Brugervejledning Statens Serum Instituts elektroniske indberetningssystem Indberetning af IVF- og IUI-behandlinger Version 3 Statens Serum Institut, juli 2013
Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Start indberetningsklienten... 3 Før indberetningsskemaet udfyldes første gang... 4 Start indberetningen... 6 IVF/IUI skemaets opbygning... 7 Skemaoplysninger... 7 Behandlingsstartdato... 7 Klinikoplysninger... 7 Patientens grundoplysninger... 8 CPR-nummer og erstatnings-cpr-nummer... 8 Højde og Vægt... 8 Ryge- og Alkohol vaner... 8 Enlig... 8 Partners grundoplysninger... 9 Årsag til barnløshedsbehandling... 9 Idiopatisk... 9 Enlig... 10 Oocyt donor... 11 PGD (Præimplantations genetisk diagnostik)... 11 Behandlingsforløb... 11 IVF/ICSI behandling... 12 IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)... 12 IVF/ICSI behandling med ocytter (donerede eller egne optøede)... 12 IUI-H/IUI-D... 13 Distribution/Import... 13 Medikamentel behandling... 13 Aspiration... 14 Transferering... 14 Assisted Hatching... 15 Komplikationer... 16 Graviditetsprøve... 16 Graviditetsstatus... 16 Validering af de indtastede oplysninger... 18 Indberet udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut... 19 Indsende udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut... 20 Gemme indtastede oplysninger lokalt... 21 Annullering af skema... 22 Arkiv... 22 Brugergrupper... 22 Sammenklapning af IVF/IUI skema på skærmen... 22 Pauseskærm... 23 2
Introduktion Dette er en vejledning til elektronisk indberetning af IVF- og IUI-behandlinger i Statens Serum Insituts elektroniske indberetningsprogram, SEI. Vejledningen forudsætter, at indberetningsklienten og den digitale signatur er installeret. For yderligere information installation af indberetningsklinten og digital signatur henvises til følgende link på Statens Serum Instituts hjemmeside: http://www.ssi.dk/sundhedsdataogit/indberetning%20og%20patientregistrering/sei.aspx Start indberetningsklienten Indberetningsprogrammet aktiveres ved at klikke på ikonet på dit skrivebord. Elektronisk Indberetning I det næ I det næste skærmbillede logges ind på indberetningsklienten. Vælg knappen Log ind for at åbne IVF/IUI skemaet Når der er valgt Log ind, fremkommer nedenstående skærmbillede, hvor der skal indtastes adgangskoden til den digitale signatur. Tryk på knappen OK og indberetningsklienten åbnes. 3
Før indberetningsskemaet udfyldes første gang Før man kan udfylde et IVF indberetningsskema for første gang, skal man oprettes som bruger af IVF skemaet. Dette sker ved at kontakte Statens Serum Institut via SEI. Man tilmelder en ny bruger af IVF skemaet ved først at klikke på Tilmeld bruger, før man logger på indberetningsklienten. Dernæst indtastes brugerens CPR nummer og eventuelt en tilsendt aktiveringskode, og der klikkes på godkend. 4
Efterfølgende vælges det certifikat/den digitale signatur (i eksemplet ovenfor er der ikke angivet noget certifikat), som skal oprettes som bruger af skemaet og der klikkes på godkend. Man kan kun tilmelde personer, som har en digital signatur installeret på computeren. Dvs., at der skal installeres en digital signatur, før man tilmelder sig som bruger af IVF skemaet. I det næste skærmbillede skal man vælge, hvilket skema man ønsker at blive tilmeldt som bruger af. Afmærk IVF/IUI version 2 og klik på godkend. Til sidst fremkommer der et skærmbillede, hvor man kan se, personen der ønsker at blive tilmeldt som bruger af hvilke skemaer. Der afsluttes ved at klikke på godkend. 5
Start indberetningen Det første man gør, når man starter med at indberette, er at oprette et nyt IVF/IUI skema. Dette gøres ved at trykke her: Opret nyt IVF/IUI skema foretages ved at klikke her eller vælg fanen Skema vælg dernæst Ny indberetning eller brug genvejen Ctrl+N I det næste skræmbillede vælges IVF/IUI version 2 (der kan være flere skemaer/attester på listen som vist nedenfor, hvis man har rettigheder til at indberette flere forskellige skematyper). Tryk på knappen Godkend. Hvis man kun indberetter IVF/IUI springes dette skærmbillede over. Herved åbner det elektroniske IVF/IUI skema. 6
