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren) Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde Du kan læse mere om bl.a. kompetenceafklaring og Lundgaard Konsulenternes etik i ansættelsessager på www.lundgaard-konsulenterne.dk. Tidsplan for ansættelsen I Lundgaard Konsulenternes sekretariat er det Mette Andersen, der er tovholder på ansættelsen. Mette Andersen kan træffes på tlf. 7542 4233 eller på mail: mka@lundgaard-konsulenterne.dk. Ansøgning sendes via det elektroniske stillingsmodul på Lundgaard Konsulenternes hjemmeside senest den 9. august kl. 8.30. Lundgaard Konsulenternes sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, der angives i forbindelse med ansøgningen. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. Den 12. august 2019 træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked samme dag. 1. samtalerunde afvikles den 14. august 2019 i tidsrummet kl. 8.00-16.00 i Aarhus (Comwell, Værkmestergade 2, Aarhus). Samtale samt forberedelse tager ca. to timer. Kompetenceafklaring (test) for de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde, afvikles den 16. august i Kolding. Testen tager ca. to timer. side 10
2. samtalerunde afvikles med op til tre ansøgere den 27. august klokken 8.00-13.00 i Aarhus (Comwell, Værkmestergade 2, Aarhus). Samtale samt forberedelse tager ca. to timer. Efter ansættelsen For den ansøger, der udvælges til stillingen, tilbyder konsulenten en opfølgende samtale forud for tiltrædelsen i den nye stilling. I samtalen vil der blandt andet blive lejlighed til sparring om, hvordan den nye fagchef kommer godt i gang med arbejdet. 3-4 måneder efter den nye fagchefs tiltræden vender konsulenten tilbage og holder opfølgende samtaler med fagchefen samt med kontorchef Berit Dehli for at evaluere, hvordan samspillet er kommet fra start. Maj 2019 Jakob Lundgaard Konsulent på ansættelsessagen side 11