Referat af bestyrelsesmødet onsdag d. 16. november 2016. Tilstede: Vibeke, Robert, Tanja, Lise, Sahbi, Kirsten og Karin Ad. 1 Godkendelse af dagsorden Der tilføjes to punkter 13a + b: Sneglebekæmpelse og Hegn om haven. Ad. 2 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 5. September 2016. Referatet blev gennemgået og godkendt. Vedr. forespørgsel om varme i toiletvognen, der skal ikke være varme på om vinteren. Henvendelsen til nyttehaverne i Kløvermarken er udsat. Ad. 3 Faktura fra Hvidovre Kloakservice. Planering mv. omkring fælleshus. Faktura vedlagt. Den fremsendte faktura er i overensstemmelse med det oprindelige tilbud, men ikke i overensstemmelse med det udførte arbejde. Der var ikke foretaget rodfræsning, vandkarret var ikke fjernet og planering og udlægning af grus ikke gennemført. Det blev nødvendigt at finde et andet firma som så færdiggjorde opgaven. Bestyrelsen enedes om at betale Hvidovre Kloakservice 15.000,00 kr. + moms for det udførte arbejde. Response fra Hvidovre kloakservice afventes. Ad. 4 Storskrald Arne og Tom har tilbudt at fjerne storskrald, når det er nødvendigt. Der lejes en trailer og det forventes, at det bliver en mindre udgift end at leje container flere gange om året. Ad. 5 Fældning af træ ved fælleshus B Der er modtaget et tilbud på fældning af det syge kastanjetræ. Der er to forskellige tilbud. (tilbud vedlagt) Træet fældes med hensyntagen til fælleshuset eller Træet fældes uden hensyntagen til fælleshuset. Tilbuddet indeholder bortskaffelse af træmassen og rodfræsning. Træfælderen mente det var bedst at fælde begge de to træer samtidig, selv om træ nr. 2 ikke har det så dårligt endnu. 1
Bestyrelsen vedtog at bede om et tilbud på fældning af begge træer. Selve arbejdet med at fælde træerne, afventer generalforsamlingens beslutning om bygning af et nyt fælleshus. Derefter tages der stilling til hvordan træerne skal fældes. Tilbuddet gælder frem til juni 2017. Ad. 6 Medlemsstatus 8 medlemmer har opsagt deres lejemål. Der er 7 lejemål ledige, men kun 5 ledige huspladser. 2 lejemål tilbydes uden eget hus, der henvises til fælleshusene. Ad.7 Regnskab til d.d. 2016. Regnskabet ser fint ud der er overskud (regnskabstal vedlagt) Ad. 8 Budget 2017 Der ændres på enkelte poster og der udarbejdes et nyt budget. F.eks. træfældning kommer til at beløbe sig til 30.000,00 kr. i stedet for de 10.000,00 som der i første omgang var budgetteret med. Der planlægges kun to nye huse næste år. Nødvendige forsikringer, blev drøftet. Kassereren har skrevet til Codan og afventer svar, idet der er usikkerhed om hvor mange forskellige forsikringer foreningen er pligtig til at have. Kasseren tilmeldes et kassererkursus gennem kolonihaveforbundet. Honorar til bestyrelsesmedlemmerne blev drøftet. Der var enighed om at lade størrelsen af honorarerne fortsætte som de er. Det udsættes til næste møde at drøfte om pladshonoraret evt. skal deles mellem Sahbi og Robert. Der fremsendes et nyt budgetforslag til drøftelse på næste møde. Ad. 9 Nyt fælleshus Der blev udleveret en foreløbig skitse, som viste et hus lidt længere og lidt bredere end det eksisterende, bygget på samme sted hvor fælleshus B ligger nu. Bestyrelsen forsøger at finde medlemmer som kunne rentegne skitsen med mål så det fremgår klarere hvad der foreslås. 2
Tegningerne skal sendes til kolonihaveforbundet og derefter til kommunen. Der tænkes på et hus med køkken vand og el. Muligvis isoleret med dobbelte brædder. Med rejsning som det eksisterende. Med vinduer med sprosser mod syd og vest, dobbeltdøre som kan åbnes mod syd. En udvidelse af terrassen på det fællesområde som ligger på den anden side af stien mod vest. Evt. med lysindfaldsvinduer i væggen mod øst/nord. Med vandtank til afløb fra køkken. Som oplæg til Generalforsamlingen udarbejdes der projektbeskrivelse og et budget. Der er ca. 250.000,00 kr. til rådighed for projektet. Der skal indhentes tilbud fra flere håndværkere. Der skal indhentes tilbud fra: Tømrer Vvs Kloakmester El Bestyrelsen vil anmode Andreas om at få tilbud fra hans faste samarbejdspartnere. Robert vil få tilbud fra andre håndværkere. Dette som oplæg til videre arbejde med forslaget. Lise udarbejder en foreløbig projektbeskrivelse, som sendes til bestyrelsen. Alle bedes komme med kommentarer. Ad. 10 Forslag til generalforsamlingen. Der kommet et forslag om plantning af æbletræer på midterpladsen samt at hækken sløjfes. Bestyrelsens forslag til et nyt fælleshus. Bestyrelsen har ikke yderligere forslag. Ad. 11 Webmaster Det undersøges i hvilket program hjemmesiden er lavet. Robert overvejer at overtage opgaven. Ad. 12 Er haven vinterklar Der er ikke udestående opgaver. Komposten ved Hus A tømmes sidste gang d. 22. November. 3
Ad. 13 Nye vedtægter Vedtægterne er revideret i forhold til Kolonihaveforbundets vedtægter. De reviderede vedtægter skal ses i sammenhæng med teksten i lejekontrakten. Der er ændret 3-4 steder hvor teksten afviger fra kolonihaveforbundets. De reviderede vedtægter udsendes med henblik på vedtagelse på generalforsamlingen. Ad. 13a Forsøg med bekæmpelse af dræbersnegle med gift. Der har været forsøg med to forskellige typer gift. Nemaslug og Ferromol I den have hvor der blev brugt Nemaslug var der ikke umiddelbart forandring at spore i forhold til antal dræbersnegle. I den have med Ferromol var der forbedring i forhold til antallet af dræbersnegle. Dette skal dog holdes op imod, at der generelt syntes at have været færre dræbersnegle i år end sidste år, samt at disse bekæmpelsesmidler er ret kostbare. Bestyrelsen anbefaler derfor, at man fortsat bekæmper ikke bare dræbersnegle, men også voldsnegle ved indsamling. Bestyrelsen forsætter med at være opsøgende i forhold til forskellige bekæmpelsesmidler. Ad. 13b Reparation af hegnet omkring haven Det foreslås, at der afsættes et fast beløb hvert år til reparation af hegnet, således at der startes hvor hegnet er dårligst. Der skal træffes beslutning om hvilken type hegn og priser. Ad. 14 Næste møde Afholdes fredag d. 6. Januar 2017. Den første time er møde, derefter julefrokost. Lise koordinerer mellem de medbragte retter. Ad. 15 Evt. Intet Ref. Karin Vilien 4
5