IVF/IUI skemaets opbygning Skemaoplysninger Denne del af IVF/IUI skemaet indeholder et felt med dato for skemaets oprettelse. Denne dato indsættes automatisk og kan ikke ændres af brugeren. Behandlingsstartdato Her indsættes dato for påbegyndt stimulations-/substitutionsbehandling eller 1. menstruationsdato. Klinikoplysninger Her skal behandlingsstedet angives. Der skal enten angives sygehus- og afdelingkode eller et ydernummer. Sygehus og afdeling kan angives enten ved at taste sygehuskoden eller ved at finde det i navnelisten. Når der er valgt et sygehus, fremkommer der en liste med mulige afdelinger at vælge imellem. Vælges der at indtaste et ydernummer, valideres dette under indtastning, så der ikke kan indtastes et ikke eksisterende ydernummer. 7
Patientens grundoplysninger CPR-nummer og erstatnings-cpr-nummer Hvis patienten har et dansk CPR-nummer, kan CPR-opslagsfunktionen anvendes, så man kan få tjekket, at det er det korrekte CPR-nummer og samtidig få indsat navn, adresse og bopælskommune. Hvis der er tale om en person uden dansk CPR-nummer, skal der angives et korrekt erstatnings- CPR-nummer, og der skal indtastes en landekode. Erstatnings-CPR-nummeret konstrueres ved at angive patientens fødselsdato og de sidste to cifre i fødselsåret (dag-måned-år). Det 7. ciffer i erstatnings-cpr-nummeret anvendes til at angive hvilket århundrende patienten er født i (0=1900-1999 og 6 hvis patienten er født efter 1999). Patientens initialer angives i det 8. og 9 ciffer. Det 10. ciffer er et løbenummer, der angiver patientens køn (lige for kvinder og ulige for mænd), og dette tallet er vilkårligt. Mit erstatnings CPR-nummer er derfor: 1505750cs0 Da jeg er født den 15. maj 1975 og hedder Charlotte Skovlund. Højde og Vægt Patientens højde og vægt angives og BMI beregnes automatisk. Hvis disse oplysninger ikke er tilgængelige, og man intet indtaster, vil valideringen efterfølgende komme med en advarsel, men det er muligt at indberette et skema uden disse oplysninger. Ryge- og Alkohol vaner Herefter angives patientens ryge- og alkoholvaner. Det er muligt at afkrydse i feltet Vil ikke oplyse/uoplyst, hvis denne oplysning mangler, eller patienten ikke vil oplyse den. Bemærk rygning er antal pr. dag, og alkohol er antal genstande patienten skønnes at drikke i gennemsnit pr. uge. Enlig Der afkydses her, hvis patienten er enlig, og herved lukkes skema til angivelse af partners gundoplysninger automatisk. 8
Partners grundoplysninger Som for patienten skal der angives et CPR-nummer eller erstatnings-cpr-nummer, samt partnerens højde, vægt, ryge- og alkoholvaner. Årsag til barnløshedsbehandling For par i barnløshedsbehandling angives året, hvor ønsket om at få et barn opstod f.eks. det år, hvor anvendelse af præventionen ophørte. Dette ønskes ikke oplyst for enlige- og lesbiske kvinder. Kvinde Kvindens og mandens primære diagnoser angives. Der skal altid angives en primær diagnose (årsag) både for kvinden og for manden ved behandling af heterosexuelle par. Ved behandling af en enlig- eller lesbisk kvinde se senere afsnit. I de tilfælde, hvor der findes en årsag hos kvinden, og mandens sæd er undersøgt og fundet normal, vælges Normal sædkvalitet som primær årsag hos manden. Idiopatisk Hvis både manden og kvinden er undersøgt, og der ikke er fundet nogen medicinsk årsag til den manglende graviditet, vælges Idiopatisk og muligheden for at angive henholdvis kvindens og mandens primære årsag lukkes. 9
Enlig Hvis den eneste grund til behandling er, at kvinden er uden mandlig partner, skal der under Årsag til barnløshedsbehandling vælges Sterilitas feminae af andre årsager" under kvindens primære årsag og "uden mandlig partner" angives som tillægskode. Hvis der derimod forekommer en medicinsk årsag udover at kvinden er uden mandlig partner, og som kan have betydning for fertilitetsbehandlingen, angives denne som den primær årsag hos kvinden. Mandens årsag lukkes automatisk, når der er sat kryds i Feltet Enlig. Der må ikke vælges idiopatisk ved behandling af en enlig kvinde. Lesbisk Ved behandling af et lesbisk par skal med-moderens (partnerens) CPR-nummer, ryge og alkohol vaner angives under partnerens grundoplysninger. Højde og vægt skal ikke angives. Når der er registeret et kvindeligt CPR-nummer under partner, lukkes mandens primære årsag automatisk. Der skal ikke afkrydes i enlig, og der må ikke vælges idiopatisk for en lesbisk kvinde. Udfyldning af primær årsag: Se beskrivelsen for behandling af enlig. 10
