Referat Bestyrelsesmøde 19. oktober, 2015, kl. 17.00 I Golfrestauranten Tilstede: Povl Arne Høier (PAH), Per Eskildsen (PE), Lauritz Matthiesen (LM) og Laurids Caspersen (LC). Fraværende: Susanne Gaarde (STG) og Knud Høegh Rasmussen (KHR). Referent: LC 1. Opfølgning og underskrift af seneste referat Underskrevet uden kommentarer. 2. Orientering fra Formanden/Næstformanden - Orientering og opfølgning: DGU kursus Golfspilleren i Centrum og Værktøjerne skal bruges i det fremtidige bestyrelsesarbejde. Et bestyrelsesmedlem skal sammen med LC være hovedansvarlig. PAH og LC har været på kursus i Golfspilleren i Centrum. Værktøjerne er man enige om vil være en god måde at opsætte mål for de enkelte serviceområde både på kort og længere sigt. Se under pkt. 5. Bestyrelseskursus: PAH og KHR har været på kursus i bestyrelsesarbejde. Det var et udmærket kursus, der gav inspiration til mange initiativer, som vi kan tage i anvendelse i bestyrelsesarbejdet i HGK. Bl.a. skal der arbejdes på at oprette delingsfil således bestyrelsen altid kan hente aktuelle og opdaterede filer. Og for at sikre at viden deles og også kan overdrages, når der sker udskiftninger på bestyrelses. Sager kan arkiveres/behandles med et nummer der f.eks. kunne være opbygget som: 15 (år) 10 (måned) 01 (sagsnummer) = 15 10 01. LM og LC arbejder videre med format og struktur på et fællesdrev.
Projekt Frivillige - husk database med alle frivillige også KIK/Udvalg. LC får kommunikationsudvalget til at se på, hvorledes kataloget kan gøres læsevenligst og indbydende.. Derefter diskuteres oplægget videre i et seminar, der afholdes først på året 2016 se endvidere under pkt. 4 og 5. Mødet med Kim og Mark: Bestyrelsen blev orienteret om møde som LM og PAH har afholdt med Mark og Kim sidst i september. Intranet medlem til medlem kommunikation: LC har aftalt møde med mulig leverandør hvor muligheder skal diskuteres. Juniorudvikling: Samarbejdskontrakt HGK DGU. LC og Mark deltager i møde med Mikkel Øhrgaard for at få flere oplysninger om processen samt evt. økonomi. Vandhul på hul 10 Harry Østergaard godt i gang med at indhente tilbud. Driving Range bygning : Husudvalget arbejder videre med at definere et detailleret projekt omkring en overdækket driving range både med hensyn til hvilken konstruktion det skal være, samt hvilke ønsker, der er til sikker opbevaring af udstyr til f.eks. træner. Torben Riis har sendt et brev med spørgsmål til bestyrelsen omkring projektet. PE tager gerne en snak med TR vedrørende status. LC kontakter TR pr. mail. Der er dog enighed i bestyrelsen, at vi skal have projektet klart defineret før arbejdet sættes i gang det er derfor på nuværende tidspunkt uklart, hvornår projektet kan ventes gennemført. Krolf/Parkgolf: PAH har forespurgt Krolf klubben om de eventuelt ville være interesseret i at flytte til en bane i HGK.. PE og LC har også kontakt til Parkgolf omkring et eventuelt projekt. Baneudvalget skal vurdere, hvad der skal til for at lave baner disse baner.
Dog skal dette være under hensyntagen til at det primære i klubben er golf herunder at vurdere, hvorvidt der er yderligere behov for golf træningsfaciliteter på de ekstra arealer, vi har til rådighed fra det tidligere Driving Range område. Visionsarbejde kommunikations gruppe indover? Ikke gennemgået pga. frafald. Møder: 2/11, 16/11, 17/11 Sønderjyllands Golfklub, 26/11 General forsamling 3. Orientering fra manager - Nøgletal Medlemmer HGK Junior / Ungdom / studerende Long distance Fleks Ændring 31.03.14 07.09.15 Ændring 07.09.15 31.12.14 Ændring 31.12.14 49-8 51-2 75-26 6 3 7-1 6 0 75 25 76-1 58 17 Seniorer 770 29 756 14 846-76 DGU aktive 900 59 890 10 985-85 Pay & Play 64 3 64 0 65-1 Medlemmer I alt 964 62 954 10 1.050-96 Prøve - 8-6 24-16 5 3 I alt med prøve 972 56 978-6 1.055-83 Passive 98 98 100-2 - Sponsorater. Status. Sponsor aftaler arbejdet er i år startet betydeligt tidligere og med et bredere sigte. Liste uddelt til bestyrelsen over status. God modtagelse hos sponsorer arbejdet skrider planmæssigt frem.
- Hole in One, Pay & Play. Der gives Hole in One præmier til alle som laver Hole in One på Pay &Play banen. Dog kun på den ratede bane (14 = 1400 meter) og kun som medlem af Haderslev Golfklub og med markør. - Kommunikationsplatform, LC udleverede sin beskrivelse af kommunikationsplatform for 2016 samt beskrivelse af brugen heraf. - Haderslev Butikker. Haderslev Golfklub er blevet medlem af Haderslev Butikker. Dette for at skaffe merværdi til klubbens samt at bruge samarbejdet i rekrutteringen af nye. - Mødeplan 2016. LC udleverede aktivitetsplan for bestyrelsen i 2016 der var enkelte rettelser/tilføjelser til datoer og aktiviteter. Rating af banen. DGU har rated banen og sendt deres vurdering til klubben. Baneudvalget gennemgår materialet og laver hcp nøgle til banen så der kan laves nye scorekort til 2016. Rating af banen tabeller sendes til Baneudvalget. - Nye aldergrænser for senior- og veteranaldersgrupper. DGU har til den nye sæson indført nye aldersgrænser for senior- og veteranherrer, samt ny super-veteranaldersgruppe. Vil blive offentliggjort på hjemmesiden i forbindelse med opdatering heraf. 4. Orientering/projekt - Projekt Frivillige STG og LC tager et møde, og derefter vil Kommunikationsudvalget arbejde med et let tilgængeligt katalog over opgaverne, som kan distribueres til alle.
Vision 2025. Kommunikationsudvalget. Udgået pga. frafald. 5. Målsætninger 2016 Det blev besluttet at gennemføre et seminar med bestyrelse, ledere, udvalg og KIK allerførst i det nye år, hvor der med baggrund i analyseværktøjet Golfspilleren i Centrum vil blive fastlagt en endelig Visionsplan 2025. Derudover skal seminaret konkludere på de mere kortsigtede målsætninger for 2016 således alle kan blive orienteret omkring vores prioriteter for den kommende sæson. PAH undersøger om Robert Enroth fra DGU kan deltage som ekstern konsulent i arrangement lørdag, 23. Januar. Hvis ikke det kan lade sig gøre bliver det sidst i marts. 6. Budget 2016 - Forslag til kontingenter for 2016 blev diskuteret og vedtaget. - 2. behandling foretaget og budget for 2016 godkendt. 7. Generalforsamling - Opgaver Drejebog udarbejdes til mødet 2. november. 8. Eventuelt.