44 Action points Ejerforeningen Hillerød Parkgård Bilag CVR. nr. 10 02 48 54 A Næste bestyrelsesmøde: 25. marts 2019 kl. 18.00 Sted: ADVODAN A Bestyrelsesmødereferat År 2019, den 5. marts afholdtes bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Hillerød Parkgård hos Morten i blok 8. Til stede var: Formand, Line Jakobsen Bestyrelsesmedlem, Morten Schneider Bestyrelsesmedlem, Karsten Stub Bestyrelsesmedlem, Christina Skjoldager Olsen Suppleant, Phillipp Quedens Endvidere deltog inspektør Kim Jensen samt Daniel Grøndal og Cecilie Tornqvist fra ADVODAN. Dagsorden var som følger: 1. Godkendelse af referat 2. Inspektørens beretning 3. Ny administration a. Tvangsauktioner/restancer b. Status på overlevering fra Eiland 4. Status på påkrav til beboere (lukket punkt) 5. Forslag til generalforsamling 6. Nyt om vaskeriet 7. Cirkulæreskrivelse om vinduer/døre 8. Budget og regnskab 9. Nye vedtægter 10. Indkaldelse til generalforsamling 11. Næste møde 12. Eventuelt Ad 1) Godkendelse af referat Seneste bestyrelsesmødereferat blev godkendt og underskrevet. Det uploades til hjemmesiden efterfølgende. B1 (referat)
45 Ad 2) Inspektørens beretning Inspektøren oplyste, at næste storskrald er til juni, hvor kommunen nu vil indføre containere, der er opdelt i forskellige sorteringer, hvorefter containerne vil blive afhentet, når de er fulde. Inspektøren følger op på praktikken herom. Der er udbedret en stoppet kloak. Der har været to mindre udkald til assistance i vaskeriet. Gårdmændene har siden sidst modtaget 12 mangellister, der alle er udbedret. Der er registreret fugt på en endevæg, hvilket viste sig at stamme fra vandindtrængen fra badeværelse (ved et håndtag, der ikke var fuget mv. korrekt). Udbedring er i gang. Der er isat nyt batteri i hjertestarteren med i vores abonnement. Flugtvinduet i lyskassen fra kælderen i blok 7og 8 er lavet. Umiddelbart viser inspektørens målinger, at det nye vaskeri er særdeles vandbesparende, idet vi i gennemsnit på en uge er gået fra et forbrug på 8-9 m 3 til 2 m 3. Ad 3) Ny administration a) tvangsauktioner/restancer 1. rykkerskrivelse er fremsendt, og det forventes, at tvangsauktionsbegæringen kan indsendes, når 2. rykker og inkassovarsel er udsendt. Det bemærkes, at skyldneren har krævet dokumentation for anerkendt krav, da kravet er et sted mellem 7-10 år gammelt. Såfremt dokumentationen ikke kan fremskaffes, vil der blive rejst erstatningskrav mod Eiland, hvilket han er informeret om. b) status på overlevering af administration Eiland har stadig ikke formået at overlevere nogen former for oplysninger til brug for administrationen. Der rykkes igen igen igen igen! Eiland formåede ikke trods adskillige henvendelser og telefonsamtaler med ham personligt at få overleveret lønoplysninger i tide, hvorfor det er heldigt, at ADVODANS bogholder kunne redde det ved at trække i nogle tråde hos Dataløn ellers havde vores gårdmænd ikke fået deres løn!
46 Bestyrelsen er dybt skuffet over Eilands elendige håndtering af overleveringen, og mildest talt chokeret over, at det endnu ikke er på plads. Det er IKKE ADVODANs skyld, idet det Eiland, der spænder ben hele tiden og ikke udleverer de ting, der bliver efterspurgt. På grund af manglende materiale vil ADVODAN ikke have mulighed for at udarbejde varme- og vandregnskaber inden for lejelovens frister. Ad 4) Påkrav til beboere vedr. sager Der kan ikke refereres i dybden under dette punkt, da referatet er offentligt tilgængeligt. Ligeledes har nogle af sagerne en sådan karakter, at bestyrelsen ikke kan oplyse mere, end at der er en sag, der behandles. Dog kan bestyrelsen oplyse, at der nu udsendes påkrav til de ejere, der ikke har deres altangitre korrekt monteret, samt dem, der har installeret vinduer og døre, som ikke er i overensstemmelse med vedtægterne. Ad 5) Forslag til generalforsamlingen 24.04.2019 Der er modtaget 5 forslag fra beboere. Endvidere vil bestyrelsen fremlægge forslag til nye vedtægter og husorden. ADVODAN vil stille forslag om skift af revisor, idet de har indhentet tilbud på revisor til kr. 25.000 inkl. moms, hvilket er en besparelse på 4.000 inkl. moms i forhold til nuværende. Endvidere er der tale om en lokal revisor, der ikke har samarbejde med Eiland. Ad 6) Vaskeri Der arbejdes på at få indført korrekte priser på tørretumbleren ADVODAN er opmærksom herpå, således at der ved afregningen for februar (som opkræves 1. april) skal foretages korrigerede beregninger. Morten har fået administratoradgang til Nortec systemet, hvilket tillige på sigt vil blive tildelt inspektøren og ADVO- DAN. Det blev drøftet, hvorvidt der skal fremlægges forslag om ændrede vaskepriser på generalforsamlingen. Dette er til stadig drøftelse på kommende bestyrelsesmøde. Der anmodes nu Nortec om at ændre, således at dørene kan åbnes 6.50, hvorved dem med vasketid kl. 7 kan starte
