TIL BEBOERNE I AFDELING 38 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget Skema planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Indkomne forslag 30. august 2012
Dato 30. august 2012 Afdeling Afdeling 38 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i fælleshuset onsdag den 12. september 2012, kl. 19.00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 4. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 5. Godkendelse af budget 2013 6. Indkomne forslag a. Mulighed for at udstille i Fælleshuset b. Etablering af børnehjørne i Fælleshuset c. Nedsættelse af et udvalg til at tage sig af forslag a. og b. d. Udlejning af Fælleshus og gæsteværelse til Damgårdstoftens beboere e. Udskiftning af træer f. Hækken til nyttehaverne g. Ændring af nyttehaveregulativ 7. Valg a. Valg af 2 afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er: Aslaug Andersen og Jytte Nielsen) b. Eventuelt valg af udvalg c. Valg af suppleant-/er 8. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen
Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget.
11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, efter at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 20. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 21. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e- mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.
Budget 2013 hovedlinjer Afdeling 38 Visbjerg Hegn Hvad er budget 2013? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2013. I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i 2013. Huslejen stiger med 3,6% i 2013 Din husleje stiger med 3,6% fra 1. januar 2013. Priserne i samfundet i øvrigt forventes at stige med 1,7% til 2013. Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rumsbolig (30 m2) 1.818 kr. 1.883 kr. 65 kr. 2-rumsbolig (63 m2) 4.410 kr. 4.569 kr. 159 kr. 3-rumsbolig (85 m2) 5.952 kr. 6.166 kr. 214 kr. 4-rumsbolig (98 m2) 6.863 kr. 7.110 kr. 247 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler de kan afvige fra din husleje, også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet indeholder også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre. På langtidsplanen for 2013 er der især fokus på: Projekt Budget Køleskabe: Udskiftning komfurer, køl/frys ca. 39 stk over 3 år 182.000 Facadedøre og vinduer inkl. fuger: Rep./vedligehold døre og vinduer 100.000 Ydervægge: Renovering mørtelfuger/tagsten 71.000 Gulvbelægning: Slibning og lakering gulve / trapper i flytteboliger 64.000 Indvendige vægoverflader inkl. fliser og: Maling træværk i flytteboliger 64.000 I de følgende år skal du særlig være opmærksom på: Projekt År Budget Facadedøre og vinduer inkl. fuger: Udskiftning vinduer/døre incl. fuger 2017 8.188.000 Ydervægge: Udskiftning af facadeplader 2017 3.996.000 Trapper: Total istandsættelse af ståltrapper 2017 719.000 Køkkeninventar: Nye køkkener ungdomsboliger 2016 600.000 Garager og udhuse: Maling af udhuse 1. etape 2015 209.000 Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2013 henlægger afdelingen 152 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2011 henlagt 352 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre.
Budget 2013 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx får en mere energibesparende adfærd (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2011 Budget 2012 Budget 2013 Ændring Almindelig vedligeholdelse 124.485 150.000 152.500 +2% Ejendomsfunktionær og renholdelse 700.055 744.182 725.500-3% Drift af fællesvaskeri 183.908 145.772 178.000 +22% Drift af fællesfaciliteter 77.876 74.000 74.000 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter 43.871 66.401 68.857 +4% El og varme 33.297 32.361 38.361 +19% Vandafgift 1.560 0 2.000 Renovation m.m. 192.485 199.525 199.525 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 890.946 935.493 1.070.000 +14% Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 56.558 12.011 25.000 +108% Afvikling af underskud m.v. 99.439 88.760 53.518-40% Andre udgifter 435 5.024 2.953-41% Ydelser på prioritetslån 2.769.139 2.824.799 2.829.799 Administrationsbidrag 460.834 397.490 406.364 +2% Ejendomsskatter 278.133 297.602 310.413 +4% Forsikringer 82.114 88.838 87.049-2% Overført til resultatkonto 35.243 0 0 I alt 6.030.378 6.062.258 6.223.839 +3% Udgifterne bliver dækket af flg. indtægter: Konto Regnskab 2011 Budget 2012 Budget 2013 Husleje 5.734.020 5.845.258 5.848.404 Ændring Renter 157.227 77.000 50.000-35% Andre indtægter 139.130 140.000 115.000-18% I alt 6.030.377 6.062.258 6.013.404 Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 3,6%. I budgetåret 2013 fordeler udgifterne sig således: Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 2% 1% 5% 12% 18% 10% 7% 45% Du kan se det fulde budget bagest i materialet til afdelingsmødet. Boligkontoret Århus afdeling 38 2 af 2