Forslag til administrativ organisering Sundhedskoordinationsudvalget Den Administrative Styregruppe Sundhedsaftalens udviklingsdel Sundhedsaftalens driftsdel Sundhedsaftalens Porteføljestyregruppe Sygehus Thy-Mors og Klynge Sygehus Vendsyssel og Aalborg UH Projektorganisering Vest Klynge Nord Klynge Midt Klynge Syd 2015 2016 2017 2018 Samarbejdsfora for psykiatri Nord Syd Thy/Mors Børn og unge
Sundhedskoordinationsudvalget Opgaver og sammensætning er fastlagt i sundhedsloven. Den Administrative Styregruppe Sundhedsaftalens Udviklingsdel Den Administrative Styregruppe skal: Varetage den overordnede styring og koordinering på administrativt niveau. Behandle sager af overordnet strategisk betydning for samarbejdet - af økonomisk, organisatorisk eller kvalitetsmæssig karakter. Mødes 4 gange pr. år. I henhold til Sundhedskoordinationsudvalgets prioriteringer rammesætte de opgaver og projekter, der skal igangsættes i sundhedsaftaleperioden. Bestå af repræsentanter på direktørniveau fra regionen og alle kommunerne i regionen, samt to repræsentanter fra PLO. Sekretariatsbetjening varetages af Sundhed og Sammenhæng, Region Nordjylland. Fremadrettet arbejde på et mere strategisk, overordnet niveau end det er tilfældet i dag. Godkende årlige handleplaner (implementering af sundhedsaftalen herunder nedsættelse af arbejds/projektgrupper, godkendelse af kommissorier samt ressourcedisponering og tidsplan for de enkelte grupper) Forberede Sundhedskoordinationsudvalgets drøftelser af årlig revision af sundhedsaftalen, herunder forslag til ændringer i implementeringsplan, revision af indsatser og mål. Der oprettes en porteføljestyringsgruppe: Gruppen består af 4 regionale repræsentanter og 4 kommunale repræsentanter (en fra hver klynge). Gruppen ledes af delt formandskab, hvor der udpeges én regional og én kommunal formand blandt medlemmerne. Gruppen sekretariatsbetjening foretages i et samarbejde mellem Det fælleskommunale Sundhedssekretariat og Sundhed og Sammenhæng, Region Nordjylland. Gruppen skal skabe et tværgående overblik over udviklingsdelens projekter, og kontinuerligt ajourføre Den Administrative Styregruppe om projekternes status. Gruppen skal vurdere, hvilke bagvedliggende organisationer der skal involveres i en konkret opgave. Indledningsvist udarbejder Porteføljestyringsgruppen en implementeringsplan/handleplan til godkendelse i DAS og endelig godkendelse i SKU. Implementeringsplanen fastsætter, hvornår initiativer, der er vedtaget i Sundhedsaftalens 2015-2018, kan iværksættes. Den Fælles Koordineringsgruppe påbegynder ultimo 2014 udkast til implementeringsplan til Sundhedskoordinationsudvalget. Når Porteføljestyringsgruppen er udpeget, færdiggør denne implementeringsplanen. Med udgangspunkt i implementeringsplanen skal Porteføljestyringsgruppen iværksætte disse udviklingsopgaver og sikre, at de hurtigst muligt overgår til almindelig drift. Når det sidstnævnte er sket, overgår ansvaret til de respektive driftsenheder og Side 2 af 5
understøttes af nedenfor nævnte Samarbejdsfora. Være bindeled mellem de nedsatte arbejds/projektgrupper og DAS med hensyn til igangsætning, opfølgning og afrapportering Sikre at DAS løbende har overblik over omfanget af og status for aktuelle udviklingsopgaver, og at der er gennemsigtighed i de fælles aktiviteter (arbejds/projektgrupper m.m.) Udarbejde forslag til årshjul for DAS-dagsordener (diverse afrapporteringer, handleplaner, oplæg om igangsættelse af nye udviklingsopgaver m.v.) Projekterne sættes i gang efter nedenstående principper. Når et projekt sættes i gang udarbejdes et kommissorium for projektet og det aftales, hvordan projektet gennemføres, hvilke ressourcer, koordinering organisering, det kræver alt efter opgavens størrelse og kompleksitet. Porteføljeprincip skal skabe overblik over tværgående projekter, procedure for hvordan projekter sættes i gang, afsluttes og stoppes, samt prioritering af samme. Desuden er det formålet at skabe større overblik og gennemsigtighed for ledelsen bredt i organisationen over projekter, projekternes formål, fremdrift, status og ressourcetræk. Der opereres med semesterinddeling, dvs. halvårlige intervaller. Dette begrundes med, at porteføljestyringen fungerer mest optimalt, hvis perioden inddeles i mindre dele. 2015 2016 2017 2018 Projekt 1. halvår 2.halvår 1. halvår 2.halvår 1. halvår 2.halvår 1. halvår 2.halvår Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 5 Side 3 af 5