Oocyt donor Hvis kvinden er oocyt donor vælges Enlig og Ufrivillig barnløs siden år springes over. Som primær årsag vælges Sterilitas feminae af andre årsager og som tillægskode vælges Oocyt donor. PGD (Præimplantations genetisk diagnostik) Denne behandlingsmetode må kun udføres på de klinikker, der har Sundhedsstyrelsens tilladelse. D.v.s. behandlingen må i dag udføres på Fertilititsklinikkerne på Rigshospitalet, Universitetshospitalet Skejby og Odense Universitetshospital. Familieamnese med den tilgrundliggende sygdom udfyldes ved valg fra listen. Hvis der f.eks skrives Translo kommer de forskellige muligheder for Trisomia frem. Hertil skal der vælges, hvilken paragraf i Lov om Kunstig Befrugtning behandlingen udføres efter. Behandlingsforløb Her er følgende valgmuligheder: IVF/ICSI behandling IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER) IVF/ICSI behandling med oocytter (donerede eller egne optøede) IUI-H/IUI-D Distribution/Import Distribution/Eksport 11
IVF/ICSI behandling Der skal her angives hvilken fertiliseringsmetode, der er foretaget. Hvis der vælges IVF/ICSI behandling, kan der samtidig vælges IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER). For de andre behandlingstyper kan der kun vælges en type. Herefter fortsættes til Medikamentel behandling. IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER) Hvis der vælges IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER), skal der angives, hvilken fertilliseringsmetode, der blev anvendt i den friske behandling samt angives hvilken nedfrysningsmetode, der blev brugt. IVF/ICSI behandling med ocytter (donerede eller egne optøede) Vælges IVF/ICSI behandling med oocytter (donerede eller egne optøede), skal der ud over fertiliseringsmetode vælges kilde altså oocytternes ophav. Hvis der vælges donerede oocytter angives oplysninger om doneren. Altså, der skal angives, om oocytterne doneres af fertil doner eller fra en kvinde i IVF-behandling. Type, her angives Friske oocytter, hvis der er tale om oocytdonation, og der angives optøede oocytter samt nedfrysningsmetode, hvis det er kvinden egne oocytter. 12
IUI-H/IUI-D Ved insemination vælges IUI-H/IUI-D, og sædtypen skal angives. For enlige kan kun vælges IUI- Donor. Distribution/Import Her angives om det er oocytter eller embryoner, der er modtaget, antallet og hvor oocytterne/embryonerne er modtaget fra. Medikamentel behandling Her skal angives alle de præparater, der er anvendt i forbindelse med et behandlingsforløb. 13
Aspiration For aspiration udfyldes Dato for aspiration. Hvis aspirationen aflyses udfyldes Dato for aflysning af aspiration. Herefter lukker resten af skemaet. Hvilken procedure, der er anvendt, vælges under Aspirationstype, og der angives herefter, hvor mange oocytter der er aspireret ialt. Under Anvendelse af oocytter skal der nu ved valg af tillægskoder redegøres for anvendelse af alle aspirerede oocytter, så det samlede antal til sidst stemmer med antallet angivet under Antal aspirerede oocytter. Hvis alle oocytterne kasseres/doneres eller nedfryses, lukkes resten af indberetningsskemaet ved at krydse af i Afslutning af behandlingsforløb. Transferering Når der under behandlingsforløb er valgt IVF/ICSI behandling, kan der kun vælges Antal friske embryon(er) transfereret. Hvis der vælges kun at transferer et embryon, skal der angives, om det udføres Elektivt eller Non-elektivt. Herefter skal der angives, om der er overskydende embryoner, hvis Ja, skal antal angives til de forskellige muligheder listed. 14