47 deres vasketid til tiden og ikke bruge 5-10 min på først at komme ind mv. Ad 7) Cirkulæreskrivelse Der kommer flere og flere sager om beboere, der ikke formår at installere korrekte vinduer og døre iht. vedtægter og retningslinjer. Der udsendes nu formel cirkulæreskrivelse herom. Ad 8) Budget og regnskab Egentligt er punktet lukket, men da Eiland fortsat ikke har bidraget med nogle brugbare tal kan punktet godt refereres. Det kan konstateres, at den seneste fremsendte restanceliste fra Eiland fortsat er behæftet med fejl, hvorfor det giver meget svære arbejdsforhold for vores nuværende administrator. Punktet udsættes således til næste bestyrelsesmøde, hvor det forhåbentligt er lykkes at få brugbare data fra Eiland. Der arbejdes på, at bestyrelsen og ADVODAN møder op hos Eiland for at få ALT udleveret hvilket Eiland skulle have udleveret af egen fri vilje pr. 1. februar 2019! Allerede nu er Eiland varslet et potentielt erstatningskrav f.s.v.a. den store restance på én lejlighedsejer. Ad 9) Nye vedtægter Der arbejdes videre på nye vedtægter og husorden, således at bestyrelsens forslag hertil vil blive udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Ad 10) Indkaldelse til generalforsamling ADVODAN udsender indkaldelse senest 14 dage før, således at vi er sikre på, at fristen overholdes for alle også de ejere, der ikke er bosiddende i Parkgården. Ad 11) Næste møde Næste møde aftaltes til mandag den 25. marts 2019 kl. 18.00 hos ADVODAN inkl. let forplejning.
48 Ad 12) Eventuelt Brev i alles postkasse Bestyrelsen er blevet bekendt med, at alle beboere har fået brev i postkassen fra en lejlighedsejer, der er i restance. Brevet opfordrer til økonomisk hjælp, da der skulle være indgået en aftale om kr. 25.000 for at undgå tvangsauktion. Bestyrelsen skal på kraftigste oplyse, at der IKKE er indgået nogen aftale af sådan karakter! Bestyrelsen har via sagsnr. i brevet spurgt ADVODAN, hvem det drejer sig om. Bestyrelsen er således nu bekendt med identiteten af afsenderen. Det skal oplyses, at en økonomisk håndsrækning til den pågældende IKKE vil anses som afdrag, idet det er skattepligtig gave fra giveren til den pågældende, hvilket skatteforhold, ejerforeningen/advodan ikke vil påtage sig at håndtere overfor SKAT. Betalinger, der således sker til ADVO- DAN på baggrund af brevet, vil blive returneret. POTENTIELT KRAV MOD EJERFORENINGEN Punktet er drøftet som lukket punkt, men henset til objektiv oplysningspligt, er bestyrelsen nu nødt til at informere samtlige ejere i ejerforeningen. Det har altid været Eilands opfattelse, at ejerforeningen ikke har tiltrådt den såkaldte Mønsteroverenskomst for gårdmændene, hvorfor gårdmændene ikke var berettiget til pension. Det viser sig nu ved gennemgang af kontrakterne, at de er udformet på en sådan måde, at ejerforeningen HAR accepteret, at ansættelserne sker i henhold til Mønsteroverenskomsten. Eiland har således lavet forkerte kontrakter i sin tid, som vi nu er bundet på hænder og fødder af. 3F repræsenterer alle tre gårdmænd og gør nu gældende, at manglende diverse tillæg til løn iht. overenskomsten samt manglende pension skal betales i op til 10 år tilbage. Det betyder, at ejerforeningen er stillet i udsigt, at den bliver pålagt ca. kr. 1.500.000 i erstatningskrav for de manglende ydelser. Der foregår nu forhandlinger mellem ejerforeningen og 3F, hvorfor bestyrelsen håber, at kravet måske kan nedsættes som følge af passivitet/forældelse mv., men ejerforeningen har en MEGET dårlig sag. Bestyrelsen undersøger nu, om der kan rejses et erstatningskrav for dårlig rådgivning mod Eiland. Bestyrelsen skal opfordre alle til at komme til generalforsamlingen den 24. april 2019, hvor forholdet vil blive uddybet og forklaret.
49 --- o --- Bestyrelsesmøde påbegyndt kl. 18.00 og afsluttet kl. 19.45. Hillerød, den 13. marts 2019 Referent, Christina Skjoldager Olsen Tiltrådt af bestyrelsen: Formand, Line Jakobsen Næstformand, Christina Skjoldager Olsen Morten Schneider Karsten Stub