Protokol for møde i bestyrelsen for Thisted Gymnasium 21.12.2015 kl. 16.00 kl. 18.00 Medlemmer: Jens Engelbrecht Mortensen Jytte Nielsen Troels Bansmann Camilla Dølrath Isaksen Lars Kold Jensen Thomas Frost Andersen Anne Juhl Lauridsen Vagn Nørgaard Børge Lindberg Kenneth Bjerregaard Søren Christensen Sekretær: Bo Hove Afbud: Børge Lindberg Efter bestyrelsesmødet serveres der en let julefrokost.
Dagsorden 1. Siden sidst a) Orientering fra formand, rektor og øvrige bestyrelsesmedlemmer 2. Orientering om processen med varslinger om påtænkte afskedigelser pr. 1. august 2016 samt præsentation af det fremtidige organisationsdiagram for Thisted Gymnasium, STX og HF 3. Orientering om 1g ernes endelige studieretningsvalg i nov./dec. 2015 og lidt om historikken ift. studieretningsvalg ved Thisted Gymnasium, STX og HF* 4. Økonomisk status prognose for resultatet for 2015. Bilag eftersendes pr. mail og udleveres på mødet 5. Budget 2016 Bilag vedlægges dagsordenen, så alle kan danne sig et overblik over budgettet før mødet. På grund af de omfattende organisationsændringer fra august 2016 er der en del justeringer i budgettet, som er ved at blive indregnet og efterbehandlet. Derfor vil der blive udleveret et efterbehandlet budget til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet. 6. Eventuelt * Ved dette punkt deltager uddannelsesleder Anja Merrild Knudsen
1. Siden sidst a) Orientering fra formand, rektor, øvrige bestyrelsesmedlemmer Formand: Bestyrelsesformanden og rektor har været til møde med formænd og rektorer fra nordjyske gymnasier og VUC er. Formanden refererer fra mødet, at Thisted Gymnasium ikke er det gymnasium, der rammes hårdest af besparelserne. Det generelle indtryk af besparelsernes konsekvenser er, at de store gymnasier i de større byer ikke rammes så hårdt som mindre gymnasier. Ifølge formanden kan en mulig måde klare de fremtidige varslede besparelser være et samarbejde mellem institutionerne. Strategiarbejdet er udskudt lidt pga. de konkrete udfordringer på skolen. Rektor: Der arbejdes med, på et professionelt grundlag, at kunne håndtere elever med såkaldte autismespektrumforstyrrelser, da der hvert år er en håndfuld elever med denne diagnose. Der er to dele i dette arbejde. o Den ene del er at rumme enkeltelever med autismespektrumforstyrrelse i de eksisterende rammer, hvor vi opkvalificerer mentorer og andet personale (som vi er i gang med mht. mentorerne). o Den anden del er at søge ministeriet om lov til at oprette en specialklasse. Denne del af arbejdet har et noget længere perspektiv, da der i hvert fald vil gå mindst et par år før en sådan tilladelse kan være givet. Et krav der skal være opfyldt er, at der skal være et tilstrækkeligt elevgrundlag, og derfor forsøges der skabt kontakt til nabokommuner som Morsø og Jammerbugt. Arbejdet med at få lavet en ny hjemmeside skrider frem. Dette arbejde foregår meget professionelt (laves af firmaet CompanYoung) bl.a. er der lavet både kvalitative og kvantitative undersøgelser af brugere af hjemmesiden, og der har været afholdt møder med rektor, vicerektor samt to af skolens medarbejdere, der i det daglige arbejder med kommunikation. Det er bl.a. på baggrund af input fra ovenstående at hjemmesiden laves. Samarbejdet med CompanYoung fortsættes efter lancering af den nye hjemmeside (11. februar), og det indbefatter bl.a. en opkvalificering af vores arbejde med at udnytte skolens digitale kommunikationsmidler hjemmeside, Facebook samt Instagram på en mere professionel måde. Det drejer sig om at øge synligheden af Thisted Gymnasium. Derfor lanceres der også reklamer for skolen i den lokale biograf, og det tilhørende spot produceres af CompanYoung som en del af en branding-film, der optages til hjemmesiden. Som endnu en del af samarbejdet med CompanYoung opsættes der tre infoskærme på skolen, som bliver lavet i sammenhæng med skolens hjemmeside, Facebook og Instagram. Den 10. januar dagen før Åbent hus 2016 er Thisted Gymnasium med i Uddannelsesguiden 2016, hvilket er et indlæg i Nordjyske Stiftstidende. I dette indlæg er der en artikel omhandlende Thisted Gymnasium, der er skrevet på baggrund af et interview med rektor og vicerektor.