Når der under behandlingsforløb er valgt IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER), skal der kun vælges Antal optøede embryon(er) transfereret. Hvis der vælges kun at transferer et embryon, skal der angives, om det udføres Elektivt eller Non-elektivt. Herefter skal der angives, om der er overskydende embryoner, hvis Ja, skal antal angives til de forskellige muligheder listed. Det er muligt at angive transferering af både friske embryoner og optøede embryoner i samme behandlingsforløb. Dette kræver, at der i Faneblad Behandlingsforløb vælges både IVF/ICSI behandling og IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER), hvorefter man kan angive antallet af friske og optøede embryoner, der transfereres. Assisted Hatching Hvis der er udført assisted hatching krydses af. 15
Komplikationer For hver behandling skal der angives, om der har været komplikationer med hospitalsindlæggelse, og i givet fald skal diagnosen herfor vælges ud fra nedenstående liste. Graviditetsprøve Der skal udfyldes en dato for graviditetsprøve samt angives, om graviditetstesten er udført ved urinprøve (u-hcg) eller en blodprøve (s-hcg). Ved negativt resultat udfyldes: Dato for afslutning af behandling ingen graviditet og resten af skemaet lukkes. Der er i en overgangsperiode indsat en mulighed for at afslutte indberetningen ved at vælge Graviditetsprøve ikke foretaget. Denne mulighed kan anvendes i de få tilfælde, hvor klinikkerne/centrene ikke kan få oplyst udfaldet af graviditetstesten fra patienten. Med denne kattelem kan indberetningen dog foretages. Men det skal præciseres, at det er klinikkernes/centrenes pligt at indhente disse oplysninger fra patienten, for at kvalitet af behandling kan følges. Graviditetsstatus 16
Hvis graviditetstesten er positiv, skal der udfyldes oplysninger om graviditetsstatus. Der skal ikke længere udfyldes oplysninger om graviditetens endelige udfald, idet oplysninger om fødsler kan hentes fra fødselsregisteret. Under Graviditetsstatus er der ligeledes indsat en midlertid kattelem nemlig valgmuligheden Scanning ikke foretaget. Som det var gældende for manglende graviditetsprøve, kan kattelemmen anvendes, hvis klinikken/centeret ikke kan få oplyst svaret på graviditetsscanningen. Skemaet kan så indberettes på trods af dette. Men igen skal det poienteres, at det er klinikkernes/centrenes ansvar at indhente disse oplysninger, for at kvaliteten af behandlingen kan følges. 17
Validering af de indtastede oplysninger Når skemaet er færdig udfyldt, skal det valideres i sin helhed, inden det kan indsendes til Statens Serum Institut. Dette gøres ved at trykke på knappen i værktøjslinien eller ved at vælge Valider under fanen Skema eller benytte tasterne Ctrl + E. I nedenstående figur er vist et eksempel på et IVF/IUI skema, der ikke er klar til indsendelse til Statens Serum Institut. Når IVF/IUI skemaets indhold valideres, og der forekommer fejl og/eller mangler listes disse i skærmbilledet Fejl og advarsler, som vist nedenfor. Her er en fejl, der skal rettes, for at skemaet kan indsendes. Den er markeret med en rød advarsel. Den gule advarsel betyder, at skemaet kan insendes med denne mangel, men vi gør opmærksom på, at oplysningen mangler. Når der ikke længere forekommer fejl og/eller mangler(de røde advarsler), er IVF/IUI skemaet klar til at blive indsendt til Statens Serum Institut. Nedenstående figur viser et eksempel på korrekt valideret IVF/IUI skema. 18
Indberet udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut Når IVF/IUI skemaet er færdigudfyldt, og valideringen ikke giver anledning til flere rettelser, lægges det i udbakken. Dette gøres ved at trykke på kuverten med den røde pil eller ved at vælge Læg i udbakke under fanen skema eller anvende genvejen Ctrl I. Udbakke i navigationsmenuen kommer en oversigt over hvilke IVF/IUI skemaer, der er klar til at blive indsendt til Statens Serum Institut. IVF/IUI skemaer i udbakken kan aktiveres ved at dobbeltklikke på dem med musen. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af Udbakke, er det valgt at skjule CPR-nr., bruger og gruppe, men disse vil dog være synlige i din opsætning. Oversigt over indholdet af Udbakke Vælg Udbakke for at se indhold 19