Øvrige opgaver i forbindelse med projekterne er: Status (rød, gul, grøn) og statusrapporter skal sikre overblik over projekt og projektportefølje. Monitorering skal være en fast del af projekterne. Der udarbejdes en monitoreringsplan forud for igangsættelsen af projekterne, og dette indskrives i kommissorierne. Projekterne skal indeholde et klart driftsfokus. Projekternes levetid skal være så kort så muligt, og hovedfokus skal være at finde løsninger, der kan overgå til driften. Der udarbejdes planer for implementeringen, hvori det fastsættes, hvorledes driften kan tage over på den eller de løsninger projekterne fremkommer med. Implementeringsplanen udarbejdes hvis det er muligt i forbindelse med kommissoriet, og justeres efter behov i projektperioden, idet udviklingen af projektet kan afsløre forhold, som ikke var kendte på forhånd. Sundhedsaftalens driftsdel Med udgangspunkt i den kommunale klyngestruktur og den regionale sygehusstruktur oprettes tre somatiske Samarbejdsfora, hvor tværsektorielle problemstillinger drøftes. Aalborg UH inddeles i to administrative enheder, således Klynge Syd og Klynge Midt får adgang til selvstændig dialog med Aalborg UH. Samarbejdsfora er den primære driftsdel af det organisatoriske setup. Et er sammensat af sygehusledelser, driftsledelserne i kommunerne samt PLO. Hertil kommer, at psykiatrien vil have plads i Samarbejdsfora, således problemstillinger fælles for somatik og psykiatri bringes ind i det samme driftsudvalg. Mødes 4 gange pr. år. I første omgang bevares den nuværende kontaktudvalgsstruktur indenfor det psykiatriske område, da Psykiatrien har særlige udfordringer, der bedst løses i den nuværende kontaktudvalgsstruktur. I sundhedsaftaleperioden kan det vurderes, om psykiatriens kontaktudvalg kan samles i det fælles driftsudvalg. I ovenstående model benævnes udvalgene samarbejdsforum, hvilket udelukkende skyldes, at der på den måde anvendes ens betegnelser i Sundhedsaftalens driftsdel. Strukturen disse samarbejdsfora er identisk med den hidtidige kontaktudvalgsstruktur. Disse Samarbejdsfora er ansvarlige for driften af de allerede vedtagne tiltag, dvs. for Den Tværsektorielle Grundaftale. Samtidig skal Samarbejdsfora gøre Den Administrative Styregruppe opmærksom på, hvis der opstår situationer, hvor Den Tværsektorielle Grundaftale skal justeres, hvilket kan afstedkomme en fornyet prioritering i den samlede mængde af projekter. I disse situationer vurderer Den administrative Styregruppe, om der er behov for at bestille en ny opgave i Sundhedsaftalens Porteføljestyringsgruppe. Det er målet, at udviklingsinitiativerne i Sundhedsaftalen hurtigst muligt skal overgå til daglig drift. Når dette er sket, overgår ansvaret til Side 4 af 5
de respektive driftsenheder og understøttes af Samarbejdsfora. Floweksempel: Sundhedskoordinationsudvalget godkender Sundhedsaftalen 2015 2018. Den Administrative Styregruppe anbefaler Sundhedskoordinationsudvalget en implementeringsplan, der angiver, hvilke opgaver der ønskes udført hvornår i aftaleperioden. Dette sker på baggrund af udkast fra Sundhedsaftalens Porteføljestyringsgruppe. Sundhedsaftalens Porteføljestyringsgruppe udarbejder udkast til implementeringsplan/handleplan. Den Administrative Styregruppe godkender, som nævnt ovenfor, denne. Sundhedsaftalens Porteføljestyringsgruppe vurderer med udgangspunkt i implementeringsplanen/handleplanen, hvilke af de bagvedliggende organisationer der skal aktiveres for at en konkret bestilt opgave kan udføres. Dette indgår i kommissorium for opgaven, således det er klar, hvad opgaven består i, hvilken tidshorisont der arbejdes med og hvilke ressourcer det forventes at opgaven kræver. Sideløbende varetager Samarbejdsforaene for somatik og psykiatri (nuværende struktur bevares indtil videre) den daglige drift (Den Tværsektorielle Grundaftale). Opstår der behov for korrektioner i denne, bringes det ind i Den Administrative Styregruppe, som hvis det vurderes at være en udviklingsopgave, sætter ovenstående proces i gang, således opgaven kan blive løst. Side 5 af 5