2. Orientering om processen med varslinger om påtænkte afskedigelser pr. 1. august 2016 samt præsentation af det fremtidige organisationsdiagram for Thisted Gymnasium, STX og HF Sagsfremstilling: På bestyrelsesmødet 5. oktober 2015 besluttede bestyrelsen, at rektor skulle imødekomme den forventede elevnedgang (på grund af at frekvensen af unge, der skal påbegynde en ungdomsuddannelse falder samt at studenterårgang 2015 i år er større end forventet optag i skoleåret 2016/17) og de varslede besparelser 2016-19 (omprioriteringsbidrag på 2 % årligt, medfinansieringen af EUD-reformen, nedjusteringen af taxameterne for de almene gymnasier for at øge HHX-taxameteret mm.) med rettidig omhu. For at kunne lave ovenstående besparelser har det været nødvendigt at gennemføre en proces, hvor skoleåret 2016/17 blev simuleret i forhold til de varslede udmeldinger og prognoserne for elevoptag 2016/17. Konsekvensen af ovenstående blev, at det har været nødvendigt at lave en omorganisering af skolen gældende fra august 2016, ikke af genansætte årsvikarerne samt varsle syv fastansatte om påtænkt afskedigelse. Processen er gennemført ud fra princippet om, at besparelserne skulle findes inden for alle personalegrupper, hvilket også er sket. Rektor vil orientere bestyrelsen om processen og forelægge den resultatet. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om processen og præsentationen af det fremtidige organisationsdiagram til efterretning. Beslutning: Indstilling taget til efterretning.
3. Orientering om 1g ernes endelige studieretningsvalg i nov./dec. 2015 og lidt om historikken ift. studieretningsvalg ved Thisted Gymnasium, STX og HF * * Uddannelsesleder Anja Merrild Knudsen deltager under dette punkt. Sagsfremstilling: Skolens 1g ere har valgt endelig studieretning. Rektor vil orientere om processen for og resultatet af elevernes studieretningsvalg. Der har i forbindelse med studieretningsvalget været et par henvendelser til rektor og bestyrelsens formandskab fra noget af personalet. I forlængelse heraf vil rektor og uddannelsesleder Anja Merrild Knudsen orientere bestyrelsen om historikken i forbindelse med studieretningsvalg på skolen. Efter ovenstående orientering vil det være hensigtsmæssigt, hvis bestyrelsen i referatet kunne præcisere rollefordelingen i forbindelse med oprettelsen af studieretninger efter grundforløbet. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og præciserer rollefordelingen i forhold til studieretningsvalg. Beslutning: Orienteringen taget til efterretning. Det præciseres, at det er skolens rektor, der tager beslutningen om, hvilke studieretninger, der oprettes.
4. Økonomisk status prognose for resultatet for 2015 Bilag eftersendes pr. mail og udleveres på mødet Sagsfremstilling: Vicerektor giver en status på skolens økonomiske situation dags dato samt en prognose for skolens resultat for 2015. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Indstillingen taget til efterretning.
5. Budget 2016 Bilag vedlægges dagsordenen, så alle kan danne sig et overblik over budgettet før mødet. På grund af de omfattende organisationsændringer fra august 2016 er der en del justeringer i budgettet, som er ved at blive indregnet og efterbehandlet. Derfor vil der blive udleveret et efterbehandlet budget til endelig godkendelse på bestyrelsesmødet. Sagsfremstilling: Skolens ledelse har i efteråret 2015 arbejdet ihærdigt med at udfærdige et budget for 2016. I år har opgaven været præget af, at sektoren står over for omfattende besparelser, som vil medføre, at det er en anden skole, vi står tilbage med i 2020. Det koblet med en forventet elevnedgang (jf. denne dagsordens punkt 2) betyder, at ledelsen/bestyrelsen skal være endnu tættere på skolens økonomi både på den korte og den lange bane, da den økonomiske situation tvinger skolens ledelse til at arbejde med mindre margener, end man har været vant til. På bestyrelsesmødet vil vicerektor fremlægge et budget for 2016 (bemærk, at der vil være enkelte ændringer i budgetforslaget i forhold til det udsendte udkast). Budgettet er i år tænkt koblet nøje sammen med 2017, da de varslede omprioriteringer i uddannelsessektoren (besparelser) betyder, at man ikke kan nøjes med at have blikket rettet mod ét finansår. Indstilling: Det indstilles, at budgettet drøftes, så eventuelle justeringer kan indføjes. Det indstilles yderligere, at budgettet vedtages efter drøftelse og eventuel justering. Beslutning: Budgettet er godkendt med følgende bemærkninger: Der skal foretages budgetopfølgninger gennem 2016. Der laves kvartalsvise balancer, og der laves, om nødvendigt, grundig budgetopfølgning i forbindelse med o Rentefastsættelsen af skolens F1-lån (primo april) o Det faktiske elevoptag (primo april) o Opgørelsen af censorbank (ultimo september) ønsker revisorens kommentar til det budgetterede overskud på 542.663 kr. i forhold til skolens egenkapital.
6. Eventuelt Rektor ønsker at ansætte en kommunikationsmedarbejder på fuld tid pr. 1. august 2016 i en tidsbegrænset projektstilling. Projektet skal afsluttes med en evaluering.
Underskrifter: Jens Engelbrecht Mortensen Jytte Nielsen Troels Bansmann Camilla Dølrath Isaksen Lars Kold Jensen Thomas Frost Andersen Anne Juhl Lauridsen Vagn Nørgaard Børge Lindberg Kenneth Bjerregaard Søren Christensen