Indsende udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut Fra udbakken kan udfyldte IVF/IUI skemaer sendes til Statens Serum Institut enten enkeltvis eller flere ad gangen. Dette gøres ved at trykke på brevene i menubaren eller ved at vælge Modtage/send egne. Eller ved at anvende genvejen Ctrl M. Hvis man ønsker at sende alle skemaer, uanset hvem der fremstår som bruger, bruges i stedet Modtage send alle eller genvejen Ctrl O. eller fra menuen Modtag/send alle Indsendelse af IVF/IUI skema foretages ved at klikke her (modtag/send skema) Når der er valgt modtag/send egne eller modtag/send alle.., fremkommer nedenstående liste, hvor indholdet af Udbakken er vist. Her er det muligt at fra- eller tilvælge de IVF/IUI skemaer, der skal indsendes til Statens Serum Institut. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af Send dokumenter, er det valgt at skjule CPR-nr og bruger, men disse vil dog være synlige i din opsætning. Her kan fra- eller tilvælges de IVF/IUI skemaer, som ønskes indsendt til Statens Serum Institut ved at fjerne eller tilføje hakket i boksen ud for det enkelte IVF/IUI skema. Når IVF/IUI skemaet er indsendt til Statens Serum Institut, forsvinder de fra udbakken, men kan ses og åbnes og udskrives fra Sendte skemaer. 20
Gemme indtastede oplysninger lokalt Der er mulighed for løbende at gemme en kladde af de IVF/IUI skemaer, der er aktive (d.v.s. åbne). Da IVF/IUI skemaet består af en række delforløb, der finder sted på forskellige tidspunkter, er det muligt at udfylde skemaet løbende og gemme det som kladde. Gem IVF/IUI skema som kladde foretages ved at klikke her eller ved valg fra menuen Gem kladde eller med genvejstasten Ctrl S. Vælges Kladde i navigationsmenuen, fremkommer der en oversigt over de IVF/IUI skemaer, der er gemt som kladde. IVF/IUI skemaer gemt som kladde kan aktiveres ved at dobbletklikke på dem med musen. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af Kladder er det valgt at skjule CPR-nr., bruger og gruppe, men disse vil dog være synlige i din opsætning. Oversigt over indholdet af Kladder Vælg Kladder for at se indhold 21
Annullering af skema Hvis man ønsker at annullere et skema, f.eks. hvis man er kommet til at indberette den samme patient to gange, gøres det ved at markere skemaet under Sendte skemaer og vælger Annuller indberettet skema eller genvejstasten Ctrl+U eller trykke her: Annuller allerede indsendt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut ved at klikke her Du vil blive spurgt, om du er sikker på, at du vil annullere dette skema, og når du svare Ja, vil der blive bedt om din kode. Annulleringen sendes ind til Statens Serum Institut, og skemaet vil være markeret som vist ovenover. Arkiv Bliver mængden af sendte skemaer for stor, kan de flyttes til arkiv. De skemaer der ønskes flyttet markeres ved at holde ctrl nede og der trykkkes på højre musetast og vælges Flyt til arkiv. På samme måde kan skemaet flyttes tilbage til sendte skemaer ved at markere skemaet og trykke på højre musetast og vælge Flyt til sendte skemaer. Brugergrupper Behandlingsforløbet strækker sig typisk over tid, og det er derfor ikke nødvendigvis den samme person, der starter med at udfylde skemaet, som senere afslutter det, efter resultat af graviditet er blevet indberettet til fertilitetsklinikken. Derfor skal brugere ved samme klinik være i samme brugergruppe, hvad angår den digitale signatur (medarbejder certifikat). Hvis medarbejdere i den samme klinik ikke kan se hinandens indberettede skemaer, kontakt da Statens Serum Institut. Hvis flere klinikker samarbejder eksempelvis ved transport IVF skal klinikkerne indbyrdes aftale hvem, der står for indberetningen. Brugergrupper kan således ikke oprettes mellem klinikker. Sammenklapning af IVF/IUI skema på skærmen For at kunne bevare overblikket over IVF/IUI skemaet kan det være hensigtsmæssigt at klappe det sammen svarende til de enkelte delforløb. 22
IVF/IUI skema er her vist sammenklappet svarende til de enkelte delforløb IVF/IUI skema foldes sammen eller foldes ud ved at klikke her Pauseskærm Når IVF/IUI skemaet ikke har været i brug et stykke tid, vil den automatisk lukke, og man skal logge på igen. 23